醫(yī)院物資采購管理內(nèi)部控制探析

張一博 方秀萍

[摘 要]在公眾耗材等的采購也成為熱議話題之一?，F(xiàn)階段我國許多醫(yī)院在進行物資采購時，采用政府采購、公開招標、院內(nèi)自行采購并行的模式，因內(nèi)部控制一定程度上存在問題，致使醫(yī)院采購成本上升，相應地醫(yī)院的經(jīng)濟效益受到影響。本文將重點闡述醫(yī)院物資采購業(yè)務中所存在的內(nèi)控問題，并在此基礎上提出針對性的改善建議，以期提高醫(yī)院的內(nèi)部治理水平。

[關鍵詞]醫(yī)院管理;采購管理;內(nèi)部控制;問題;改善建議

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.26.

1 引言

我國人口眾多，且現(xiàn)階段人口老齡化程度不斷加深，人民群眾對于醫(yī)療資源的需求也在不斷加大，每天會需要采購大量的醫(yī)療物資。醫(yī)院物資采購不同于一般采購，因為市場上部分設備耗材生產(chǎn)廠家極少，供需關系導致成本控制不易實現(xiàn)。對于目前的醫(yī)院而言，一方面，醫(yī)院希望從采購環(huán)節(jié)開始，降低各種采購成本，包括醫(yī)療設備耗材和日雜用品的成本;另一方面，醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制方面存在各種不足，會導致采購成本較高。這一矛盾是本文研究的初衷。

2 ?醫(yī)院物資采購管理內(nèi)部控制存在的不足

2.1醫(yī)院缺乏完善的物資采購內(nèi)部控制制度

2.1.1未建立規(guī)范化的采購制度

目前，醫(yī)院并非皆設有專門的采購中心，且缺乏規(guī)范化的采購內(nèi)部控制制度對醫(yī)院采購業(yè)務進行監(jiān)督;抑或是即使建立了相關制度，但是流程粗糙，沒有采用內(nèi)部牽制手段控制，且分工不明確，經(jīng)辦與審批人員權(quán)責不明，難以有效監(jiān)督醫(yī)院采購業(yè)務的各個環(huán)節(jié)。同時，采購部門的詢價、招投標與供應商確定、合同審批與簽訂以及資金結(jié)算等過程，信息披露與透明度不足，不利于醫(yī)院對于采購業(yè)務的內(nèi)部控制，容易產(chǎn)生道德風險。

2.1.2采購制度中的決策權(quán)配置不當

部分醫(yī)院對于采購業(yè)務的決策權(quán)配置失當，過度集中在醫(yī)院高級管理者手中，而其他利益相關人員的意見無法充分吸納，違背了全面性原則。同時，由于醫(yī)院管理層可能非財務管理專業(yè)出身，而具有專業(yè)知識的財會人員卻難以參與物資采購業(yè)務的決策過程，這使得決策權(quán)過于集中，內(nèi)部牽制和不相容職務相互分離也無法實現(xiàn)，從而導致內(nèi)部控制無法制約醫(yī)院管理的權(quán)力。

2.2醫(yī)院的物資采購沒有嚴格的控制流程

由于醫(yī)院每天需要進行采購的物資量極大且種類繁多，臨時應急采購亦經(jīng)常發(fā)生，然而大多數(shù)醫(yī)院卻缺乏科學規(guī)范的采購管理控制流程，流程嚴控、多層監(jiān)管更是無從談起，這些問題重點體現(xiàn)在一下幾個方面。

一是對于醫(yī)院采購模式的管理，多集中在采購環(huán)節(jié)，對驗收環(huán)節(jié)的重視力度不夠，難以發(fā)揮督促作用，采購部門各項職能不能有效分離。二是采購部門人員通過詢價方式采購的部分物資，無法精準對比此類用品的市場價格，因此很難進行監(jiān)督。三是財務科的年度預算表難以匹配各職能部門的實際采購需求，每年的臨時采購金額頻繁高于年初所制定的預算，使得財務與相關科室對經(jīng)費申請、審批、使用等一系列流程感到模糊，影響醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)。

