創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

周春然

摘 要：檔案是記錄信息的載體，是我們了解某項事件、某個事物的重要方法。信息時代，檔案管理也需要跟上時代發(fā)展，朝著信息化發(fā)展。信息化技術(shù)應(yīng)用，代替了人工，極大提高了工作效率。當(dāng)前我國檔案管理工作邁入了新時代，有了很大改變，檔案管理工作人員要摒棄傳統(tǒng)觀念，轉(zhuǎn)變思想，將先進的信息化技術(shù)進入其中，實現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案信息的利用率，有助于檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展?；诖耍诒酒撐闹泄P者主要介紹了檔案管理信息化的優(yōu)勢，以及重要性，解釋了創(chuàng)新檔案管理理念，并論述了實現(xiàn)檔案管理信息化的一些措施。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新;檔案管理;信息化

1 檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.1 效率高

傳統(tǒng)檔案管理工作比較復(fù)雜，工作效率非常慢，檔案信息必須依靠人工整理檔案資料，人工操作容易出現(xiàn)遺漏、錯誤等，進而降低檔案信息的精確度。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)沒法滿足現(xiàn)代檔案管理需求，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，信息傳播愈發(fā)及時，當(dāng)前我國檔案管理信息化條件比較完善，在檔案管理中引入信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理理念，引入先進的技術(shù)，建立起一套完善的檔案管理體系，檔案資料需要者在計算機上面輸入想要資料的關(guān)鍵詞，就能夠馬上檢索出想要的資料，工作效率得到極大提升。并且計算機也能夠用來整理、儲存檔案信息。

1.2 共享資源

檔案管理信息化能夠在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)共享資源，檔案需求者可以在網(wǎng)上獲取自己想要的信息。傳統(tǒng)檔案管理方法是無法實現(xiàn)共享資源，這樣是沒有辦法充分發(fā)揮檔案價值的，查閱檔案資料也比較緩慢。信息技術(shù)將檔案資料分類、整理、匯總、儲存，一套完善的檔案管理系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)上建立其檔案資料信息的共享網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案需要者能夠通過網(wǎng)絡(luò)隨時隨地查詢檔案資料，提高信息利用率。

1.3 安全可靠

傳統(tǒng)檔案幾乎都是紙質(zhì)的，保存起來非常困難，時間愈長，儲存越難。并且，紙質(zhì)檔案在借閱的過程中，經(jīng)過很多人的翻閱，會受到不同程度的破損，甚至發(fā)生檔案資料的丟失。檔案管理人員還需要定期修復(fù)破損的檔案，增加了管理人員的工作量。在檔案管理工作實現(xiàn)了信息化，檔案資料存儲在計算機中，降低了檔案資料的損壞，保存在計算機中可以是永久性的，并不需要修復(fù)。并且，網(wǎng)絡(luò)非常安全，可以跨地區(qū)傳播檔案信息資料，更加快速的傳遞信息，儲存愈發(fā)安全可靠。

2 創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化的一些措施

2.1 利用先進信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理

信息時代，建設(shè)信息化檔案管理工作非常必要，我們要跟得上時代發(fā)展，與時俱進，利用先進科學(xué)的信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作。檔案管理工作只有通過不斷創(chuàng)新，讓工作更加便捷、安全，進而提高檔案管理工作效率。信息技術(shù)也不是一成不變，其技藝水平不斷提升，設(shè)計出愈加科學(xué)的管理軟件，拓寬計算機存儲，提高計算機性能，推動檔案管理工作信息化建設(shè)。為了確保檔案管理工作信息化建設(shè)，要提高其安全性，要提高信息技術(shù)水平，盡量降低電磁波的干擾。并且加強相關(guān)管理軟件的開發(fā)力度，提高檔案管理工作效率。

2.2 轉(zhuǎn)變檔案管理理念，多元化管理模式

當(dāng)前檔案管理工作，要想做好，工作人員一定要轉(zhuǎn)變理念，在意識中都要根深蒂固的印上檔案管理信息技術(shù)的重要性，可以以主動服務(wù)代替被動服務(wù)，盡量避免檔案服務(wù)過于形式化，提高工作人員服務(wù)意識，拓寬服務(wù)范圍，進而滿足檔案需求者的需求。檔案管理的服務(wù)人群是廣大人民群眾，要能夠融入社會，開展一些實踐活動，提高宣傳力度，讓廣大人民群眾了解信息化檔案的內(nèi)容，檔案人員也要分析檔案資源使用者，了解人民群眾的需求。整合檔案資源錄入數(shù)據(jù)庫，提高資源利用率，緊跟時代步伐，提高檔案管理工作質(zhì)量。

