地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

劉丹

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理數(shù)字化成為時(shí)代發(fā)展的必經(jīng)之路，為了提高數(shù)字化管理效率，完善現(xiàn)有檔案管理短板，本文提出針對(duì)性整改方案。本文結(jié)合核工業(yè)地質(zhì)檔案館（石家莊）的數(shù)字化項(xiàng)目基本管理現(xiàn)狀，根據(jù)實(shí)際工作情況中遇到的問題提出整改方案，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互通，提高工作效率，使其在未來的檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案;電子化管理

1 館藏地質(zhì)資料的構(gòu)成及分類

中國鈾礦地質(zhì)勘查始于1955年，經(jīng)過60多年的發(fā)展，積累了豐富的地質(zhì)檔案資料。核工業(yè)地質(zhì)檔案館（石家莊）珍藏了從20世紀(jì)50年代至今的放射性礦產(chǎn)地質(zhì)勘查工作所取得的各類成果資料。館藏檔案資料按其專業(yè)類別分為：區(qū)調(diào)類、礦產(chǎn)勘查類、地球物理勘查類、地球化學(xué)勘查類、遙感地質(zhì)調(diào)查類、綜合物化探調(diào)查類、地質(zhì)科學(xué)研究類六大組成部分。其中包含了大量的文件、圖片以及以光盤為載體的珍貴檔案資料。

2 地質(zhì)檔案數(shù)字化管理

2.1 含義

地質(zhì)檔案數(shù)字化管理含義：是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實(shí)施手工管理和以點(diǎn)到點(diǎn)的傳播。即便是經(jīng)過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實(shí)現(xiàn)以點(diǎn)到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達(dá)到社會(huì)化程度。檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢(shì)。檔案原件數(shù)字化，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

2.2 數(shù)字化管理的必要性

現(xiàn)如今的地質(zhì)檔案管理，是由各單位各項(xiàng)目組通過驗(yàn)收后，將形成的地質(zhì)檔案資料匯總、審核、上交，然后統(tǒng)一歸檔入庫上架。這種傳統(tǒng)的模式帶來了很多的資源浪費(fèi)，甚至是檔案內(nèi)容缺失。隨著我館近年收集資料數(shù)量的增大，電子檔案將代替原有紙質(zhì)檔案的借閱與使用。這樣既可以保護(hù)原件，也可以減少紙質(zhì)檔案在搬運(yùn)過程中造成的人力物力和時(shí)間浪費(fèi)，更減少了檔案在借閱過程中造成的磨損與傷害，同時(shí)也確保了涉密檔案在借閱過程中的安全性。所以，全面推進(jìn)地質(zhì)資料數(shù)字化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，更可以使檔案發(fā)揮出其社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

3 地質(zhì)檔案數(shù)字化的應(yīng)用（方案）

做好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案數(shù)字化，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化實(shí)施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點(diǎn)，分步進(jìn)行”的原則，對(duì)館藏重點(diǎn)和利用率高的檔案先行數(shù)字化，早日滿足利用者的需求

傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)為載體，而數(shù)字化檔案以光盤、磁盤為載體，依托計(jì)算機(jī)數(shù)字庫進(jìn)行電子化統(tǒng)一管理，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與分類。

通過數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)我們可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交換（即電子歸檔）、海量存儲(chǔ)和自動(dòng)檢索，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的資源共享。而實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)包括以下幾點(diǎn)：

3.1 樹立數(shù)字化理念

檔案管理工作者首先要樹立檔案管理數(shù)字化建設(shè)理念，建立完善的管理制度，保障數(shù)字化工作的有效實(shí)施。其管理制度涉及整個(gè)電子化流程，包括收集、歸檔、掃描、入庫，管理等各個(gè)環(huán)節(jié)。通過完善的制度來保障數(shù)字化工作的有序開展。

