提高企業(yè)檔案管理能力 助力公司治理結(jié)構(gòu)升級

肖蓓蓓

摘 要：本文圍繞提升企業(yè)檔案管理能力，對企業(yè)檔案在強(qiáng)化公司治理結(jié)構(gòu)方面的作用及一些作法進(jìn)行了初步研究。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;公司治理

企業(yè)是支撐我國社會主義新時(shí)代建設(shè)的主力軍，改革開放以來，我國企業(yè)的公司治理結(jié)構(gòu)已產(chǎn)生重大變化，并對企業(yè)檔案管理能力提出了更高要求，本文將就此進(jìn)行初步研討。

一、企業(yè)治理結(jié)構(gòu)變化的表現(xiàn)方式

我國在改革開放之前的企業(yè)結(jié)構(gòu)形式是比較簡單的，主要為國營企業(yè)、集體企業(yè)等。

我國的經(jīng)濟(jì)體制改革對企業(yè)形式產(chǎn)生了深刻影響。首先，我國企業(yè)所有制出現(xiàn)了多種形式，形成諸如國有企業(yè)、合資企業(yè)、獨(dú)資企業(yè)、合伙企業(yè)等多種公司形式。

一般來說，以有限責(zé)任公司形式或股份有限公司形式設(shè)立的企業(yè)，其決策管理層是由公司股東會、董事會和監(jiān)事會構(gòu)成，由股東會選舉出董事會、由董事會聘請經(jīng)理人組織公司管理層，按照董事會的經(jīng)營決策進(jìn)行經(jīng)營管理;隨著我國社會主義特色市場經(jīng)濟(jì)的逐步建立，我國企業(yè)以有限責(zé)任公司形式或股份有限公司的方式設(shè)立已成為普遍現(xiàn)象，由此導(dǎo)致企業(yè)治理結(jié)構(gòu)出現(xiàn)根本性變化。

企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的變化對企業(yè)檔案管理最直接的影響，表現(xiàn)在形成了所謂的“三會”文件即股東會（股東代表大會）文件、董事會文件、監(jiān)事會文件等類型，國家檔案局2013年發(fā)布的《國家檔案局第10號令：<企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定>》的第八條中明確規(guī)定：“永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：本企業(yè)設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動過程中形成的文件材料，本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會的構(gòu)成、變更、召開會議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益的文件材料”。因此，企業(yè)檔案管理部門必須充分考慮如何收集、整理、為“三會”的正常運(yùn)行提供相關(guān)的檔案信息服務(wù)。

由此可以看出，企業(yè)檔案管理部門在制定本企業(yè)的檔案管理體系時(shí)，必須滿足現(xiàn)代企業(yè)制度下這種“企業(yè)決策層-企業(yè)管理層”的企業(yè)治理結(jié)構(gòu)對檔案信息的需求，是保持企業(yè)檔案管理能力與企業(yè)治理結(jié)構(gòu)相對應(yīng)的基本要求。

由于目前一部分的企業(yè)檔案分類中，沒有比較合理地設(shè)置處理涉及“三會”歸檔文件的方式，導(dǎo)致出現(xiàn)“三會”歸檔文件分散的現(xiàn)象，不利于企業(yè)決策文件的有效保存和利用;因此，建議把“三會”歸檔文件列為一個(gè)單獨(dú)的一級類目，其保管期限也盡可能地長期保存為佳。

二、企業(yè)管理結(jié)構(gòu)與職能的變化對企業(yè)檔案管理能力的影響

從企業(yè)文件歸檔的演化，可以看出企業(yè)檔案管理能受到企業(yè)管理結(jié)構(gòu)與職能設(shè)置對企業(yè)檔案管理的影響。如在以往的企業(yè)管理結(jié)構(gòu)中，是沒有企業(yè)決策層-企業(yè)管理層的結(jié)構(gòu)、所以在館藏結(jié)構(gòu)中自然也不存在這一檔案類目及相關(guān)文件，這一點(diǎn)在1991年發(fā)布的、至今仍然在檔案分類體系構(gòu)建中發(fā)揮重大作用的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國檔發(fā)〔1991〕20號）中明顯體現(xiàn)出來，1991年的20號文把企業(yè)檔案劃分為：“十個(gè)一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類、干部職工檔案類” ，在其分類細(xì)目中，“三會”文件確實(shí)是影蹤全無，這一點(diǎn)只要和與國家檔案局第10號令所附歸檔范圍表相對照，就可以看出其鮮明區(qū)別。

