新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理利用的幾點(diǎn)思考研究

摘 要：檔案作為信息資源的重要載體，對(duì)推動(dòng)社會(huì)、企事業(yè)單位發(fā)展有著重要參考意義。檔案當(dāng)中包含著許多有價(jià)值信息，只有充分利用檔案信息才能夠提高發(fā)揮檔案價(jià)值，這就要全方位考慮如何加強(qiáng)檔案管理利用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化?；诖?，本文首先提出檔案管理利用的形式，進(jìn)而探究新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)策略。

關(guān)鍵詞：檔案;管理利用;形式;策略

雖然信息資源并非以物質(zhì)形式存在，但可以真實(shí)反映物質(zhì)存在形式和屬性。信息資源存在離不開物質(zhì)，而電子信息傳輸也要有介質(zhì)和載體。檔案作為信息數(shù)據(jù)的重要載體，并且具有很強(qiáng)的權(quán)威性、真實(shí)性，是相應(yīng)事物的表征。特別是在新形勢(shì)下，信息技術(shù)發(fā)展也讓檔案內(nèi)容、形式更加多元化，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還包括視頻檔案、聲音檔案、電子文字檔案等多樣形式。而檔案作為信息數(shù)據(jù)的載體，但其最大價(jià)值是借鑒和參考，否則檔案也喪失了自身的意義和價(jià)值，這就需不斷加強(qiáng)檔案管理利用工作，積極挖掘檔案信息中的內(nèi)在價(jià)值，更好的推動(dòng)客觀事物發(fā)展。

1 新形式下檔案管理利用的現(xiàn)狀與問題

21世紀(jì)人們正式進(jìn)入了計(jì)算機(jī)時(shí)代，各個(gè)工作領(lǐng)域都在朝向信息化方向發(fā)展，這也成為各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的新形勢(shì)。特別是在“互聯(lián)

網(wǎng)+”快速發(fā)展的背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的重要趨勢(shì)。新時(shí)期，檔案管理已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)向了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的形式，電子檔案已經(jīng)成為當(dāng)代人檔案管理利用的新形式。電子檔案是以計(jì)算機(jī)、云端作為信息載體，可以借助互聯(lián)網(wǎng)獲取檔案信息。在電子檔案管理利用中，可以憑借大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，找出相關(guān)聯(lián)、相類似的檔案信息，從而對(duì)原檔案內(nèi)容進(jìn)行深化和延伸，提升檔案資料價(jià)值，完善檔案信息體系[1]。電子檔案管理利用更加便捷，通常是在管理平臺(tái)登錄賬戶，借助檢索模塊快速查找信息，通過打印、下載等方式獲取檔案數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的利用，實(shí)際操作非常便捷。但電子檔案的載體是網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)，新形勢(shì)也帶來了新的問題，其主要表現(xiàn)在：1）新型信息技術(shù)的大量出現(xiàn)，很多檔案管理人員盲目掌握新的管理技術(shù)、思維，忽視了基礎(chǔ)工作的重要性，導(dǎo)致基礎(chǔ)工作不到位，影響檔案信息的后期利用。2）新形勢(shì)下也給檔案管理人員提出了更高要求，部分檔案管理人員無法適應(yīng)新形勢(shì)的變化，固守傳統(tǒng)的檔案管理方法，對(duì)新技術(shù)、新方法掌握不到位，無法滿足檔案管理利用要求。3）檔案利用人員無法充分利用新技術(shù)帶來的便利性，更加注重檔案內(nèi)容的使用，忽略了檔案價(jià)值的挖掘。4）新形勢(shì)也衍生出了新的檔案管理利用平臺(tái)，有些部門雖然采用了信息管理平臺(tái)，但功能欠缺，更多是將紙質(zhì)檔案內(nèi)容搬到計(jì)算機(jī)中，無法充分發(fā)揮信息化管理平臺(tái)的價(jià)值。

2 新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理利用的幾點(diǎn)措施

1）做好基礎(chǔ)工作是前提。檔案基本性質(zhì)是可信性、可靠性，因此必須要保證檔案信息的真實(shí)性，否則檔案會(huì)喪失其利用價(jià)值。因此，做好檔案管理利用基礎(chǔ)工作是前提。從檔案工作內(nèi)容上劃分，主要分為檔案管理和檔案利用兩個(gè)方面。檔案管理工作主要有鑒別、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)等工作環(huán)節(jié);檔案利用是發(fā)揮檔案價(jià)值的核心環(huán)節(jié)，必須要在保證基礎(chǔ)管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上再挖掘價(jià)值。檔案文件融合了事物某個(gè)階段的發(fā)展過程，想要判定檔案信息是否存在價(jià)值，主要是判定檔案是否具備再利用價(jià)值。可以說，檔案管理與檔案利用二者相輔相成、相互制約，必須要保證檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量，才能夠開展后續(xù)工作。

