加強事業(yè)單位黨辦室檔案管理的創(chuàng)新思路

劉金英

摘 要：網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)為我們打造了一個數(shù)據(jù)時代的良好的開端。目前來說，我國各行各業(yè)的發(fā)展都趨于數(shù)據(jù)化，并且都或大或小的擁有屬于自己的數(shù)據(jù)庫。事業(yè)單位黨辦室是管理黨員干部人事數(shù)據(jù)及黨政公文文件的重要部分，建立高效率的檔案管理模式對事業(yè)單位黨辦管理及檔案建設(shè)是十分有必要的。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;黨辦室;檔案管理;創(chuàng)新思路

習(xí)近平總書記曾指出，“大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異，我們應(yīng)該審時度勢、精心謀劃、超前布局、力爭主動”?，F(xiàn)階段，以計算機為主的數(shù)據(jù)時代、云端計算技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)達到了相對成熟的階段。但是，目前來說我國事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)及其他方面的的管理水平并不是很高，還存在著很多問題，所以創(chuàng)新并完善創(chuàng)新型檔案管理模式對黨辦室檔案來說是很有必要的。

一、事業(yè)單位加強黨辦室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架的原因

1.信息數(shù)據(jù)時代的到來

近幾年來，隨著黨務(wù)工作的不斷規(guī)范化，其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)及檔案信息也越來越多，尤其是事業(yè)單位隨著黨員信息的不斷完善、黨政公文的處理不斷規(guī)范，黨辦室檔案信息量就會越來越廣?；谶@種現(xiàn)狀，上級對于事業(yè)單位黨辦室的檔案信息的管理力度一直在持續(xù)增強，數(shù)據(jù)、數(shù)字化信息的管理及轉(zhuǎn)化也開始啟動。計算機辦公方式的出現(xiàn)使得我國事業(yè)單位的黨辦部門出現(xiàn)了很多電子信息檔案，這些檔案不論是對黨辦室檔案管理還是事業(yè)單位自身發(fā)展還都有著很重要的影響。

2.大量信息待整合

就目前我國事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀來說，創(chuàng)新型事業(yè)單位黨辦室檔案管理的思路主要是依靠信息技術(shù)，建立新型信息檔案管理平臺。但也面臨著很多的問題：大量的黨員檔案信息、黨政文件等的入庫工作等還沒有完成，實現(xiàn)黨辦室人事資源整合及黨政數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理還需要一定的時間。在這一方面來說，政府和國家有必要對信息資源數(shù)據(jù)庫的建立實施全方位的監(jiān)控，并定期根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展情況提出符合當(dāng)下形勢的建設(shè)目標，以此作為數(shù)據(jù)庫建立的動力和更高標準。

3.信息數(shù)據(jù)時代的到來為創(chuàng)新思路的構(gòu)建提供了技術(shù)支持

網(wǎng)絡(luò)是創(chuàng)新型檔案管理模式建立過程及實踐過程的核心技術(shù)，它能夠更快更準確的對信息資源進行分配、管理和分析等。前文提到，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位的黨員干部等信息在不斷增加，這對于人事檔案、黨政資料等的儲存空間具有很大的需求。特別是2006年云端處理技術(shù)的出現(xiàn)，更是對我國事業(yè)單位黨辦室檔案管理創(chuàng)新模式和管理平臺的運行起到了舉足輕重的作用。

4.國家對大檔案概念的推進

自2011年以來，國家檔案局局長在各大會議上對此強調(diào)加強“大檔案”概念。這個所謂的“大檔案”就是指做到檔案管理工作一體化，加強建立檔案管理體系?，F(xiàn)階段來說，我國事業(yè)單位黨辦室的檔案不只是包括最簡單的黨政干部的人事信息，還包括前文提到的海量黨政電子檔案、文件及相當(dāng)一部分黨建私密材料。這些信息資源的管理難度加之國家大概念的推進使得我國黨辦室檔案管理新平臺的建立成為必然。

