大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理工作的機遇及對策

熊雪波

摘要：近年來，隨著我國市場經(jīng)濟建設(shè)的快速發(fā)展，很多企業(yè)猶如雨后春筍發(fā)展迅速。隨著大數(shù)據(jù)、信息化時代的到來，各行各業(yè)都面臨著深刻的變革，對檔案工作來說，隨著檔案信息化進程的加快，電子檔案因其利用的便捷性得到了迅速的推廣和發(fā)展，但由于電子檔案所依賴網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性及不穩(wěn)定性等特點，導致電子檔案管理在安全保密方面面臨著諸多考驗。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;電子檔案管理工作;機遇及對策

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1672-9129（2020）08-0108-01

引言：先進的科學技術(shù)使得我國各行業(yè)發(fā)展迅速的同時改善我國人們的生活品質(zhì)。新時期，我國邁入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理逐步實現(xiàn)電子化，電子檔案管理具有一系列的優(yōu)勢，諸如安全集中、高效節(jié)約以及實時更新等等，但在大數(shù)據(jù)時代背景下電子方案管理工作的發(fā)展過程中還存在著一些問題亟待解決，需要我們加以關(guān)注，并采取有效的措施解決，從而更好地推動電子檔案管理工作的開展。

1 大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理工作的機遇

第一，提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。利用計算機相關(guān)管理系統(tǒng)，能夠在一定程度上減輕檔案管理員的工作壓力、提升工作效率、提高工作質(zhì)量，有效避免人為因素產(chǎn)生的一些管理問題。這是大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。第二，保障檔案管理安全性和標準化。以電子信息形式存檔，能夠保證檔案信息的安全性。如果有查閱檔案的需求，也不需要再去翻閱整卷檔案，在電腦上利用檢索工具查找所需要的文件即可。

2 電子檔案管理中存在的問題分析

2.1電子檔案管理人員的綜合能力有待強化。電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計算機應(yīng)用能力、信息化辦公能力等等。而在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計算機設(shè)備的操作能力都有所不足，這就造成了現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了不利影響。

2.2電子檔案相關(guān)法律法規(guī)缺失。伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國步入大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)時代下電子檔案興起，但當前有關(guān)電子檔案的立法工作還沒有完全開展起來，仍然缺乏一個針對電子檔案管理的有效的法律支持。現(xiàn)行的《檔案法》其中更多的內(nèi)容是針對紙質(zhì)檔案管理的具體政策和要求，對于電子檔案提及甚少，對于電子檔案的法律效力還沒有明確的規(guī)定，對于電子檔案存檔的標準、檔案的開放利用工作都沒有明確的規(guī)定。而伴隨時代的發(fā)展，當前對于檔案開放的需求越來越高，越來越多的工作中涉及到檔案的查閱工作，電子檔案何去何從沒有明確的法律支持。

2.3檔案管理模式落后。傳統(tǒng)的檔案管理，要按照不同需求對檔案資料進行分類和整理，方便后續(xù)的使用。為最大程度節(jié)省管理成本，傳統(tǒng)電子文件采用分散管理模式。但是，這種管理模式也存在很大的缺陷，容易導致數(shù)據(jù)不完整。比如在檢索電子信息的過程中，需要往返多個地方對數(shù)據(jù)進行全面收集，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問題。

3 大數(shù)據(jù)時代下電子檔案管理的應(yīng)對措施

3.1落實培訓計劃，強化電子檔案管理人員的綜合能力。管理人員作為電子檔案管理工作效率和質(zhì)量基礎(chǔ)影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務(wù)就是建立培訓計劃，通過高質(zhì)量的培訓工作落實，對電子檔案管理人員的綜合能力進行全面提升，例如信息化管理能力以及計算機設(shè)備操作能力等，為電子檔案管理工作的開展奠定高質(zhì)量的人員基礎(chǔ)，推動電子檔案管理工作的落實。

3.2建立健全電子檔案的法律法規(guī)。首先，國家層面應(yīng)當出臺相應(yīng)的法律來對電子檔案的法律效力予以承認，推動電子檔案普及，要對檔案館免責條款進行明確，避免因檔案館開放電子檔案所面對的種種責任。面對電子檔案當前存在的一系列問題，需要明確的法律來解決，讓法律成為電子檔案管理工作有效開展的重要指導，也要讓法律成為保護工作人員合理開展檔案開放工作的重要依據(jù)，成為正常開展檔案管理工作的保護傘。其次，要依托法律完善電子檔案開放過程中面臨信息安全的解決辦法。盡管電子檔案的安全管理是當前我們面臨的重要難題，但我們需要做的是如何來化解這個風險，而不是成為限制電子檔案開放的一個理由。只有建立健全電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，才能推動電子檔案管理更加規(guī)范化、科學化。最后，要完善獎懲追責機制，對于電子檔案管理工作中做出突出貢獻的單位和個人要進行獎勵，對于因不履行職責、不配合電子檔案管理工作的行為進行追責，積極推動電子檔案的開放利用，真正發(fā)揮電子檔案的價值。

3.3確保檔案管理系統(tǒng)能夠長久應(yīng)對海量數(shù)據(jù)的安全遷移、導入。在進行檔案信息化建設(shè)時，一個基礎(chǔ)性工作就是將一個組織內(nèi)部不同成員單位之間原有檔案管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一遷移至新系統(tǒng)中，在遷移過程中，技術(shù)人員需要給遷移的數(shù)據(jù)分配一個新的存儲單元路徑，系統(tǒng)自動在定義的遷移路徑下建立指定檔案的副本，為保證遷移數(shù)據(jù)的準確和完整，復(fù)制完成后，系統(tǒng)自動對遷移數(shù)據(jù)進行校驗，確保遷移數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)完全一致。

3.4構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺。用戶直接接觸電子檔案信息的途徑，就是各個電子信息檔案館的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺。如果投入運行的網(wǎng)絡(luò)平臺上關(guān)于檔案信息的分類不明確，查詢方法太過復(fù)雜，就會給用戶，尤其是老年用戶帶來查詢困難，無法為用戶提供更好的服務(wù)。因此，電子檔案館應(yīng)該積極完善網(wǎng)站建設(shè)，實現(xiàn)電子信息條目清晰化，查詢操作簡單化。不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平，從而實現(xiàn)電子檔案管理的人性化和智能化。

結(jié)語：信息時代，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用于社會的各個領(lǐng)域，這對檔案管理工作既是機遇也是挑戰(zhàn)。實現(xiàn)檔案的信息化管理是時代的趨勢，也是全球信息化發(fā)展的必然選擇。

參考文獻：

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[2]曾超.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（09）：85+87.