辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理思考

常達(dá)

摘 要： 辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理迎來機(jī)遇，檔案管理變得更為高效便捷，檔案儲(chǔ)存更為安全可靠，實(shí)現(xiàn)了信息資源的開放共享。醫(yī)院應(yīng)該適應(yīng)環(huán)境變化，建立健全檔案管理制度，完善檔案信息平臺(tái)構(gòu)建，打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊(duì)伍，全面提升檔案管理及服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞： 辦公自動(dòng)化;醫(yī)院;檔案管理

【中圖分類號(hào)】R472 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.29.276

醫(yī)院運(yùn)營過程中，會(huì)累積黨政群類、醫(yī)療技術(shù)類、病史管理類、聲像照片類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案資料，隨著資料的累積，數(shù)據(jù)規(guī)模逐步擴(kuò)大，數(shù)量及種類增加，檔案利用需求增長。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)獲得基礎(chǔ)設(shè)施支持，醫(yī)院可以利用自動(dòng)化辦公設(shè)施，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案，這樣能夠方便檔案信息的采集、儲(chǔ)存及開發(fā)利用，提升檔案管理及服務(wù)水平，切實(shí)發(fā)揮檔案信息在醫(yī)院運(yùn)營管理中的決策指導(dǎo)作用[1]。

1 辦公自動(dòng)化為醫(yī)院檔案管理帶來的優(yōu)勢(shì)

1.1 檔案管理更為高效便捷

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式中，采取人工作業(yè)模式，檔案資料采集起來耗時(shí)較長，還需人工進(jìn)行整理、檢查，耗時(shí)耗力，且工作內(nèi)容枯燥無趣，員工普遍工作積極性不高。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，檔案管理信息技術(shù)相結(jié)合，人們?cè)谵k公過程中，信息被記錄下來，各部門可直接將日常工作中電腦錄入的信息傳遞到電子檔案中，再由檔案管理人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，進(jìn)行歸納、分類、統(tǒng)計(jì)、分析，工作效率顯著提升，員工工作負(fù)荷大大減輕，人工成本降低，有效節(jié)約了人力資源。而且，在現(xiàn)代化信息技術(shù)軟件的支持下，計(jì)算機(jī)代替人工作業(yè)，有效減少了人工整理、計(jì)算失誤的問題，確保了工作質(zhì)量。

1.2 檔案儲(chǔ)存更為安全可靠

在以往，醫(yī)院檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，長時(shí)間保存，紙質(zhì)文件容易受潮，或者被蟲鼠啃噬，文字丟失，而且發(fā)生火災(zāi)的風(fēng)險(xiǎn)比較大，檔案儲(chǔ)存的安全性有待提升。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)了構(gòu)建電子檔案的目標(biāo)，檔案儲(chǔ)存介質(zhì)變?yōu)榱薉VD光盤、移動(dòng)硬盤、儲(chǔ)存卡、光盤等，這些儲(chǔ)存介質(zhì)具有數(shù)據(jù)容量大、儲(chǔ)存時(shí)間長、穩(wěn)定性強(qiáng)、體積小的優(yōu)點(diǎn)，安全可靠，而且能夠借助于計(jì)算機(jī)直接獲取檔案信息，借助于互聯(lián)網(wǎng)傳遞文檔資源，資源利用率顯著提升[2]。

1.3 實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)信息共享

辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理趨于信息化、數(shù)字化發(fā)展，在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的支持下，使用者可以登錄檔案平臺(tái)，檢索、閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)信息資源開放共享，有效提升檔案利用率。而且，在電子檔案中，信息管理效能提升，檔案管理人員能夠利用相關(guān)軟件，對(duì)信息進(jìn)行整理、分類、歸納。優(yōu)化、過濾，提升信息質(zhì)量，再利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在海量檔案資料中挖掘意向信息，為醫(yī)院運(yùn)營管理決策制定提供參考依據(jù)[1]。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理策略

