重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備工作

李健

摘 要：隨著我國建筑工程的不斷發(fā)展，越來越多的新建項(xiàng)目興起，也有越來越多的續(xù)建項(xiàng)目逐漸增加，而如何科學(xué)的收集相關(guān)的檔案資料、如何有效的管理檔案受到建設(shè)工程單位的廣泛關(guān)注。本文筆者就重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備工作展開了討論。

關(guān)鍵詞：重大建設(shè)項(xiàng)目;檔案驗(yàn)收;準(zhǔn)備工作

依據(jù)我國《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號(hào)）的要求，建設(shè)單位必須在項(xiàng)目竣工前3個(gè)月做好檔案驗(yàn)收的申請工作，那么單位檔案部門就要做好檔案驗(yàn)收前的準(zhǔn)備工作，那么具體該如何做呢？及時(shí)的核查已歸檔的項(xiàng)目文件至關(guān)重要，科學(xué)分類、對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)匯編十分必要，及時(shí)的對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查整改必不可少，申請項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以及為驗(yàn)收會(huì)議做好充足的準(zhǔn)備亦是其中不可缺少的對(duì)策。

1 對(duì)已歸檔的項(xiàng)目文件進(jìn)行及時(shí)的核查

在工程檔案的驗(yàn)收工作開始之前，檔案部門必須要重視與項(xiàng)目管理部門的密切聯(lián)系，清楚的知曉工程驗(yàn)收的準(zhǔn)確范圍，獲取實(shí)際完成工程的項(xiàng)目劃分表，收集主要單位工程清單，同時(shí)還要對(duì)工程驗(yàn)收時(shí)沒有完成的工程情況進(jìn)行詳細(xì)的了解。同時(shí)檔案部門還要依據(jù)相關(guān)的工程驗(yàn)收范圍仔細(xì)的核查從工程立項(xiàng)到工程驗(yàn)收的全過程的文件，并依據(jù)我國的相關(guān)法律規(guī)范及時(shí)的與各個(gè)職能部門進(jìn)行溝通，從而達(dá)到查漏補(bǔ)缺、確保歸檔項(xiàng)目文件齊全的目的。

2 對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)匯編

對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)匯編做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的不可缺少的環(huán)節(jié)。依據(jù)我國《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的要求，在檔案驗(yàn)收前，必須要科學(xué)的匯編檔案案卷目錄，以充分的保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性與準(zhǔn)確性。依據(jù)檔案的形成規(guī)律，在保持原有的不同部分之間的聯(lián)系的同時(shí)還要進(jìn)行科學(xué)的組卷與合理的分類，可見檔案匯編與分類的重要性，而對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類也是方案管理工作中的重點(diǎn)也是難點(diǎn)。因此，在對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)匯編的時(shí)候要以項(xiàng)目的實(shí)施階段為分類依據(jù)，將實(shí)施項(xiàng)目當(dāng)做項(xiàng)目檔案的一級(jí)類目，而二級(jí)類目則為項(xiàng)目的實(shí)施階段，因?yàn)橥浑A段的項(xiàng)目實(shí)施形成的工程資料比較集中，此外還可以依據(jù)文件數(shù)量及種類等信息進(jìn)行三級(jí)類目劃分。經(jīng)實(shí)踐證明，該方法幾乎適用于任何行業(yè)的項(xiàng)目檔案的劃分，它使得項(xiàng)目檔案的案卷簡單清晰，符合項(xiàng)目檔案系統(tǒng)化的特點(diǎn)與要求，從而大大的提高了方案的檢索效率，大大的提高了項(xiàng)目檔案的利用率，同時(shí)還能夠起到較好的降低分類不當(dāng)?shù)任募徊媾帕械确矫娴膯栴}。

此外，需要注意的是，建管一體項(xiàng)目所產(chǎn)生的工程資料的產(chǎn)生時(shí)間不一，及時(shí)歸檔十分必要，但若直接進(jìn)行永久檔號(hào)處理則容易導(dǎo)致同類文件混亂、無序的現(xiàn)象，因此可以采用臨時(shí)檔號(hào)的方法解決該棘手的問題。比如，檔案部門可以以工程階段為劃分依據(jù)對(duì)檔案進(jìn)行劃分，在接到建管一體項(xiàng)目隨時(shí)產(chǎn)生的工程資料后給予臨時(shí)檔號(hào)，然后再對(duì)同類文件進(jìn)行集中排列，對(duì)同專業(yè)文件進(jìn)行集中處理，直到該階段的所有資料都到位后再依序給予永久檔號(hào)。當(dāng)然該處理方法也存在著一定的弊端，比如大大的增加了檔案部門的工作量，但是卻使得案卷的有序排列得到了保障，從而使得項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性要求得以實(shí)現(xiàn)，同時(shí)給未來的檔案查找工作帶來了極大的方便，大大的提高了方案利用率。另外，檔案部門必須依據(jù)案卷編制說明對(duì)已完成案卷匯編的項(xiàng)目檔案進(jìn)行目錄打印，包括紙質(zhì)檔案外的所有特殊載體檔案