2.3 優(yōu)化檔案管理制度，推動信息化建設(shè)

要想做好現(xiàn)代檔案管理工作，一定要優(yōu)化檔案管理制度，良好的管理制度，有效推動了檔案信息化管理工作的建設(shè)。檔案管理工作信息化比起傳統(tǒng)檔案管理工作方法要強許多，所以，檔案管理一定要根據(jù)自身現(xiàn)實情況，建立健全一套適合的檔案管理制度，比如，檔案管理規(guī)章制度，檔案信息管理規(guī)范，檔案管理保密制度與機房管理規(guī)范制度等等。良好的檔案管理制度，實現(xiàn)了檔案管理信息化規(guī)范化管理。

2.4 共享數(shù)據(jù)信息，創(chuàng)新檔案管理模式

信息網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理工作，勢必要實現(xiàn)信息共享，讓檔案信息需求者能夠快速在網(wǎng)絡(luò)上找到檔案資源。隨著時代的更迭，檔案管理工作也要不斷創(chuàng)新管理模式，做出變革，優(yōu)化檔案工作服務(wù)水平，提高工作效率。部分管理人員對某些檔案信息不夠重視，在錄入檔案資料時存在漏報、重復(fù)記錄現(xiàn)象。而信息化檔案管理工作的開展有效改善了這種情況，檔案管理人員重新整合檔案信息，實現(xiàn)快速檢索，建立一個科學(xué)合理、完善的電子檔案管理系統(tǒng)。

2.5 做好電子檔案管理工作，提高檔案管理安全性

安全保密是檔案管理工作的關(guān)鍵，管理人員一定要樹立起良好的保密意識，這也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。電子檔案儲存到數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)庫中，如果安全出現(xiàn)問題，就會遭到外界的攻擊，損壞到電子檔案信息。建設(shè)信息化檔案管理工作中，一定要提高安全防范措施，儲存好檔案電子數(shù)據(jù)，學(xué)會熟練操作計算機，采取一定措施防止病毒。做好電子檔案管理工作，提高檔案管理安全性，安全性是保證電子檔案信息的關(guān)鍵。要想做好該工作一定要從重視每個環(huán)節(jié)，做好安全工作，提高管理工作安全性。要加強檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，提升其責(zé)任感，培養(yǎng)其擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)，做好服務(wù)工作。對電子檔案做好安全防護工作，檔案數(shù)據(jù)要每天備份，建設(shè)防火墻，只有做過身份認真的才能查閱檔案信息，加強管理工作人員往來安全意識，提高檔案管理安全性。

2.6 加強人才培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作質(zhì)量

管理是人在管理，主體是人，一個人自身的職業(yè)素養(yǎng)，直接影響到檔案管理工作質(zhì)量。實際工作中，一定要加強人才的培訓(xùn)工作，做好培訓(xùn)工作。檔案部門現(xiàn)有的工作人員作為信息化檔案管理工作的中堅力量，所以，建設(shè)檔案管理信息化過程中，一定要重視現(xiàn)有管理人員的權(quán)益，做好培訓(xùn)工作，采取相應(yīng)的措施力，激發(fā)其工作積極性。其培訓(xùn)內(nèi)容主要是檔案管理信息化方面的自身，鍛煉其實際計算機操作技能水平。在加強培訓(xùn)工作的同時，還要積極引進信息化檔案管理工作優(yōu)秀的技術(shù)人才，制定科學(xué)合理的人才引進計劃，留住優(yōu)秀的人才。信息化檔案管理工作的過程中，不管是軟件開發(fā)，還是系統(tǒng)的維護等這些都需要優(yōu)秀的信息專業(yè)人才，所以，當(dāng)今檔案管理部門，要想做好信息化管理工作，勢必要引進信息技術(shù)方面的專業(yè)人才，來解決工作中各種技術(shù)方面的問題，提高信息化檔案管理工作質(zhì)量。

3 結(jié)束語

總而言之，科技在不斷進步，信息技術(shù)水平在不斷提升，檔案管理亦開始步入信息化時代，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也朝著電子檔案邁進，很多社會活動不再使用紙質(zhì)，電子檔案愈來愈多。要想做好信息化檔案管理工作，一定創(chuàng)新檔案管理理念，加強檔案管理工作，提高工作質(zhì)量，為廣大檔案使用者做好服務(wù)。

參考文獻

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