信息化時(shí)代下人社局檔案管理探析

寧鳳霞

摘要：信息化技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”是近些年大眾可以經(jīng)常聽到的新穎詞匯，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)及科技水平的高速發(fā)展，信息化技術(shù)走進(jìn)大眾視野，已與人們生活工作密切相關(guān)，人們的日常生活及工作處處都已經(jīng)離不開“互聯(lián)網(wǎng)+”及信息化技術(shù)。所謂信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力。信息化時(shí)代下，信息化技術(shù)與人社局檔案管理的結(jié)合給人社局辦公帶來(lái)了極大的改變。人社局全稱人力資源和社會(huì)保障局，是公共管理職能部門，負(fù)責(zé)促進(jìn)就業(yè)，維護(hù)勞動(dòng)關(guān)系穩(wěn)定和完善社會(huì)保障體系，是社會(huì)管理和公共服務(wù)的職能部門。人社局掌握著國(guó)家人民的檔案和重要人事信息，是人民群眾核心信息的專業(yè)大管家，人事檔案、大學(xué)生畢業(yè)檔案等全部歸為人社局管理。人社局在社會(huì)發(fā)展中，對(duì)人們生活工作尤為重要。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;人社局;檔案管理

我國(guó)人社局檔案管理的含義是收集人民自身及相關(guān)的檔案信息，并加以整理和保管。我國(guó)人口眾多，多達(dá)14億，雖然日常的辦公中，已經(jīng)根據(jù)不同的地區(qū)分設(shè)人社局，但依舊改變不了中國(guó)人口眾多、事物繁瑣的事實(shí)。信息內(nèi)容之多、工作量之大導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今人社局檔案管理需要。隨著信息化技術(shù)的深入，人社局檔案管理工作開始改革，人社局檔案管理開始融合信息化技術(shù)。信息化技術(shù)與人社局檔案管理的融合加快了人社局辦公效率，提升了人社局信息管理的安全性、系統(tǒng)性、清晰性。通過信息化技術(shù)與檔案管理的融合提高人社局檔案管理的質(zhì)量。信息化時(shí)代下，通過信息化技術(shù)管理人事檔案是時(shí)代所需。

一、現(xiàn)階段我國(guó)人社局檔案管理存在的問題

（一）檔案管理模式傳統(tǒng)

新時(shí)代下，中國(guó)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)開始迅速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”及信息化技術(shù)已經(jīng)融入到各行各業(yè)，無(wú)紙化辦公一詞躍然紙上。無(wú)紙化辦公字如其意，辦公不再需要紙張，從辦公用具到辦公文件，全部在計(jì)算機(jī)上開展。這一想法符和世界的可持續(xù)發(fā)展理念，被人們所推崇。但是在實(shí)際生活中無(wú)紙化辦公并沒有實(shí)現(xiàn)。甚至在很多領(lǐng)域紙質(zhì)辦公及紙質(zhì)辦公用品仍扮演者主角的身份，包括當(dāng)今我國(guó)的人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理。信息化技術(shù)雖然已經(jīng)融入人社局檔案管理，但紙質(zhì)文件仍然很多，人事檔案，大學(xué)生畢業(yè)檔案，社保、醫(yī)保等業(yè)務(wù)檔案仍然以紙質(zhì)文件保管為主[1]。紙質(zhì)檔案管理不同于電子版信息檔案管理，紙質(zhì)版文件全部由人工整理，人工管理不同于機(jī)器，機(jī)器可以在電量充足的情況下不知疲憊地工作，且很少出錯(cuò)。人工不同，人工難免因?yàn)樽呱?、疲憊等其他情況增加工作管理錯(cuò)誤。并且人工專注力時(shí)間本身有限，即使我們工作能力很強(qiáng)也避免不了出現(xiàn)誤差。此外，我們紙質(zhì)辦公和信息化辦公的同步管理，也增加了工作量。為保證檔案整理保存不出現(xiàn)錯(cuò)誤，工作人員就必須仔細(xì)審核和檢查，以保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性、對(duì)應(yīng)性。而且檔案管理部門辦公不止一人，檔案在被抽調(diào)放回時(shí)被多人整理，這也間接增加了查找難度。由此可見，傳統(tǒng)的管檔案管理模式完全不能滿足檔案管理的準(zhǔn)確性需求。

