政府采購背景下公共圖書采訪工作的思考

胡育杏

摘?要：文章介紹了現(xiàn)階段政府采購的幾種模式，分析了政府采購背景下圖書采訪工作的優(yōu)勢(shì)和不足，提出了在此環(huán)境下改善采訪工作的一些建議，旨在提高公共圖書館采訪工作的質(zhì)量。

中圖分類號(hào)：G253文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2020）09-0107-03

關(guān)鍵詞：政府采購;采訪模式;圖書館;創(chuàng)新轉(zhuǎn)變

隨著政府采購在各個(gè)領(lǐng)域的日益完善，我國公共圖書館的圖書采訪工作也大多步入政府統(tǒng)一采購的正軌。在這一采訪環(huán)境下，怎樣使有限的購書經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大效益，讓圖書館采購的文獻(xiàn)資源更加科學(xué)化、合理化、規(guī)范化，成為公共圖書館采訪工作面臨的首要問題。因此，分析圖書采訪工作在政府采購背景下如何揚(yáng)長避短，對(duì)做好圖書館采訪工作、促進(jìn)圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1?公共圖書館采訪模式分類

政府采購是指各級(jí)國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用財(cái)政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內(nèi)的或采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為[1]。政府采購主要有公開招標(biāo)、單一來源采購、競爭性談判、邀請(qǐng)招標(biāo)、競爭性磋商和詢價(jià)六種方式。其中，大多數(shù)紙質(zhì)圖書的采購采用公開招標(biāo)的方式進(jìn)行，特殊情況采用單一來源采購和競爭性談判。

1.1?公開招標(biāo)模式

為保證采訪工作的透明、公正，一些地方政府會(huì)在采購文件中注明中標(biāo)的各圖書供應(yīng)商僅取得本年度資格標(biāo)，因此，圖書館需要在每一次采訪工作開展前進(jìn)行二次詢價(jià)工作，即確定每批的訂單詳情，有意向的圖書供應(yīng)商應(yīng)遞交折扣率和供貨率等供貨條件，圖書館再從中選取合適的供貨商。公開招標(biāo)和二次詢價(jià)審查的必要因素均包括圖書供應(yīng)商資質(zhì)條件、服務(wù)水平以及圖書的供貨價(jià)格。因各地圖書館情況不同，有些公共圖書館也會(huì)采用現(xiàn)場采購的方式（選擇已取得供貨資格的圖書供應(yīng)商）開展工作，據(jù)統(tǒng)計(jì)，大多數(shù)圖書館在采訪工作中會(huì)將兩種采購模式相結(jié)合。

1.2?單一來源采購

這種采購模式主要針對(duì)圖書館的一些特殊采購需求。例如，為滿足特色文獻(xiàn)資源建設(shè)需求，公共圖書館需要采購一些國外出版社出版的文獻(xiàn)資源和連續(xù)出版物，為保證所購買的外文原版文獻(xiàn)為正規(guī)的優(yōu)質(zhì)文獻(xiàn)，需要供貨商提供從事進(jìn)出口圖書館配的資質(zhì)證明，但由于購買數(shù)量和折扣率的限制，很多有資質(zhì)的圖書供應(yīng)商不參加投標(biāo)，加之政府采購模式下90%以上的圖書館均對(duì)供應(yīng)商有提供圖書加工的需求，所以符合條件的供應(yīng)商更是屈指可數(shù)。在有資質(zhì)的供應(yīng)商明顯不足甚至只有一家滿足條件時(shí)，圖書館可采用單一來源采購的方式進(jìn)行采購。

1.3?競爭性談判

所謂競爭性談判，是指由圖書館提出采購計(jì)劃或圖書采購項(xiàng)目，以發(fā)布招標(biāo)公告的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蚪M織參與本次圖書采購計(jì)劃，再經(jīng)過多輪談判，從眾多參與本次圖書采購項(xiàng)目競爭者中選擇一家最符合采購方采購要求的書商[2]。這種模式大多被用于連續(xù)出版物的采購，前來投標(biāo)的供應(yīng)商可根據(jù)圖書館提供的圖書清單直接給出折扣率或者價(jià)格，經(jīng)過評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員對(duì)其進(jìn)行資格審查之后，將報(bào)價(jià)低的供應(yīng)商確定為中標(biāo)供應(yīng)商。這種招標(biāo)方式考慮的因素比較少，建議圖書館購買新出版的文獻(xiàn)資源時(shí)盡量少使用此方式。

