管理和利用城市市政設(shè)施工程檔案的策略

曹俊

摘 要：作為市政設(shè)施工程建設(shè)的主要記錄載體，市政設(shè)施工程檔案愈發(fā)受到人們的重視。通過對(duì)市政設(shè)施工程檔案管理與利用的強(qiáng)化，可以在充分發(fā)揮市政設(shè)施工程檔案價(jià)值與效益的同時(shí)，為城市發(fā)展建設(shè)提供參考依據(jù)。本文以市政設(shè)施工程檔案形成的分析為切入點(diǎn)，進(jìn)一步提升強(qiáng)化工程檔案利用與管理的對(duì)策，以期具有參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：城市市政設(shè)施;管理與利用;工程檔案;策略

作為城市市政設(shè)施工程建設(shè)過程中形成的檔案記錄，市政設(shè)施工程檔案是整個(gè)建設(shè)活動(dòng)記錄的重要載體。而隨著城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，城市市政工程建設(shè)的數(shù)量與規(guī)模逐年增長(zhǎng)，促使現(xiàn)階段市政橋梁、路燈、道路、地下管線等基礎(chǔ)設(shè)施形成諸多的工程檔案資料。而在城市發(fā)展建設(shè)中，這些市政設(shè)施工程檔案起到重要的參考作用。正因此，市政設(shè)施工程檔案工作愈發(fā)受到相關(guān)部門的重視，如何采取有效對(duì)策來提升市政設(shè)施檔案的利用水平，已然成為相關(guān)部門的重點(diǎn)研究問題之一。

一、市政設(shè)施工程檔案意義分析

作為市政設(shè)施工程建設(shè)活動(dòng)記錄的主要載體，設(shè)施工程檔案應(yīng)具備完整、真實(shí)、準(zhǔn)確特點(diǎn)，而檔案資料是否門類齊全、科學(xué)管理，直接影響到市政設(shè)施工程檔案作用與價(jià)值的體現(xiàn)。而檔案歸檔整理工作作為市政設(shè)施檔案工作中的主要業(yè)主之一，要想進(jìn)一步提升市政設(shè)施工程檔案的完整性，需轉(zhuǎn)變以往等待建設(shè)單位送檔的局面，檔案室需主動(dòng)積極的進(jìn)行檔案資料收集，拓寬視野，認(rèn)知到市政設(shè)施檔案收集、歸檔的重要性與必要性。另外，檔案室需認(rèn)知市政重點(diǎn)項(xiàng)目工程與基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案的收集為重中之重，可以為城市的穩(wěn)定運(yùn)行與運(yùn)轉(zhuǎn)提供重要保障。所以需加大對(duì)市政設(shè)施工程檔案工作的宣傳力度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門的認(rèn)知，借助對(duì)法治手段的強(qiáng)化落實(shí)，實(shí)現(xiàn)市政設(shè)施工程檔案能夠做到依法治檔，為市政設(shè)施工程檔案價(jià)值與作用的發(fā)揮打下良好基礎(chǔ)。

二、市政設(shè)施工程檔案的形成

分析市政設(shè)施工程檔案的形成，具體囊括工程前期、工程施工、竣工驗(yàn)收階段資料文件的收集。首先，項(xiàng)目前期階段產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，是市政設(shè)施工程檔案中的重要組成，具體包括項(xiàng)目確定、項(xiàng)目選址、方案論證、勘測(cè)設(shè)計(jì)等數(shù)據(jù)資料，這些資料文件是否精準(zhǔn)、真實(shí)，直接影響到市政設(shè)施建設(shè)方案的合理性與科學(xué)性，若市政設(shè)施工程檔案中缺少項(xiàng)目前期的數(shù)據(jù)資料，會(huì)導(dǎo)致工程檔案無法發(fā)揮出應(yīng)有的參考作用。其次，施工階段為市政基礎(chǔ)設(shè)施從圖紙轉(zhuǎn)化為實(shí)質(zhì)的關(guān)鍵階段，將工程構(gòu)思轉(zhuǎn)化為實(shí)物。立足于工程檔案形成角度的分析，建設(shè)階段的資料數(shù)據(jù)，是工程前期階段檔案資料的延續(xù)，所以在形成設(shè)施工程檔案中，不能將前期階段與建設(shè)階段的檔案資料內(nèi)容進(jìn)行分割。最后。驗(yàn)收階段作為市政工程質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)價(jià)的階段，與市政設(shè)施施工階段之間息息相關(guān)，若驗(yàn)收階段缺少施工階段的技術(shù)文件、材料憑證等文件，會(huì)直接影響到工程驗(yàn)收的效果。市政設(shè)施工程經(jīng)前期設(shè)計(jì)與施工后，通過項(xiàng)目驗(yàn)收檢查明確工程建設(shè)是否達(dá)到設(shè)計(jì)任務(wù)書提出的標(biāo)準(zhǔn)與要求，然后將這一階段產(chǎn)生的技術(shù)文件納入到市政設(shè)施檔案中。

