濮陽縣聲像檔案管理的調(diào)查分析

丁慶華

筆者作為鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）檔案管理人員，深感基層聲像檔案管理雜沓，受濮陽縣檔案局委托，對我縣20個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和20個縣直單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了實地調(diào)查，并分析思考。

1 調(diào)查

本次調(diào)查的重點是黨、政府辦公室主任及辦公室負(fù)責(zé)在重大活動中攝像、錄像的人員，部分產(chǎn)生聲像檔案資料的職能股室人員、檔案員，分管領(lǐng)導(dǎo)。調(diào)查內(nèi)容包括聲像檔案的形成與收集情況、整理與組卷情況、保管與利用情況等方面；調(diào)查方式是實地查看和座談兩結(jié)合。調(diào)查情況如下：

1.1 聲像檔案的形成和收集情況。聲像檔案的形成情況。一是形成時間情況。從聲像檔案形成時間看，最早的可推至20世紀(jì)80年代初，2010年以前有斷年度的，近幾年每年都有；盡管大都未整理，但保管基本完好。二是形成數(shù)量情況。從聲像檔案形成數(shù)量看，年代越往前數(shù)量相對越少，尤其是2010年以前的聲像檔案資料有斷年度現(xiàn)象。

聲像檔案的收集情況。一是年代越靠前檔案材料越少。2010年以前的聲像檔案一年幾乎就幾張照片，基本沒有錄音、錄像，即使有也因時間久遠(yuǎn)而無法使用，甚至出現(xiàn)幾年或多年的斷年度現(xiàn)象；2010年以后尤其是最近兩年的聲像材料，照片由單一的一年幾張增加到具有成套性，錄音、錄像資料也逐年增多。二是使用膠片相機拍攝的照片缺少底片和使用數(shù)碼相機拍攝的照片缺少電子版問題普遍存在。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，照片材料中，使用膠片相機拍攝的照片缺少底片，使用數(shù)碼相機拍攝的照片缺少電子版。三是錄音、錄像檔案資料由于保管原因大都不能提供利用。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有錄音、錄像檔案的單位，由于受保管條件限制，大都沒有專門存放錄音、錄像檔案的防磁柜，時間久了，基本上都不能提供利用。

1.2 聲像檔案的整理與保管期限判定情況。調(diào)查結(jié)果顯示，濮陽縣被調(diào)查的40個單位聲像檔案的整理情況如下：

20個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）檔案整理情況。沒有一個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）是按照規(guī)范整理的，4個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）保存有聲像檔案資料，如照片、光盤等，只是散放在檔案室里，沒有整理，其余16個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）根本沒有這些檔案資料。兩個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）有錄音、錄像帶，但沒有系統(tǒng)整理，不能提供利用。

20個縣直單位聲像檔案整理情況。20個縣直單位有18個單位有照片檔案資料，這18個單位中有15個單位用相冊保管，但這15個單位用的都是普通家用相冊，只有照片，沒有文字說明。有3個單位用的是合規(guī)的照片檔案專門相冊，但仍存在不加說明的現(xiàn)象，有照片底片的單位只有兩個，但是不全。20個縣直單位中有錄音、錄像帶的8個，但均未整理，隨意存放在檔案柜里。

聲像檔案的保管期限情況。在聲像檔案整理中都沒有界定保管期限。

1.3 聲像檔案保管、利用與進(jìn)館情況。調(diào)查結(jié)果顯示，40個單位聲像檔案的保管、利用與進(jìn)館情況如下：

保管情況。一是少部分單位由檔案室集中統(tǒng)一保管。前幾年形成的聲像檔案資料，大都保存在單位檔案室里，部分進(jìn)行了簡單整理，近幾年形成的特別是2010年以后形成的聲像檔案資料，多數(shù)保存在形成聲像檔案資料的辦公室或職能股室，且沒有整理。二是多數(shù)單位綜合檔案室、辦公室、職能股室多頭保管聲像檔案。多數(shù)單位的聲像檔案資料，檔案室也有，辦公室也有，職能股室也有，存在多頭保存現(xiàn)象。三是錄音、錄像檔案的保管條件偏差。20鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）沒有一個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）有專門保存磁盤、錄音、錄像檔案的防磁柜，20個縣直單位有 2個單位配備有防磁柜，其余單位均是把錄音、錄像檔案保存在鐵皮柜里。