（二）網(wǎng)絡(luò)辦公技能薄弱

雖然隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電腦辦公已經(jīng)成為主流。但人們還是忽視了一點(diǎn)：需要人工操作電腦。在傳統(tǒng)的工作體制下，各企事業(yè)單位并沒有對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行要求?，F(xiàn)今信息化技術(shù)已經(jīng)全方面普及，但各大單位仍然沒有足夠重視信息化時(shí)代下電腦的操作能力，在辦公中主要依托的仍然是傳統(tǒng)工作模式。所以對(duì)于信息時(shí)代的到來(lái)，很多工作人員計(jì)算機(jī)技術(shù)根本不達(dá)標(biāo)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的生疏會(huì)給人們一個(gè)錯(cuò)覺，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)也沒有那么實(shí)用，所以在計(jì)算機(jī)技術(shù)上的學(xué)習(xí)主動(dòng)性不強(qiáng)[2]。此外，依賴于信息化技術(shù)應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公也沒有受到強(qiáng)制要求，所以盡管我們的工作人員計(jì)算機(jī)技術(shù)不成熟也沒有足夠的培訓(xùn)。這就導(dǎo)致了我們的信息化技術(shù)雖然快捷，但是在實(shí)際的辦公中仍然沒有被全面應(yīng)用。

二、信息化技術(shù)與檔案管理的融合

（一）改善檔案管理工作人員素質(zhì)

改善工作人員素質(zhì)可以兩個(gè)角度進(jìn)行調(diào)整。其一，從人社局在職工作人員角度考慮，我們可以加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)。培訓(xùn)中我們可以根據(jù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的掌握程度進(jìn)行分層培訓(xùn)。將已經(jīng)熟練掌握辦公軟件的工作人員分成一組，將初步掌握計(jì)算機(jī)的工作人員分到一組。現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及千家萬(wàn)戶，絕大多數(shù)工作人員都對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有一定的掌握，所以我們分成兩組即可，不用擔(dān)心有完全不會(huì)電腦操作的。同時(shí)對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)能力較強(qiáng)的工作人員，我們可以安排他作為內(nèi)部講師對(duì)我們工作人員的計(jì)算機(jī)技能進(jìn)行培訓(xùn)。計(jì)算機(jī)講師我們也可以從外部聘請(qǐng)，聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)我們的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。在時(shí)間安排上我們可以每周拿出一個(gè)小時(shí)的時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)，或者集中培訓(xùn)。

其二，針對(duì)人社局的新鮮血液，為保證信息化時(shí)代下，人社局檔案管理與信息化技術(shù)的高質(zhì)量融合，以提高工作效率和工作質(zhì)量，我們?cè)谛氯苏衅干贤瑯右⒁馊瞬潘刭|(zhì)。在招聘中，我們要對(duì)應(yīng)聘人員的辦公軟件使用的熟練程度上進(jìn)行要求。根據(jù)人社局具體情況，我們也可以招聘計(jì)算機(jī)能力較強(qiáng)的應(yīng)聘者，或者直接要求應(yīng)聘者的專業(yè)。這樣人社局在信息化時(shí)代下才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案管理辦公。

（二）完善檔案管理機(jī)制

完善管理制度是解決信息化辦公的根本，為真能能夠保證信息化技術(shù)結(jié)合檔案管理提高我們的工作效率，我們可以規(guī)避以往信息化技術(shù)應(yīng)用的不足，完善檔案管理機(jī)制。在信息化技術(shù)引進(jìn)過渡中，對(duì)于工作人員進(jìn)行合理分工[3]。在工作中，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)能力較強(qiáng)的工作人員主要負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)操作，進(jìn)行電子檔案的管理。對(duì)于計(jì)算機(jī)能力相對(duì)較弱的，負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的管理。對(duì)于分類能力較強(qiáng)的，可以在檔案管理分配中發(fā)揮重要力量。在檔案管理中，每個(gè)人的能力和擅長(zhǎng)的內(nèi)容各有不同，我們便可以根據(jù)能力的不同取長(zhǎng)補(bǔ)短。

