新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)檔案的管理策略

張丹

摘 要：新形勢(shì)下，人們的醫(yī)療需求不斷增多，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容越來(lái)越多，管理工作復(fù)雜性不斷增強(qiáng)，使得相關(guān)工作人員工作難度顯著加大。現(xiàn)代化建設(shè)中，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作直接影響著醫(yī)院的進(jìn)步與發(fā)展，所以，相關(guān)人員應(yīng)高度重視此項(xiàng)工作，確保文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新性，如此才可以和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，使人們?nèi)粘５尼t(yī)療需求得到滿足，從而推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的良好發(fā)展。對(duì)此，本文主要對(duì)新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)管理策略進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書(shū)檔案;意義

醫(yī)院文檔涉及了裝備、黨務(wù)、醫(yī)務(wù)、財(cái)會(huì)、科研、基建和人事等整體性文件信息，是在醫(yī)院常規(guī)行政管理階段出現(xiàn)的保存意義較高的、通常從通用文書(shū)轉(zhuǎn)變而來(lái)的那些文檔。在國(guó)內(nèi)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)改革的不斷深入下，對(duì)醫(yī)院管控效果和管控效率的要求有所提高。通過(guò)促進(jìn)醫(yī)院文檔質(zhì)量保管提高，將文檔在醫(yī)院常規(guī)管理方面的重要價(jià)值突顯出來(lái)，可以使醫(yī)院日常經(jīng)營(yíng)實(shí)效得到顯著提升。

1 醫(yī)院文書(shū)檔案管理的意義

在醫(yī)院內(nèi)部工作中文書(shū)檔案管理所占據(jù)的位置十分重要。此項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部管理的完善以及醫(yī)院的良好發(fā)展極為有利，同時(shí)也方便了各項(xiàng)科研工作的順利開(kāi)展[1]。醫(yī)院的綜合管理落實(shí)效果、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平以及內(nèi)部工作運(yùn)轉(zhuǎn)情況均能從醫(yī)院文書(shū)檔案中反映出來(lái)。

近些年，時(shí)代發(fā)展速度日益加快，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷加深，在此形勢(shì)下，人們對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作要求更加嚴(yán)格。文書(shū)檔案中真實(shí)記錄了醫(yī)院在各時(shí)期的發(fā)展情況，如醫(yī)療基金配置、醫(yī)療技術(shù)配置、醫(yī)療器械配置以及醫(yī)務(wù)人員配置等。醫(yī)院文書(shū)檔案也囊括了醫(yī)院各類(lèi)運(yùn)用活動(dòng)實(shí)施情況、各項(xiàng)規(guī)章條例和上級(jí)部門(mén)的審批文件等。所以，可以對(duì)醫(yī)院日常管理環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題進(jìn)行全面客觀分析，站在長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度，將切實(shí)可行的整改策略制定出來(lái)，以為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。同時(shí)把此項(xiàng)工作貫徹落實(shí)，對(duì)文檔資料的可靠性以及完整性引起重視，也對(duì)臨床經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)極為有利，可以幫助醫(yī)學(xué)研究的順利開(kāi)展。

2 新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)檔案的管理策略

2.1 促使文書(shū)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化

要想有效管理文書(shū)檔案，首先要做到文書(shū)檔案的分類(lèi)歸檔工作，以此確保文書(shū)檔案更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在歸檔的過(guò)程中，首先要根據(jù)編號(hào)、日期等信息對(duì)文書(shū)進(jìn)行分類(lèi)與排序，進(jìn)而檢查文書(shū)檔案的裝訂、紙張標(biāo)準(zhǔn)以及行文標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求是否一致，若是不一致，便要重新編訂文書(shū)檔案，以確保文書(shū)檔案更為規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。最后，要明確辨認(rèn)歸檔文書(shū)的存檔期限，以對(duì)文書(shū)檔案的保存市場(chǎng)予以確定。標(biāo)準(zhǔn)化編訂和管理文書(shū)檔案，可以方便之后更好地檢索，同時(shí)也可以更加便利地在計(jì)算機(jī)中錄入檔案。

2.2 建立健全規(guī)章制度

在文書(shū)檔案管理中運(yùn)用科學(xué)技術(shù)，對(duì)文書(shū)檔案管理水平的提升幫助很大，更好地建立適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展的檔案管理體系[2]。應(yīng)充分了解檔案管理者應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，對(duì)醫(yī)院各種檔案展開(kāi)統(tǒng)一管理，構(gòu)建完善的規(guī)章制度。對(duì)文書(shū)檔案管理工作者的崗位職責(zé)予以明確，建立健全文書(shū)檔案保密制度，鑒定相關(guān)文書(shū)檔案。將文書(shū)檔案的借閱情況詳細(xì)記錄好，立足于記錄，對(duì)所有文書(shū)檔案的來(lái)源進(jìn)行探尋。熟練掌握網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，嚴(yán)格按照檔案記錄工作規(guī)則，使文書(shū)檔案網(wǎng)站的安全性得到保證，針對(duì)相關(guān)工作人員，積極展開(kāi)保密宣傳教育，把相關(guān)法律基礎(chǔ)知識(shí)傳授給他們，以此幫助其充分了解保密的重要性。同時(shí)建立健全的文書(shū)檔案信息管理體系，確保不泄露檔案信息，對(duì)文書(shū)檔案方案的記錄格式提出明確要求，以免他人濫用。