綜上所述，市政設(shè)施建設(shè)中項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、竣工階段共同構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體，是保障項(xiàng)目建設(shè)達(dá)到預(yù)期要求的重要過程，也是市政設(shè)施檔案形成中必不可少的三個(gè)階段。通過相互依據(jù)、相互聯(lián)系，確保市政設(shè)施檔案的形成具備完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確等特點(diǎn)。

三、市政設(shè)施工程檔案作用的分析

1.是城市建設(shè)管理的依據(jù)與憑證

市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與城市發(fā)展之間存在直接聯(lián)系，大力開展市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，有助于推動(dòng)城市的工業(yè)化、城市化發(fā)展。而作為城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的記錄載體，設(shè)施工程檔案的收集與建立，可做到對(duì)設(shè)施建設(shè)全過程的體系。正因此，在開展設(shè)施維護(hù)、改建等工作時(shí)，均需以設(shè)施工程檔案為主要依據(jù)。如在編制設(shè)施維護(hù)、改擴(kuò)建方案期間，需以設(shè)施工程檔案中的設(shè)計(jì)資料、竣工資料以及施工過程信息等為參考。同時(shí)，隨著現(xiàn)代城市建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，高空、地下空間的利用備受關(guān)注，而無論是進(jìn)行地下空間規(guī)劃，還是編制高空空間規(guī)劃，均需以早期的設(shè)施工程檔案資料為參考和依據(jù)。

2.是維持城市正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵

設(shè)施工程檔案不僅是市政建設(shè)活動(dòng)開展的主要產(chǎn)物，還是城市發(fā)展建設(shè)過程中的經(jīng)驗(yàn)累積，亦是城市建設(shè)進(jìn)行技術(shù)儲(chǔ)備的一種重要手段。城市建設(shè)活動(dòng)的開展，形成結(jié)果主要包括實(shí)體構(gòu)筑物與工程檔案兩種。而針對(duì)城市發(fā)展建設(shè)而言，若形成的設(shè)施工程檔案全面、真實(shí)，意味著城市在發(fā)展建設(shè)活動(dòng)中擁有著雄厚的技術(shù)基礎(chǔ);若設(shè)施工程檔案不全、失真，意味著城市后續(xù)發(fā)展建設(shè)活動(dòng)的實(shí)施會(huì)遇到諸多阻礙。通過對(duì)市政設(shè)施工程檔案的全面收集，有助于為城市運(yùn)行發(fā)展提供技術(shù)支撐，并促進(jìn)城市各項(xiàng)功能得到最大化的體現(xiàn)。

3.是設(shè)施工程建設(shè)質(zhì)量管控的重要手段

相關(guān)文件規(guī)定提出，凡是在承建檔案館中收納的設(shè)施工程檔案，均需在竣工驗(yàn)收前期階段，聯(lián)合檔案管理部門與建設(shè)單位進(jìn)行檔案的預(yù)驗(yàn)收，只有確保檔案驗(yàn)收合格后方可納入到檔案館中。倘若檔案驗(yàn)收不合格，意味著工程建設(shè)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，所以現(xiàn)階段市政設(shè)施工程建設(shè)期間，設(shè)施工程檔案的接收成為重要的工程質(zhì)控手段。另外，相關(guān)文件中提出，在設(shè)施工程檔案組織驗(yàn)收工作期間，需在驗(yàn)收前獲取相應(yīng)的工程檔案認(rèn)可文件。針對(duì)相關(guān)竣工驗(yàn)收的備案，要求建設(shè)行政主管部門進(jìn)行檔案認(rèn)可文件的核對(duì)。由此體現(xiàn)出設(shè)施工程檔案在項(xiàng)目建設(shè)管理中的重要性。

