信息時代下企業(yè)電子檔案管理探討思路分析

楊鋒

摘要：隨著科技及經(jīng)濟的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到生產(chǎn)和生活的各個領(lǐng)域中，企業(yè)的檔案管理是企業(yè)發(fā)展和運行的重要環(huán)節(jié)，電子檔案的管理突破了紙質(zhì)檔案的局限性，展現(xiàn)出更大的優(yōu)勢和特點，本文分析了電子檔案的優(yōu)點，提出了電子檔案管理的策略，以便強化電子檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：信息時代;電子檔案管理;企業(yè);優(yōu)點

在信息化時代下，企業(yè)不僅迎來了極大的發(fā)展機遇，同時也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)必須要與時俱進，不斷的更新并完善各項制度，有效的轉(zhuǎn)變檔案管理的模式，通過借助電子檔案管理，提升檔案管理的質(zhì)量，避免檔案的丟失或破損，讓檔案管理更加準確化和安全性。

一、企業(yè)電子檔案管理優(yōu)點

在信息時代的背景下，借助電子檔案的管理，讓企業(yè)檔案能夠信息化和智能化發(fā)展，優(yōu)化了繁瑣的檔案管理程序，減輕了檔案管理人員的工作壓力，極大的提升了檔案管理的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員從收集信息、歸檔、立卷以及銷毀等各個方面都是人工完成，檔案的查找速度比較慢，對檔案的開發(fā)和利用也不夠全面，而使用電子檔案能夠快速的查找所需文件，并對遺漏文件進行增補;檔案的開發(fā)和利用也可以通過電子系統(tǒng)來深入的挖掘，借助大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，讓檔案的管理更加優(yōu)智與便捷。此外，電子檔案還避免了紙質(zhì)檔案被丟失或破損的情況發(fā)生，可以通過數(shù)據(jù)備份或者身份驗證等設(shè)置，保證了檔案的保密性和安全性。

二、管理措施

由于目前電子檔案在企業(yè)運行的過程中還處在發(fā)展階段，雖然電子檔案具備很多的優(yōu)點，但是在管理的過程中，也存在一些問題，這就需要企業(yè)不斷的完善各項制度，為電子檔案的管理營造出一個更加可靠與安全的環(huán)境。首先，在電子檔案管理的各項制度方面，企業(yè)應(yīng)該制定適合電子檔案的發(fā)展制度，讓檔案管理人員能夠規(guī)范管理程序，創(chuàng)建嚴格的審批制度，需要查閱或者使用的檔案必須要經(jīng)過審批;同時在檔案的收集和整理方面，要借助信息技術(shù)，保證檔案的更新，通過電子檔案和紙質(zhì)檔案相互補充的管理模式，達到資源整合，優(yōu)勢互補的效果。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況打造出最佳的電子檔案管理制度，從審批、查閱到電子檔案的應(yīng)用和開發(fā)等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)該嚴格依據(jù)電子檔案管理的體系開展，避免電子檔案管理形式化或者隨意化。

其次，電子檔案的管理還應(yīng)該構(gòu)建完備的檔案管理系統(tǒng)，通過建立與企業(yè)檔案管理相適應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)的各項檔案進行詳細的分類和整理，方便檔案的查詢與歸檔。同時還應(yīng)該及時對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行更新，檔案管理人員和技術(shù)人員要及時的溝通和交流，對數(shù)據(jù)庫中存在的問題或者漏洞要加以彌補和修復(fù)，直至達到數(shù)據(jù)庫的最優(yōu)狀態(tài)，防止黑客的入侵或者數(shù)據(jù)的丟失，進一步增強電子檔案管理的效率。在電子檔案管理過程中，還需要對檔案進行備份，通過設(shè)置身份驗證、密匙、防火墻等，阻止不明身份人員的入侵。有效的借助OA系統(tǒng)或者ERP系統(tǒng)，為企業(yè)的電子檔案管理營造出更加優(yōu)質(zhì)的硬件條件，高效的解決電子檔案儲存和管理中的問題，實現(xiàn)電子檔案的內(nèi)部共享。

此外，企業(yè)還應(yīng)該高度重視電子檔案管理的各項措施，整合電子檔案管理的優(yōu)缺點，讓電子檔案管理的優(yōu)點最大化，為電子檔案的管理提供必備的軟件和硬件設(shè)施，定期更新各項系統(tǒng)，檔案部門也應(yīng)該及時和各部門之間相互溝通，在檔案的收集和整理中，保證各部門能夠及時上傳到數(shù)據(jù)庫，最終檔案人員進行統(tǒng)一和完善。同時在電子檔案管理的過程中，還應(yīng)該加大對檔案的開發(fā)力度，電子檔案能夠清晰地展現(xiàn)出企業(yè)運行中的各項文件和信息，檔案管理人員不僅要對檔案進行嚴格的管理，還要對其加以開發(fā)，為企業(yè)的發(fā)展和決策提供建設(shè)性的意見和科學(xué)的參考，這樣才能夠?qū)㈦娮訖n案的管理效果最大化。比如：大數(shù)據(jù)建模、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等，都能夠為電子檔案的開發(fā)和利用提供技術(shù)支持，檔案管理人員應(yīng)該將其有效的利用。

三、思考與建議

電子檔案的管理對企業(yè)有著十分重要的作用，電子檔案的優(yōu)點也顯而易見，企業(yè)在電子檔案管理的過程中，必須要讓其優(yōu)點最大化，充分的結(jié)合企業(yè)的特征和檔案管理的屬性，為企業(yè)構(gòu)建出適宜的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案能夠有序的運行;同時企業(yè)也應(yīng)該加強對電子檔案管理的重視程度，在人員的優(yōu)化配置方面，不斷的提升電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及創(chuàng)新能力，電子檔案管理人員也應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)的理念，深入挖掘數(shù)據(jù)庫中的各項信息，更新檔案管理的理念和模式，有效的借助國外企業(yè)或者其他企業(yè)電子檔案管理的成功經(jīng)驗，優(yōu)化電子檔案管理的內(nèi)容。企業(yè)也應(yīng)該加強對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度，定期組織電子檔案管理的座談會或者研討會等，就電子檔案管理中存在的不足或者問題，進行廣泛的討論，集思廣益的提出解決意見，確保電子檔案管理的質(zhì)量提升。此外，電子檔案的管理還需要逐漸從紙質(zhì)檔案過度，不能急于求成，而達不到最佳的效果。

四、結(jié)論

企業(yè)在電子檔案管理的過程中，必須要健全各項制度，對系統(tǒng)的更新和升級應(yīng)該加以重視，從實際出發(fā)，應(yīng)該結(jié)合循序漸進的規(guī)律，提升電子檔案管理的效率，讓檔案管理人員對電子檔案的管理能夠有高度的認識，防止電子檔案管理中出現(xiàn)形式化的情況，確保電子檔案的可靠性和安全性，強化管理質(zhì)量。

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