2.3 加大各部門(mén)之間的文書(shū)檔案工作合作力度

文書(shū)檔案的收集效率和文書(shū)檔案工作的整體效率息息相關(guān)，同時(shí)可以使文書(shū)檔案工作質(zhì)量得到保證[3]。所以應(yīng)加大不同部門(mén)之間的合作力度，相關(guān)工作人員應(yīng)在醫(yī)院各部門(mén)大力宣傳檔案管理工作的重要性，同時(shí)深入各部門(mén)，主動(dòng)對(duì)其信息進(jìn)行了解，把最新材料充分掌握好，以確保此項(xiàng)工作的高效性。相關(guān)工作人員應(yīng)加大和醫(yī)院其他部門(mén)的溝通力度，以更好地開(kāi)展相關(guān)收集工作。在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理的時(shí)候，應(yīng)重視體現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)狀以及歷史這類(lèi)檔案的 整理工作，以促進(jìn)醫(yī)院良好發(fā)展，提供有價(jià)值的參考信息，以便于醫(yī)院各部門(mén)更好地開(kāi)展工作。促此之外，文書(shū)檔案部門(mén)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，確保相關(guān)工作的有序性、高效性，推動(dòng)文書(shū)檔案工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

2.4 加大培訓(xùn)力度，提高管理人員工作水平

醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員是文件檔案管理工作過(guò)的直接實(shí)施人員以及執(zhí)行人員，其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)和能否順利開(kāi)展工作有著極為密切的聯(lián)系，所以，醫(yī)院需要積極打造一支專(zhuān)業(yè)水平高、綜合素質(zhì)全面的管理人才隊(duì)伍。針對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員，醫(yī)院管理人員應(yīng)積極為其創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的教育、學(xué)習(xí)與培訓(xùn)平臺(tái)，借助開(kāi)展管理經(jīng)驗(yàn)交流分享會(huì)、邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家前來(lái)傳授專(zhuān)業(yè)知識(shí)、派遣檔案工作人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)等形式，以此促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作過(guò)人員專(zhuān)業(yè)水平和能力提高。首先，幫助其樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)的服務(wù)精神，密切關(guān)心文書(shū)檔案，積極主動(dòng)地對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案的規(guī)律與特點(diǎn)進(jìn)行研究分析。其次，不斷學(xué)習(xí)，豐富自身理論知識(shí)，除了要對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及工作技能進(jìn)行學(xué)習(xí)之外，還用熟練掌握先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)以及信息技術(shù)，充分了解基本的計(jì)算機(jī)操作規(guī)范，促進(jìn)此項(xiàng)工作信息化建設(shè)速度加快。

2.5 加快文書(shū)檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程

將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)密切聯(lián)系在一起，同時(shí)將其運(yùn)用到檔案信息資源活動(dòng)的調(diào)配與管理工作之中，以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)[4]。首先，就各類(lèi)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)和信息數(shù)據(jù)，應(yīng)加大建檔工作力度，使數(shù)字檔案格式更加統(tǒng)一，對(duì)其數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期性以及安全性進(jìn)行規(guī)范，其可以使檔案信息資源的利用率得到保證。其次，在采集、整理和記錄檔案資料中，積極采用計(jì)算機(jī)管理的手段，促進(jìn)智能化管理水平有效提升，最重要是要在最短的時(shí)間內(nèi)構(gòu)建醫(yī)院信息化平臺(tái)，在其中納入各種類(lèi)型的檔案信息，構(gòu)建醫(yī)院信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)傳輸，使檔案信息化效率提高，更好地服務(wù)于醫(yī)院各個(gè)部門(mén)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，要注重加大培訓(xùn)工作力度，促進(jìn)管理水平有效提高，嚴(yán)格遵守文書(shū)檔案管理工作的基本原則，建立規(guī)范的規(guī)章制度，為醫(yī)院文書(shū)檔案工作的順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。把醫(yī)院的中心任務(wù)和建設(shè)發(fā)展當(dāng)作重要內(nèi)容，科學(xué)合理地管理醫(yī)院檔案資料，將各種類(lèi)型檔案資料管理工作嚴(yán)格落到實(shí)處，進(jìn)而建立更加系統(tǒng)、完善的檔案資料體系，為醫(yī)院醫(yī)療和科研工作的順利開(kāi)展提供重要支持。唯有如此，才可以有效提高醫(yī)院檔案管理工作支持功能，為醫(yī)院的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

[1]吳靜.醫(yī)院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（33）：60-61.

[2]盧捷婷.信息化時(shí)代醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的方法及策略[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（09）：48-49.

[3]郭學(xué)芹.檔案管理在醫(yī)院管理中的作用及實(shí)現(xiàn)途徑[J].山東檔案，2018（04）：33-34.

[4]鹿亞明.醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（25）：19-20.