淺談軌道交通檔案管理難點及對策

袁胤

常州軌道交通一號線，是常州市第一條開工建設(shè)的地鐵線路，于2012年5月經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)同意，2014年10月開工，2019年9月21日開通運營。軌道交通一號線呈南北走向，北起新北區(qū)森林公園站，途經(jīng)天寧區(qū)，南至武進(jìn)區(qū)南夏墅站。全長34.24千米，其中地下線31.635千米、高架線2.189千米、過渡段0.413千米，共設(shè)29座車站，其中地下站27座。有16支專業(yè)施工隊伍參與建設(shè)，在施工過程中形成了大量的軌道工程建設(shè)檔案，這些檔案是軌道交通建設(shè)全過程的反映，是評定工程質(zhì)量的主要依據(jù)及憑證，同時也對軌道交通資產(chǎn)維護(hù)及經(jīng)營管理發(fā)揮重要作用。2014年工程開工前，常州市城市建設(shè)檔案館工作人員配合軌道交通建設(shè)指揮部，通過赴廣州、蘇州等兄弟城市學(xué)習(xí)軌道交通工程檔案管理的經(jīng)驗，盡早介入，在實踐中找出軌道交通工程檔案管理的難點，并針對性地提出對策和解決方案，保證軌道交通一號線工程檔案管理與工程建設(shè)同步開展，取得了較好的效果。本文結(jié)合常州市軌道交通一號線建設(shè)工程檔案管理的探索與實踐，分析工作中存在的難點，提出相應(yīng)對策，旨在為今后軌道交通工程檔案的收集、整理、編制提供更好的服務(wù)。

一、軌道交通檔案管理存在的問題難點

（一）標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，可操作性差

軌道交通建設(shè)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不完整給檔案管理工作帶來隱患。雖然2009年國家建設(shè)部與國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局出臺了《城市軌道交通技術(shù)規(guī)范》（GB/ 50490—2009），對檔案形成內(nèi)容與參建各方、城建檔案館接收范圍都有表述，但是各省建設(shè)主管部門并未進(jìn)行細(xì)化，出臺詳盡的監(jiān)理、施工用表，而是由各地軌道建設(shè)指揮部制定用表，對填表用語、原件鑒定、檔案資料的編制套數(shù)、用印要求等都沒有明確的解釋，可操作性差。在一號線檔案的日常管理中發(fā)現(xiàn)，各標(biāo)段各行其是，施工資料填寫五花八門，不夠嚴(yán)謹(jǐn)。同時由于監(jiān)理單位的要求不同，形成的檔案數(shù)量相差較大，檔案內(nèi)在質(zhì)量無法保證，這也給城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作帶來難度。

（二）人員素質(zhì)參差不齊

軌道交通建設(shè)周期長、體量大、專業(yè)性強，參建施工、監(jiān)理單位眾多，且施工單位普遍存在重工程輕檔案的觀念，專職或兼職檔案員配備不到位，甚至有抽調(diào)人員進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)象，人員流動性大且專業(yè)知識水平參差不齊，導(dǎo)致竣工檔案編制不規(guī)范時有出現(xiàn)，這也成為影響軌道交通檔案質(zhì)量的重大隱患。

（三）業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作難度大

軌道交通建設(shè)工程量大，以常州市軌道交通一號線為例，僅土建就有17個標(biāo)，全長34.24千米，從南到北貫穿全市。城建檔案管理機構(gòu)為綜合性管理機構(gòu)，要負(fù)責(zé)全市房屋建筑、市政工程、地下管線等10多個類別檔案，人手緊、任務(wù)重，客觀上造成指導(dǎo)過程中不能與施工單位進(jìn)行無縫對接，從而影響對軌道工程檔案質(zhì)量的控制，且第一次對軌道交通建設(shè)開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，專業(yè)知識需要在實踐中加深學(xué)習(xí)，因此軌道交通建設(shè)工程檔案指導(dǎo)也是一次巨大的挑戰(zhàn)。

二、軌道交通檔案管理對策與建議

通過對常州市軌道交通一號線檔案管理問題和難點的分析，在實踐中從以下幾個方面精準(zhǔn)施策。

（一）標(biāo)準(zhǔn)先行，強化指導(dǎo)工作標(biāo)準(zhǔn)化和可操作性

1.制定標(biāo)準(zhǔn)，強化源頭管理。常州市城建檔案館與常州軌道交通建設(shè)指揮部依據(jù)國家建設(shè)部與國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局《城市軌道交通技術(shù)規(guī)范》（GB/50490—2009），建設(shè)部《城市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T180—2012）及地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，根據(jù)當(dāng)?shù)剀壍澜煌ńㄔO(shè)的具體情況，于2014年6月出臺了常州市的軌道交通建設(shè)檔案管理文件《常州市軌道交通工程竣工檔案編制實施細(xì)則》，由常州軌道交通建設(shè)指揮部與常州市城建檔案館聯(lián)合下發(fā)參建各方，起到了標(biāo)準(zhǔn)先行、強化源頭管理的效果。

2.細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，提升可操作性。常州市軌道交通建設(shè)指揮部及時制定了整套監(jiān)理用表及施工用表，下發(fā)各施工單位，與城建檔案管理部門分享，從源頭對軌道交通檔案進(jìn)行質(zhì)量控制，強化了標(biāo)準(zhǔn)的可操作性，同時配合下發(fā)了《常州市建設(shè)工程聲像檔案軌道交通拍攝整理技術(shù)指導(dǎo)規(guī)范》，有針對性地指導(dǎo)軌道交通聲像檔案的拍攝與收集。

（二）強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)