2.3醫(yī)院對物資采購的監(jiān)管力度欠缺

2.3.1監(jiān)督機制不完善

缺乏完善的物資采購內(nèi)部控制監(jiān)督管理，由于人力不足，審計科難以全流程監(jiān)督醫(yī)院物資采購活動。許多醫(yī)院的審計科僅在采購中核對金額、合同以及簽字手續(xù)等，工作流于形式，對于采購工作人員以及相關招標活動的合規(guī)性要求不嚴格。此外還存在職能科室的內(nèi)部控制活動在部門自行實現(xiàn)的情況，審計科只在最后環(huán)節(jié)簽字確定，欠缺全流程跟進，沒有做到實時跟蹤審計，內(nèi)部控制的作用完全無法發(fā)揮。

2.3.2信息化覆蓋不全面且處理不及時

目前許多醫(yī)院的信息化系統(tǒng)仍在構(gòu)建期，存在不同職能部門的信息系統(tǒng)無法及時共享數(shù)據(jù)、醫(yī)院各項業(yè)務覆蓋面不全、醫(yī)院的預算執(zhí)行情況和績效數(shù)據(jù)滯后等問題。因為不完善、不統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，一方面使得預算、績效等相關指標沒有及時調(diào)整，另一方面使得采購流程審批模糊，重要信息被忽視，降低工作效率。

3 ?針對醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制管理問題所提出的改善性建議

3.1建立專業(yè)的物資采購管理部門

針對以上在醫(yī)院采購管理中所存在的內(nèi)部控制問題，首先應做到專人專崗。醫(yī)院需要成立專業(yè)的采購業(yè)務歸口管理部門，在部門內(nèi)部針對各個工作環(huán)節(jié)設置人員，包括采購人員、記錄人員、統(tǒng)計人員和復核人員等。同時，從采購負責人開始充分貫徹內(nèi)部控制的意義。此外，醫(yī)院應做好培訓工作，通過內(nèi)部自我學習和外部邀請專家教學并行的方式，幫助采購部門人員的專業(yè)能力不斷提高，提升醫(yī)院整體實力。

3.2制定統(tǒng)一的物資采購管理內(nèi)部控制制度

醫(yī)院應當遵循內(nèi)部控制原則，在充分考慮市場的情況下，制定系統(tǒng)完善的物資采購內(nèi)部控制制度。醫(yī)院應當成立采購歸口管理部門，對采購業(yè)務做好日常審核工作，既重視成本問題，也充分考慮采購部門人員的崗位職責與分工情況，避免出現(xiàn)不相容職位不分離的現(xiàn)象;將工作重心放在可能產(chǎn)生重大風險的事項上，以保證醫(yī)院資產(chǎn)的安全完整;醫(yī)院還應當加強職代會以及財會人員在決策過程中的建議作用，保證采購制度的全面性;同時，物資采購管理內(nèi)部控制制度應當跟隨時代發(fā)展的腳步進行動態(tài)調(diào)整，通過采購業(yè)務評估機制定時接收采購管理部門和各職能部門的意見反饋，及時調(diào)整制度要求或者刪除冗余的環(huán)節(jié)，從而保證制度對時下市場環(huán)境的適應性。

3.3嚴格規(guī)范物資采購管理內(nèi)部控制流程

3.3.1建立科學的采購預算管理模式

首先要提升醫(yī)院領導層面對于采購預算管理的相關認識，還要建立系統(tǒng)化管理的體系，由預算管理委員會來負責相關具體的招標采購預算，達到加強管控的目的。醫(yī)院應當秉承制度規(guī)范、流程約束、數(shù)字嚴控的預算管理理念，細化采購預算時要考慮全面，既能夠滿足職能部門的需求，也避免超過采購預算金額，從而確保采購預算的執(zhí)行。根據(jù)醫(yī)院的實際采購需求，科學分析招標采購的成本、數(shù)量;再對應需求情況，完善下一期計劃，相應地調(diào)整預算指標，適當減少醫(yī)院在招標采購方面所占用的資金以，此達到更加高效的招標采購質(zhì)量。醫(yī)院進行招標采購涉及多個的部門，所以需要預算委員會內(nèi)部做好監(jiān)督管理工作，使得醫(yī)院招標采購過程更為快捷。

