新時(shí)期高校檔案的管理與利用

黃曉云

摘 要：高校檔案是高校在建設(shè)發(fā)展中經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積淀而形成的有價(jià)值的資料。提高高校管理能力，加強(qiáng)檔案利用，對(duì)高校文化建設(shè)、科學(xué)研究和教學(xué)改革等活動(dòng)都具有意義。本文從新時(shí)期高校檔案的價(jià)值出發(fā)，對(duì)高校檔案管理與利用存在的問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析并提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;利用

高校檔案是高等學(xué)?；騻€(gè)人在從事教學(xué)、科研、生產(chǎn)以及其他活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的實(shí)物、書(shū)籍、文字資料、圖表、視頻資料等不同載體的歷史記錄，具有宣傳、文化、教學(xué)、科研等多元化的價(jià)值。隨著高校各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的完善和校園信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，高校檔案管理和利用的效率較過(guò)去都有著大幅提高。但目前，檔案資源缺乏系統(tǒng)化整合、信息化程度不高、信息服務(wù)模式單一等問(wèn)題。因此，高校檔案工作者應(yīng)準(zhǔn)確把握新時(shí)期檔案利用存在的問(wèn)題，最大限度地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，充分挖掘和利用檔案的潛在價(jià)值，更好的為高校的教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提供高效便捷的服務(wù)。

一、新時(shí)期高校檔案的價(jià)值

1.文化價(jià)值。在經(jīng)濟(jì)全球化和多元價(jià)值交流的背景下，高校作為先進(jìn)文化的聚集地，在文化交流、溝通和融合中的作用十分重要。近年來(lái)，我國(guó)高校也逐漸加大了對(duì)文化建設(shè)的重視，高校文化正逐漸成為其核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要體現(xiàn)。但我們需要看到的是，在多元文化溝通的背景下，高校文化建設(shè)不斷接受著消極文化等亞文化的侵襲。檔案是高校長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中積累起來(lái)的真實(shí)歷史資料，不僅包涵高校建立、發(fā)展和壯大的歷史，更是高校各項(xiàng)教學(xué)和科研活動(dòng)的真實(shí)記錄。加強(qiáng)對(duì)高校檔案的保管和利用，有利于高校厘清自身的發(fā)展脈絡(luò)，牢牢把握住自身的辦學(xué)傳統(tǒng)歷史，在檔案的保管和利用中實(shí)現(xiàn)文化的傳承和進(jìn)步。在信息時(shí)代，文化傳播的速度和范圍較過(guò)去都有較大幅度的提升，同時(shí)在我國(guó)高等教育體制的不斷完善下，高校文化的發(fā)展也更加迅速。通過(guò)對(duì)高校檔案的管理和利用，高校能夠更直觀的了解到高校文化發(fā)展的趨勢(shì)，了解在各個(gè)歷史背景下高校文化的特點(diǎn)，進(jìn)而給當(dāng)前的文化建設(shè)提供思路。

2.教學(xué)與科研價(jià)值。高校作為我國(guó)培育人才的重要機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著科學(xué)研究和培養(yǎng)人才的職能，因此科研檔案和教學(xué)檔案是高校檔案管理中最為重要也是最具有價(jià)值的檔案。從內(nèi)容上看，高?？蒲泻徒虒W(xué)檔案有著跨學(xué)科、多領(lǐng)域的特點(diǎn)，從載體上看，科研和教學(xué)檔案涉及了紙質(zhì)類、電子類、聲像類、實(shí)物類等多種多樣的載體形式。內(nèi)容的豐富性和載體的多樣性給高?？蒲谢顒?dòng)和教學(xué)活動(dòng)提供了大量信息資源?？蒲袡n案的管理與利用不僅能夠讓高校科研活動(dòng)更系統(tǒng)、規(guī)范，同時(shí)也給科研活動(dòng)提供了豐富的文獻(xiàn)資料和數(shù)據(jù)參考，無(wú)論是科研成果的轉(zhuǎn)化或是科研難點(diǎn)的突破，檔案的作用都十分重要。而教學(xué)檔案完整的記錄了高校教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)理念和教學(xué)目標(biāo)的變遷，能夠給教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展提供有價(jià)值的參考資料，如教學(xué)評(píng)估活動(dòng)、培養(yǎng)目標(biāo)的變更和課程設(shè)計(jì)等方面。同時(shí)，高校檔案本身囊括的內(nèi)容也具有一定的科學(xué)價(jià)值，如高校發(fā)展變革、教學(xué)改革、課程改革等值得我們進(jìn)行深入的科學(xué)研究。此外，高校檔案還具備一定的教育價(jià)值。我們可以通過(guò)對(duì)高校檔案的了解學(xué)習(xí)歷史、文化知識(shí)，在這一過(guò)程中增強(qiáng)師生對(duì)高校的自豪感和認(rèn)同感，對(duì)于樹(shù)立文化自信、營(yíng)造校園文化，建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)精神文明有著一定促進(jìn)作用。

