談新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

尋瑞瑞

[摘 要] 人力資源管理工作對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位尤為重要，其中人事檔案管理在人力資源管理工作中占有重要地位。然而隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作方面逐漸顯露出一些問題。因此，在當(dāng)今時(shí)代不斷發(fā)展的前提下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位如何將信息發(fā)展與人事檔案管理進(jìn)行有效結(jié)合是當(dāng)前發(fā)展的重中之重。筆者就當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位中較為明顯的問題進(jìn)行了分析與探討，并提出有針對性的解決方案，希望為相關(guān)研究者提供借鑒與參考，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作水平的提高。

[關(guān)鍵詞] 機(jī)關(guān)事業(yè)單位 人事檔案 管理工作

中圖分類號(hào)：C962文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

人事管理記錄了較為完善的人才信息，包含個(gè)人履歷與獎(jiǎng)懲情況等。隨著當(dāng)前信息化的不斷發(fā)展，較為老套的人事管理方案出現(xiàn)各種問題，不能及時(shí)記錄全面的人才信息，無法滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位的需求。因此，為保證人才檔案管理更為合理與規(guī)范化，應(yīng)不斷加大對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理力度，針對現(xiàn)階段的主要問題，提出有針對性的解決方案。

一、人事檔案管理對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要意義

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，人事檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)人力資源的社會(huì)價(jià)值，對企業(yè)的人力資源改革具有促進(jìn)作用。人事檔案主要包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容：該單位中員工的資歷與身份信息、日常的表現(xiàn)、是否有較為明顯的懲罰記錄以及獎(jiǎng)賞記錄。這些與員工日后在企業(yè)內(nèi)的待遇及其工作任務(wù)的分配有一定的關(guān)系。以往的人事檔案管理較為傳統(tǒng)與固定，管理工作存在諸多問題。例如，領(lǐng)導(dǎo)層未對人事檔案管理工作引起足夠重視，管理手段及方法較為老舊，存在缺乏創(chuàng)新性、工作效率較為低下等問題。為促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位高效地掌握人事檔案的信息，必須提高當(dāng)前人事檔案的管理水平。

二、人事檔案管理工作存在的主要問題

隨著新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作雖對以往單位的人力資源工作作出了較為突出的貢獻(xiàn)，但隨著信息化步伐的加快，人事檔案管理存在一些較為突出的問題，已無法滿足機(jī)關(guān)單位以及社會(huì)的需求，其主要的問題包括以下幾點(diǎn)：

（一）檔案管理思維過于老舊，缺乏創(chuàng)新性

當(dāng)前，信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不斷發(fā)展，大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位雖在內(nèi)部不斷地進(jìn)行創(chuàng)新與改革，但部分機(jī)關(guān)單位的人事檔案管理部門，仍沿用了傳統(tǒng)的管理思維，在一定程度上浪費(fèi)大量的人力及物力。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化不斷發(fā)展，已經(jīng)取代了較為傳統(tǒng)的工作方式，在傳統(tǒng)管理思維的基礎(chǔ)上大大地提高了工作效率。此外，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式通常以紙質(zhì)的方式保存，一旦出現(xiàn)類似水災(zāi)或火災(zāi)等意外，容易發(fā)生損壞。在大型的人事管理部門，員工數(shù)量較多，保存檔案需要占據(jù)一定的空間。人事檔案的管理與網(wǎng)絡(luò)信息化的結(jié)合，可以節(jié)省大量的檔案保存空間，且不易受到外界環(huán)境的影響。國內(nèi)一些機(jī)關(guān)單位雖已意識(shí)到人事檔案管理創(chuàng)新的重要性，但大部分還處于初級(jí)階段，各方面還不夠完善，依然受到很多因素的影響。另外，人事檔案管理部門的管理人員責(zé)任感較差，工作效率低，對于創(chuàng)新工作應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，在實(shí)踐的工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。

（二）對人事檔案管理工作不重視

當(dāng)前部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于人事檔案管理工作并未引起足夠重視，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對人事檔案管理部門的投入不夠?，F(xiàn)階段，大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理部門的管理人員來自就業(yè)服務(wù)中心以及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，專業(yè)性較差、工作流動(dòng)較大、缺少相應(yīng)的硬件等，在一定程度上會(huì)出現(xiàn)信息泄漏的問題。人事檔案管理部門的相關(guān)管理設(shè)備并未更新，一直使用較為老舊的設(shè)備，大大地降低了工作效率[1]。第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位并未對管理部門的員工進(jìn)行相關(guān)技術(shù)上的培養(yǎng)，未提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)環(huán)境，員工在設(shè)備應(yīng)用上存在技術(shù)不嫻熟的問題。第三，人事檔案管理部門的員工對于人事檔案管理工作缺乏主動(dòng)性，工作大多只是為了走形式，應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察。長此以往，會(huì)在一定程度上降低員工的工作積極性，同時(shí)造成思想倦怠的問題。為了適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)盡可能地避免以上情況的發(fā)生，必要時(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要進(jìn)行相應(yīng)的改動(dòng)與調(diào)整。

