用戶零星購置圖書資產管理問題及對策
——以福州大學城八所高校為例

李晶晶

(福建醫(yī)科大學圖書館，福建 福州 350122)

隨著國家財政對“雙一流”高校建設的投入力度不斷加大，高校各二級單位及教工因各種需求用行政業(yè)務、院系教學或科研課題等經費零星購買圖書資料的情況日益增多。以福建醫(yī)科大學為例，近年來零星購置圖書資料達到3萬多冊，金額170多萬元。這部分圖書資料大多是教師根據自身教學、科研、行政業(yè)務工作需要自行購買，具有針對性強、學科專業(yè)性強、實用性強的特點。這種靈活快捷的用戶決策采購方式，把用戶需求與圖書館資源建設有效地結合起來，是高校館藏資源的重要補充?？稍诟咝D書資產管理領域，至今沒有一套完整的高等院校圖書資產管理法規(guī)，使得零星購買的圖書資料在管理方面無章可循、無法可依[1]。盡管各高校對零星購置圖書資產管理越來越重視，也采取了諸多措施，但各高校多是根據本校國有資產管理制度等相關規(guī)定及自身實際情況來制定相關的管理辦法，在具體的執(zhí)行過程中存在很大差異，未充分考慮到圖書資產的特殊性，給圖書資產管理和用戶使用帶來不便。

1 用戶零星購置圖書資產管理概況

零星購置圖書的采購、保管和使用方式多樣。本文中，筆者所調查的零星購置圖書資料是指高校各部門、各學院(部)及教師自行零星采購使用并需納入國有資產的圖書，使用之后可選擇由學校二級部門或個人保管，也可移交圖書館，如用于黨政部門工作、科研課題項目研究、課程教學參考和大學生創(chuàng)業(yè)培訓等零星所購圖書。零星購置圖書的用戶通常身處于教學、科研、行政第一線，他們針對自身或本專業(yè)特定工作方向、工作內容和工作重點所采購的，該圖書資料具有針對性強、實用性強、學科專業(yè)特色明顯等特點。筆者以福州大學、福建師范大學、福建醫(yī)科大學、福建中醫(yī)藥大學、福建農林大學、福建江夏學院、閩江學院以及福建工程學院等福州大學城八所高校為調查對象，通過網絡調查、電話訪談等方式調查這些高校零星購置圖書的入賬標準、采購渠道、管理部門、驗收入賬流程、領用手續(xù)等內容，以期分析并改進用戶零星購置圖書資產管理方法。

通過調查可以了解到，福州大學城八所高校在零星購置圖書管理方式上有著很大差異(見表1)。管理最到位的是福州大學，在限定了500元的入賬標準后，對符合標準的零星購置圖書采用了與圖書館批量購置圖書一樣的流程，用戶直接通過圖書管理系統(tǒng)查詢、借閱；其次是福建工程學院和福建中醫(yī)藥大學，這兩所高校采取了圖書館驗收、加工、典藏，二級部門管理的模式，這也是目前國內多數高校選擇的方式；福建師范大學和福建醫(yī)科大學均未將零星購置圖書編目和典藏，其中，福建師范大學缺乏對圖書實物的驗收手續(xù)，福建醫(yī)科大學的零星購置圖書散落在個人手上，缺乏統(tǒng)一的管理部門；福建江夏學院、福建農林大學及閩江學院均表示未將零星購置圖書資產納入固定資產管理。總體來說，各大學對零星購置圖書的管理程度差異較大，過于嚴格的管理會影響零星購置圖書使用的靈活性，使其失去了零星購置的意義；松散缺失的管理又會帶來購置的隨意性，導致資金浪費，不利于后續(xù)資源再利用，因此，探索適合高校的零星購置圖書資產管理辦法非常有必要。

表1 福州大學城地區(qū)八所高校零星購置圖書管理方式調查一覽表

2 用戶零星購置圖書資產管理存在的問題

近年來，各高校也在零星購置圖書資產管理方面不斷探索新的管理方式，如華東師范大學2019年修訂并發(fā)布《圖書資料購置與管理辦法》[2]，武漢大學2017年12月29日發(fā)布《武漢大學圖書資料類資產管理實施細則》[3]中國農業(yè)大學、蘭州大學、中央財經大學、廣州大學等都根據本校實際情況，不同程度地改進了零星購置圖書的管理以及驗收流程，但因各高校的實際情況不同導致管理模式有很大差異。通過對福州大學城八所高校的調查發(fā)現(xiàn)，用戶零星購置圖書資產管理存在的問題主要表現(xiàn)在以下四個方面。

