房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見難點(diǎn)和對策

牛福建

摘要：目前，房地產(chǎn)檔案是城市建設(shè)規(guī)劃、房屋查詢、處理房產(chǎn)糾紛以及財(cái)產(chǎn)清查工作的重要法律性依據(jù)。所以，在房地產(chǎn)管理過程中，要防止出現(xiàn)“重保護(hù)輕利用”的情況，提升房地產(chǎn)檔案的利用價(jià)值。文章主要就房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見難點(diǎn)和對策展開了相關(guān)的探討，以供大家參考借鑒。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案管理;常見難點(diǎn);對策

我們要想做好房地產(chǎn)檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)明確房地產(chǎn)檔案管理工作存在的問題，加強(qiáng)對房地產(chǎn)檔案的利用和管理，同時(shí)，還要構(gòu)建完善的規(guī)章制度，并采取相應(yīng)的措施，保證檔案的完整性，提高其抗風(fēng)險(xiǎn)能力，進(jìn)而提升房地產(chǎn)檔案的利用價(jià)值。

1 房地產(chǎn)檔案管理概述

房地產(chǎn)檔案管理是指對房屋檔案進(jìn)行有序管理的統(tǒng)稱，在房屋檔案的形成過程中，需要通過對產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況收集整理等過程，最終通過文字材料、圖紙音像等各種載體內(nèi)容的文件材料進(jìn)行歸檔保存的管理制度。房地產(chǎn)檔案管理是否有序，對促進(jìn)房地產(chǎn)事業(yè)健康發(fā)展具有與重要作用。

2 房地產(chǎn)檔案管理內(nèi)容

2.1 檔案收集

房地產(chǎn)檔案的收集，是整個(gè)管理過程的第一步，是起點(diǎn)和基礎(chǔ)，也是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。在收集過程中，要把分散的，以及散落在其他部門的各類檔案進(jìn)行集中整理，通過歸檔的方式集中處理。這些文件要包含產(chǎn)權(quán)登記、變更及涉及產(chǎn)權(quán)活動的所有文件材料，要對檔案載體實(shí)現(xiàn)多元化管理，對影視、音像等材料著重整理，避免載體單一化。

2.2 檔案整理

在房地產(chǎn)檔案整理過程中，兩項(xiàng)重要工作分別是分類和立卷。分類時(shí)要做到分類科學(xué)、排列有序，使檔案能夠后期查找方便。在立卷整理時(shí)，要將文件作者、標(biāo)題信息、日期等信息填寫清楚，擬好標(biāo)題，盡量簡潔，裝訂整齊牢固，注明保管期限。初步整理之后，將材料進(jìn)行分類組合，編號處理。兩項(xiàng)工作緊密配合，密不可分，才能保證檔案管理的合理性和穩(wěn)妥性。

2.3 檔案保管

檔案的保管分為短期、長期和永久保存三中類型，對有長期參考價(jià)值、16-50年及15年以下的檔案，進(jìn)行分類保管，目的是為了提高檔案的使用年限，維護(hù)檔案的完整性，最大程度的保證檔案免遭損壞。

2.4 檔案利用

隨著科技的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)的使用，房地產(chǎn)檔案管理正在向線上方式轉(zhuǎn)移，數(shù)字化建設(shè)是檔案管理下一步實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。房地產(chǎn)檔案除了提供查詢、復(fù)制和借閱等服務(wù)之外，也要積極向社會宣傳房地產(chǎn)檔案，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展提供有效增值服務(wù)。

3 房地產(chǎn)檔案管理的常見難點(diǎn)分析

3.1 抗風(fēng)險(xiǎn)能力低下

房地產(chǎn)檔案的重要性不言而喻，但在現(xiàn)階段的產(chǎn)權(quán)檔案管理中，抗風(fēng)險(xiǎn)能力不足，根本無法有效應(yīng)對各種風(fēng)險(xiǎn)，受經(jīng)濟(jì)因素的影響較大。盡管房地產(chǎn)管理部門也采取了一些基本的檔案保護(hù)措施，但在受到不可抗力災(zāi)害影響時(shí)，房地產(chǎn)檔案自身存在的抗風(fēng)險(xiǎn)能力不足的問題就充分顯現(xiàn)出來。比如說，由各種因素引起的地震或火災(zāi)問題，對房地產(chǎn)檔案管理造成嚴(yán)重影響。

3.2 房地產(chǎn)檔案形式單一

一般來說，對于完整的房地產(chǎn)檔案來說，除了包含文字或圖表注釋外，還要含有房地產(chǎn)照片以及音頻視頻資料。但隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，已有的資料難以滿足社會管理與人們需求，房地產(chǎn)檔案管理還有一定的特殊性，倘若內(nèi)容載體受損，就會帶來巨大的損失。所以，在進(jìn)行房地產(chǎn)管理時(shí)，務(wù)必要安排專人對特殊的檔案材料進(jìn)行管理，同時(shí)，還要構(gòu)建完善的房地產(chǎn)管理制度，強(qiáng)化制度管理，提高房地產(chǎn)檔案的管理水平。

