探究如何做好國(guó)有大型建筑企業(yè)的人事檔案信息化工作

付莉斯

摘 要：人事檔案對(duì)于國(guó)有大型建筑企業(yè)的發(fā)展而言，發(fā)揮著突出作用。然而，在我國(guó)的多數(shù)國(guó)有建筑企業(yè)之中，未能實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化工作。本文以此為背景，針對(duì)如何做好國(guó)有大型建筑企業(yè)的人事檔案信息化工作進(jìn)行了深入研究。

關(guān)鍵詞：國(guó)有大型建筑企業(yè);人事檔案信息化工作;舉措

1 人事檔案信息化的含義

人事檔案信息化的含義是，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、處理后形成相對(duì)應(yīng)的電子數(shù)據(jù)，從而變?yōu)殡娮訖n案，檔案包含的主要內(nèi)容有目錄、原始圖像和高清圖案的相關(guān)數(shù)據(jù)。在檔案中，詳細(xì)記載著個(gè)人的工作經(jīng)歷、工作能力、思政表現(xiàn)等。這份檔案在選拔和任用人才時(shí)，將會(huì)為管理人員提供準(zhǔn)確且真實(shí)的信息。

2 當(dāng)前國(guó)有大型建筑企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的不足

近年來(lái)，隨著我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作的大力發(fā)展和PPP模式的逐步應(yīng)用，使得我國(guó)建筑業(yè)為改善人民的物質(zhì)生活方面做出了突出貢獻(xiàn)。不過(guò)，在建筑企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，也顯現(xiàn)出了自身在人事管理方面的不足，亟需引入現(xiàn)代化的管理理念，借以提升企業(yè)的管理水平。

2.1 人員流動(dòng)性過(guò)大，易造成檔案遺失

參照相關(guān)數(shù)據(jù)可知，建筑行業(yè)內(nèi)的人員流動(dòng)率高達(dá)20%，其中只有少部分人員進(jìn)入了政府部門(mén)擔(dān)任公職，大部分人員則是繼續(xù)留在國(guó)有或是民營(yíng)建筑企業(yè)中從事相關(guān)工作，然而，由于民企中缺少專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)歸檔，長(zhǎng)此以往，員工受到這種工作氛圍的影響，自身也不會(huì)再重視檔案的重要性，在人員的后續(xù)流動(dòng)過(guò)程中極易出現(xiàn)檔案遺失的情況。

2.2 國(guó)有企業(yè)及個(gè)人不重視檔案

首先，考慮到國(guó)有企業(yè)普遍不重視檔案的作用，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的管檔人員數(shù)量稀少，在大多數(shù)情況下，都是由一人負(fù)責(zé)管理多達(dá)上千份的檔案。數(shù)量如此龐大的檔案，促使管理人員只能提供存放與查閱服務(wù)，難以及時(shí)完成檔案的收集與整理工作。其次，不同部門(mén)的管理人員都缺乏對(duì)檔案知識(shí)的了解，因此，也不具備較強(qiáng)的材料歸檔意識(shí)，極易錯(cuò)失材料歸檔的良好時(shí)機(jī)，最終造成材料缺失的現(xiàn)象。最后，員工個(gè)人也不重視檔案的重要性，不知道哪些材料應(yīng)該歸納進(jìn)檔案，經(jīng)常將材料自行存放，導(dǎo)致材料出現(xiàn)遺失。

2.3 人事檔案管理水平較差，檔案利用率低下

當(dāng)前，國(guó)有大型建筑企業(yè)仍舊慣于對(duì)人事檔案的管理使用紙質(zhì)檔案管理模式，尚未運(yùn)用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，造成上述現(xiàn)象的主要原因是：管理過(guò)于簡(jiǎn)單;企業(yè)內(nèi)部不具備高效的管檔工具;檔案利用率低下，致使員工信息與檔案內(nèi)部信息無(wú)法做到準(zhǔn)確對(duì)應(yīng);檔案信息內(nèi)容更新遲緩，易出現(xiàn)差錯(cuò)且沒(méi)有準(zhǔn)確依據(jù)，使得人力資源部門(mén)難以準(zhǔn)確了解員工的真實(shí)動(dòng)態(tài)。