（三）人事檔案管理人員的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)較低

人事檔案管理工作需要部門員工熟練掌握本機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)員工的檔案材料，并需要依照現(xiàn)有管理制度對復(fù)雜的檔案內(nèi)容進(jìn)行整理歸檔?，F(xiàn)階段，我國大部分人事管理部門的工作人員對于檔案管理工作通常是走形式，應(yīng)付上級(jí)檢查，造成該部門的員工思想倦怠、工作懶散[2]。這和單位內(nèi)未進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)也存在一定的關(guān)系。其次，人事檔案管理部門的工作人員一般都是在機(jī)關(guān)就職時(shí)間較長的老員工，思想較為落后，對于新方法、新思維采取抵制的態(tài)度，導(dǎo)致人事檔案管理部門員工的專業(yè)水平難以應(yīng)對復(fù)雜的工作。

（四）人事檔案管理的工作內(nèi)容不夠全面

傳統(tǒng)的人事檔案管理通常是收集機(jī)關(guān)單位內(nèi)員工的信息，并對其進(jìn)行保存與管理。但隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段人事管理工作內(nèi)容已經(jīng)無法滿足機(jī)關(guān)單位對員工信息的獲取及了解的需求，這對人事檔案管理工作提出了更高的要求。

三、機(jī)關(guān)單位檔案管理問題的相關(guān)解決方案

（一）人事檔案管理應(yīng)更具創(chuàng)新性

傳統(tǒng)的人事檔案管理較為分散，未能引起單位領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門的重視。在新時(shí)代的背景影響下，人事檔案管理朝著社會(huì)集中化管理方向發(fā)展。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)在招募人事檔案管理人員時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮管理水平較高、具有較強(qiáng)管理思維的員工。定期請具有先進(jìn)管理理念的講師進(jìn)行講解，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案部門、人事部門、勞動(dòng)部門均衡發(fā)展，最大限度地降低檔案管理出現(xiàn)的漏洞與風(fēng)險(xiǎn)。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門要重視檔案管理人事檔案在我國具有一定的社會(huì)屬性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要詳細(xì)記錄員工地位變化和人事制度變遷。當(dāng)前面臨新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，人事檔案管理工作受到了嚴(yán)重沖擊，將網(wǎng)絡(luò)信息化與人事檔案管理工作相結(jié)合對新時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言是一種挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段各企業(yè)與單位之間的競爭，其根本上是人才的競爭，人事檔案管理對挖掘、培養(yǎng)和留住人才具有重要的作用[3]。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門要正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，并結(jié)合現(xiàn)代科技完善管理工作。

（三）提高人事檔案管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)

可以通過以下幾方面提升人事檔案管理人員水平與綜合素質(zhì)：第一，定期在單位內(nèi)開展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)員工積極參與。第二，在單位內(nèi)通過各種形式營造管理的學(xué)習(xí)氛圍，對于表現(xiàn)優(yōu)異的員工，給予物質(zhì)上以及精神上的鼓勵(lì)。第三，在單位內(nèi)樹立榜樣人物，可以通過開展相關(guān)娛樂活動(dòng)，促進(jìn)單位與員工的相互交流，營造輕松的工作氛圍。

（四）完善人事檔案管理的相關(guān)內(nèi)容

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事管理工作的內(nèi)容上，應(yīng)繼續(xù)保留對員工檔案的收集、保存與管理。在此基礎(chǔ)上，對各階層的工作人員進(jìn)行歸納、分析和總結(jié)，形成更為完善的人事檔案管理體系，有利于發(fā)掘優(yōu)秀人才，防止人才流失。其次，在新時(shí)代的影響下，對于人事檔案的管理應(yīng)采取數(shù)字化方式，替代之前的紙質(zhì)版。最后，對于機(jī)關(guān)單位人事檔案管理，還應(yīng)定期做好錄入、核對、備份和分享，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息安全。

四、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理應(yīng)更具創(chuàng)新性，加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視，提高人事檔案管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)，完善人事檔案管理的相關(guān)內(nèi)容等，使人事檔案管理工作滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位的需求，進(jìn)而滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)：

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