基于VBA宏語言的社保臺賬數(shù)據(jù)處理研究與應(yīng)用

路聚林

摘? ? 要：無論是大型企業(yè)還是小型企業(yè)都必須依法為職工繳納社保費(fèi)用，其中單位部分由單位直接劃撥，個(gè)人部分通過個(gè)人工資中代扣代繳，工作中，往往出現(xiàn)因個(gè)人原因造成無法扣繳或足額扣繳，在員工出勤正常后，需對員工無法扣繳或扣繳不足的部分補(bǔ)扣，建立社?？劾U臺賬成為企業(yè)的一項(xiàng)重要工作。而大多數(shù)中小型企業(yè)沒有ERP系統(tǒng)或即使有也無法滿足社保扣繳臺賬需求，定制軟件成本高，通常由社保管理員以Excel表進(jìn)行臺賬登記，種方式主要存在著登記工作量大、時(shí)間長、數(shù)據(jù)存儲不集中、數(shù)據(jù)存儲文件易損壞、個(gè)人崗位粘性過高、員工滿意度差等缺點(diǎn)，低成本解決這些問題就成為企業(yè)面對的課題，通過VBA宏語言、VFP數(shù)據(jù)庫和Excel相結(jié)合，便可以較好的解決社保臺賬登記繁瑣業(yè)務(wù)。

關(guān)鍵詞：VBA;社保;臺賬登記

在信息化程度低或者無法滿足現(xiàn)實(shí)需求的企業(yè)中，解決好社保臺賬登記管理工作，可以將社保管理人員從繁瑣的社保臺賬登記工作中解脫出來，降低企業(yè)人工成本，因而對該問題的研究和解決具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、社保臺賬登記管理現(xiàn)狀分析

（一）社保臺賬登記工作量分析

以在冊3367人企業(yè)為例，假如月平均出勤率為89%，意味著，每個(gè)月社保管理崗位人員需要登記3367人次的個(gè)人當(dāng)月應(yīng)扣繳臺賬、實(shí)際繳納臺賬，以及至少370次的欠繳納臺賬和歷史累計(jì)欠繳臺賬更新，每次登記至少需要1天方可完成。

（二）社保臺賬登記工作方式分析

大多采用Excel表形式進(jìn)行數(shù)據(jù)登記，一般以年為時(shí)間跨度，一個(gè)年度為一個(gè)Excel文件，包括個(gè)人應(yīng)繳納臺賬表、個(gè)人月度實(shí)際繳納臺賬表、個(gè)人月度欠繳臺賬表以及歷史累計(jì)欠繳臺賬表。由于Excel文件天生的設(shè)計(jì)弊端，當(dāng)數(shù)據(jù)量超過10000條時(shí)，Excel文件打開速度會加倍減緩，且打開后對數(shù)據(jù)的訪問操作等待時(shí)間成倍增加，甚至Excel文件出現(xiàn)損壞無法訪問，給社保臺賬登記管理工作人員造成巨量重復(fù)性再建工作和極大困擾。

（三）社保補(bǔ)繳（扣）業(yè)務(wù)分析

1、員工社保補(bǔ)繳：

職工長期沒有出勤或者出勤不足，造成個(gè)人社保未扣繳，在其正常上班時(shí)需要以現(xiàn)金形式補(bǔ)繳其欠繳的社保費(fèi)用，根據(jù)其大概缺勤時(shí)間查找其每年欠繳數(shù)額，一方面Excel文件較多數(shù)據(jù)量大查詢較慢，另一方面由于職工無法準(zhǔn)確提供缺勤時(shí)間需逐年排查，造成職工等待時(shí)間較長。

2、月度社保補(bǔ)扣：

因產(chǎn)假等因素造成的欠繳情況，需社保管理員每月根據(jù)歷年累計(jì)欠繳臺賬進(jìn)行補(bǔ)扣個(gè)人社保費(fèi)用，大數(shù)據(jù)量Excel文件打開和數(shù)據(jù)訪問速度緩慢勢必造成工作效率下降，操作難度加大，易產(chǎn)生業(yè)務(wù)倦怠。

（四）社保臺賬登記崗位個(gè)人粘性分析

社保臺賬登記工作因個(gè)人登記習(xí)慣不同、存放Excel文件位置愛好不同、命名習(xí)慣不同等造成該項(xiàng)工作管理員不在時(shí)，其他人無法進(jìn)行該項(xiàng)工作，延遲辦理該項(xiàng)業(yè)務(wù)等待時(shí)間;同時(shí)也不便于崗位人員變更時(shí)工作交接，接手人員工作切入難度大。