四、市政設(shè)施工程檔案利用與管理對(duì)策

1.重視對(duì)檔案資料的全面收集

要想最大化發(fā)揮出市政設(shè)施檔案資料的作用與價(jià)值，全面且系統(tǒng)的收集工程檔案資料至關(guān)重要。檔案收集工作作為市政設(shè)施檔案管理工作的基礎(chǔ)前期，檔案室必須對(duì)檔案收集提高重視度?？v觀現(xiàn)階段市政設(shè)施檔案的形成，具備周期長(zhǎng)、內(nèi)容復(fù)雜、來源分散、數(shù)量龐大等特點(diǎn)，所以檔案收集工作的開展存在一定難度。而要想進(jìn)一步提升檔案收集的全面性與有效性，檔案人員需認(rèn)知市政設(shè)施檔案的重要性，明確掌握不同市政設(shè)施建設(shè)工程的具體情況，以此為依據(jù)對(duì)不同建設(shè)階段規(guī)劃科學(xué)的歸檔范圍，避免在檔案收集過程中出現(xiàn)遺漏與重復(fù)的問題。同時(shí)，強(qiáng)化開展日常收集工作，完成項(xiàng)目不同階段資料收集后，檔案人員需檢查資料收集的真實(shí)性與完整性。另外，市政設(shè)施工程檔案并非只以文件形式存在，其中還涉及到照片、視頻、音頻等形式的資料檔案。這些資料文件同樣作為工程檔案中的重要組成，所以人員需重視對(duì)不同形式檔案文件的收集與整理，按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案文件進(jìn)行科學(xué)的編目與整理，做到對(duì)不同類別檔案資料的科學(xué)分類，進(jìn)而為市政設(shè)施工程檔案作用與價(jià)值的發(fā)揮提供保障與依據(jù)。

2.重視對(duì)城市中心工作的配合

要想最大化發(fā)揮出市政設(shè)施工程檔案的作用與價(jià)值，檔案室需在城市發(fā)展建設(shè)中做到對(duì)市政設(shè)施檔案的及時(shí)、全面提供。通過對(duì)市政設(shè)施檔案管理的強(qiáng)化，為檔案價(jià)值與效益創(chuàng)造打下良好基礎(chǔ)，同時(shí)為城市發(fā)展建設(shè)提供有效服務(wù)。例如部分城市地區(qū)存在基礎(chǔ)設(shè)施老化問題，加之養(yǎng)護(hù)不到位、養(yǎng)護(hù)經(jīng)費(fèi)不足等問題的影響，致使管線下沉、道路塌陷、路燈失靈等現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，不僅影響到民眾的日常生活，甚至?xí){到民眾的出行安全。為避免這些事故的產(chǎn)生對(duì)民眾的日常生活、工作造成嚴(yán)重的影響，市政部門會(huì)組織開展維護(hù)、搶修等工作。但是在實(shí)際維修搶修中，若缺少市政設(shè)施工程檔案資料，意味著維修搶修工作的開展缺少資料依據(jù)，在影響維護(hù)搶修效率的同時(shí)，影響到市政設(shè)施的維修效果。對(duì)此，需重視對(duì)市政設(shè)施工程檔案的及時(shí)提供，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)施檔案資料利用率的提升。

3.重視對(duì)檔案利用的反饋與宣傳

通過對(duì)檔案利用后效果反饋的提供，可以進(jìn)一步體現(xiàn)出市政設(shè)施檔案工作的開展質(zhì)量。好的效果反饋，可以在提升檔案人員工作積極性的同時(shí)，進(jìn)一步提升檔案利用率，發(fā)揮出工程檔案應(yīng)有的作用與價(jià)值。對(duì)此，在具體市政設(shè)施檔案管理與利用過程中，可以為檔案利用者分發(fā)“檔案利用效果反饋”，然后主動(dòng)收回反饋單并分析，進(jìn)一步明確市政設(shè)施檔案的管理效果。其次，重視對(duì)市政設(shè)施檔案管理與利用的宣傳，檔案室可以結(jié)合實(shí)際情況的分析，編制典型實(shí)例手冊(cè)，將市政設(shè)施檔案利用的經(jīng)典案例編制成宣傳冊(cè)，以此提升檔案利用的宣傳效果。

4.重視對(duì)檔案管理問題分析

要想進(jìn)一步提升市政設(shè)施檔案的管理水平，檔案室需做到定期進(jìn)行檔案管理工作的總結(jié)，明確掌握當(dāng)前市政設(shè)施檔案管理的具體情況，分析檔案管理工作中尚存的問題與弊端，以此為依據(jù)編制科學(xué)管理措施來提升檔案管理水平。例如檔案室可以進(jìn)行檔案管理人數(shù)、用檔內(nèi)容、用檔目的、用檔數(shù)量、用檔效率等指標(biāo)的分析比對(duì)，從中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段檔案管理存在問題與規(guī)律，掌握檔案管理期間尚存的問題，明確哪種檔案產(chǎn)生最大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益，哪種檔案利用率最高、最低。以此為依據(jù)編制科學(xué)的檔案管理計(jì)劃，確保檔案管理與利用效果的顯著提升。