3.2 優(yōu)化人才隊(duì)伍

在地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，工作者是作者，具有承上啟下的作用。提高自身素質(zhì)，掌握專業(yè)技能，學(xué)習(xí)操作管理，才能使檔案工作人員更快的適應(yīng)現(xiàn)代化的工作管理方式。才能在經(jīng)濟(jì)文化不斷發(fā)展的大環(huán)境下，確保檔案數(shù)字化工作實(shí)用高效。在能在現(xiàn)代檔案管理的新常態(tài)下，為地勘單位的可持續(xù)發(fā)展提供支持。

3.3 完善工作流程

數(shù)字化搶救項(xiàng)目自立項(xiàng)開始，就受到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，成立專門的檔案數(shù)字化搶救小組并制定搶救方案。從2006年開始，核工業(yè)地質(zhì)檔案館（石家莊）開始對(duì)館藏紙質(zhì)地質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化搶救，數(shù)字化搶救主要包括：（案卷著錄、文件著錄掃描錄入、資料錄入、圖片掃描、資料掃描，現(xiàn)行文件錄入、多媒體導(dǎo)入等）。數(shù)字化搶救的主要工作包括：（1）整理紙質(zhì)檔案并管理分類為報(bào)告、附件、附圖;（2）對(duì)分類檔案進(jìn)行掃描、匯總、編輯;（3）對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行匯總整理歸類;（4）建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案信息匯總。

4 地質(zhì)檔案電子化的效果分析

4.1 提高工作效率

實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案數(shù)字化，把紙質(zhì)檔案資料通過掃描、攝影、OCR技術(shù)轉(zhuǎn)換成電子文檔。同時(shí)建立的數(shù)據(jù)庫利于為給借閱者提供更便捷、更快速、更準(zhǔn)確的服務(wù)。而電子檔案更容易對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和提取，完成了由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理的巨大轉(zhuǎn)變，有效的提高了檔案查閱、借閱，復(fù)制的效率，節(jié)省了工作時(shí)間，更減少了紙質(zhì)檔案在借閱中的損壞與丟失。

4.2 提高管理效率

實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案數(shù)字化，建立完善的數(shù)據(jù)庫管理制度，更有利于規(guī)范檔案管理工作，形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，提高了檔案管理質(zhì)量。

4.3 提高檔案安全管理

1）借閱安全。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在借閱過程中存在許多不可避免的問題，包括破損、丟失等問題。而在保存過程中，需要很高的存儲(chǔ)環(huán)境要求，更不可避免會(huì)受潮蟲蝕等問題。而檔案數(shù)字化管理能安全有效的保存檔案，地質(zhì)檔案資料在數(shù)據(jù)庫的有效管理可長久保存，原件的損壞，破損、丟失不影響電子檔案的信息。而借閱檔案全部是數(shù)字化，以光盤或磁盤為載體，不會(huì)對(duì)原始資料進(jìn)行人為的傷害。

2）傳播安全。數(shù)字化檔案中不乏有許多涉密檔案，在傳統(tǒng)模式借閱中，紙質(zhì)檔案可以無限制的使用，可隨意通過照相、攝像、拷貝等方式傳播給他人甚至是互聯(lián)網(wǎng)，而導(dǎo)致地質(zhì)檔案信息泄密。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展與應(yīng)用，數(shù)字化檔案可通過高效的技術(shù)手段防控地質(zhì)檔案的隨意復(fù)制、傳播及泄密，可使借閱人員在安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用數(shù)字地質(zhì)檔案。

5 結(jié)論

信息時(shí)代的到來給檔案信息領(lǐng)域帶來了巨大的變化，地質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的有效開展，推動(dòng)了我館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化搶救工作，使檔案管理及工作人員的整體素質(zhì)得到提高，我們抓住機(jī)遇，把握時(shí)機(jī)，緊跟社會(huì)發(fā)展步伐，確保檔案數(shù)字化搶救工作有序進(jìn)行。也全面推進(jìn)檔案管理的電子化進(jìn)程。使我們核工業(yè)地質(zhì)檔案館（石家莊）在大形勢(shì)下取得更大的發(fā)展與進(jìn)步。

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