3.3 時(shí)代特征明顯，產(chǎn)權(quán)檔案質(zhì)量不高

產(chǎn)權(quán)檔案往往需要跨越較長的歷史時(shí)期，使得產(chǎn)權(quán)檔案的差異性十分明顯。新時(shí)期，科技不斷創(chuàng)新與發(fā)展，各方面都有明顯變化。人們對于產(chǎn)權(quán)檔案的認(rèn)識會因時(shí)期的不同而發(fā)生較大轉(zhuǎn)變。由于不同時(shí)期的檔案會由不同的管理人員經(jīng)手，使得產(chǎn)權(quán)檔案有一定的時(shí)代特征。但是檔案管理人員的專業(yè)水平差異十分明顯，自身知識面較窄，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案問題，致使不規(guī)范的產(chǎn)權(quán)資料被歸入到權(quán)屬檔案中。在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及影像技術(shù)尚未普及前，產(chǎn)權(quán)檔案都是以紙質(zhì)檔案的形式存在，已有的檔案并未就產(chǎn)權(quán)進(jìn)行詳細(xì)描述，大多只有產(chǎn)權(quán)的平面布置圖，基本很少涉及對產(chǎn)權(quán)周圍情況的描述。

4 房地產(chǎn)檔案管理工作的對策

4.1 完善檔案管理制度與信息管理系統(tǒng)

為了確保房地產(chǎn)檔案更加安全完整，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的日常管理，還應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理制度，如歸檔制度、保密制度、查閱制度以及銷毀制度，以規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理行為。同時(shí)，還應(yīng)建立健全房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，統(tǒng)一制定電子房地產(chǎn)檔案標(biāo)準(zhǔn)，以充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的社會服務(wù)功能。

4.2 提高產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力

對于房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案而言，必須將抗風(fēng)險(xiǎn)意識提升到國家戰(zhàn)略層面，比如說，國家為有效加強(qiáng)對金融以及股市風(fēng)險(xiǎn)的管控，采取了諸多辦法，也取得了顯著成效，那么產(chǎn)權(quán)檔案管理也可以從中學(xué)習(xí)和借鑒，在股市交易中，所有客戶交易資料均實(shí)行異地備份的方法，用于防范不可抗力風(fēng)險(xiǎn)。對于產(chǎn)權(quán)檔案而言，多是以紙質(zhì)材料的形式存在，但在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛普及的今天，電子檔案的出現(xiàn)為檔案備份以及異地存儲創(chuàng)造了可能。電子檔案管理工作較為繁雜，既要對庫存檔案進(jìn)行電子化處理，同時(shí)對于新入庫的檔案資料，也要進(jìn)行電子化處理，需要提供大量的人力和物力資源支持，這也就意味著必須要獲得政府的支持。

4.3 做好房地產(chǎn)雙套檔案保存工作

在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，必須守住房地產(chǎn)檔案管理的底線，即保證檔案的安全。在整理和歸納數(shù)字化房地產(chǎn)檔案信息時(shí)，對于檔案的執(zhí)行憑證、安全訪問、管理、規(guī)范化問題，都需要采取一些相應(yīng)的措施，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理效果提升。在保存房地產(chǎn)檔案時(shí)，除了要做好電子檔案保存工作，對于房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案，也要進(jìn)行妥善保存，為房地產(chǎn)檔案管理安全提供進(jìn)一步保障。為提高房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要合理構(gòu)筑房地產(chǎn)檔案信息管理平臺，為業(yè)主提供便利。此外，還要注重信息安全建設(shè)工作，使檔案管理質(zhì)量和專業(yè)化水平得到有效提升。

4.4 利用科技促進(jìn)檔案服務(wù)功能提升

近些年來，科技發(fā)展迅猛，計(jì)算機(jī)與音像技術(shù)水平也不斷提高，為產(chǎn)權(quán)收集工作提供有效支持，有效促進(jìn)了產(chǎn)權(quán)檔案質(zhì)量的提升。作為產(chǎn)權(quán)檔案人員，應(yīng)當(dāng)利用已有的音像技術(shù)，廣泛收集產(chǎn)權(quán)有關(guān)的音像資料，使產(chǎn)權(quán)檔案信息更加完善。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下，對這些音像信息進(jìn)行整理、保存、查閱與保護(hù)。但是，現(xiàn)代科技產(chǎn)品也需要檔案管理人員掌握更高的技術(shù)，這就要求產(chǎn)權(quán)檔案人員主動參與業(yè)務(wù)實(shí)踐，掌握業(yè)務(wù)部門動向與工作程序，既要維持現(xiàn)有的信息收集渠道，還要開辟新渠道，采取集中性收集和經(jīng)常性收集、上門收集和主動收集相互結(jié)合的策略，使產(chǎn)權(quán)信息更為形象與直觀，幫助產(chǎn)權(quán)檔案使用者了解產(chǎn)權(quán)的基本情況。

5 結(jié)語

總之，房地產(chǎn)檔案管理在城市的綜合建設(shè)，宏觀布局、房地產(chǎn)行業(yè)健康發(fā)展中均發(fā)揮著不可替代的作用，對房地產(chǎn)檔案的有效管理體現(xiàn)著一個(gè)管理部門的工作能力，也體現(xiàn)著管理部門對于行業(yè)、群眾的責(zé)任意識。雖然房地產(chǎn)檔案管理中存著著或多或少的問題，但是通過工作人員的不斷努力，問題都將得到迎刃而解，而房地產(chǎn)檔案管理這項(xiàng)工作本身，將發(fā)揮更大、更多的作用，為城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展出一份力。

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