建筑企業(yè)檔案管理優(yōu)化與創(chuàng)新實踐研究

張成華

摘要：建筑企業(yè)的檔案管理工作具有較為復(fù)雜的特點，因此在實際管理工作中很容易因某些因素的影響而導(dǎo)致管理水平被降低。因此相關(guān)工作人員應(yīng)提高對于此項工作的重視程度，不斷根據(jù)自身需求對其進行創(chuàng)新與優(yōu)化，推動企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè);檔案管理;優(yōu)化;創(chuàng)新

隨著科技的快速發(fā)展，我國檔案管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用也在逐漸增強。同時建筑企業(yè)在社會快速發(fā)展的帶動下也取得了良好的發(fā)展，因此為了更好的面對市場競爭大環(huán)境所帶來的機遇和挑戰(zhàn)，應(yīng)提高對于自身檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，讓其更好的發(fā)揮出自身的作用。

一、檔案管理在建筑企業(yè)中開展的作用

（一）更好體現(xiàn)企業(yè)文化

建筑企業(yè)想要在競爭激烈的大環(huán)境中站穩(wěn)腳跟，不斷提高自身的競爭能力，就必須要注重企業(yè)文化的建設(shè)，將其作為企業(yè)的核心重點開展，這樣才能夠更好的將企業(yè)自身的特色以及思想體現(xiàn)出來。而企業(yè)的檔案收集與管理工作以及工程建設(shè)的設(shè)計工作和施工工作等都能夠在一定程度展現(xiàn)出企業(yè)所特有的文化。

（二）推動企業(yè)取得更好發(fā)展

城市化建設(shè)離不開建筑行業(yè)在其中所起到的作用，而城市化建設(shè)又是推動我國經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分，因此建筑行業(yè)的良好發(fā)展對于我國社會經(jīng)濟來說是非常重要的。而檔案管理工作在建筑行業(yè)發(fā)展中能夠為建筑企業(yè)的決策工作提供更加科學(xué)、可靠的依據(jù)，讓其能夠更加合理的做出判斷。企業(yè)檔案所涉及到的內(nèi)容是非常廣泛的，既包括企業(yè)所使用的各方面技術(shù)，也包括實際工程項目流程等，這些數(shù)據(jù)文件都是企業(yè)管理人員來對企業(yè)實際發(fā)展運行情況進行判斷的依據(jù)，因此做好檔案管理工作是非常重要的。

二、建筑企業(yè)檔案管理工作開展中存在的問題

（一）檔案管理意識不高

在我國現(xiàn)階段很多建筑企業(yè)中，并沒有配備專門的隊伍來進行檔案的管理工作，只是在檔案管理室配備管理的人員，且工作人員對于檔案管理工作積極性不高較為被動，因此所起到的效果不是很好。

（二）信息化管理水平較低

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是通過人工的方式對文件信息檔案進行收集、整理、存儲等，這不但會導(dǎo)致工作量比較大，更是會在一定程度上導(dǎo)致管理水平較低。在現(xiàn)在信息計劃技術(shù)大發(fā)展的時期，工作人員應(yīng)認識到信息化管理的重要性將其合理應(yīng)用到實際管理工作當(dāng)中。

（三）管理力度有待加強

還有一個問題就是管理力度大不夠，工作重點都放在了建設(shè)上，對于管理工作的開展重視程度不足。且在成本投入方面，對于管理工作所投入的成本不足，造成員工的工作積極性較低，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的有效開展。

三、建筑企業(yè)檔案管理優(yōu)化與創(chuàng)新實踐

（一）創(chuàng)新管理觀念

建筑企業(yè)應(yīng)樹立起檔案屬于企業(yè)特殊資產(chǎn)的理念。要讓相關(guān)工作人員明確，企業(yè)檔案所包含的是長期工作以來的智慧結(jié)晶、是不斷發(fā)展過程中積累下來的經(jīng)驗。這對于一個企業(yè)來說，是非常珍貴的。因此，做好檔案管理工作是對信息資源的一種保護，因此應(yīng)不斷的提高檔案管理的科學(xué)性和信息化建設(shè)，樹立創(chuàng)新管理觀念，讓“管理型、信息型、服務(wù)型”工作理念落實到實處。

（二）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機制

一般情況下可以將企業(yè)的檔案管理機制分為內(nèi)部管理機制與外部服務(wù)大眾機制。因此較為傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用于現(xiàn)階段的實際需求。想要做好創(chuàng)新實踐就應(yīng)該提高對于外部服務(wù)大眾機制的重視程度，內(nèi)部外部兩手抓，對用戶的實際需求等進行了解，這樣才能更好的完善檔案管理機制。

（三）明確檔案管理工作實質(zhì)，提供更加細致的服務(wù)