二、高校檔案管理與利用存在的問(wèn)題

1.檔案信息缺乏系統(tǒng)化整合，利用率低。我國(guó)高校歷來(lái)十分重視檔案的收集與整理，都設(shè)有專門的檔案管理部門。隨著高校的不斷發(fā)展和檔案管理方式的革新和進(jìn)步，檔案工作較過(guò)去有著較大的改變，與一般檔案管理部門不同，高校檔案形成范圍廣，內(nèi)容豐富，具體包括：黨群類檔案、行政類檔案、教學(xué)類檔案、科學(xué)研究類檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)類檔案、基本建設(shè)類檔案、儀器設(shè)備類檔案、出版類檔案、外事類檔案、財(cái)會(huì)類檔案、聲像載體類檔案、實(shí)物類檔案，共十二大項(xiàng)。檔案載體的豐富，就使檔案數(shù)字化工作也較為復(fù)雜，一定程度限制了高校檔案信息化建設(shè)。高校檔案信息資源缺乏系統(tǒng)化整合，直接影響了檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。此外，由于檔案真實(shí)性、保密性的特點(diǎn)，因此一般來(lái)說(shuō)檔案管理制度和管理方式的革新都較為緩慢，部分高校如今還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理制度，檔案的流通較為死板，各部門之間沒(méi)有形成有效的協(xié)調(diào)和溝通，阻礙了檔案的管理與利用。

2.信息化程度不高，信息服務(wù)模式單一。上世紀(jì)90年代，我國(guó)高校開(kāi)啟了檔案網(wǎng)站的大規(guī)模建設(shè)，數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)收效顯著，但同時(shí)也存在著諸多問(wèn)題。首先是建設(shè)的不平衡性，高校內(nèi)部和外部都存在著建設(shè)不平衡的情況，東部和南部發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案信息化程度遠(yuǎn)高于中西部地區(qū)。在服務(wù)平臺(tái)具體建設(shè)方面，主要存在以下問(wèn)題：一是數(shù)據(jù)庫(kù)的資源不足;二是信息檢索技術(shù)滯后。檔案館網(wǎng)站的檢索工具開(kāi)發(fā)水平低，用戶體驗(yàn)較差。此外，信息服務(wù)模式也較為單一，目前高校檔案網(wǎng)站提供的服務(wù)大多局限于檢索、咨詢和查閱等基礎(chǔ)性服務(wù)。與此相比，國(guó)外在檔案網(wǎng)站建設(shè)方面起步早，體系也較為完善。其優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是網(wǎng)站建設(shè)與當(dāng)?shù)匚幕厣仲N合，具有鮮明的地區(qū)文化特征;二是技術(shù)投入力度大;三是注重用戶需求，強(qiáng)化網(wǎng)站的內(nèi)容運(yùn)營(yíng)。

3.信息安全防護(hù)能力較差。保密性是檔案的基礎(chǔ)性特點(diǎn)之一，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，大量學(xué)籍和人事檔案涉及師生詳細(xì)的個(gè)人信息，而科研檔案又涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)問(wèn)題，尤其是對(duì)于高精尖的科研項(xiàng)目，信息安全的問(wèn)題就更為突出。目前高校檔案信息安全主要存在兩方面的問(wèn)題。一是信息安全意識(shí)淡薄。目前，從我國(guó)高校的檔案信息服務(wù)模式現(xiàn)狀來(lái)看，普遍存在對(duì)信息安全問(wèn)題不夠重視。在檔案信息安全的管理上，網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)過(guò)于薄弱，導(dǎo)致在日常工作中發(fā)生檔案信息丟失的情況，對(duì)檔案安全的管理造成了隱患。二是高校信息安全防護(hù)能力較弱。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在教育領(lǐng)域的推廣應(yīng)用，當(dāng)前高校普遍建立了自己的校園網(wǎng)，并與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。通過(guò)校園網(wǎng)進(jìn)行檔案信息收集與傳遞，在方便檔案開(kāi)發(fā)利用、實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化的同時(shí)，也對(duì)高校信息安全防護(hù)能力提出了新的要求。但由于高校檔案資源缺乏系統(tǒng)化整合，各部門檔案收集和管理工作也存在分割運(yùn)行的情況，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化缺乏，在系統(tǒng)、軟件和硬件維護(hù)上不統(tǒng)一，這也造成了高校對(duì)大規(guī)模信息安全事件的應(yīng)對(duì)能力較差。

