事業(yè)單位人事檔案的信息化管理要素探索

劉永梅

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展為社會(huì)各行各業(yè)發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)，隨著電腦大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等高端技術(shù)的發(fā)展，人們的工作效率也有了明顯提升?；谛畔⒓夹g(shù)發(fā)展與更新，事業(yè)單位人事檔案管理工作也有了明顯改進(jìn)，為事業(yè)單位人事檔案管理的信息化管理發(fā)展提供可行性途徑，也給事業(yè)單位檔案管理帶來革新與變化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案：信息化;管理要素

進(jìn)入到21世紀(jì)以來，世界迅速進(jìn)入到信息化時(shí)代。隨著事業(yè)單位機(jī)制改革的推進(jìn)，信息技術(shù)也被引入事業(yè)單位檔案管理中，對(duì)事業(yè)單位正推行各項(xiàng)改革發(fā)展提供新途徑，但同時(shí)，這也對(duì)原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰(zhàn)[1]。這就需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)部管理各項(xiàng)工作提出了更高的要求，不斷地提高事業(yè)單位檔案管理信息化效率，推進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)改革措施進(jìn)行，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，在此基礎(chǔ)上能夠保證事業(yè)單位的科學(xué)運(yùn)行和管理高效顯得尤為重要。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的信息化技術(shù)應(yīng)用必要性

事業(yè)單位人事檔案管理是為了記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，個(gè)人檔案也是單位人事部門對(duì)開展各種工作的基礎(chǔ)，甚至對(duì)部分事業(yè)單位來說，檔案也是單位考察和識(shí)別干部選拔優(yōu)秀人才的重要憑證。信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位干部隊(duì)伍建設(shè)作用顯著，通過信息技術(shù)也能實(shí)現(xiàn)促生產(chǎn)的歷史性突破。將信息化技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位人事檔案管理中，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，將檔案內(nèi)容數(shù)字化處理后，錄入到計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件中，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以更好地保存事業(yè)單位員工檔案，減少因檔案遺失帶來的經(jīng)濟(jì)損失，還可以對(duì)相關(guān)人員的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移或共享，在一定程度上確保了檔案保存的持久性和安全性，大大的增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理安全系數(shù)。

二、提高事業(yè)單位人事檔案的信息化管理策略探討

1.提高檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)

事業(yè)單位人事檔案管理工作是內(nèi)部管理的重要組成部分。相比傳統(tǒng)檔案資料，將事業(yè)單位人事檔案放在電腦信息系統(tǒng)中，可以更好地保存、查詢和修改，并即將這種檔案存放在電腦中，管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)傳遞，降低檔案管理出錯(cuò)可能性。事業(yè)單位人事檔案管理人員大多封閉意識(shí)較強(qiáng)，而將信息化技術(shù)運(yùn)用在其中，可以明顯改變這種局面，通過網(wǎng)絡(luò)世界，不斷更新管理人員的管理觀念，將事業(yè)單位人事檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，這對(duì)管理人員來說，也是學(xué)習(xí)新知識(shí)、更新原有知識(shí)結(jié)構(gòu)體系的有效方式，再加上很多單位檔案管理人員與實(shí)際需求存在著不匹配的情況，這更需要實(shí)現(xiàn)信息化管理。信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，是加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變的重要轉(zhuǎn)折，為人事檔案管理提供更加便捷、高效的管理辦法。

2.增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，許多事業(yè)單位都改變了傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，信息技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位人事檔案管理提供新途徑的同時(shí)，也進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案信息化管理的安全意識(shí)，它充分利用信息技術(shù)的高效、快捷手段，為檔案信息管理保駕起航[2]。在實(shí)際管理中，不難發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，往往都存在著安全意識(shí)往往不夠，造成檔案信息的丟失和泄密，從而產(chǎn)生了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)損失。利用信息技術(shù)，將所有人員檔案存在電腦中，不斷地提高檔案管理系統(tǒng)的保密性和安全性，在對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格檔案管理流程，正確對(duì)待檔案管理工作，充分利用好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的加密性，保存好事業(yè)單位人員檔案。同時(shí)，強(qiáng)化電子檔案的保存環(huán)境和保存方式，各個(gè)階段的管理人員也要認(rèn)真搞好電子檔竇的及時(shí)備份與維護(hù)工作，確保檔案管理的安全性。

3.完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案管理工作效率會(huì)直接影響事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，檔案管理人員的素質(zhì)也是影響檔案信息化管理效率的重要原因，雖然說信息化技術(shù)是可以推進(jìn)檔案管理高效發(fā)展的方式，但歸根結(jié)底都是人在主導(dǎo)檔案管理工作[3]。因而，在事業(yè)單位人事檔案管理中，人是檔案信息化管理的決定因素。在電子化信息管理過程中，事業(yè)單位必須重視檔案管理人員的專業(yè)性和管理素質(zhì)，培養(yǎng)出專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，通過多種方式指導(dǎo)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)管理人員的信息化技術(shù)提升，通過管理人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)，去拓寬管理人員的知識(shí)面，加強(qiáng)信息化管理效率。尤其是信息技術(shù)發(fā)展越來越快，作為事業(yè)單位檔案管理個(gè)人，其文字能力、綜合分析能力、計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息管理技術(shù)能力都會(huì)影響檔案管理質(zhì)量，為了徹底轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理從“封閉性”為“開放型”，就必須重視完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而為檔案管理提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的管理。

三、結(jié)論

為了更好地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，為我國(guó)事業(yè)單位體系構(gòu)建完整的檔案管理制度和程序，就必須結(jié)合單位實(shí)況，明確事業(yè)單位檔案管理的重要性，按照檔案管理工作條例進(jìn)行檔案管理[4]。信息化技術(shù)的發(fā)展和引進(jìn)，也是需要設(shè)定信息化技術(shù)更新，不斷地提升管理人員素質(zhì)，將檔案管理作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作進(jìn)行，借助檔案能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來也有重要作用，所以，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，利用現(xiàn)代化管理理念，構(gòu)建信息化系統(tǒng)，從而發(fā)揮信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的作用，促進(jìn)事業(yè)單位不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李靜云，如何加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].陜西檔案，2019 （4）：35-36.

[4]李寶嶺.事業(yè)單位人事檔案管理工作探究[J].人才資源開發(fā)，2019 （12）：12-13.