檔案管理工作開展的主要目的就是為企業(yè)提供服務(wù)，建筑企業(yè)的檔案管理工作在開展的過程當(dāng)中，相關(guān)工作人員應(yīng)該樹立好服務(wù)意識，提高主動性和積極性，為企業(yè)各部門提供其需要的數(shù)據(jù)信息，這樣才能夠更好的讓企業(yè)取得更好的發(fā)展并明確自身發(fā)展的實際情況。

檔案管理工作人員應(yīng)明確自身的工作性質(zhì)，將提供良好服務(wù)作為出發(fā)點，不但要做好日常的相關(guān)工作，更是要提高對于檔案信息編研的重視程度，提高隊友信息來源、共享等方面的靈敏性，做好信息數(shù)據(jù)的收集工作。

此外，也應(yīng)該與企業(yè)自身實際發(fā)展相結(jié)合，對數(shù)據(jù)信息進行深入內(nèi)的開發(fā)與編寫，做好對其的分類，讓讓先關(guān)工作人員想要相關(guān)檔案時能夠獲取更加全面、詳細的數(shù)據(jù)信息資料。

（四）創(chuàng)新人才培養(yǎng)，建立起優(yōu)質(zhì)的人才隊伍

想要更好的做好檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新實踐，就離不開人才方面的培養(yǎng)。雖然社會、科技方面的發(fā)展帶動了物質(zhì)等方面的進步，為建筑企業(yè)的檔案管理工作提供了物質(zhì)方面的支持，但是想要更好保證技術(shù)應(yīng)用、設(shè)備操作的質(zhì)量，就必須要將優(yōu)秀的人才安排在實際工作開展當(dāng)中。因此一定要做好對于人才培養(yǎng)方面創(chuàng)新建設(shè)，讓企業(yè)擁有綜合素質(zhì)較強、技術(shù)能力較高的優(yōu)質(zhì)人才隊伍。

（1）首先應(yīng)該在企業(yè)當(dāng)中選出一些具有較強思想素質(zhì)、專業(yè)能力較高的工作人員加入到檔案管理工作當(dāng)中，讓其起到良好的帶頭作用，從而帶動整體企業(yè)工作人員對于檔案工作的了解程度得到有效提高，認識到各部門之間協(xié)調(diào)配合對于檔案管理工作開展的重要性，讓檔案管理工作信息化建設(shè)更加完善。

（2）同時在優(yōu)質(zhì)人才隊伍建設(shè)的過程當(dāng)中，應(yīng)該做好人才的配置，保證隊伍的穩(wěn)定性和結(jié)構(gòu)性。既要保證檔案管理隊伍中具有研究性人員也要有具有豐富經(jīng)驗的人員等，更好保證檔案管理信息化建設(shè)的落實。

（3）此外，還應(yīng)該做好對于人才的培訓(xùn)教育工作，從思想教育、制度方面、管理方法等方面綜合對檔案管理相關(guān)工作人員進行培養(yǎng)。為人才隊伍提供更加優(yōu)質(zhì)的工作人員，真正提高管理水平。對于檔案管理的宣傳工作也應(yīng)該加強，讓建筑企業(yè)員工能夠更加充分的認識到此項工作優(yōu)化以及創(chuàng)新的必要性，更好推動企業(yè)進步。

（五）提高建筑企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平

隨著科技的發(fā)展，信息化建設(shè)是對于各行各業(yè)來說都是非常重要的，在建筑企業(yè)檔案管理工作中更加廣泛的應(yīng)用信息化管理也是未來的發(fā)展趨勢所在，因此相關(guān)工作人員應(yīng)提高信息化管理的實際應(yīng)用效果，讓其能夠更好的推動企業(yè)自身的發(fā)展。

（1）首先，應(yīng)在檔案管理工作中加大對于信息化管理技術(shù)的推廣力度。企業(yè)想要取得更好的發(fā)展，就應(yīng)該根據(jù)實際需要不斷的完善檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，并提高對于相關(guān)工作人員的教育培訓(xùn)力度，讓相關(guān)工作人員能夠更加有效的掌握自身崗位中所需要的信息技術(shù)，并在實際工作開展工有效的應(yīng)用，讓檔案收集工作、整理工作、存儲工作以及分享工作等得到更加立體的管理。

（2）其次，就是要不斷的完善企業(yè)內(nèi)部的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。相關(guān)工作人員應(yīng)提高對于計算機設(shè)備和信息管理系統(tǒng)等基礎(chǔ)性設(shè)施的建設(shè)工作，讓信息化管理的落實開展能夠得到有效的保障。

（3）此外，還要加強對于信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，通過將計算機系統(tǒng)等在檔案管理工作中的合理應(yīng)用，有效的提高管理質(zhì)量，降低失誤出現(xiàn)的概率。

四、總結(jié)

建筑企業(yè)想要獲得更好的發(fā)展，就必須要做好對于檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，緊跟時代發(fā)展的步伐，真正讓信息化管理應(yīng)用到檔案管理工作中，根據(jù)實際需求不斷完善理念、制度、服務(wù)以及做好人才方面的培養(yǎng)，讓企業(yè)的競爭力得到有效的提高。

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