5.重視對(duì)先進(jìn)管理手段的應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)階段信息技術(shù)在我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域行業(yè)中得到廣泛的普及與應(yīng)用，而信息化檔案管理，已然成為市政設(shè)施檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。與此同時(shí)，現(xiàn)階段信息化檔案管理與電子政務(wù)的關(guān)系已經(jīng)逐漸拉近。所以，市政設(shè)施檔案管理需重視對(duì)信息技術(shù)的大力引進(jìn)，并做到在建設(shè)信息化檔案管理的同時(shí)，做到信息化管理的適當(dāng)超前，確保檔案管理工作的開展與現(xiàn)階段我國(guó)信息化發(fā)展保持同步。探索現(xiàn)階段檔案管理工作如何在信息化下轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案資料保存與管理。檔案管理部門需主動(dòng)與先進(jìn)技術(shù)單位取得聯(lián)系，并對(duì)檔案館現(xiàn)有竣工圖、施工資料、設(shè)施資料等檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，通過運(yùn)用數(shù)字化管理方式實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)施工程檔案資料的長(zhǎng)效化管理。同時(shí)，重視檔案管理工作與自動(dòng)化系統(tǒng)的有機(jī)融合，以此提升檔案管理的信息化水平，為市政設(shè)施工程檔案管理工作的發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

6.重視對(duì)檔案人員素質(zhì)能力的提升

作為市政設(shè)施檔案管理的主體，檔案人員素質(zhì)能力直接影響到市政設(shè)施檔案管理效果。所以，檔案部門需重視對(duì)人員素質(zhì)能力的強(qiáng)化，定期開展技術(shù)、知識(shí)培訓(xùn)工作來提升人員綜合能力水平;組織人員、領(lǐng)導(dǎo)定期進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)，并加強(qiáng)管理人員對(duì)相關(guān)市政設(shè)施建設(shè)法律法規(guī)的掌握。同時(shí)，引導(dǎo)檔案人員深入基層，對(duì)負(fù)責(zé)的單位開展跟蹤性服務(wù)，做到對(duì)項(xiàng)目建設(shè)期間存在的檔案收集、管理問題及時(shí)解決，以期為市政設(shè)施檔案管理工作的高質(zhì)量開展提供支撐。

7.重視對(duì)設(shè)施工程檔案的規(guī)范管理

為進(jìn)一步提升設(shè)施工程檔案管理水平，我國(guó)就目前市政設(shè)施檔案管理現(xiàn)狀的分析，出臺(tái)一系列涉及到設(shè)施工程檔案管理的文件、制度以及法律，通過對(duì)檔案管理法規(guī)體系的初步構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)施工程檔案管理的全過程進(jìn)行規(guī)范與約束，達(dá)到設(shè)施工程檔案依法治檔、管理有據(jù)可依的目的。鑒于此，為保證設(shè)施檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展，需重視對(duì)有法必依理念的樹立與貫徹，要求設(shè)施工程的各方參建單位務(wù)必做到對(duì)設(shè)施工程檔案管理制度、法規(guī)的嚴(yán)格遵守。同時(shí)，依據(jù)對(duì)設(shè)施工程建設(shè)實(shí)際的分析，構(gòu)建契合設(shè)施工程建設(shè)需求以及檔案管理要求的操作方法與管理制度，確?，F(xiàn)場(chǎng)設(shè)施檔案管理的規(guī)范化、制度化實(shí)施。此外，檔案管理機(jī)構(gòu)需加大監(jiān)督、檢查的開展力度，及時(shí)查明實(shí)際管理中存在的違規(guī)、違法設(shè)施檔案管理行為，第一時(shí)間制定糾正措施并加以實(shí)施，進(jìn)而保證設(shè)施工程檔案管理的合規(guī)化開展。

結(jié)束語

綜上所述，市政設(shè)施檔案工作具有復(fù)雜性、周期性、專業(yè)性以及范圍性等特點(diǎn)，其檔案管理效果直接影響到市政設(shè)施檔案作用的發(fā)揮，影響到城市運(yùn)行發(fā)展。對(duì)此，要想進(jìn)一步提升市政檔案管理水平，提升市政設(shè)施檔案利用率，需依據(jù)對(duì)現(xiàn)階段市政設(shè)施檔案管理與利用現(xiàn)狀的分析，明確掌握市政設(shè)施檔案管理的重要性，實(shí)施科學(xué)對(duì)策來強(qiáng)化檔案管理，加大對(duì)市政設(shè)施檔案利用的宣傳，重視對(duì)市政設(shè)施檔案的全面收集，強(qiáng)化檔案人員的素質(zhì)能力，以此為市政設(shè)施檔案利用率的提升提供保障。

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（作者單位：廈門市政工程有限公司）