2?政府采購背景下圖書采訪的優(yōu)勢(shì)

2.1?采購資金得到保障

傳統(tǒng)采訪模式下，圖書館用于圖書采購的資金十分有限，經(jīng)費(fèi)得不到保障，在開展圖書采訪工作時(shí)不得不開源節(jié)流，導(dǎo)致圖書采訪的范圍受到限制。政府采購模式很好地解決了這一問題，購書經(jīng)費(fèi)由政府撥款，?？顚Ｓ?，且每年度的經(jīng)費(fèi)數(shù)額明確，有利于圖書采訪工作人員制訂采訪計(jì)劃并有序開展采訪工作。

2.2?采購程序規(guī)范透明

政府采購環(huán)境下的采訪工作有詳細(xì)的規(guī)則和流程，在提交采購計(jì)劃、獲取審批、相關(guān)部門組織公開招標(biāo)、進(jìn)行采購、核對(duì)認(rèn)定的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度和記錄，且都可以做到公開透明，也可隨時(shí)追查到采購資金的去向，確保了每一筆采購經(jīng)費(fèi)都花在刀刃上，從根本上杜絕了“暗地操作”、采購相關(guān)人員“吃回扣”等腐敗現(xiàn)象[1]，可以做到隨時(shí)接受人民的監(jiān)督，這無疑是圖書館采訪工作的重大進(jìn)步。

2.3?采購范圍大幅增加

傳統(tǒng)的圖書采訪工作大多以本地書店采購為主，在地域和品種上存在很大的局限性，并且在開展采訪工作時(shí)容易受到書商的左右，造成一定程度的資源浪費(fèi)。在政府采購環(huán)境下，全國各地的圖書供應(yīng)商只要符合圖書館的采購需求都有資質(zhì)參與投標(biāo)，這就在無形中擴(kuò)大了圖書館采購的范圍，為圖書采訪工作提供了更多選擇。另外，通過招投標(biāo)方式進(jìn)行采訪，90%以上的供應(yīng)商還提供圖書的物理加工服務(wù)和數(shù)據(jù)加工服務(wù)，使圖書館可以用同樣的資金獲得更多的增值服務(wù)。

3?政府采購背景下圖書采訪的弊端

政府采購給圖書館采訪工作帶來了許多便利，但由于政府招投標(biāo)制度處于初期發(fā)展階段，所以在采訪工作開展過程中也暴露出一些弊端。

3.1?政府采購要求固化

圖書不同于一般的商品，雖然交易的是實(shí)物，但圖書卻是知識(shí)的載體，圖書館在購買圖書時(shí)除了考慮其價(jià)格因素，更重要的是考察圖書供應(yīng)商所提供的圖書種類是否包羅萬象，是否能涵蓋圖書館所需的所有類目，是否能保證更新及時(shí)[3]。圖書館在申報(bào)采購計(jì)劃時(shí)，政府采購中心難免會(huì)在給圖書劃分類別時(shí)出現(xiàn)偏差，如：某些地區(qū)采購中心將圖書劃分為貨物采購，而圖書館作為甲方在申報(bào)貨物采購需求表時(shí)無法提前填寫即將出版圖書的貨物屬性;若將圖書采購劃分為服務(wù)采購，又無法按要求對(duì)圖書采購進(jìn)行準(zhǔn)確的量化，最終只能把供貨商的供貨折扣率作為主要評(píng)標(biāo)因素，即“低價(jià)中標(biāo)”，致使圖書質(zhì)量得不到保障。