利用情況。存放在單位檔案室的聲像檔案，有登記不全的查閱利用記錄。實地調(diào)查結(jié)果顯示是：形成年代越晚的聲像檔案查閱利用者越多，尤其是近幾年形成的聲像檔案的查閱利用率比較高；存放在辦公室或者職能股室的聲像檔案沒有查閱利用登記，甚至連借出檔案資料的登記都沒有。

聲像檔案進(jìn)館情況。無論是在單位檔案室保存的，還是在各單位辦公室（或職能股室）保存的，一部分超過了向國家綜合檔案館移交的時限，但都沒有移交進(jìn)館。

2 分析

2.1 聲像檔案形成和收集中普遍存在“檔案意識不高”“檔案材料偏少”等問題，檔案行政管理部門應(yīng)在提高聲像檔案意識，明確聲像檔案收集范圍上下功夫，確保聲像檔案材料齊全完整，逐步實現(xiàn)聲像檔案形成和收集規(guī)范化。其一，從“聲像檔案的形成情況”調(diào)查分析結(jié)果看出，各單位檔案員和單位產(chǎn)生與保存聲像檔案資料的人員，雖然基本上都認(rèn)識到聲像檔案的重要性，但檔案意識普遍不高。這就要求各單位檔案員、辦公室人員進(jìn)一步提高聲像檔案意識，從聲像檔案形成源頭抓起，嚴(yán)格把好“聲像檔案形成關(guān)”，確保聲像檔案材料齊全、完整、規(guī)范。其二，從“聲像檔案的收集情況”也看出，聲像檔案材料偏少和缺少底片和電子版的問題比較普遍。這就要求檔案行政管理部門出臺相應(yīng)辦法，規(guī)定聲像檔案的收集范圍，標(biāo)明聲像檔案的具體收集材料，各單位也要建立健全聲像檔案材料收集制度，及時向檔案室移交辦理完畢的聲像檔案資料。各單位檔案員和單位產(chǎn)生與臨時保管聲像檔案資料的人員，至少應(yīng)做到以下幾個方面：一要按照收集范圍收集聲像檔案材料，做到主動及時、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密；二要了解和掌握形成聲像檔案材料的信息及規(guī)律，不失時機地向材料形成部門收集應(yīng)歸檔材料，并與其建立聯(lián)系制度和收集網(wǎng)絡(luò)；三要確保歸檔的聲像檔案材料真實規(guī)范、完善齊全、手續(xù)完備，做到照片與底片相符、與電子版相符，聲像檔案材料有形成時間、人物、地點、事由等。四是對符合歸檔要求的聲像檔案材料，要按收進(jìn)材料的時間順序，登記在聲像檔案材料收集目錄上，并在當(dāng)月內(nèi)歸入檔案冊；五是對不符合歸檔要求的聲像檔案材料，要及時通知形成材料的部門更正或補送、補辦手續(xù)，限期報送；六要統(tǒng)一布置填寫的應(yīng)當(dāng)歸檔的聲像檔案材料，要限定時間、及時收集，逾期不報的要予以催收；七是要定期核查所管理的聲像檔案，發(fā)現(xiàn)所缺材料，及時登記在《索取所缺聲像檔案材料登記簿》上，主動向有關(guān)部門和個人索取。

2.2 聲像檔案整理中普遍存在“整理不規(guī)范”“方法不科學(xué)”“沒有劃定保管期限”等問題，檔案行政管理部門應(yīng)科學(xué)制定聲像檔案整理方法，合理確定保管期限，確保整理規(guī)范、方法科學(xué)、保管期限合理。其一，從調(diào)查情況看：鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）聲像檔案幾乎沒有整理，縣直單位的聲像檔案整理工作也不容樂觀，但從整理質(zhì)量看，普遍存在“整理不規(guī)范”“方法不科學(xué)”問題。筆者認(rèn)為，濮陽縣聲像檔案整理工作應(yīng)引起高度重視并列入議事日程，檔案行政管理部門應(yīng)該結(jié)合本地區(qū)實際，制定出比較科學(xué)的適合本地區(qū)聲像檔案實際的具體整理方法，加大指導(dǎo)和監(jiān)督的力度，逐步實現(xiàn)聲像檔案整理的規(guī)范化、科學(xué)化。其二，從調(diào)查情況看：40個單位中，大部分單位對聲像檔案沒有整理，即便整理了，也沒有界定保管期限，究其原因是，國家檔案部門對聲像檔案沒有詳細(xì)的保管期限表，使得基層檔案工作者把聲像檔案的保管期限定高了，怕占用檔案館（室）有限空間，定低了怕體現(xiàn)不出價值。筆者認(rèn)為，聲像檔案應(yīng)定為永久、長期、短期三種保管期限。

