如何做好檔案基礎(chǔ)性管理工作

趙志剛

摘 要：檔案基礎(chǔ)性工作是一個檔案收集、整理、保管、利用的全過程，各個環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，前后銜接，只有從每一個基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)做起，一步一個腳印，才能為整個檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)，從而促進(jìn)檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;基礎(chǔ)性

檔案室是本單位保存、管理檔案的部門，是單位的重要組成部分，對單位的日常工作起著舉足輕重的作用。做好檔案室的工作，需要檔案工作者付出大量的勞動。

一、檔案的接收、收集、整理

根據(jù)《檔案法》的要求，各職能部門負(fù)責(zé)歸檔材料的收集和整理，并定期交由本單位檔案部門集中管理，任何人不得拒絕歸檔。檔案室既要接收行政事務(wù)活動形成的檔案，也要接收科技檔案和各種專門檔案，本單位或工作人員編輯的書籍資料，宣傳本單位工作的報刊、材料等。從載體上包括紙質(zhì)檔案、膠片、磁帶、磁盤、光盤等形式的檔案資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作。如工程項目的檔案，堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計文件、工程管理文件、施工竣工驗收文件、基建財務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作，齊抓共管，做好歸檔工作。管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保檔案齊全、完整、系統(tǒng)，立卷做到格式充一、字跡工整、圖像清晰，同時根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，對文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理都門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。檔案室要積極推進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，只有形成的檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，才能為現(xiàn)代化的管理創(chuàng)造條件，保障檔案的質(zhì)量，為以后的檔案利用提供最堅實的基礎(chǔ)。

二、庫房內(nèi)檔案的保管

按照檔案管理制度要求，檔案室要配置高要求的檔案設(shè)施，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，依據(jù)國家和上級有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理保管檔案，保證檔案的安全，防止檔案的破損、褪色、霉變、失散、失真，對重要、珍貴的檔案應(yīng)當(dāng)采取特殊的保護(hù)措施。積極做好檔案庫房的“九防”（防盜、防火、防塵、防水、防高溫、防強光、防污染、防蟲鼠、防潮），搞好庫房溫濕度調(diào)控。做好檔案登記，完善登記制度，維護(hù)檔案的完整安全。

三、檔案檢索與提供利用

隨著計算機技術(shù)的應(yīng)用，利用微機進(jìn)行檔案檢索，成為現(xiàn)代檢索的重要手段。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據(jù)（中國檔案分類法）進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中，還應(yīng)加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，確保同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中，要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊。如果題名冗長則刪除多余的贅詞，還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出毎份文件的實質(zhì)作用。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間、提高利用效率?！爸黝}詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利，避其弊，我們認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進(jìn)行處理。還可利用計算機信息合并功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢計算機自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題分屬關(guān)系。

四、單位歸檔文件的指導(dǎo)和監(jiān)督

做到制度要健全，執(zhí)行有力。按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)檔案形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的檔案管理實施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確本單位檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織檔案的過程中，給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加檔案資料整理的可操作性。組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)貴徹《檔案法》及國家關(guān)于檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務(wù)能力，自覺增強責(zé)任意識，做到主動出擊、提前擬定計劃，實行跟蹤收集、動態(tài)收集、嚴(yán)把質(zhì)量，同時要求檔案人員，要根據(jù)工作進(jìn)度，積極參與單位的管理，及時與有關(guān)人員聯(lián)系，爭取配合，做到邊工作、邊檢查邊記錄、邊收集資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

總之，檔案基礎(chǔ)性工作是一個檔案收集、整理、保管、利用的全過程，各個環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，前后銜接，只有從每一個基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)做起，一步一個腳印，才能為整個檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

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