目錄。

3 依法對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查整改

依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查整改是做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的有效方法。確保項(xiàng)目檔案的完整、正規(guī)是建設(shè)單位檔案部門重要責(zé)任，因此，當(dāng)全部的項(xiàng)目檔案都完成匯編整理之后，建設(shè)單位檔案部門要及時(shí)的組織設(shè)計(jì)部門、施工部門及監(jiān)理部門等進(jìn)行項(xiàng)目檔案的自我檢查，對(duì)從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目驗(yàn)收的全過程形成的工程資料進(jìn)行核查，確定其是否均編入項(xiàng)目案卷目錄，同時(shí)還要對(duì)已經(jīng)歸檔的項(xiàng)目檔案的完整性進(jìn)行檢查并確認(rèn)。在進(jìn)行自檢的過程中，檔案部門要將工程驗(yàn)收的范圍向各個(gè)相關(guān)部門說明，同時(shí)還要將相應(yīng)工程檔案驗(yàn)收的范圍及自檢的目的向相關(guān)部門進(jìn)行闡明，并明確提出問題的整改時(shí)間，使各個(gè)相關(guān)部門在明確自身的職責(zé)的同時(shí)能夠按時(shí)而高效的完成自檢任務(wù)。比如，各個(gè)部門可以以各自的職責(zé)范圍為依據(jù)進(jìn)行職責(zé)劃分，明確誰負(fù)責(zé)組織歸檔，明確誰負(fù)責(zé)檔案的自檢工作，并由檔案部門統(tǒng)一制訂包含自檢部門、自檢情況及整改內(nèi)容等內(nèi)容的自檢記錄表格，且參與自檢的每個(gè)單位及部門都要對(duì)其職責(zé)范圍內(nèi)的所有文件進(jìn)行核對(duì)檢查，并及時(shí)的做好自檢記錄，記錄自檢過程中發(fā)現(xiàn)的不足與問題，并提出相應(yīng)的整改時(shí)間截點(diǎn)，最后簽字確認(rèn)，最終實(shí)現(xiàn)通過各部門對(duì)項(xiàng)目檔案的自檢工作，使歸檔工程資料的完整性得到進(jìn)一步確認(rèn)。

4 按法定程序申請項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作須在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前一個(gè)月按程序進(jìn)行，依據(jù)我國的法律規(guī)定，重大建設(shè)項(xiàng)目必須由項(xiàng)目建設(shè)單位依法向國家檔案局提交驗(yàn)收申請報(bào)告并填寫國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請表，從而申請檔案驗(yàn)收。具體來說，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請報(bào)告須報(bào)告項(xiàng)目概況、立項(xiàng)批復(fù)情況及項(xiàng)目劃分等情況，還要闡明施工單位及監(jiān)理單位等項(xiàng)目檔案資料概況，同時(shí)還要列清項(xiàng)目資料的形成及整理情況，列清項(xiàng)目檔案工作的管理體制以及竣工圖的編制情況等，闡明項(xiàng)目檔案的接收情況、整理情況及管理工作的相關(guān)情況等，同時(shí)還要列清存在的問題及整改對(duì)策，還要進(jìn)行檔案的完整性、準(zhǔn)確性等方面的自我評(píng)價(jià)，等等。從而推進(jìn)重大建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的順利進(jìn)行，使項(xiàng)目檔案管理工作得以順利開展，從而為檔案驗(yàn)收工作的順利開展奠定了良好的基礎(chǔ)。

5 驗(yàn)收會(huì)議準(zhǔn)備

充分的驗(yàn)收會(huì)議準(zhǔn)備工作是做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的重要條件，因此，建設(shè)單位必須在檔案驗(yàn)收申請的同時(shí)做好充分的驗(yàn)收會(huì)議準(zhǔn)備工作。首先，將能夠有效反映工程概況的影像資料準(zhǔn)備充分，使得驗(yàn)收組成員能夠清楚明了的掌握該工程的情況，建設(shè)單位可以將影像資料的制作任務(wù)交給宣傳部門協(xié)助完成。其次，要制作圖文結(jié)合的、清晰反映項(xiàng)目檔案管理的項(xiàng)目概況、項(xiàng)目文件及整理歸檔等內(nèi)容的演示文稿，同時(shí)還要正確的編制竣工圖、闡明未完工程情況等。此外，建設(shè)單位還要組織相關(guān)的設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及施工單位等進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及竣工等等方面的匯報(bào)材料，從而為檔案驗(yàn)收會(huì)議的順利完成打下良好的基礎(chǔ)。所有驗(yàn)收會(huì)議材料應(yīng)全面、生動(dòng)地反映工程概況及工程檔案的管理情況。

6 結(jié)語

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，越來越多的新建項(xiàng)目興起，也有越來越多的續(xù)建項(xiàng)目逐漸增加，科學(xué)的收集相關(guān)的檔案資料、有效的管理檔案意義重大。檔案部門還要依據(jù)相關(guān)的工程驗(yàn)收范圍仔細(xì)的核查從工程立項(xiàng)到工程驗(yàn)收的全過程的文件，從而達(dá)到查漏補(bǔ)缺、確保歸檔項(xiàng)目文件齊全的目的;對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)匯編做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的不可缺少的環(huán)節(jié)，必須要科學(xué)的匯編檔案案卷目錄，以充分的保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性與準(zhǔn)確性;建設(shè)單位檔案部門要及時(shí)的組織設(shè)計(jì)部門、施工部門及監(jiān)理部門等進(jìn)行項(xiàng)目檔案的自我檢查，對(duì)從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目驗(yàn)收的全過程形成的工程資料進(jìn)行核查。

參考文獻(xiàn)

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