檔案歸檔整理有“技巧”

張曉艷

摘要：檔案作為工作記錄和信息收集的一個(gè)載體，在人們工作中有著極為重要的地位，所以如何管理好檔案也就顯得更加重要。檔案管理的重點(diǎn)在于文檔收集和整理。本文總結(jié)了檔案歸檔整理中的幾個(gè)技巧，應(yīng)該對(duì)檔案工作者能有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案;檔案整理;檔案分類(lèi)

檔案管理的價(jià)值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中便捷地保存、查詢(xún)、提取、運(yùn)用，以及按照管理程序進(jìn)行銷(xiāo)毀等。因此，歸檔整理分類(lèi)就非常關(guān)鍵。但是在實(shí)際工作中，我們經(jīng)常會(huì)遇到因各種因素造成檔案管理工作出現(xiàn)障礙性問(wèn)題，影響檔案管理工作的效果。比如：

問(wèn)題一：現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，發(fā)現(xiàn)部分檔案管理人員未能掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，對(duì)檔案沒(méi)有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行刪除還是整體保留，這也就使得在檔案歸納整理過(guò)程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲(chǔ)存空間，消耗了檔案管理人員的精力，還會(huì)造成檔案查閱、檢索困難，影響檔案利用價(jià)值。

問(wèn)題二：在檔案分類(lèi)上，沒(méi)有根據(jù)工作實(shí)際制訂合理的分類(lèi)方案。分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，嚴(yán)重影響文檔的準(zhǔn)確檢索。例如，在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類(lèi)方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問(wèn)題以及保管期限-年度。但在實(shí)際的歸檔文件分類(lèi)中，采用級(jí)次分類(lèi)、收文發(fā)文分類(lèi)、文號(hào)分類(lèi)等方法大有存在，這些分類(lèi)方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

問(wèn)題三：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案信息化進(jìn)程也逐漸加快，檔案管理把信息化引入到實(shí)際工作中，于是出現(xiàn)了電子檔案。但電子檔案并不能完全代替紙質(zhì)檔案，這樣就使電子檔案和紙質(zhì)檔案并存。電子檔案方便快捷，但容易遭受病毒攻擊，檔案安全存在問(wèn)題;紙質(zhì)文件真實(shí)可靠，但保存過(guò)程中易于受損，檢索也相對(duì)復(fù)雜。于是有些檔案管理人員面對(duì)兩種檔案載體不知道該以哪個(gè)為主，感覺(jué)無(wú)所適從。

其實(shí)，檔案歸檔整理有“竅門(mén)”。

對(duì)策一：對(duì)待歸檔文件及時(shí)清理

一個(gè)單位在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中會(huì)產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價(jià)值，有些卻意義不大，但都無(wú)一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力，要及時(shí)進(jìn)行清理。一般來(lái)說(shuō)，沒(méi)有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價(jià)值的文件無(wú)需保存，此類(lèi)文件可以首先剔除并進(jìn)行銷(xiāo)毀，剩余文件則可根據(jù)本機(jī)關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。

對(duì)策二：堅(jiān)持規(guī)范的分類(lèi)歸檔程序

篩選工作完成后，可以先按文件所屬部門(mén)名稱(chēng)進(jìn)行橫向分類(lèi)，再按照上下級(jí)的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列，無(wú)法劃分級(jí)別的文件，可酌情與本部門(mén)文件并列歸檔。凡是在本機(jī)關(guān)實(shí)體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價(jià)值的影響時(shí)長(zhǎng)及相關(guān)規(guī)章制度來(lái)預(yù)留足夠的保管期限，不可過(guò)早銷(xiāo)毀。然后按照從上到下、從主到次的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個(gè)基本單位，再按照類(lèi)別、級(jí)別和時(shí)間裝訂成一個(gè)二級(jí)單位，然后用歸檔章編號(hào)。最后按照文件上歸檔信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規(guī)范填寫(xiě)檔案盒上各個(gè)項(xiàng)目并編號(hào)，編號(hào)要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。

對(duì)策三：紙質(zhì)文件和電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一

在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問(wèn)題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書(shū)處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體;其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。具體要做到以下幾點(diǎn)：一是同步歸檔。在對(duì)紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行收集時(shí)先把紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔，在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集信息時(shí)，要先進(jìn)行有效的審核，對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行歸檔處理，并把其存入指定的硬盤(pán)當(dāng)中，然后做好相應(yīng)的標(biāo)記;二是同步整理。在整理過(guò)程中要選擇折中的方法，把電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理，因?yàn)槎咧g都具有檔案的共同特點(diǎn)，檔案號(hào)也是一致的，所以在信息的錄入上也是基本相同的，完全可以使用合二為一的方法，同時(shí)對(duì)電子檔案和紙檔案進(jìn)行整理，這樣就實(shí)現(xiàn)整理紙質(zhì)檔案的同時(shí)也完成了對(duì)電子檔案的歸檔。三是同步鑒定。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況就是計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限;紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。四是同步利用。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過(guò)同一目錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類(lèi)型的回一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主，在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存。

檔案歸檔工作對(duì)于后續(xù)的檔案正常使用存有重要的指導(dǎo)意義，可以根據(jù)相應(yīng)的工作要求來(lái)完成初期整理工作，結(jié)合當(dāng)前檔案管理問(wèn)題，來(lái)優(yōu)化歸檔模式，高效整理檔案信息，有效展開(kāi)分類(lèi)工作。管理者在落實(shí)檔案管理任務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)掌握正確的方法，尤其在歸檔工作量比較大的前提下，應(yīng)當(dāng)通過(guò)工作技巧來(lái)簡(jiǎn)化歸檔整理工作，提升檔案整理效率，使整個(gè)檔案管理工作顯得更富條理性。

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