淺談事業(yè)單位文書檔案管理分析

林曉紅

【摘要】隨著信息化技術在社會發(fā)展中的廣泛應用，大大提升了社會各方面的發(fā)展水平，對于促進智能化、信息化的實現(xiàn)起到了重要作用。在信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇，通過實現(xiàn)信息化的文書檔案管理，對于更好地滿足事業(yè)單位發(fā)展具有重要的幫助作用。本文通過對信息化背景下的事業(yè)單位文書檔案管理措施進行分析，以期實現(xiàn)文書檔案管理水平的不斷提升，更好的輔助事業(yè)單位各項工作的開展。

【關鍵詞】事業(yè)單位? 文書檔案? 信息化

檔案記錄了事業(yè)單位發(fā)展過程中關于經(jīng)營發(fā)展各個方面的重要信息，文書檔案是事業(yè)單位在日常管理活動中所產(chǎn)生的由通用文書轉化來的一部分檔案，包括的種類較多，例如指示、決定、命令、報告等等，由于文書檔案的種類紛繁復雜，從而使得在進行文書檔案管理的過程中需要耗費更多的人力和物力。通過將信息化技術應用到文書檔案管理中，大大改善了這一問題，對于節(jié)約人力和物力都起到了重要的促進作用。

一、信息化對事業(yè)單位文書檔案管理的影響

文書檔案管理是事業(yè)單位中的一項基礎性工作，通過加強文書檔案管理，為事業(yè)單位中各項經(jīng)營活動的順利開展具有重要意義。但傳統(tǒng)的文書檔案管理不僅包含種類較多，而且涉及的細節(jié)較多，由此難以保證在進行文書檔案管理時出現(xiàn)漏洞，而且在進行資料查詢時，也會由于種類較多而需要耗費更多時間，不僅不利于工作效率的提升，還會損耗事業(yè)單位過多的資源，難以對事業(yè)單位的快速發(fā)展起到促進作用。信息化技術的出現(xiàn)，對事業(yè)單位的文書檔案管理起到了巨大的沖擊，通過將這些信息化技術應用到文書檔案管理中，能夠提高文書檔案管理的水平，大大提高信息資料查詢的效率和質量，并通過將檔案信息存儲到計算機中，以避免由于紙質檔案帶來的紙張損耗和成本損耗。同時，應用信息化技術，也已經(jīng)成為事業(yè)單位文書檔案管理工作開展的基礎促進條件，能夠更好地滿足事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展需求。事業(yè)單位文書檔案的信息化管理，已經(jīng)成為未來事業(yè)單位文書檔案管理的發(fā)展趨勢。

二、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理措施

（1）創(chuàng)新管理觀念。對于事業(yè)單位文書檔案進行信息化管理，首先需要創(chuàng)新管理觀念，用現(xiàn)代化管理意識來指導工作。通過把現(xiàn)代化信息管理觀念貫徹到管理工作中，指導事業(yè)單位文書檔案管理工作的運行和流程，才能夠讓事業(yè)單位的文書檔案管理符合現(xiàn)代化時代的需求。文書檔案管理工作開展過程中要充分的利用電腦信息技術，電腦信息技術能夠有效減少文書檔案管理工作的復雜性。單位領導層也需要重視檔案管理工作熱重要性，不斷創(chuàng)新自身的管理思維，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方法，創(chuàng)新信息化管理理念，為信息化文書檔案管理工作投入適當?shù)呢斄?、人力和物力資源，逐步推動事業(yè)單位的文書檔案管理工作逐漸信息化，切實的把信息化技術應用到文書檔案管理的每一個工作流程中，減少文書檔案的人工操作，減少了工作中的失誤性和不確定性，簡化了文書檔案的收集、收納、保存等工作步驟，逐步實現(xiàn)了事業(yè)單位文書檔案管理的信息化轉變。

（2）提升管理團隊工作水平。由于事業(yè)單位的文書檔案管理工作量比較大，因此檔案管理工作比較費時費力，無形當中影響了檔案管理工作的及時性和準確性。想要提升檔案管理工作的工作是質量必須要擁有一支素質較高、具有現(xiàn)代化信息技術、管理技能的管理團隊。事業(yè)單位的文書檔案管理工作人員要不斷地創(chuàng)新自身技能掌握，通過學習新技術新方法來提升自我能力建設，加強工作中的相互交流和合作，準確、快捷的完成管理工作重點的每一個步驟。一個優(yōu)秀的管理團隊必須要整個管理單位上下一心，其次要求管理人員需要兼具專業(yè)的技能和現(xiàn)代化信息設備操作能力，讓業(yè)務能力和實踐工作能力相結合，這樣才能夠更好地做好信息化檔案管理工作。

（3）建立完善的信息化管理平臺。想要確保事業(yè)單位文書檔案管理工作信息化發(fā)展，必須要在工作中建立起一個完善的信息化平臺作為工作保障。完整的信息化平臺需要具備文書檔案的加工、存儲、保密、查詢等功能。通過搭建完善的信息管理平臺，能夠提升文書檔案管理工作能力，開發(fā)出合適的管理軟件能夠進一步提高文書檔案的管理效果和工作水平，同時還能夠減少事業(yè)單位檔案管理部門的工作量。檔案管理的信息網(wǎng)絡要跟外網(wǎng)之間建立物理的隔離層，這也是保護檔案信息的有效手段。當前有很多單位采用防火墻來進行認證工作，目前不管是那一種隔離手段，都具備過濾信息功能，能夠嚴禁某些業(yè)務的進入，記錄下防火墻的信息內容活動，確保系統(tǒng)運行的安全性和可靠性。

三、結束語

信息化技術會在事業(yè)單位文書檔案管理中得到更深刻、更廣泛的應用，因此，事業(yè)單位應當充分認識到信息化技術應用的重要性，并將其充分的應用到文書檔案管理工作中，從而為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

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