現(xiàn)代企業(yè)的一個(gè)顯著特點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)管理扁平化，企業(yè)管理結(jié)構(gòu)是圍繞著企業(yè)的科技與市場設(shè)計(jì)，于是，在設(shè)置企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)與職能時(shí)，現(xiàn)代企業(yè)這種以技術(shù)和市場為中心的經(jīng)營管理特點(diǎn)就非常突出。

改革開放之前的企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)與職能設(shè)置，體現(xiàn)了當(dāng)時(shí)以國營企業(yè)為主體的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)特點(diǎn)，企業(yè)的黨、團(tuán)、工會、宣傳、生產(chǎn)、經(jīng)營、干部職工（有的單位甚至把干部管理與普通職工管理劃分為兩個(gè)部門）等通常都會獨(dú)立設(shè)置并且獨(dú)立行使職能，因此，當(dāng)時(shí)企業(yè)檔案中這幾類的歸檔文件比重比較大。

而現(xiàn)在的企業(yè)檔案館藏結(jié)構(gòu)，與之前相比均產(chǎn)生了巨大變化。

如在企業(yè)體制改革中，把原來分置的黨、團(tuán)、工會及人事等部門進(jìn)行合并，把其原來分散設(shè)置的職能合并到較少的機(jī)構(gòu)部門承擔(dān);而對把企業(yè)與增強(qiáng)市場競爭力的相關(guān)部門職能予以強(qiáng)化，出現(xiàn)了很多以前沒有的文件類型，如質(zhì)量管理文件、知識產(chǎn)權(quán)文件、法律監(jiān)督文件、風(fēng)險(xiǎn)控制文件、人力資源管理文件等。

目前較突出的問題在于企業(yè)檔案管理模式如何能夠適應(yīng)和滿足新環(huán)境中企業(yè)的檔案信息服務(wù)需求，為現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展提供推進(jìn)力。從這個(gè)角度來看，企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的變化對企業(yè)檔案的信息服務(wù)需求不是減少而是更加迫切，希望企業(yè)檔案能夠及時(shí)、快速、準(zhǔn)確、全面地為其提供更好、更全面的信息服務(wù);所以，企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的變化表明，在以市場發(fā)展為目標(biāo)的現(xiàn)代企業(yè)中，只有站在不斷全面提升企業(yè)檔案管理能力的角度、以能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供可靠有效的信息保障能力為目標(biāo)，才能讓企業(yè)檔案在現(xiàn)代企業(yè)中得以生存、發(fā)展，無論企業(yè)檔案部門被劃分到哪個(gè)具體部門中（如總經(jīng)辦、總工辦、信息中心、科技中心等），想方設(shè)法在新的企業(yè)治理結(jié)構(gòu)中站穩(wěn)腳跟、持續(xù)發(fā)展，才是體現(xiàn)企業(yè)檔案管理能力的“王道”。

三、企業(yè)管理環(huán)境對企業(yè)檔案管理能力的要求

1.企業(yè)技術(shù)進(jìn)步形成大量知識產(chǎn)權(quán)檔案

現(xiàn)代企業(yè)的競爭實(shí)際上就是企業(yè)科技進(jìn)步技術(shù)創(chuàng)新即知識產(chǎn)權(quán)的競爭，只有站在技術(shù)發(fā)展的前沿才能保持企業(yè)強(qiáng)有力的市場競爭力，這些可以從我國的5G移動通信技術(shù)、高鐵、盾構(gòu)機(jī)、大型船舶當(dāng)前在世界上的地位可以看出。為此，我國企業(yè)參與世界市場競爭時(shí)就會制定自己的知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略，“企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略具有法律性特征，良好的知識產(chǎn)權(quán)法律環(huán)境是保障企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略目標(biāo)的前提條件”。