三、新時(shí)期高校檔案管理與利用的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高檔案利用率。系統(tǒng)的信息資源整合不僅能夠提高管理效率，同時(shí)也給檔案信息利用提供了豐富的資源支持。第一，應(yīng)轉(zhuǎn)變“重保管輕利用”的思想，明確高校檔案在高校建設(shè)發(fā)展中的價(jià)值和作用，加強(qiáng)對(duì)高校文化、科研和教學(xué)價(jià)值的重視，將檔案保管和利用作為高校文化建設(shè)和高?？蒲薪虒W(xué)活動(dòng)的重要組成部分之一。第二，應(yīng)推動(dòng)各部門檔案資源的數(shù)字化工作，根據(jù)各部門檔案資源的特點(diǎn)以及其時(shí)效性等因素，對(duì)檔案進(jìn)行多維度的價(jià)值分析，明確其文化、教學(xué)和科研價(jià)值，并進(jìn)行分級(jí)，有條不紊的進(jìn)行數(shù)字化工作，打造多部門聯(lián)合的數(shù)字檔案資源庫(kù)，為后續(xù)的檔案開(kāi)發(fā)和利用提供幫助。第三，加強(qiáng)檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。高校檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際制定學(xué)校檔案管理指導(dǎo)意見(jiàn)或制度，使檔案信息資源工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，保證檔案載體的有效性，圖片和文字類檔案應(yīng)多選用pdf格式，聲像類檔案則要選用主流存儲(chǔ)格式。

2.推動(dòng)信息化建設(shè)平衡發(fā)展，創(chuàng)新信息服務(wù)模式。一是高校檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立檔案信息資源共享服務(wù)理念。加快檔案信息數(shù)字化進(jìn)程，促進(jìn)檔案信息資源的共享，較好地實(shí)現(xiàn)與各高校的協(xié)調(diào)合作。同時(shí)，根據(jù)預(yù)算情況有針對(duì)性的進(jìn)行信息化建設(shè)，善用微信公眾號(hào)等新媒體平臺(tái)節(jié)省建設(shè)成本，以促進(jìn)信息化建設(shè)平衡發(fā)展;促進(jìn)檔案信息服務(wù)模式的統(tǒng)一，在檔案信息調(diào)取工作方面，檔案信息服務(wù)系統(tǒng)要及時(shí)響應(yīng)，提高用戶體驗(yàn)。二是創(chuàng)新信息服務(wù)模式。創(chuàng)新高校檔案信息服務(wù)模式，要以師生需求和社會(huì)公眾需求為導(dǎo)向，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)建立完善的用戶服務(wù)體系，促進(jìn)檔案信息服務(wù)與校園各信息管理系統(tǒng)的無(wú)縫銜接。同時(shí)，以個(gè)性化需求為導(dǎo)向，不斷拓寬檔案信息服務(wù)的渠道，提升檔案信息模式的適用場(chǎng)景。

3.加強(qiáng)檔案信息安全意識(shí)，提高信息防護(hù)能力。面對(duì)復(fù)雜的信息安全環(huán)境，高校檔案管理部門只有加強(qiáng)信息安全意識(shí)，提高信息防護(hù)能力，才能夠在保證檔案信息資源不泄露、不損壞的基礎(chǔ)上進(jìn)一步發(fā)揮其價(jià)值。從學(xué)校的角度來(lái)說(shuō)，應(yīng)加強(qiáng)信息保護(hù)知識(shí)宣傳活動(dòng)，在校園內(nèi)開(kāi)展檔案保密、個(gè)人信息防護(hù)知識(shí)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等相關(guān)主題活動(dòng)。同時(shí)，通過(guò)主題展覽、宣傳標(biāo)語(yǔ)橫幅等方式營(yíng)造檔案宣傳文化氛圍，潛移默化的提高教師和學(xué)生的個(gè)人信息保護(hù)意識(shí)。從檔案管理部門的角度來(lái)看，首先要強(qiáng)化檔案管理人員信息安全意識(shí)的培養(yǎng)。以典型案例作為研究基礎(chǔ)，對(duì)其中當(dāng)事人的安全意識(shí)、思想觀念等進(jìn)行剖析，找出因意識(shí)缺失導(dǎo)致事故的緣由。使檔案管理人員從國(guó)家安全的角度出發(fā)，樹(shù)立檔案信息安全保護(hù)意識(shí)，從而增強(qiáng)檔案管理人員的規(guī)范意識(shí)、安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

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[2]劉社文.高校檔案利用障礙及對(duì)策分析[J].云南檔案，2012

（作者單位：廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）