3.2?供貨書商更換頻繁

政府采購確定的供應(yīng)商服務(wù)周期多數(shù)為一年，服務(wù)期滿后又會(huì)重新招標(biāo)，更換一批新的供貨商。眾所周知，每家圖書館的加工要求都會(huì)根據(jù)本館的需求而有所不同，供應(yīng)商要達(dá)到圖書加工標(biāo)準(zhǔn)需要一定的時(shí)間，而很多供應(yīng)商在剛剛掌握?qǐng)D書館的加工要求時(shí)又可能會(huì)失去供貨資格，這時(shí)圖書館又要對(duì)新的供應(yīng)商進(jìn)行加工培訓(xùn)，周而復(fù)始。這不僅浪費(fèi)了雙方的人力資源，也會(huì)影響圖書館藏書的完整性。

3.3?政府采購程序繁瑣

在政府招投標(biāo)中，中標(biāo)的供應(yīng)商只能取得供貨的資格標(biāo)，而圖書采購是一項(xiàng)長期的工作，且與各個(gè)出版社的出版頻率以及圖書館上新的周期息息相關(guān)，所以為保證采訪工作的公平性，多數(shù)圖書館會(huì)應(yīng)采購中心的要求引入詢價(jià)機(jī)制，即在每次采訪工作實(shí)施之前，圖書館還需要召開二次詢價(jià)會(huì)，以致每次采購都需要重新選擇一次供貨商。這種采購模式雖然最大限度地保證了采訪過程的公平性，但無疑會(huì)使采購程序更加繁瑣，延長了采訪周期，大大影響了新書上架的時(shí)效性。

3.4?書商供貨質(zhì)量難控

通過招投標(biāo)確定供貨書商就難以避免“低價(jià)中標(biāo)”，而“低價(jià)中標(biāo)”所帶來的弊端就是圖書的供貨質(zhì)量難以把控，表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是許多高折扣出版社的圖書無法供貨，如商務(wù)印書館、國家圖書館出版社等，長此以往不僅采訪人員辛苦挑選的優(yōu)質(zhì)圖書無法保證到貨率，而且對(duì)圖書館館藏資源建設(shè)也有一定影響;二是供應(yīng)商的圖書加工能力良莠不齊，加工人員更換頻繁，不能保證圖書MARC數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，不僅增加了編目人員審校和改錯(cuò)的工作量，而且無形中延長了新書與讀者見面的時(shí)間。

3.5?采訪滯后影響流通

目前，大多數(shù)圖書館招投標(biāo)工作都是一年進(jìn)行一次，從提出申請(qǐng)到開標(biāo)通常要經(jīng)過兩個(gè)月甚至更長的時(shí)間。招標(biāo)工作結(jié)束后，圖書館采訪人員還要和各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行溝通，二次詢價(jià)后才能采購第一批圖書，一旦供應(yīng)商的供貨和加工能力不足，每批新書就要在3個(gè)多月后才能和讀者見面，造成采訪工作的滯后[4]。以長春市圖書館為例，該館每年1月提交采購申請(qǐng)，經(jīng)過財(cái)政局審批、提交需求表、發(fā)布通知、中標(biāo)公示等一系列程序后，3月中旬才能與供應(yīng)商簽訂合作合同，此時(shí)再訂貨加工，最快4月底才能將第一批新書上架流通（因特殊要求緊急訂購特殊加工處理的圖書除外），嚴(yán)重影響了圖書館文獻(xiàn)資源的流通率，也降低了圖書館的服務(wù)質(zhì)量。

4?政府采購背景下采訪工作的改善建議

4.1?提前制訂計(jì)劃，確定采購方式

圖書館的采購經(jīng)費(fèi)屬于財(cái)政撥款的一項(xiàng)，是在每年的人大會(huì)議審議后才制定下發(fā)的，圖書館的招投標(biāo)工作如果在財(cái)政撥款之后開展，勢(shì)必影響當(dāng)年的采訪進(jìn)度[5]，另外，由于圖書類商品的特殊性，在申報(bào)圖書采購時(shí)頻繁更換類別及采購方式也會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間。為避免浪費(fèi)采訪時(shí)間，采購計(jì)劃應(yīng)該提前制定。如果將圖書采購定為特殊類服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)，再結(jié)合圖書館配需求制定合理的評(píng)分體系，不僅能保證當(dāng)年采訪工作的迅速開展，還能避免計(jì)劃與采訪脫節(jié)的問題。

