如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

孫樹旺

摘 要：在當(dāng)前新時期，人們的日常工作及生活模式都發(fā)生了改變。機關(guān)事業(yè)單位若想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就需要加強檔案管理工作，建立全新的管理模式，使管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以此促進機關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。本文對如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理進行探討，分析機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，針對性提出了檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理可推動機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，但就目前情況來看，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理不符合實際需求，這樣的問題阻礙了機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，應(yīng)利用現(xiàn)代化手段構(gòu)建科學(xué)合理的管理體系。同時，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立符合當(dāng)前發(fā)展趨勢的檔案管理模式，并利用創(chuàng)新思路解決現(xiàn)存問題。本文闡述了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的意義，并提出了思路與方法，以此建立適符合需求的檔案管理體系，推動機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展。

1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的意義

在新時期，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)不斷創(chuàng)新，將制度進一步完善，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)制定各項規(guī)章制度，為實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。同時，需要以相應(yīng)的方法對當(dāng)前檔案管理進行創(chuàng)新，使管理能夠掌握主動權(quán)，進而形成健全的檔案管理配置與體系。除此之外，在檔案管理上要有效分配技術(shù)人員的工作，并結(jié)合實際情況與有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格進行管理維護，不斷提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的水平，使管理體系更加符合機關(guān)事業(yè)單位在當(dāng)前時代的發(fā)展需求，進而促進機關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[1]。

2 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 管理模式相對落后

傳統(tǒng)的檔案管理不僅需要提供足夠的存檔空間，而且還需要注意防火、防破損等問題，一方面增加了檔案管理的人力成本，另一方面也增加了檔案管理的財務(wù)支出[2]。紙質(zhì)檔案在保存的過程中很有可能變質(zhì)或破損，檔案的安全性與完整性得不到良好的保障，其原因在于沒有結(jié)合當(dāng)前新時代科學(xué)技術(shù)進行創(chuàng)新，導(dǎo)致管理模式不符合時代

需求。

2.2 管理工作負(fù)荷比較大

檔案管理在機關(guān)事業(yè)單位中有著不可替代的作用，其不僅可以將資源檔案保存下來，還可以隨時調(diào)取所需資源，便于整體管理。同時，隨著機關(guān)事業(yè)單位規(guī)模不斷的擴大，相關(guān)工作的變遷等現(xiàn)象頻繁發(fā)生，增加了檔案管理工作的負(fù)荷，使管理過程中的工作量隨之增加，為管理人員帶來了巨大的工作壓力，顯然傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)無法滿足當(dāng)前時期的發(fā)展需求。

2.3 缺乏信息現(xiàn)代化管理

就傳統(tǒng)的管理模式而言，如想精確查找檔案會消耗大量的時間。雖然現(xiàn)階段部分機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)了電子化管理，但主要是通過計算機進行簡單的信息錄入與儲存，并沒有打破傳統(tǒng)檔案管理的局限性。由此可見，在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，簡單的信息錄入并沒有充分發(fā)揮信息化技術(shù)的作用。同時，還有部分機關(guān)事業(yè)單位在管理中仍然運用人工查詢的管理模式，這樣不僅降低了工作效率，而且很容易造成材料的丟失的問題，且缺乏現(xiàn)代化技術(shù)的合理應(yīng)用，導(dǎo)致機關(guān)事業(yè)單位無法實現(xiàn)電子材料的轉(zhuǎn)換[3]。

3 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化策略

3.1 工作人員培訓(xùn)

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作者在管理工作中承擔(dān)著十分重要的任務(wù)，一名合格的檔案工作者應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該把培訓(xùn)工作作為首要任務(wù)，定期讓檔案管理人員進行專業(yè)性的培訓(xùn)，使檔案管理人員具備更高的業(yè)務(wù)水平。在人才建設(shè)的同時，應(yīng)對素質(zhì)培養(yǎng)加大力度，在實際工作中，應(yīng)定期組織檔案管理人員進行相關(guān)的統(tǒng)一培訓(xùn)，并且鼓勵其參加相應(yīng)知識的研討會和專業(yè)交流會等，督促工作人員進行專業(yè)繼續(xù)學(xué)習(xí)，以此提升自身的工作質(zhì)量和效率。

3.2 完善檔案管理制度

當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實際完善檔案管理制度，將查詢、調(diào)取等制度不斷完善，并將制度嚴(yán)格執(zhí)行，用制度來規(guī)范人事檔案管理工作，使人事檔案管理中的每個環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、行為規(guī)范、方法科學(xué)。在完善檔案管理制度的過程中應(yīng)邀請工作人員共同參與，因為檔案管理工作人員會直接接觸檔案，且對當(dāng)前檔案管理中存在的不足十分了解，由此可以看出工作人員提出的意見十分寶貴，因此應(yīng)在完善檔案管理制度中加入工作人員的意見，使檔案管理符合機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展需求。

3.3 建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

在新時期必須積極轉(zhuǎn)變思想觀念，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，如利用數(shù)字化管理模式對傳統(tǒng)檔案建立電子檔案，通過數(shù)字化人事檔案進行信息自動的篩選。同時，計算機可以快速準(zhǔn)確的查詢所需檔案，且可以對檔案進行存儲和備份，使實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

在大數(shù)據(jù)時代中，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代化手段將評價體系不斷完善，使機關(guān)事業(yè)單位的工作人員統(tǒng)一參與相應(yīng)的考核，將差異性降到最低。因此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大檔案管理力度，完善評價體系，并組織優(yōu)質(zhì)的培訓(xùn)團隊定期對不同層次的工作人員進行系統(tǒng)化培訓(xùn)。還應(yīng)加強人力資源建設(shè)，定期對工作人員進行考核，杜絕違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而使評價體系能夠切實發(fā)揮出其實際意義。

3.4 利用智能化設(shè)備

目前絕大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作都在運用智能化設(shè)備，這樣不僅為工作人員減少了工作量，同時也能夠使檔案管理更加準(zhǔn)確、快速的找出所需要的信息，提升事業(yè)檔案檔案管理的工作效

率[4]。機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部可利用數(shù)據(jù)庫將各類資源進行整理，通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)資源共享，從而有效推動機關(guān)事業(yè)單位的進步與發(fā)展。

4 結(jié)束語

機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案管理理念，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)實施數(shù)據(jù)化管理，這樣的改變不僅可以打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，而且也能夠節(jié)省運行成本，為機關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]丁妍.如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化淺談[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2019，16（23）：161+163.

[2]張彤.推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：83+102.

[3]高娟.推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)、準(zhǔn)化的策略研究[J].中國集體經(jīng)濟，2018（09）：50-51.

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