二、事業(yè)單位黨辦室檔案管理存在的問題

1.相關(guān)負責(zé)人管理方式及思想過于保守

創(chuàng)新型檔案管理的建立及實施雖然是在數(shù)字化的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，但是在實現(xiàn)過程中還是需要經(jīng)過文件流動及轉(zhuǎn)出這一環(huán)節(jié)。這就造成了一些管理人員對新型檔案信息管理平臺的使用另眼相看，殊不知，管理人員的這種做法才是延遲了數(shù)據(jù)庫檔案信息整合的時間，最終很可能導(dǎo)致平臺內(nèi)部信息的缺失。

2.信息資源泄密事件頻發(fā)

我國事業(yè)單位黨辦室的檔案資料大多是關(guān)于國家發(fā)展、黨政建設(shè)、重要人員信息等十分機密、保密性極高的文件。根據(jù)不同類型的檔案其保密程度及價值國家及檔案管理局也有明確的規(guī)定。但是，由于目前系統(tǒng)管理步驟被有心人竊取機密文件的事件依然沒有得到控制，為了確保這些資料及檔案在信息移交過程中不被泄露，需要有關(guān)部門及資料管理負責(zé)人對創(chuàng)新型信息管理系統(tǒng)做好嚴謹?shù)姆婪洞胧?/p>

3.有關(guān)部門及國家對于資源信息的管理及相關(guān)標準尚未成熟

目前來說，創(chuàng)新型檔案信息管理平臺剛剛起步，其發(fā)展還尚未成熟，依然處于不斷優(yōu)化完善的過程中，并且還處于紙質(zhì)檔案向電子檔案全面轉(zhuǎn)移、交接的階段。國家及相關(guān)政府對于新型檔案管理平臺這一方面還沒有十分明確地標準。另一方面，事業(yè)單位黨辦室關(guān)于黨政干部從業(yè)信息、文案資料、指紋提取等多種數(shù)據(jù)的出現(xiàn)使得整體大數(shù)據(jù)庫的建立及管理難度都有所增加，這就要求國家及有關(guān)部門對這些資料的管理有一個明確的標準。如果平臺運行長時間沒有固定的發(fā)展標準及整合準則，不僅其便捷迅速的功能得不到體現(xiàn)，平臺作用的發(fā)揮也會受到影響。

4.領(lǐng)導(dǎo)層數(shù)據(jù)信息管理意識、創(chuàng)新意識薄弱

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路發(fā)展時間較短，因此，新型檔案管理平臺的建立時間很短，所以很多領(lǐng)導(dǎo)層對這一平臺的運行及管理還不是十分清楚，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)思想觀念還停留在傳統(tǒng)檔案資料的管理方式上，這樣的思想模式就導(dǎo)致檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層對以計算機為核心的新型檔案管理平臺的建立、管理及創(chuàng)新型檔案管理模式的建立產(chǎn)生歧義，導(dǎo)致其建立過程及實施過程遇到各種問題且得不到及時的解決。

三、事業(yè)單位黨辦室檔案管理的創(chuàng)新思路

1.創(chuàng)新管理思想

傳統(tǒng)的檔案管理方法在信息更新速度如此之快的時代已經(jīng)不能滿足各事業(yè)單位的發(fā)展，其不僅流程繁瑣而且辦事效率極慢，如果繼續(xù)使用，勢必會影響事業(yè)單位的整體發(fā)展。由此，國家建立了便于客戶使用同時能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展需求的運轉(zhuǎn)平臺。該平臺的的建立使得傳統(tǒng)的檔案管理模式被打破，但是其建立時間短，很多相關(guān)人員對該平臺的運行和工作模式還不是十分了解。所以現(xiàn)階段來說，相關(guān)工作人員應(yīng)提高自己的思想意識，與時俱進，將大檔案概念深刻地貫徹進自己的工作準則和標準中。嚴格把控黨辦室檔案信息在移交過程中的各項保密工作，切實出發(fā)，在工作人員中加大對“大概念的”宣傳力度。此外，事業(yè)單位應(yīng)加強員工思想建設(shè)，定期組織員工進行思想大學(xué)習(xí)，特別是黨辦室的工作人員既要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)還要有與時俱進的工作思想。