2）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。作為一名檔案管理人員，必須要具備職業(yè)道德、認(rèn)識(shí)到檔案管理工作價(jià)值、遵守檔案管理法律法規(guī)，不得出現(xiàn)違法違紀(jì)的現(xiàn)象。同時(shí)，要不斷提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，具備多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。特別是在新形勢(shì)下，電子檔案是檔案管理利用的主要對(duì)象，這就要求檔案管理人員同時(shí)掌握檔案管理能力、計(jì)算機(jī)操作能力。特別是要熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理軟件操作技術(shù)，可以在檔案管理平臺(tái)中收集、整理、分類、存儲(chǔ)、利用電子檔案，并從中挖掘電子當(dāng)中所蘊(yùn)藏的價(jià)值信息，提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)[2]。當(dāng)然，檔案資源開發(fā)與利用還離不開市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大環(huán)境，需要檔案管理人員樹立新意識(shí)、新理念，打破傳統(tǒng)檔案管理工作思維的束縛，做好可公開檔案信息分享，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源價(jià)值，在檔案信息服務(wù)意識(shí)的引導(dǎo)下，對(duì)檔案服務(wù)形式進(jìn)行創(chuàng)新，主動(dòng)為他人提供檔案服務(wù)。因此，檔案管理人員還要不斷豐富服務(wù)形式、提高服務(wù)意識(shí)、完善服務(wù)技能，這樣才能夠成為一名新時(shí)期合格的檔案管理人員。在檔案管理利用中，要進(jìn)一步完善檔案咨詢服務(wù)，結(jié)合用戶提出的實(shí)際要求，通過管理平臺(tái)中文摘、檢索功能模塊快速定位檔案信息，針對(duì)性提供檔案信息服務(wù)，幫助用戶盡快解決問題。除了傳統(tǒng)的電話、信件、口頭咨詢方法外，還要借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)預(yù)定、檔案預(yù)約、email傳輸、信息自主查詢等服務(wù)，保證檔案服務(wù)的多元化，提高人們的檔案價(jià)值挖掘意識(shí)，提高檔案資源利用率。

3）提升檔案信息利用者綜合能力。檔案資源利用者是檔案管理服務(wù)的重點(diǎn)對(duì)象，而如何更好的利用檔案信息是需要重點(diǎn)考慮的問題。因此，要根據(jù)檔案利用者的類型、特征、心理、影響等因素，針對(duì)性開展檔案資源服務(wù)工作。如每個(gè)項(xiàng)目開展需要查詢檔案進(jìn)行信息對(duì)比，而信息對(duì)比更多是快速通過檔案數(shù)據(jù)對(duì)比分析，所以要采用數(shù)字化檔案，通過檢索模塊快速查找檔案，通過手機(jī)傳輸或傳真?zhèn)鬏?，快速獲得檔案數(shù)據(jù)，完成信息比對(duì)[3]。同時(shí)，強(qiáng)化檔案利用者的專業(yè)能力也十分重要，否則難以查詢到檔案信息中的隱藏價(jià)值。檔案管理也要逐漸豐富館藏信息、完善檢索工具，利用者通過正確表達(dá)對(duì)檔案信息的需求，借助互聯(lián)網(wǎng)與管理人員保持溝通，這樣有助于及時(shí)找出所需的檔案信息。利用者在得到檔案信息之后，要對(duì)檔案資源深度挖掘，找出檔案信息中的規(guī)律、方法、措施，這樣才能夠提高檔案的利用率和價(jià)值。

4）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理平臺(tái)，新形勢(shì)下，檔案信息管理與利用必須要依托于完善的檔案管理平臺(tái)，在不斷加強(qiáng)檔案信息化技術(shù)應(yīng)用同時(shí)，也要不斷更新、完善整個(gè)管理平臺(tái)的功能。確保檔案信息獲取的真實(shí)性、精準(zhǔn)性基礎(chǔ)上，進(jìn)一步挖掘檔案隱藏價(jià)值信息。第一，要制定紙質(zhì)檔案和電子檔案管理利用的規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)，明確哪些檔案信息可以公開、哪些檔案信息不得公開，這樣才能夠避免隱私信息被泄露，為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息共享提供先決條件。第二，融合多媒體技術(shù)、通信技術(shù)，將可公開的館藏檔案信息制作成電子檔案，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)公開這些電子檔案信息，對(duì)檔案信息二次開發(fā)。對(duì)于在大數(shù)據(jù)挖掘中有存儲(chǔ)價(jià)值的檔案文件，要存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫前要標(biāo)注“非本單位檔案”，避免本單位檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案文件混淆[4]。第三，針對(duì)圖片檔案、視頻檔案等新型檔案，要增加圖像編輯、音視頻剪輯、自動(dòng)摘錄、目錄自動(dòng)生成等功能，進(jìn)一步提高檔案服務(wù)質(zhì)量和開發(fā)效率，可以針對(duì)用戶的實(shí)際需求及時(shí)更新服務(wù)功能，從而提升檔案管理利用的綜合效益，實(shí)現(xiàn)更高的檔案價(jià)值。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理與利用工作對(duì)社會(huì)、企事業(yè)單位發(fā)展有著重要作用，這就需要結(jié)合新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展形勢(shì)，針對(duì)性開展當(dāng)檔案管理利用工作，在能夠做好基礎(chǔ)工作的前提下，提高管理者、利用者的綜合能力，不斷完善檔案信息管理平臺(tái)的功能和服務(wù)質(zhì)量，從而更好的開發(fā)檔案資源、發(fā)揮檔案價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介

晁艷（1976-），女，山東棗莊人，棗莊市政務(wù)服務(wù)中心，研究方向：檔案管理。