在人社局中，檔案管理融融合計(jì)算機(jī)技術(shù)是時(shí)代所必需，但是信息化技術(shù)同樣存在不足，信息化技術(shù)依賴于互聯(lián)網(wǎng)。黑客、木馬、病毒是信息化技術(shù)今天我們可以經(jīng)常聽到的詞語(yǔ)，在整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)甚至在整個(gè)國(guó)家，黑客的計(jì)算機(jī)技術(shù)都是過硬的，他們可以利用自己超強(qiáng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)改變其他計(jì)算機(jī)程序。人社局檔案是國(guó)家人員的基本信息，是機(jī)密。在檔案管理中，避免數(shù)據(jù)的丟失和泄露，我們就要在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)設(shè)置計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)部門這也是我們信息化時(shí)代下人社局檔案管理非常急需解決的問題。

（三）檔案管理中積極融入信息化技術(shù)

檔案管理中積極融入信息化技術(shù)也是人社局高效檔案管理工作的需要。在人社局日常檔案管理辦公中，若想實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，首先就要將紙質(zhì)化文件轉(zhuǎn)換成電子信息文件，我們可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)軟件，在不需要人為錄入的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子信息文件轉(zhuǎn)換。

其次，人社局信息極多，跨地區(qū)全國(guó)信息統(tǒng)一共享同樣需要專業(yè)化的信息技術(shù)平臺(tái)。專業(yè)化的數(shù)據(jù)平臺(tái)能夠減少人們?cè)诳绲貐^(qū)辦事中來(lái)回跑，浪費(fèi)時(shí)間金錢的情況。但專業(yè)化數(shù)據(jù)平臺(tái)引進(jìn)檔案管理辦公的同時(shí)，我們?cè)谌粘５膽?yīng)用中也應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，以避免數(shù)據(jù)丟失。

最后，紙質(zhì)文件向電子信息化文件轉(zhuǎn)換以及專業(yè)化數(shù)據(jù)的平臺(tái)的應(yīng)用都離不開更專業(yè)的信息化技術(shù)，這就需要我們?cè)趹?yīng)用新軟件平臺(tái)時(shí)進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)。我們可以在引進(jìn)專業(yè)化平臺(tái)和技術(shù)軟件時(shí)請(qǐng)合作方對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)安排自己的技術(shù)部門專門負(fù)責(zé)信息技術(shù)相關(guān)工作，包括軟件、平臺(tái)的使用、維護(hù)、升級(jí)、優(yōu)化等[4]?？傊谌松鐧n案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，就必須保證我們的工作人員真正地能夠熟練掌握信息化辦公，讓信息化技術(shù)名副其實(shí)的幫助我們提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

三、信息化檔案管理的意義

信息化技術(shù)的今天，各行各業(yè)發(fā)展迅速，任何一個(gè)組織和部門都不能停滯不前，人社局也是一樣，人力資源和社會(huì)保障局本身就是為人民服務(wù)的政府機(jī)關(guān)部門，更要跟上時(shí)代的步伐，跟上人民的腳步，全方位全面化為人民服務(wù)。在人社局檔案管理中融入信息化技術(shù)，高效利用先進(jìn)技術(shù)和高水平信息化技術(shù)平臺(tái)，構(gòu)建精準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理及檔案管理，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。對(duì)于人社局檔案管理意義非凡，信息化技術(shù)辦公減小了辦公失誤，提高了辦公效率。

四、結(jié)語(yǔ)

本文從現(xiàn)階段我國(guó)人社局檔案管理存在的問題，信息化技術(shù)與檔案管理的融合以及人力資源和社會(huì)保障局信息化檔案管理的意義三大方面對(duì)信息化時(shí)代下人社局檔案管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要的探析。在信息化技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代下，信息化技術(shù)與人社局檔案管理的融合無(wú)疑為我們?nèi)肆Y源和社會(huì)保障局的辦公插上翱翔的翅膀，加快了人社局現(xiàn)代化辦公的進(jìn)程。對(duì)于我國(guó)人社局來(lái)說(shuō)，檔案信息的采集和管理是其快速適應(yīng)高效辦公的基礎(chǔ)。因此，科學(xué)改善檔案管理工作勢(shì)在必行。為保障人社局在未來(lái)的發(fā)展中健康前行，在檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)就是信息化時(shí)代下人社局最好的檔案管理辦法。

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