2.1 資產入賬標準缺失

根據《事業(yè)單位財務規(guī)則》(財政部第68號)第四十條規(guī)定，固定資產是指使用期限超過一年，單位價值在1 000元以上(其中：專用設備單位價值在1 500元以上)，并在使用過程中基本保持原有物質形態(tài)的資產。單位價值雖未達到規(guī)定標準，但是耐用時間在一年以上的大批同類物資，作為固定資產管理[4]。根據規(guī)定，圖書館、院系資料室批量購置的圖書的確屬于“耐用時間在一年以上”且為“大批同類資產”，作為固定資產管理毋庸置疑，然而零星購置的圖書是否符合這一標準，各高校卻有各自的理解與界定。本次調查中，福建江夏學院、閩江學院和福建農林大學將零星購置圖書資料作為低值易耗品處理，而不辦理固定資產驗收入賬手續(xù)；福州大學僅對單次購買金額超過500元的圖書資料辦理相關手續(xù)；福建中醫(yī)藥大學明確指出院系資料室或教師零星購置圖書需要辦理入賬而行政部門零星購書不辦理；福建工程學院、福建師范大學、福建醫(yī)科大學均將零星購置圖書資料納入固定資產管理。

各個學校都根據自身情況制訂了不同的零星購置圖書固定資產入賬標準，且標準差異較大。入賬標準的制訂至關重要，標準過高會導致購書部門或教師使用不便，甚至影響學校管理、科研項目的順利開展；反之，則容易造成此部分圖書資料的管理脫節(jié)，直接后果就是國有資產流失。

2.2 采購渠道多樣雜亂

調查發(fā)現(xiàn)，八所高校均沒有對零星購置圖書資料的采購渠道進行限定。零星購置圖書有教師利用外出參加學術交流、業(yè)務會議、培訓、進修學習等機會購買的，有書店、書展現(xiàn)采的，也有線上線下訂購的。如此廣泛的文獻來源雖然在報銷審核時都能提供正式發(fā)票，但仍然很難確保圖書質量，不排除存在購買到盜版盜印圖書的現(xiàn)象。以福建醫(yī)科大學為例，在零星購置圖書的驗收過程中就出現(xiàn)教師在二手市場高價購買絕版圖書、境外代購圖書、購買超低價電子書等情況，導致圖書資料入庫審核難度很大。目前，盜版盜印現(xiàn)象在教學參考書、工具書、暢銷書、文學書等銷售市場尤為突出，現(xiàn)有法律體系在面對盜版盜印的現(xiàn)象時還是略顯滯后與僵硬，加之現(xiàn)今隨著圖書盜版盜印技術不斷提高，不少盜版盜印圖書的質量與正版相差無幾[5]，這就更增加了這部分圖書的入庫審核驗收難度。

2.3 入庫出庫流程煩瑣

在調查中發(fā)現(xiàn)，各高校對于零星購置圖書的入庫出庫流程也各不相同。福州大學、福建工程學院和福建中醫(yī)藥大學的教師需將所購圖書送交至圖書館采編部，待采編部編目加工后取回圖書，并攜帶驗收單等材料至財務處報銷；福建醫(yī)科大學教師也需將圖書送交至圖書館辦公室，等待工作人員現(xiàn)場驗收入庫完畢后，持圖書驗收管理卡至財務處報銷；福建師范大學教師雖不用搬運圖書至相關部門現(xiàn)場驗收，但要先去校資產管理部門領取并填寫資產增加單，持資產增加單至采編部蓋章，再去財務處報銷。

以上五所高校教師自購圖書之后，在材料準備充分完整、審核能一次性通過的情況下，要想走完全部驗收入庫出庫報銷的流程，至少需要經過兩個部門，甚至有的部門要去多次才能全部辦理完。福建醫(yī)科大學的流程雖只需去一次圖書館就能辦理完，但是其中等待的時間卻不可忽視。福建師范大學雖然減少了搬運圖書的體力活，可是卻要經過三個部門才能辦理。如此煩瑣的入庫報銷流程，再加上之后的財務審計、資產清查等工作，不少教師表現(xiàn)出消極情緒，有的表示不愿意再在科研課題項目中預留圖書購置費，有的甚至寧愿自己出錢買書也不報銷了。

