高校檔案統(tǒng)計(jì)工作的問題與對(duì)策研究

劉燦

摘 要：目前，我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度極為迅猛，它不僅推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，還在高校檔案統(tǒng)計(jì)工作中起著至關(guān)重要的作用，在加深檔案自身所具有的功能的基礎(chǔ)上，還加快了檔案的根本性建設(shè)。在管理高校檔案的各環(huán)節(jié)中，最為關(guān)鍵的是統(tǒng)計(jì)工作環(huán)節(jié)，統(tǒng)計(jì)工作通過提供大量的數(shù)據(jù)信息，給高校的各項(xiàng)工作帶來了很大的便利。就現(xiàn)階段而言，檔案統(tǒng)計(jì)工作仍有許多的不足之處，存在著各種各樣的問題，阻礙了高校各項(xiàng)工作的順利開展，本文主要對(duì)高校檔案統(tǒng)計(jì)工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并對(duì)存在的問題提出了一系列的解決方案。?

關(guān)鍵詞：高校;檔案;統(tǒng)計(jì)工作

一、引言

檔案統(tǒng)計(jì)工作就是將統(tǒng)計(jì)技術(shù)與方法運(yùn)用到檔案管理中去，把檔案管理工作的現(xiàn)狀和發(fā)展變化用數(shù)字和表格的形式表述出來。高校檔案部門對(duì)統(tǒng)計(jì)到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析和歸納后，根據(jù)需求的差異將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析，然后將各類的統(tǒng)計(jì)指數(shù)計(jì)算出來，通過這些指數(shù)不僅可以對(duì)高校檔案部門的發(fā)展近況和發(fā)展速度有所了解，更有利于相關(guān)部門掌握檔案的發(fā)展規(guī)律以及預(yù)測(cè)以后的發(fā)展趨勢(shì)，從而使得高校檔案的管理工作更為科學(xué)高效。

二、高校人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容

記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。

高校是各類人才的聚集之地，承擔(dān)著知識(shí)創(chuàng)新、人才培養(yǎng)和服務(wù)社會(huì)的重要使命。人事檔案是高等學(xué)校發(fā)現(xiàn)人才、管理人才、選用人才的重要依據(jù)，是穩(wěn)定教職員工隊(duì)伍的有力憑證，在人才預(yù)測(cè)、政策決策及人力資源開發(fā)等方面起著十分重要的作用。人事檔案管理是學(xué)校管理中的關(guān)鍵、是最活躍、最具有藝術(shù)性也是難度最大的工作，而檔案統(tǒng)計(jì)工作又是人事檔案管理事業(yè)中一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)工作，是人事管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)的改革發(fā)展、開拓、創(chuàng)新都離不開基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。隨著高校人事制度的進(jìn)一步深化，探索人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的新模式、新體制、新方法成為當(dāng)前人事檔案管理工作的重中之重。高校要不斷強(qiáng)化內(nèi)部管理，運(yùn)用科學(xué)的管理方法，探討和研究檔案及統(tǒng)計(jì)工作的特點(diǎn)和規(guī)律，提高準(zhǔn)確的有科學(xué)價(jià)值的檔案資料，以更好地為學(xué)校服務(wù)、為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

三、高校檔案統(tǒng)計(jì)工作中存在的問題

1.檔案統(tǒng)計(jì)工作方法落后

一些高校檔案統(tǒng)計(jì)工作方法比較落后，他們對(duì)數(shù)據(jù)的整理大多是通過手工進(jìn)行的，這種方法的效率極低，在當(dāng)下這個(gè)數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系復(fù)雜并且數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)范圍不斷變大的復(fù)雜背景下，如果不借助先進(jìn)的技術(shù)而是依靠手工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的話，則常常會(huì)出現(xiàn)計(jì)算錯(cuò)誤甚至漏算等較大的失誤，在浪費(fèi)大量人力和時(shí)間的基礎(chǔ)上，還給檔案統(tǒng)計(jì)工作的有效性和權(quán)威性帶來了負(fù)面的影響。不僅如此，統(tǒng)計(jì)人員在計(jì)算數(shù)據(jù)方面就耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，因此已沒有多余的精力更加深入的對(duì) 數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而使得統(tǒng)計(jì)工作的整體質(zhì)量水平不夠突出。同時(shí)，部分高校受學(xué)校條件的限制，檔案管理部門的原始資料不夠完善，使得基礎(chǔ)數(shù)據(jù)短缺，只能借鑒之前的數(shù)據(jù)來估計(jì)當(dāng)下需要的數(shù)據(jù)，這樣的做法使得檔案信息既不科學(xué)也不可靠。