1.各參建單位進(jìn)場前進(jìn)行檔案員培訓(xùn)，解讀《常州市軌道交通工程竣工檔案編制實施細(xì)則》《常州市建設(shè)工程聲像檔案軌道交通拍攝整理技術(shù)指導(dǎo)規(guī)范》，使各單位檔案管理人員在工程開工前就意識到檔案積累、收集、整理的重要性。

2.分專業(yè)深化培訓(xùn)，根據(jù)土建、機電、裝飾裝修的不同專業(yè)要求，邀請專業(yè)技術(shù)人員講解工程施工工序及在此過程中形成的材料內(nèi)容，增強檔案管理人員對資料總體認(rèn)識與理解，從而更好地進(jìn)行工程資料的科學(xué)排列、合理組卷。

3.電子聲像主要是照片檔案與影像資料的積累，開工前城建檔案館聲像技術(shù)科明確了聲像拍攝節(jié)點內(nèi)容、使用設(shè)備、拍攝像素、照片檔案數(shù)量、組卷要求等方面的要求并開展培訓(xùn)，在資料積累過程中，定期到每個標(biāo)段工地進(jìn)行檢查，開展一對一指導(dǎo)。

4.常州市軌道交通一號線檔案采取集中統(tǒng)一整理模式，為保證案卷質(zhì)量，施工單位進(jìn)場前由城建檔案館與軌道交通建設(shè)指揮部聯(lián)合組織專項培訓(xùn)，主要包括檔案的歸檔要求與內(nèi)容、軟件系統(tǒng)的操作（檔案條目錄入，計算機輔助整理，封面、卷內(nèi)目錄、備考表的系統(tǒng)打?。?、對紙質(zhì)檔案的整理等。并委托拍攝制作了聲像檔案動漫教學(xué)視頻，系統(tǒng)操作與紙質(zhì)檔案整理視頻也將陸續(xù)出臺。

5.加強業(yè)務(wù)交流，發(fā)放征求意見單，邀請參建單位、監(jiān)理單位到常州市城建檔案館座談，聽取意見建議，及時調(diào)整檔案管理模式及方法，做到服務(wù)指導(dǎo)有的放矢。

6.由軌道交通建設(shè)指揮部提出要求，各標(biāo)段檔案人員不得輕易更換，減少檔案管理人員的流失，穩(wěn)定隊伍，盡量避免新手再培訓(xùn)，提高工作效率，保證檔案內(nèi)在質(zhì)量。

（三）建立軌道交通檔案管理示范點

針對軌道交通工程建設(shè)項目部眾多、分散的特點，挑選軌道交通一號線十標(biāo)段建立軌道交通檔案管理示范點，對該標(biāo)段重點指導(dǎo)，形成標(biāo)準(zhǔn)化檔案收集整理樣本，以網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、現(xiàn)場觀摩、現(xiàn)場交流等多種形式帶動其他標(biāo)段的檔案工作。由點帶面，點面結(jié)合開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時以重要節(jié)點抽查與日常巡查相結(jié)合的方式，督促各施工單位資料員及時編制資料，開展檔案預(yù)組卷。

（四）充分發(fā)揮信息化在業(yè)務(wù)指導(dǎo)中的作用

1.充分發(fā)揮檔案信息化管理系統(tǒng)作用，軌道交通工程形成的檔案數(shù)量龐大，檔案資料的整理組卷成為一項極其復(fù)雜的工作。檔案管理人員素質(zhì)不一，流動性大，培訓(xùn)、指導(dǎo)工作不及時，造成檔案內(nèi)在質(zhì)量與案卷質(zhì)量水平不一。引入檔案信息化管理系統(tǒng)效果明顯，基本能做到“傻瓜”整理，既大大減輕了業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作量，又做到組卷及時，規(guī)范統(tǒng)一。常州市軌道交通一號線建設(shè)工程檔案管理中運用檔案信息化管理軟件，基本實現(xiàn)了檔案管理與工程質(zhì)量管理的融合。

2.充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，建立軌道交通檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由城建檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)牽頭，聯(lián)合軌道辦主要科室、監(jiān)理單位、施工單位各標(biāo)段負(fù)責(zé)人、資料員建立QQ群，方便開展培訓(xùn)、信息發(fā)布與工作聯(lián)系。

（五）強化組織協(xié)調(diào)，各司其職，形成閉合管理

軌道交通建設(shè)工程面廣量大，檔案管理涉及方方面面。為及時移交工程檔案，各方應(yīng)高度重視，形成合力。

1.指揮部設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查各參建單位工程資料的形成、整理工作，通過工程款支付控制等手段，加強對檔案工作的管理力度。

2.監(jiān)理單位不僅應(yīng)對工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資等進(jìn)行監(jiān)理，同時也要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查工程資料收集積累的情況。

3.施工單位應(yīng)及早安排專人負(fù)責(zé)工程資料的收集整理，實行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級建立健全施工資料管理崗位責(zé)任制。城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)與軌道辦聯(lián)合開展對項目檔案資料的不定期飛行巡查，及時向指揮部反饋各標(biāo)段檔案工作情況，協(xié)調(diào)竣工后檔案驗收的方式與移交時間。各方協(xié)同作戰(zhàn)，才能確保軌道交通檔案管理工作有序進(jìn)行，完成及時移交。

通過各參建方的共同努力，2019年8月27—28日，常州市軌道交通一號線一期工程進(jìn)行檔案驗收，得到了專家組的認(rèn)可并通過。工程的紙質(zhì)、電子、聲像檔案收集完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保了工程檔案移交與竣工通車同步，在江蘇省軌道交通檔案管理工作中走在了前列。在后續(xù)的軌道交通檔案管理中，還將不斷改進(jìn)、優(yōu)化，努力形成一套科學(xué)、高效、易行的程序流程，為今后軌道交通檔案管理提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。