研究所物資采購管理信息化建設(shè)研究

摘 要 隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的普遍使用，研究所已進(jìn)入便捷的信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代，內(nèi)部的物資采購管理模式也應(yīng)當(dāng)及時跟上時代腳步，進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。通過建設(shè)信息化物資采購平臺可以對采購過程進(jìn)行全面的信息化管理，不僅能有效提升研究所物資采購的管理水平和服務(wù)效率，也可為研究所的可持續(xù)發(fā)展提供可靠的后勤保障。

關(guān)鍵詞 物資采購;信息化;可持續(xù)發(fā)展

在現(xiàn)代社會中，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都離不開信息技術(shù)。對于研究所來說，物資采購是其發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)，隨著科研規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對各類物資和服務(wù)的需求量也在持續(xù)提升，物資采購管理面臨的工作壓力也隨之相應(yīng)增加。信息化管理平臺能夠提高管理效率、控制成本，選取更多合適的產(chǎn)品，這極大的提升研究所的核心競爭力。

1研究所物資采購管理的現(xiàn)狀

研究所物資采購需要涉及咨詢價(jià)格、制定采購計(jì)劃、物資的運(yùn)輸、儲存、發(fā)放等諸多環(huán)節(jié)，整個過程中所涉及的范圍比較大，信息不僅分散而且存在很大的波動性，如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的處理模式和信息工具，已經(jīng)很難保障實(shí)際的需要，特別是消耗類的科研物資采購具有品種多、數(shù)量大、零散、專業(yè)性強(qiáng)、過程不易追溯、監(jiān)管困難等特點(diǎn)。

1.1 物資采購過程缺乏透明

由于沒有規(guī)范的信息管理平臺，采購人員和產(chǎn)品供應(yīng)商不能實(shí)時了解采購項(xiàng)目的相關(guān)信息，不能實(shí)現(xiàn)采購過程的完全透明。 一方面，可能導(dǎo)致采購價(jià)格偏高，尤其是分散采購的購買量小、物品零星，失去了批量和規(guī)模效應(yīng)的優(yōu)勢，很難享受到市場競價(jià)帶來的好處;另一方面，由于采購程序和文件的簡化，導(dǎo)致缺乏對采購人員和供應(yīng)商有效的監(jiān)督和管理，采購過程中還可能出現(xiàn)隨意選取、回扣等腐敗現(xiàn)象，損害了研究所的利益[1]。

1.2 物資采購管理缺乏專業(yè)的人員

隨著物資采購管理系統(tǒng)應(yīng)用范圍的擴(kuò)展，對采購管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。研究所在職的采購管理人員中，有相當(dāng)多的人員對管理信息系統(tǒng)比較陌生，只能完成基本的操作，而對于數(shù)據(jù)資源的調(diào)取與分析、采購與供應(yīng)的協(xié)調(diào)等更加重要的功能，沒有做到熟練掌握，極大地影響了科研工作的展開。

1.3 物資采購平臺缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

目前很多研究所都建立了自己的物資采購平臺，但由于彼此間信息化程度差距較大，物資采購平臺的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不同，很多研究所的物資采購平臺技術(shù)非常落后，系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫中的價(jià)格信息更新緩慢，大量數(shù)據(jù)無法上傳到網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致研究所彼此信息交流不暢，信息資源的作用沒有得到充分的發(fā)揮，造成資源浪費(fèi)。

1.4 物資采購管理制度不完善

傳統(tǒng)的物資采購管理模式由于缺乏配套的信息化管理制度，容易導(dǎo)致各部門信息不通暢，采購部門不能及時進(jìn)行匯總和確認(rèn)，采購過后容易出現(xiàn)物資大量閑置的情況。如此不但造成了大量物資的浪費(fèi)，還影響了研究所的科研效率和經(jīng)費(fèi)使用。

2物資采購管理的信息化應(yīng)用措施

2.1 建立物資采購管理的信息化平臺

研究所應(yīng)根據(jù)自身的科研情況與后勤管理特點(diǎn)，打造具有自身特色的信息化建設(shè)方案，而不是盲目引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)。研究所在建設(shè)信息化系統(tǒng)時，需要從全局出發(fā)，既要考慮信息化建設(shè)方案的實(shí)用性、可靠性，又要考慮其安全性與擴(kuò)展性[2]。