2.4 管理模式不夠科學

在上述五所給予零星購置圖書辦理固定資產入賬手續(xù)的高校中，各自的管理模式也有著天壤之別。福州大學將圖書按照圖書館正常進書流程進行編目加工典藏，錄入圖書館管理系統(tǒng)后，通知教師辦理借閱手續(xù)，并按照圖書館借閱制度管理；福建工程學院和福建中醫(yī)藥大學將圖書編目加工后，直接將圖書典藏交由二級部門管理；福建醫(yī)科大學只是現(xiàn)場核實圖書實物，蓋館藏章，并未對圖書進行編目加工，直接交由經辦人領回；福建師范大學只需采編部在資產增加單上蓋章即可，并未核對圖書。

以上四種管理模式各有利弊。福州大學的管理模式全面而規(guī)范，但是流程煩瑣，容易導致購書教師產生負面情緒，甚至可能因此對學?？蒲许椖康拈_展產生不利影響。福建工程學院的第二、三種管理模式要求二級管理部門的固定資產管理員對所有圖書資料做好固定資產動態(tài)管理，而事實上他們多是兼職管理資產，缺乏相應的圖書情報專業(yè)知識和業(yè)務能力。而圖書資產具有種類多、數量大、易丟失的特點，加上歷史遺留問題多，難以理順，管理任務繁重。福建醫(yī)科大學對零星購置圖書的管理模式為“入庫不典藏”，圖書館負責審核教師零星購置的圖書資料發(fā)票、清單以及實物，批量導入國有資產管理系統(tǒng)，但卻沒有將書目信息逐條錄入圖書館管理系統(tǒng)，導致讀者無法在圖書管理系統(tǒng)查看自己名下領用的圖書；而二級部門在圖書采購、驗收、領用環(huán)節(jié)的缺位，導致他們無法對這部分資產進行有效的動態(tài)管理。福建師范大學的管理模式較為簡單，但缺乏圖書實物的驗收工作，可能會存在賬物不符或有的項目根本沒有購書而向書商開具發(fā)票直接報賬的現(xiàn)象。

2.5 重復利用率低

零星購置圖書很大一部分是課題項目用書和教學參考用書，常常被科研團隊或教師認為是本團隊或教師本人的財產，在購買之后就長期被教師、科研經費所有人或團隊占用，導致這部分資源的利用率偏低，效益未最大化。福建工程學院和福建中醫(yī)藥大學的管理模式為零星購置圖書典藏并錄入系統(tǒng)后，直接將館藏地點設置為二級管理部門，并未將目錄在線展示給全校讀者；福建師范大學和福建醫(yī)科大學的零星購置圖書沒有典藏并錄入圖書管理系統(tǒng)，讀者無法查詢、借閱和共享資源。

3 用戶零星購置圖書資產管理存在問題的解決對策

3.1 健全資產管理制度

高校零星購置圖書管理應根據財政部《事業(yè)單位國有資產管理暫行辦法》和地方高校國有資產管理等有關規(guī)定，結合高校具體情況，繼續(xù)健全并不斷完善管理制度，使零星圖書資料的購置、驗收、使用、處置、報廢等環(huán)節(jié)有章可循，有規(guī)可依，違章可糾。制訂合適的入賬標準，在保護國有資產的同時縮減不必要的業(yè)務辦理流程，調動教師教學科研的積極性；加強對零星購置圖書資產的審批控制，在申購上制訂查重機制，統(tǒng)籌考慮，最大限度地降低圖書重購率，提倡圖書資源共享；建立健全經濟責任獎懲制度，如對在各個管理環(huán)節(jié)中成績突出的人員給予適當獎勵等；建立健全資產清查制度，及時發(fā)現(xiàn)和糾正二級單位資產管理中存在的問題，以保證賬賬、賬實、賬卡相符，家底清楚；建立健全資產處置制度，規(guī)范對零星購置圖書資產的移交、出借、報損、報廢等報批程序，堵塞漏洞，防止國有資產流失。在以上制度健全之后，將各個制度落到實處是關鍵[6]。

3.2 建設快捷采購渠道

提倡教師直接向本校圖書館中標供應商選購圖書，相比較網上或線下采購，能夠最大限度地確保圖書來源的可靠性，降低入庫驗收審核難度。同時，優(yōu)化現(xiàn)有的讀者薦購方式，可借鑒湖南大學“借書綠色通道”模式，即為在教學或科研中急需專業(yè)圖書的師生開辟快速借閱通道。凡符合要求的圖書，可通過“借書綠色通道”向圖書館提交申請。圖書館以最快速度進行處理，包括審核、分流、下單、驗收、編目、典藏、通知讀者借閱整個過程全部第一時間處理，并承諾5個工作日讓讀者借到急需的圖書[7]。還可以通過圖書館與實體書店合作的方式，讀者憑圖書館的借閱證，可直接將指定實體書店的圖書借出，由此產生的費用由書店與圖書館結算，借閱完畢后直接將書歸還至圖書館典藏入庫。