2.檔案統(tǒng)計(jì)人員對(duì)統(tǒng)計(jì)觀念淡薄

統(tǒng)計(jì)工作的根基是高校檔案信息，它客觀地將學(xué)校的發(fā)展史反映了出來?，F(xiàn)階段，大部分統(tǒng)計(jì)人員的統(tǒng)計(jì)觀念落后，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的重要性認(rèn)識(shí)不足，他們沒有辦法在第一時(shí)間里將檔案管理的真實(shí)情況反映出來，有的還在檔案信息上弄虛作假，使得檔案信息越來越不可信。不僅如此，還有一些檔案統(tǒng)計(jì)人員的素質(zhì)欠佳，他們對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析不夠精確，有的高校一直都是在應(yīng)付差事，這些因素使得檔案統(tǒng)計(jì)工作越來越形式化，其自身的作用也難以發(fā)揮出來。

3.檔案管理人員沒有及時(shí)上報(bào)統(tǒng)計(jì)信息

準(zhǔn)確性和時(shí)效性是高校檔案統(tǒng)計(jì)工作中極為重要的兩個(gè)因素，兩者之間有所聯(lián)系。統(tǒng)計(jì)的時(shí)效性為檔案的準(zhǔn)確性提供了保障，檔案統(tǒng)計(jì)工作的關(guān)鍵就在于統(tǒng)計(jì)信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，因此檔案統(tǒng)計(jì)人員一定要重視這兩者之間的聯(lián)系。就現(xiàn)階段而言，大部分高校檔案統(tǒng)計(jì)人員普遍存在著統(tǒng)計(jì)信息上報(bào)不及時(shí)的現(xiàn)象，該現(xiàn)象不僅使統(tǒng)計(jì)工作徒勞無功，還給匯報(bào)工作的順利開展帶來了阻力。

4.不能準(zhǔn)確理解檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)涵義

檔案統(tǒng)計(jì)人員只有對(duì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)涵義有具體的了解，才能按照指標(biāo)要求收集到真實(shí)有用的數(shù)據(jù)信息，保證統(tǒng)計(jì)信息的統(tǒng)一性?？涩F(xiàn)階段，多數(shù)統(tǒng)計(jì)人員對(duì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的重要性理解不夠準(zhǔn)確，統(tǒng)計(jì)的信息也不夠科學(xué)，長(zhǎng)時(shí)間下去，會(huì)使信息的差錯(cuò)越來越多。

四、優(yōu)化高效檔案統(tǒng)計(jì)工作的對(duì)策

1.采取科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)方法

想要了解高校的實(shí)際情況，一定要采用科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)方法，它直接影響著統(tǒng)計(jì)工作數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性和全面性，由此可知，科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)方法對(duì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的準(zhǔn)確性起著決定性的作用。通常情況下，絕對(duì)數(shù)、相對(duì)數(shù)和平均數(shù)是統(tǒng)計(jì)的指標(biāo)三要素。絕對(duì)數(shù)在統(tǒng)計(jì)學(xué)中被廣泛的使用，它能反映出檔案工作的真實(shí)情況，具體體現(xiàn)在檔案卷宗總數(shù)、檔案庫(kù)建立的數(shù)量、檔案庫(kù)房總面積等方面;相對(duì)數(shù)一般以分?jǐn)?shù)和倍數(shù)的形式體現(xiàn)出來，它是兩個(gè)或多個(gè)有關(guān)聯(lián)信息的相對(duì)比率;算術(shù)平均數(shù)是統(tǒng)計(jì)高校檔案工作時(shí)廣泛使用的方法，它反映的是全部統(tǒng)計(jì)信息的普遍水平。

2.充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)分析的作用

只有對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)分析得出科學(xué)的結(jié)論，并根據(jù)分析過程中存在的問題提出有用的建議，才能將高校檔案統(tǒng)計(jì)工作的作用充分地發(fā)揮出來。統(tǒng)計(jì)分析是檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要環(huán)節(jié)，從大數(shù)據(jù)中總結(jié)出數(shù)據(jù)的規(guī)律性是統(tǒng)計(jì)分析的主要目的，通過對(duì)數(shù)據(jù)的分析很容易找到存在問題的影響因素，再結(jié)合分析的結(jié)果提出有針對(duì)性的解決方案。在統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：首先，要依據(jù)具有時(shí)效性的分析結(jié)果，畫出曲線圖，為相關(guān)人員了解檔案統(tǒng)計(jì)工作情況提供方便;其次，統(tǒng)計(jì)結(jié)果一定要客觀公正，真實(shí)地把統(tǒng)計(jì)工作中現(xiàn)有的問題以及形成該問題的因素科學(xué)的反映出來;最后，要重視檔案統(tǒng)計(jì)工作各環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系，因?yàn)樗鼈冎g的聯(lián)系在統(tǒng)計(jì)工作中有著極為重要的作用，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，工作人員可以由淺入深進(jìn)行多角度思考，讓檔案統(tǒng)計(jì)工作能夠更好的為高校發(fā)展保駕護(hù)航。