二、原始社保管理方式弊端分析

以Excel表格進(jìn)行該項(xiàng)登記工作存以下缺點(diǎn)，1、登記工作量大2、Excel表存儲數(shù)據(jù)量有限，數(shù)據(jù)往往需要按年份進(jìn)行組織3、單一Excel表存儲數(shù)據(jù)過大時(shí)會出現(xiàn)打開緩慢以及未知原因的Excel文件損壞無法訪問數(shù)據(jù)4、無法實(shí)時(shí)獲取需要的數(shù)據(jù)，錯(cuò)誤率高，工作量大，無法為職工全景展現(xiàn)扣繳詳情5、個(gè)人崗位粘性太高。

三、社保臺賬數(shù)據(jù)處理解決方案

通過社保臺賬登記管理需求分析，可以確定需要以持久化數(shù)據(jù)庫來存儲數(shù)據(jù)，以編程語言處理臺賬統(tǒng)計(jì)，以通用熟悉界面為統(tǒng)計(jì)結(jié)果展現(xiàn)界面的解決方案。

（一）數(shù)據(jù)庫選型

目前主流數(shù)據(jù)庫包括大型應(yīng)用型數(shù)據(jù)庫Oracle數(shù)據(jù)庫、中型應(yīng)用型數(shù)據(jù)庫SQL SERVER數(shù)據(jù)庫以及小型單表應(yīng)用Visual FoxPro數(shù)據(jù)庫，從社保臺賬登記管理業(yè)務(wù)處理量分析，Visual FoxPro數(shù)據(jù)庫完全可以滿足系統(tǒng)要求，且其處理簡單，可以單表運(yùn)行。

（二）編程語言選型

主流編程語言需要IDE（開發(fā)集成工具）操作難度大，而VBA作為宿主語言，簡單明了，易學(xué)易用，普通人稍加學(xué)習(xí)語法便可以上手操作，固采用VAB語言進(jìn)行開發(fā)。

（三）數(shù)據(jù)展現(xiàn)界面選型

一方面由于現(xiàn)行社保管理人員對Excel界面熟悉，常規(guī)操作熟練，另一方面為了對以往社保臺賬登記管理方式和社保臺賬登記管理系統(tǒng)進(jìn)行無縫對接，降低操作難度，系統(tǒng)依然采用Excel表為數(shù)據(jù)操作和統(tǒng)計(jì)結(jié)果展現(xiàn)頁面。

四、VBA宏語言處理社保臺賬數(shù)據(jù)達(dá)到的效果

1、工作效率提升

通過VBA處理社保臺賬數(shù)據(jù)，社保臺賬登記管理工作可以實(shí)現(xiàn)由以前1天的工作量變?yōu)楝F(xiàn)在10分鐘即可完成，極大提高該崗位工作人員工作效率和工作滿意度，將社保管理人員從繁瑣的登記工作中解脫出來。

2、員工業(yè)務(wù)體驗(yàn)提升

由于通過VBA程序可以根據(jù)員工身份證號和姓名自動(dòng)統(tǒng)計(jì)員工指定時(shí)間段內(nèi)的應(yīng)繳納明細(xì)數(shù)據(jù)、應(yīng)繳納總額、實(shí)際繳納明細(xì)數(shù)據(jù)、實(shí)際繳納總額、歷史欠繳納明細(xì)數(shù)據(jù)以及歷史累計(jì)欠繳納總額，在員工辦理補(bǔ)繳業(yè)務(wù)時(shí)，一方面較以往手工統(tǒng)計(jì)核算極大縮短員工等待時(shí)間，另一方面可以很好消除員工對欠繳金額的質(zhì)疑，為員工辦理社保補(bǔ)繳業(yè)務(wù)提供良好體驗(yàn)。

3、崗位個(gè)人粘性降低，完美契合AB崗位要求

目前多數(shù)企業(yè)提倡崗位實(shí)行AB崗，該系統(tǒng)運(yùn)行后可以在社保臺賬管理工作A崗人員不在時(shí)，其他人員都可以作為B崗進(jìn)行該項(xiàng)工作處理，避免了以往B崗需要指定人員的弊端。

4、崗位工作延替性增強(qiáng)

由于是通過VBA語言進(jìn)行臺賬登記和統(tǒng)計(jì)查詢，操作步驟簡單，固當(dāng)該項(xiàng)工作由于人員調(diào)動(dòng)需要進(jìn)行崗位工作交接時(shí)，可以極大降低交接難度，縮短交接時(shí)間，降低接手人員工作切入難度。

五、結(jié)語

綜上所述，利用VBA宏語言對社保臺賬數(shù)據(jù)進(jìn)行登記處理，可以極大的節(jié)約企業(yè)的管理成本，能夠顯著提高崗位人員滿意度和職工業(yè)務(wù)處理滿意度，提升人力資源部門工作效率，對解決社保臺賬管理工作具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

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