2.加強對防泄密知識的學(xué)習(xí)

前文提到，我國事業(yè)單位黨辦室檔案管理的主要內(nèi)容大多是單位黨委具有保密價值的內(nèi)容，其管理的核心標準就是保證資料的安全性。所以，就要求檔案管理人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層有很高的保密意識和防范意識。由于資料管理的復(fù)雜性，在思想高度重視和行動上嚴格落實以外，還需要各管理部門加強配合，在加強員工保密意識、防范意識和防泄漏知識學(xué)習(xí)這一方面刻不容緩。

3.創(chuàng)新檔案收集、借閱方式

傳統(tǒng)檔案的管理方式需要向相關(guān)部門匯報存檔，有關(guān)部門將檔案接收并將其歸入檔案庫。這一過程是十分繁瑣的，并且很容易出現(xiàn)斷流現(xiàn)象。檔案借閱也是如此，需要向有關(guān)部門申請，有關(guān)部門同意后方可對指定范圍內(nèi)的檔案進行提取。因此，在檔案收集和借閱的方式上有所創(chuàng)新是有必要的?，F(xiàn)階段，國家已經(jīng)開始推進以計算機掃描技術(shù)為中心對檔案數(shù)據(jù)進行管理的創(chuàng)新模式，這樣的管理模式能夠自動識別資料借閱人、收集人的信息并自動錄入系統(tǒng)，既減少了人工成本，又提高了工作效率。

4.明確檔案管理制度

近年來，雖然國家相繼出臺了很多關(guān)于檔案管理方面的的文件，但是這些文件大多只涉及到關(guān)于機密檔案管理及相關(guān)文件價值等內(nèi)部問題，關(guān)于檔案管理標準及管理平臺運行和管理標準的規(guī)范只是寥寥幾句，所以在這一方面來說，我國沒有在根本上給予創(chuàng)新型檔案管理模式發(fā)展的具體標準，這就很可能造成部門之間關(guān)于數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫管理方面的參差不一。長此以往，很容易由于管理力度等方面的不同造成地區(qū)事業(yè)單位檔案管理的兩極化和黨辦室資料調(diào)取制度等制度方面的問題，為后續(xù)部門間的合作發(fā)展帶來不必要的麻煩。因此，相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)制定明確的檔案管理系統(tǒng)發(fā)展線路，并指明每一階段所要實現(xiàn)的目的和發(fā)展方向。這樣才能使得創(chuàng)新型檔案管理平臺的運行步入正軌。

四、結(jié)束語

國家檔案局局長李明華在2017年12月27日在京召開的全國檔案局長館長會議上表示：“近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案工作也在面臨一場深刻變革”。在信息時代到來的今天，數(shù)字化平臺、云端技術(shù)等信息技術(shù)的出現(xiàn)是事業(yè)單位黨辦室檔案管理創(chuàng)新思路趨于數(shù)字化、信息化的一種必然，其發(fā)展擁有相對成熟的信息處理技術(shù)以及豐富的資料庫作為物質(zhì)基礎(chǔ)。值得注意的是，黨辦室的檔案性質(zhì)與其他類型的檔案是不一樣的，不論是在檔案管理平臺運行還是黨辦室內(nèi)部工作人員方面都不能放松警惕。因此事業(yè)單位黨辦室檔案工作要應(yīng)勢而動、乘勢而為，加快轉(zhuǎn)型升級，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻：

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[3]陳曉敏.事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017

（作者單位：河北省優(yōu)撫醫(yī)院）