3.3.2規(guī)范財務工作流程，以此達到加強內(nèi)部控制力度的目的

醫(yī)院作為與人民群眾日常生活息息相關的單位，日常資金流動量巨大，財務工作繁重。從采購業(yè)務相關的財務管理人員，到?jīng)Q策方式、審批權(quán)限、監(jiān)督體系和統(tǒng)計核算，都需要對流程進行嚴格控制，從而加強內(nèi)部控制，防止在采購業(yè)務中出現(xiàn)財務風險。

首先，對于采購業(yè)務的整個流程，需要成立專門委員會來對接，幫助專業(yè)采購部門與其他相關部門建立順暢的聯(lián)系，并將與采購相關的財務工作對納入委員會監(jiān)管范圍。專門委員會所有委員應以身作則，嚴格遵守招標采購相關的法律法規(guī)，防范相關財務風險。其次，醫(yī)院的專門委員會對于整體招標部門的相關工作要進行科學合理的劃分，要分工有效，確保招標工作的合理運行。同時在處理重大決策問題上，要把整體利益作為重中之重來看，明確少數(shù)服從多數(shù)的原則。醫(yī)院要保障采購工作的公開透明，采購流程內(nèi)相關的職能部分需同心協(xié)力，互相督促并接受內(nèi)外部監(jiān)督，采購委員會相關成員也應承擔職責，幫助完善招標采購管理監(jiān)督體系，實現(xiàn)全流程監(jiān)督跟蹤，規(guī)避財務風險。最后，醫(yī)院應當以季度為單位制定物資需求預算表，并以此為基礎進行財務籌劃，從而針對性的、有計劃性的補給物資。同時統(tǒng)一制作物資采購的財務統(tǒng)計模板，分發(fā)至各職能部門，嚴格規(guī)范統(tǒng)計時間與統(tǒng)計格式，要求內(nèi)控部門定期監(jiān)督檢查 ，防止成本核算環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種紕漏。

3.4增加對物資采購管理的監(jiān)管力度

對于醫(yī)院采購管理的監(jiān)督不足主要在于忽視了內(nèi)部審計的作用。內(nèi)部審計可以對單位風險進行評價，提高醫(yī)院的管理、控制和治理水平。內(nèi)部審計部門作為醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制部門，應當充分利用自身在采購管理中的角色，全流程參與采購業(yè)務的各個環(huán)節(jié)，從嚴要求相關工作人員的執(zhí)行情況，從而增加監(jiān)管力度。為了轉(zhuǎn)變當今內(nèi)部審計在醫(yī)院采購管理中普遍流于形式的現(xiàn)狀，首先要樹立在采購管理中內(nèi)部審計的權(quán)威性，強化內(nèi)部審計的控制作用，保證信息披露與數(shù)字統(tǒng)計的時效性，降低采購工作人員的的信息源優(yōu)勢，為采購委員會的工作提供參考;其次，增加內(nèi)部審計部門工作人員的獨立性，禁止多崗位兼職的情況，避免內(nèi)審人員以職務之便放松對職能部門的要求，發(fā)生道德風險;最后，應當不斷推進內(nèi)部審計部門的人才儲備，通過外部聘請和內(nèi)部學習的方式，提高內(nèi)審人員的專業(yè)能力，通過考核與激勵措施保持內(nèi)審部門工作效率，從而全面提高醫(yī)院的內(nèi)部審計質(zhì)量。

此外，醫(yī)院應當整合內(nèi)部信息資源，進一步推進信息系統(tǒng)建設，保證初始數(shù)據(jù)采集的及時性，實現(xiàn)內(nèi)部控制信息化管理。健全的信息化系統(tǒng)能夠提高采購業(yè)務處理效率，降低采購管理部門和各職能部門之間的溝通成本，同時增加采購業(yè)務及相關財務信息披露的透明度，有助于最大化發(fā)揮內(nèi)控管理過程的監(jiān)管效果。

4 ?結(jié)束語

物資采購是保障醫(yī)院運行的重中之重，所以醫(yī)院領導須更加重視物資采購的內(nèi)部控制方面，在專業(yè)的采購部門成立的同時，制定統(tǒng)一的采購管理內(nèi)部制度，嚴格規(guī)范采購業(yè)務的執(zhí)行流程，通過強監(jiān)管，將醫(yī)院物資采購工作關進制度的籠子，進一步科學化和規(guī)范化物資采購管理內(nèi)部控制工作。

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