2.3 聲像檔案保管、利用和移交進(jìn)館中普遍存在“保管分散不集中”“保管條件偏差”“利用隨意不規(guī)范”“沒有移交進(jìn)館”等問題，檔案行政管理部門應(yīng)在科學(xué)制定聲像檔案查閱利用程序，規(guī)范聲像檔案移交進(jìn)館方面下功夫，確保保管集中、保管條件適宜、利用規(guī)范、進(jìn)館有序，逐步實現(xiàn)聲像檔案保管、利用和移交進(jìn)館規(guī)范化。其一，從調(diào)查情況看，聲像檔案保管普遍存在“保管分散不集中”問題，具體表現(xiàn)為分散保存在各單位檔案室和辦公室（或職能股室）兩處（或多處）。這就需要各單位檔案員和產(chǎn)生并臨時保管聲像檔案資料的人員，科學(xué)確定聲像檔案保管方式，確保聲像檔案相對保管集中，從而逐步實現(xiàn)聲像檔案保管規(guī)范化。筆者認(rèn)為，各單位辦公室和產(chǎn)生聲像檔案資料的職能股室，不能成為長期保存聲像檔案的保管部門，應(yīng)該在辦理完畢后，及時整理并移交進(jìn)單位綜合檔案室，作為一大門類檔案管理?？h級檔案行政管理部門，應(yīng)盡快制定聲像檔案管理辦法，使之成為一種共同遵守的長效制度。從“聲像檔案保管條件”看，絕大部分單位保管條件不盡如人意，沒有使用照片檔案的專用相冊，沒有專門保管錄音、錄像檔案的防磁柜，這就要求單位檔案員及時向分管領(lǐng)導(dǎo)反映，爭取資金上的支持。其二，從聲像檔案的利用調(diào)查情況看，聲像檔案利用普遍存在“隨意不規(guī)范”問題，具體表現(xiàn)為聲像檔案查閱利用沒有登記或者登記不全，外借手續(xù)不規(guī)范等。這就要求各單位檔案保管部門，建立健全聲像檔案查閱利用制度，嚴(yán)格確定聲像檔案查閱利用程序，從而逐步實現(xiàn)聲像檔案查閱利用規(guī)范化。筆者認(rèn)為，應(yīng)做到以下幾個方面：一是查閱利用聲像檔案必須填寫“查閱利用聲像檔案申請”，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或者辦公室主任簽字蓋章方可查閱利用；紀(jì)檢、監(jiān)察、檢法部門因工作需要，了解聲像檔案情況時，可提供有關(guān)部分內(nèi)容。二是查閱利用聲像檔案人員應(yīng)按要求填寫《查閱利用聲像檔案情況登記表》，閱檔時不得隨意圈劃、拆散、抽換、污損檔案。三是聲像檔案一般不得外借，確因特殊情況必須借用的，應(yīng)在“借閱利用聲像檔案申請”中填明借閱理由，報經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可借出；借出檔案一般不超過15天，若不能按期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借不得超過一周。其三，從“聲像檔案的進(jìn)館情況”的調(diào)查分析看出，各單位保存的聲像檔案，即便超過了移交時限，也大都沒有移交進(jìn)館。應(yīng)當(dāng)強調(diào)指出的是，各單位保管的聲像檔案，按照規(guī)定早已應(yīng)該進(jìn)館了，甚至有的差不多快到鑒定、銷毀的時間了；再加上各基層檔案室保管條件的限制，部分單位保管的聲像檔案面臨損毀的危險，聲像檔案的移交進(jìn)館已經(jīng)到了刻不容緩的時候了。這就需要縣級檔案管理部門按照《檔案法》《河南省檔案管理條例》及其他有關(guān)檔案移交進(jìn)館的規(guī)定，制定并迅速啟動聲像檔案進(jìn)館程序，以制度或者辦法的形式加以規(guī)范，同時建立健全聲像檔案進(jìn)館的長效機制并長期堅持、持之以恒，從而連綿不斷地將已到進(jìn)館期限的基層檔案室保管的聲像檔案陸續(xù)接收進(jìn)館，逐步實現(xiàn)聲像檔案移交進(jìn)館規(guī)范化、制度化。

（作者單位：河南省濮陽縣文留鎮(zhèn)政府 來稿日期：2018-08-18）