3.3 優(yōu)化入庫出庫流程

目前，各高校在零星購置圖書管理中面臨的最棘手的問題就是如何既能將零星購置圖書資料管理好，又能實現(xiàn)“最多跑一次”的目標。如今固定資產管理已經逐步實現(xiàn)網絡化，原有的手工賬、單機賬在管理工作中已逐漸被淘汰，在這樣的背景下，可以考慮由教師或二級部門直接在網絡化管理系統(tǒng)中上傳所購圖書信息，由圖書館線上審核后，經辦人只需將紙質版驗收單打印出來交至圖書館簽字蓋章即可。圖書加工可通過預約方式，由圖書館驗收人員直接攜帶工具包到二級部門現(xiàn)場上門辦理，或待使用圖書完畢移交圖書館時再編目加工。這樣既可以避免擠占教師寶貴的教學工作時間來完成煩瑣的流程，又可以省去不必要的體力勞動，領用人及二級管理部門都能在網絡化系統(tǒng)中實時動態(tài)查詢所管轄的圖書資產，提高了管理效率。在此方面，中北大學圖書館已利用“Struts 2+Hibernate+Spring”框架技術自主設計開發(fā)出一套教師自主購書系統(tǒng)，該系統(tǒng)不但可以保證數據的完整性和安全性，而且可以提高圖書館工作人員的工作效率，更好地服務于廣大讀者，值得其他高校借鑒[8]。

3.4 利用RFID技術改進管理模式

將零星購置圖書資料的固定資產管理權限下放至二級部門，建立以圖書館為中心，院系資料室或科研團隊參與的管理體制。利用RFID技術、高校固定資產管理系統(tǒng)和校園Wi-Fi三者結合的方式，對圖書資產的整個生命周期進行實時跟蹤管理。由于圖書資料資產分布相對分散，不適合基站模式，因此，可考慮采用PDA或盤點機等手持設備進行管理。在采用新技術管理的同時，也要加強二級部門資產管理員資產管理專業(yè)知識與技能的培訓，增強其管理意識，并建立監(jiān)督和約束機制。做好圖書資料資產的動態(tài)管理，對確因管理者原因造成的損失要追究其責任。做到有章可循的同時還要有保障與反饋制度，否則，就容易在管理上出現(xiàn)漏洞，使管理人員的責任心松懈，導致學校的固定資產不但沒有得到妥善保護反而損毀甚至丟失。只有從思想上認識到高校國有資產是學校發(fā)展的物質基礎和衡量一個學校辦學規(guī)模、教學科研發(fā)展?jié)摿Φ闹匾笜?，才能將“分級負責、責任到人”落到實處[6]。

3.5 提高零星購置圖書利用率

要提高零星購置圖書的利用率，就應將其盡量向全校讀者開放，使文獻資料共享?？梢钥紤]以圖書館圖書管理系統(tǒng)為基礎管理平臺，充分挖掘其功能，在確保圖書館圖書資產科學管理的基礎上，將零星購置的圖書資料統(tǒng)一納入管理系統(tǒng)，實現(xiàn)這類圖書資產的在線揭示，把資產管理融入典藏管理過程中。在編目登記時，給零星購置的圖書分配有別于圖書館批量購置圖書的字段，切實做好零星購置圖書的分編工作，以便實現(xiàn)圖書資源的共享；典藏時可以考慮將零星購置圖書專架或專庫(也可委托相關專業(yè)資料室)集中管理，在相關專業(yè)人員、師生享有借閱優(yōu)先權的前提下，向全校讀者開放借閱[1]。

4 結 語

在固定資產精細化管理的背景下，高校零星購置圖書資料這一普遍而又特殊的管理對象將越來越引起大家的重視。高校國有資產管理部門應當在加強圖書資產制度化管理的同時，協(xié)同高校相關部門如財務處、科研處等，制訂嚴格規(guī)范、科學有效的零星購置圖書資產管理制度，將零星購置的圖書資料統(tǒng)一納入圖書館的管理系統(tǒng)中，并針對不同的情況分門別類地進行對待和處理。把零星購置圖書資料管全管細，使圖書資料能夠更好地流通，是高校做好固定資產管理的目標。