2.1 建立健全檔案管理制度

依照《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示，制定檔案集中統(tǒng)一管理制度，明確其工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的信息識(shí)別、資料采集、遞交、歸檔、核對(duì)、儲(chǔ)存、整理、分析及借閱等過程的標(biāo)準(zhǔn)化，督促工作人員提升檔案管理意識(shí)及服務(wù)意識(shí)[3]。為了確保檔案信息的完整性、即時(shí)性與真實(shí)性，應(yīng)該提升全員檔案意識(shí)，編制一套適合本院工作情況的檔案采集、整理、分類標(biāo)準(zhǔn)，確保歸檔范圍內(nèi)的所有文件，包括黨政群類、醫(yī)療技術(shù)類、病史管理類、聲像照片類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案資料，按照統(tǒng)一格式，傳輸至檔案管理部門，檔案管理人員按照要求鑒定后，儲(chǔ)存至相應(yīng)目錄下，按照要求定期整理、清理，為使用者提供檔案查閱、調(diào)用等服務(wù)。

2.2 完善檔案信息平臺(tái)構(gòu)建

在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)借鑒成功案例，引入適合城建檔案管理需求的數(shù)據(jù)模式，再根據(jù)財(cái)政預(yù)算，在現(xiàn)有自動(dòng)化辦公設(shè)施基礎(chǔ)上，采購掃描儀、專用微機(jī)等設(shè)備，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、移交、整理、編目、著錄、掃描、統(tǒng)計(jì)、查詢等管理功能，全面提升檔案管理水平。同時(shí)，為保障信息安全，應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動(dòng)硬盤、光盤、磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，同時(shí)，完善權(quán)限設(shè)置，合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理，同時(shí)，設(shè)定賬戶權(quán)限等級(jí)，數(shù)據(jù)庫管理人員可瀏覽后臺(tái)數(shù)據(jù)，具備數(shù)據(jù)編輯、管理功能，而高級(jí)用戶能夠看到所有檔案信息，普通用戶只能看到公共信息，完善數(shù)據(jù)平臺(tái)防御機(jī)制，定期優(yōu)化、升級(jí)系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改[4]。

2.3 打造高素質(zhì)檔案信息化管理隊(duì)伍

檔案管理工作政策性、原則性極強(qiáng)，管理人員必須具備極強(qiáng)的政治責(zé)任心，具備嚴(yán)格的政治紀(jì)律意識(shí)，對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)待客戶友善和藹，主動(dòng)為人們服務(wù)。同時(shí)，在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員專業(yè)水平面臨著全新的要求，為了讓各個(gè)崗位上的工作人員，能夠勝任電子檔案管理工作，單位應(yīng)該引進(jìn)在專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達(dá)標(biāo)的優(yōu)秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓(xùn)、在崗繼續(xù)教育等工作，定期組織檔案管理人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)會(huì)交流會(huì)，讓其學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破城建檔案信息化建設(shè)中遇到的人才瓶頸。

3 結(jié)語

醫(yī)院運(yùn)營管理活動(dòng)中，所形成各類具有保存價(jià)值的原始記錄資料，包括文字、圖像、表格等，都屬于醫(yī)院檔案范疇。檔案具有歷史再現(xiàn)性、信息性、知識(shí)性、價(jià)值性、教育性的特征，在醫(yī)院醫(yī)療工作及行政管理中發(fā)揮著重要作用。在信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，檔案管理也突破了傳統(tǒng)管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化及數(shù)字化，醫(yī)院應(yīng)該適應(yīng)環(huán)境變化，構(gòu)建全新的信息化檔案管理機(jī)制，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)檔案信息化管理隊(duì)伍，切實(shí)提升檔案管理效率及質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1] 喬暉.試析新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2020，11（16）：1-3.

[2] 潘澤.辦公自動(dòng)化環(huán)境下如何做好醫(yī)院檔案管理工作[J].中阿科技論壇（中英阿文），2020，（03）：38-39.

[3] 趙秋月.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的必要性分析[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2019，19（38）：188-189.

[4] 張曉燕.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性及可行性[J].信息記錄材料，2019，20（04）：175-176.