4.2?延長服務(wù)年限，確保供貨穩(wěn)定

圖書供貨商更換過于頻繁不利于圖書館藏書體系的建立，也不利于供貨商為圖書館提供良好的服務(wù)。每年年底采訪的圖書基本都會(huì)因?yàn)楣┴浿芷诘膯栴}在次年才完成供貨，但是購書經(jīng)費(fèi)必須在服務(wù)期內(nèi)使用，因此經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“先付錢，后供貨”的現(xiàn)象。筆者認(rèn)為，圖書館在進(jìn)行政府采購時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況增加服務(wù)年限，變“每年招標(biāo)”為“每年考核”，延長中標(biāo)供應(yīng)商的服務(wù)年限，以確保圖書供貨的穩(wěn)定。

4.3?推行線上采購，簡化采購流程

隨著線上采購模式的迅速普及，傳統(tǒng)采訪模式的局限性越來越明顯，早已無法滿足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的采購需求。圖書館可以將“網(wǎng)購模式”應(yīng)用到采訪工作中。在招標(biāo)過程中，政府在對(duì)線下供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查的同時(shí)，可以對(duì)書商及出版社開設(shè)的線上書店進(jìn)行資格審查，挑選出有資質(zhì)的圖書銷售平臺(tái)，讓采訪人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)銷售平臺(tái)更加直觀地對(duì)圖書進(jìn)行采訪。線上采購不僅能讓采訪人員及時(shí)了解采購進(jìn)度，還能熟悉系列圖書的出版進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)出版社與圖書館的高效對(duì)接。

4.4?做好驗(yàn)收監(jiān)督，完善考核機(jī)制

圖書館在進(jìn)行采訪工作時(shí)難免會(huì)遇到書商供貨率低、圖書加工質(zhì)量不高等一系列問題。鑒于以上情況，圖書館不僅要高度重視對(duì)合作階段供應(yīng)商的考核，還要對(duì)到貨圖書的驗(yàn)收情況和服務(wù)情況進(jìn)行考核。在政府采購的評(píng)標(biāo)過程中，圖書館對(duì)供應(yīng)商的考核結(jié)果應(yīng)被納入評(píng)標(biāo)加/減分項(xiàng)中，同時(shí)，在服務(wù)期限內(nèi)，圖書館應(yīng)根據(jù)考核結(jié)果對(duì)各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，長此以往不僅能使政府采購模式更加完善，還能凈化圖書供應(yīng)商市場。

4.5?創(chuàng)新采訪模式，引入讀者采訪

公共圖書館采購的圖書絕大多數(shù)是面向社會(huì)上廣大讀者的，讀者的需求對(duì)采訪工作至關(guān)重要。尤其在出版市場日新月異、出版品種極其豐富的時(shí)代，讀者的參與能使圖書館的采購經(jīng)費(fèi)得到有效利用[6]。圖書館可以在確定供貨商之后，將圖書采訪工作與圖書館閱讀推廣活動(dòng)相結(jié)合，引入讀者自主采購模式，不僅能提高圖書的流通率，還能縮短新書與讀者見面的時(shí)間，有效解決圖書采訪滯后的問題。

5?結(jié)語

圖書采訪工作是圖書館最基礎(chǔ)的工作之一，采訪工作的優(yōu)劣直接影響到圖書館的服務(wù)能力。政府采購環(huán)境下的采訪工作摒棄了許多傳統(tǒng)采訪模式的劣勢(shì)，在新的采訪背景下，采訪人員只有不斷提升自身素質(zhì)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋求更好的采訪模式，才能滿足讀者多樣化的閱讀需求。

參考文獻(xiàn)：

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[6] 代曉飛.中文圖書采訪中的書目信息損耗及對(duì)策[J].圖書館界，2018（2）：77.

（編校：周雪芹）