為此，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集歸檔、提供利用方面多“下功夫”，但目前我國企業(yè)在知識產(chǎn)權(quán)管理檔案方面存在“短板”，相當(dāng)多的企業(yè)檔案館中“看不到”知識產(chǎn)權(quán)檔案的蹤影，提升企業(yè)檔案管理能力是必須強(qiáng)化與提高對知識產(chǎn)權(quán)檔案的重視程度及管理水平。

2.走向辦公自動化系統(tǒng)普及，電子文件常態(tài)化

探究我國企業(yè)的公司治理結(jié)構(gòu)，可以發(fā)現(xiàn)隨著辦公自動化系統(tǒng)（OA）、檔案信息化管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用，企業(yè)管理行為已經(jīng)與企業(yè)信息化密切相關(guān)聯(lián)，在這種情況下，提升企業(yè)檔案管理能力必須適應(yīng)這種新的管理環(huán)境，需要從傳統(tǒng)的“紙質(zhì)檔案”管理為主、向“數(shù)字化檔案”管理過渡，建立可以為企業(yè)參與世界范圍市場競爭提供強(qiáng)力信息保障的企業(yè)數(shù)字化檔案室、企業(yè)網(wǎng)上數(shù)字化檔案館，是提升企業(yè)檔案管理能力的一個(gè)關(guān)鍵。

但是，由于檔案本身所具備的信息載體多樣性，如何實(shí)現(xiàn)全面的企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理，仍然是需要不斷探索的;如《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）標(biāo)準(zhǔn)中的“9項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理”就明確提出了有關(guān)項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理的相關(guān)要求。

3.檔案原始證據(jù)作用在不斷加強(qiáng)

隨著公司治理結(jié)構(gòu)的變化，許多新的企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)如法務(wù)部門成為現(xiàn)代企業(yè)的常設(shè)部門，而企業(yè)法務(wù)部門在依法維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益時(shí)，就必須依賴檔案的“原始憑證性”。因此，強(qiáng)調(diào)“原件歸檔”就具有不同尋常的意義。在企業(yè)依法維護(hù)自己合法權(quán)益或應(yīng)對法律訴訟的時(shí)候，企業(yè)是否可以向法官出示具有法律效力的檔案作為直接證據(jù)，往往會決定法律訴訟的成敗。

但是，目前在企業(yè)檔案大量存在的復(fù)印件毫無疑問地削弱了企業(yè)在進(jìn)行法律訴訟時(shí)的檔案“原始憑證性”。這個(gè)問題也會直接影響到企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)甚至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作必要性的疑慮，所以，為了配合現(xiàn)代企業(yè)以法律作為保護(hù)自己合法權(quán)益，如何處理好檔案“原件”應(yīng)當(dāng)是提升企業(yè)檔案管理能力的重要內(nèi)容。

四、企業(yè)檔案管理體系的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的變化

企業(yè)檔案管理能力需要一個(gè)相對完善的企業(yè)檔案管理體系，在設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理體系的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)做到：

1.在公司治理結(jié)構(gòu)中應(yīng)當(dāng)明確企業(yè)檔案的管理職能，對相關(guān)部門在企業(yè)檔案工作方面的職能和義務(wù)做出明確規(guī)定。

2.實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理體系的規(guī)范化運(yùn)行，可以通過與企業(yè)質(zhì)量管理體系等相關(guān)企業(yè)管理體系的有機(jī)結(jié)合，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化。

3.在設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理體系功能模塊時(shí)，不僅要著眼于完善其微觀功能（如檔案的收集、整理、保管環(huán)境、利用等），更應(yīng)當(dāng)站在企業(yè)管理的角度，把企業(yè)諸如知識產(chǎn)權(quán)活動、企業(yè)信息化活動（如企業(yè)在進(jìn)行ERP、PDM、CAD/CAPP、CRM、OA等數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）、企業(yè)法務(wù)管理等方面內(nèi)容予以充分考慮。

參考文獻(xiàn)：

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[4]《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）。

[5]企業(yè)信息化戰(zhàn)略規(guī)劃方法與實(shí)踐P3，范玉順 胡耀光，電子工業(yè)出版社。

（作者單位：鄭州飛機(jī)裝備有限責(zé)任公司）