3.加強(qiáng)高校檔案統(tǒng)計(jì)服務(wù)水平和數(shù)據(jù)質(zhì)量

高校檔案統(tǒng)計(jì)工作的根本和基本要求是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。只有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量得到保障，高校檔案統(tǒng)計(jì)的工作才能夠做好，這是每一位統(tǒng)計(jì)人員都應(yīng)盡的職責(zé)。要想保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，就需要統(tǒng)計(jì)人員做到以下幾個(gè)方面：第一，以提高統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量為出發(fā)點(diǎn)，加大統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的審查力度，對(duì)數(shù)據(jù)源的建設(shè)與管理一定要極為重視，與此同時(shí)還要把統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的作用發(fā)揮出來，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第二，統(tǒng)計(jì)工作者要對(duì)上報(bào)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的統(tǒng)計(jì)，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。若上報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不夠及時(shí)，那么再高的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量也毫無意義。第三，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量要高度重視，統(tǒng)計(jì)人員要對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把握，提高自身的誠(chéng)信意識(shí)，對(duì)待統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量要有極高的緊迫感與責(zé)任感。

4.努力推進(jìn)高校檔案統(tǒng)計(jì)現(xiàn)代化建設(shè)

加快高校檔案統(tǒng)計(jì)的分析與現(xiàn)代化建設(shè)，把計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛運(yùn)用到高校檔案統(tǒng)計(jì)工作中去，從而將手工統(tǒng)計(jì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)檔案。只有對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的分析與調(diào)查，全面科學(xué)的將檔案管理工作中的數(shù)據(jù)反映出來，從這些數(shù)據(jù)中觀察出它們的區(qū)別與聯(lián)系，才能提高檔案統(tǒng)計(jì)的預(yù)測(cè)、預(yù)警以及分析工作。同時(shí)也可將高校檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要作用在檔案管理工作中發(fā)揮出來，在實(shí)現(xiàn)高校檔案統(tǒng)計(jì)工作價(jià)值的基礎(chǔ)上，提高統(tǒng)計(jì)人員的熱情和積極性，讓他們對(duì)待統(tǒng)計(jì)工作更為負(fù)責(zé)，為學(xué)校的決策提供可靠的數(shù)據(jù)分析支撐，更好地為高校檔案事業(yè)的管理和長(zhǎng)久發(fā)展服務(wù)。

5.加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)人員的素質(zhì)提升

專業(yè)科學(xué)的統(tǒng)計(jì)團(tuán)隊(duì)是提升高校檔案統(tǒng)計(jì)水平的重要因素，因此各高校都應(yīng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行科學(xué)的培養(yǎng)，定期對(duì)統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高他們的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)素養(yǎng)?，F(xiàn)階段，部分高校都能夠做到從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，均已設(shè)置了專門的統(tǒng)計(jì)人員，定期讓他們參加社會(huì)上各種形式的培訓(xùn)，不僅如此，統(tǒng)計(jì)人員也要對(duì)自身所在崗位的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，積極完成各環(huán)節(jié)的統(tǒng)計(jì)工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)統(tǒng)計(jì)技能及其知識(shí)，更好的為高校檔案統(tǒng)計(jì)工作服務(wù)。

五、結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)今這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案統(tǒng)計(jì)工作存在著多方面的挑戰(zhàn)，承受著難以想象的壓力，因此我們要時(shí)常對(duì)高校檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，這也是許多高校進(jìn)行改革的首要內(nèi)容。只要各個(gè)方面一起努力，結(jié)合實(shí)際情況提升高校檔案統(tǒng)計(jì)工作水平，才能使檔案統(tǒng)計(jì)發(fā)揮出真正的優(yōu)勢(shì)，更好地為高校服務(wù)。

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[3]朱 冰，胡 佳.新時(shí)期如何做好高校檔案管理工作[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2015

（作者單位：湖南廣播電視大學(xué)）