物資采購管理平臺要充分利用互聯(lián)網(wǎng)收集相關(guān)信息，在平臺內(nèi)有效整合和展示，使平臺成為物資采購信息、物資應(yīng)用信息、供應(yīng)商信息管理的自動一體化平臺。采購部門要多渠道加強(qiáng)管理平臺的宣傳，促使更多的供應(yīng)商將自己的信息發(fā)布到平臺上，讓采購部門能擁有更多的選擇機(jī)會，及時掌握物資市場價(jià)格走向，科學(xué)對比物資價(jià)格，避免采購時浪費(fèi)大量的時間、精力、資金。研究所采購部門也可以通過信息平臺進(jìn)行更好地進(jìn)行信息交流、共享，提高物資采購管理效率，充分保證物資的采購質(zhì)量。

2.2 加強(qiáng)管理人員專業(yè)知識培訓(xùn)，提升綜合素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)研究所物資采購管理信息化，需要相應(yīng)的提升工作人員專業(yè)能力，以及培養(yǎng)綜合素質(zhì)過硬的專業(yè)人才。可以不定時組織信息化管理的專題講座，或者定期選拔相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，從而提高研究所物資采購管理人員整體專業(yè)素質(zhì)，減少在實(shí)際操作中的失誤。研究所可以選擇相關(guān)人員進(jìn)行進(jìn)修、國內(nèi)交流，為研究所物資采購管理信息化建設(shè)儲備相關(guān)專業(yè)人才，有利于推動研究所管理人員素質(zhì)的提高。

物資采購管理人員要充分理解信息化建設(shè)的重要性，積極進(jìn)行信息化管理方面的摸索，逐漸增加自身的管理能力。管理人員要加強(qiáng)國家政策和相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，重視在實(shí)踐中落實(shí)信息化管理的要求，提高物資采購管理的質(zhì)量和效率。

2.3 完善信息化物資采購制度

研究所完善物資采購制度，能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化的過程管理，方便研究所對物資采購全程進(jìn)行管控和監(jiān)督。通過信息化采購制度，研究所可以按照平時的科研需求對要用到的物資進(jìn)行合理分配，按照科研需求通過信息平臺進(jìn)行相關(guān)物資收購，這樣既節(jié)省了時間，減少了不必要的花銷，還能防止物資積壓造成的各種消極影響。同時，信息平臺留存各部門對物資的實(shí)際消耗詳細(xì)情況，也方便后期的賬目核對和財(cái)務(wù)審計(jì)[3]。

3結(jié)束語

在信息化不斷發(fā)展的今天，研究所建立物資采購信息化平臺及完善相應(yīng)的管理制度，可以讓科研物資采購管理變得更加的規(guī)范和透明。通過構(gòu)建信息收集、整合和互動的平臺，不但能夠提供實(shí)時的動態(tài)采購信息，保證采購信息的真實(shí)性，縮短采購周期，節(jié)約采購資金，并給后續(xù)發(fā)展提供科學(xué)合理的決策支持，使其變得準(zhǔn)確、實(shí)時和有效。同時，還要根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展不斷進(jìn)行采購管理平臺的優(yōu)化和完善，最終提高研究所的科研效率和整體核心競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1] 王華偉.淺談高校物資采購工作[J].中國電力教育，2007，22 （11）： 152-153，

[2] 陳福強(qiáng).大數(shù)據(jù)在物資集中采購管理中的應(yīng)用[J].環(huán)球市場，2017 （33）：38.

[3] 曹詠梅.科研物資采購的信息化平臺與電子支付的應(yīng)用[J].中華醫(yī)學(xué)圖書情報(bào)雜志，2017（26）：65-67.

作者簡介

汪開卷（1983-），男，北京人;畢業(yè)院校：中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究生院，專業(yè)：農(nóng)業(yè)信息化，學(xué)歷：碩士研究生，現(xiàn)就職單位：中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院植物保護(hù)研究所，研究方向：信息化管理。