2.4 難以合理利用檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)信息

在國(guó)有大型建筑企業(yè)中，存放著上萬(wàn)人的檔案卷宗，而每一份檔案之中都記載著諸如個(gè)人工作經(jīng)歷、職稱(chēng)、籍貫等多項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，但是，由于缺乏有效的檔案管理工具，致使擁有大量信息內(nèi)容的檔案材料未能在企業(yè)的人力資源數(shù)據(jù)分析方面，發(fā)揮自身的數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，從而不能提供相關(guān)幫助。

3 國(guó)有大型建筑企業(yè)的人事檔案信息化舉措

3.1 做好檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)工作

國(guó)有大型建筑企業(yè)的檔案信息化工作是否可以完成，主要取決于企業(yè)能否做好檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)工作。首先，立足于企業(yè)層面，就要對(duì)該項(xiàng)工作予以高度重視。具體來(lái)講就是，在企業(yè)內(nèi)部成立專(zhuān)項(xiàng)信息化工作辦公室，主要領(lǐng)導(dǎo)為分管人事工作的高管，然后，從下屬子公司的人力資源部門(mén)中選取政治思想過(guò)硬、嚴(yán)格遵守原則的員工參與到信息化工作小組之中。本小組的主要工作職責(zé)就是做好本單位員工的個(gè)人檔案審核及信息化工作。其次，在成立小組后，要著重提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力，定期組織人員參與培訓(xùn)，通過(guò)明晰審核流程、補(bǔ)充材料的具體細(xì)則等內(nèi)容，將檔案信息化流程梳理正確。

3.2 加大開(kāi)發(fā)人事檔案信息系統(tǒng)的利用程度

通過(guò)加大人事檔案信息系統(tǒng)的利用程度，可以充分提取檔案之中存在的信息數(shù)據(jù)，借由將檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)同HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)相對(duì)接，使得HR系統(tǒng)能調(diào)用各類(lèi)人事信息，從而避免兩個(gè)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)利用率低下，并且還能確保數(shù)據(jù)的一致性、完整性和準(zhǔn)確性。另外，在收集、整理人事信息的過(guò)程中，可以達(dá)到一次收集而后多次利用的成效，比如，每次更新人事檔案的信息內(nèi)容，在HR系統(tǒng)中也能實(shí)現(xiàn)同步更新，此舉極大的提升了人力資源管理的效率。在國(guó)有大型建筑企業(yè)之中，借由構(gòu)建數(shù)據(jù)模型、設(shè)置查詢(xún)、篩選與統(tǒng)計(jì)功能，得以形成一套完善的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以此有效發(fā)揮出大數(shù)據(jù)的種種優(yōu)勢(shì)，方可對(duì)人事信息內(nèi)容開(kāi)展進(jìn)一步分析，進(jìn)而為企業(yè)做出人才戰(zhàn)略的相關(guān)部署提供參考。

3.3 做好人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核與信息化工作

首先，在企業(yè)內(nèi)部全面開(kāi)展人事檔案信息專(zhuān)項(xiàng)審核工作。前期，由各分公司的工作人員對(duì)人事檔案進(jìn)行初審，而后再由公司檔案信息化辦公室的成員負(fù)責(zé)后續(xù)的復(fù)審工作，力爭(zhēng)從多個(gè)角度出發(fā)做好審核工作。在此過(guò)程中，找出檔案清單之中缺少的資料內(nèi)容，開(kāi)具相關(guān)通知單，尋求員工個(gè)人、部門(mén)或是單位進(jìn)行材料補(bǔ)充，此舉可以對(duì)檔案之中缺少的信息內(nèi)容進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，以此確保其中的三齡兩歷等信息是完整、準(zhǔn)確的，進(jìn)而提升檔案的利用價(jià)值。其次，做好人事檔案信息的錄入工作，按照清單要求的順序進(jìn)行掃描。當(dāng)該項(xiàng)工作順利完成后，為人員的后續(xù)使用提供了方便，僅需通過(guò)系統(tǒng)即可完成檔案的查閱或是打印，從而提高了檔案的利用率，減少了檔案的拆裝次數(shù)，避免檔案出現(xiàn)遺失或破損的情況。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在國(guó)有大型建筑企業(yè)之中，人力資本積累會(huì)對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展造成重大影響。而人事檔案信息化工作卻又可以成為企業(yè)提升人力資本的關(guān)鍵性因素，因此，企業(yè)只有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，才能為自身的后續(xù)發(fā)展提供良好保障。

參考文獻(xiàn)

[1]朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2003（11）：25-45.