財務機器人在信托公司財務領(lǐng)域的應用探析

一、背景

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、AI等技術(shù)的發(fā)展，人類社會已進入數(shù)字經(jīng)濟時代。一方面數(shù)字化技術(shù)對各行各業(yè)產(chǎn)生了顛覆性的影響，另一方面數(shù)字經(jīng)濟也已成為全球經(jīng)濟的新引擎和中國經(jīng)濟發(fā)展的新動能［1］。

2016年以來，四大國際會計師事務所陸續(xù)推出了財務機器人且正式投入使用，激起了人們的廣泛關(guān)注。財務機器人背后的RPA技術(shù)已應用到包括資金管理、固定資產(chǎn)管理、會計核算以及稅務管理等多個領(lǐng)域，極大推動了財務領(lǐng)域的流程再造和轉(zhuǎn)型發(fā)展［2］。機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）是一項允許公司員工通過配置計算機軟件或“機器人”來捕獲和解釋現(xiàn)有應用程序以處理交易、獲取數(shù)據(jù)、觸發(fā)響應以及與其他數(shù)字系統(tǒng)通信的技術(shù)應用［3］。機器人是RPA技術(shù)的虛擬勞動力，RPA技術(shù)通過預先設定的程序與現(xiàn)有用戶系統(tǒng)進行交互，并完成預先設定的任務?？梢姡琑PA是一種智能化軟件，通過將人類與計算機的交互過程寫成可以自動執(zhí)行的程序，從而實現(xiàn)工作流程自動化。

過去二十年是企業(yè)信息化的高速發(fā)展期，很多企業(yè)都上線了ERP系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)了物流、人力流、財務流和信息流的集成以及主要業(yè)務流程的自動化。信息系統(tǒng)是數(shù)字化的第一步，第二步是整理、分析這些信息系統(tǒng)產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)。當前員工仍然面臨著日復一日簡單重復的工作，例如銀行對賬、發(fā)票開具、納稅申報等工作。這些單一、重復、繁瑣的事務性工作操作風險高，但附加值又不高，耗費了大量的人力，并且打擊了員工的創(chuàng)造性，不利于員工發(fā)展。因此將員工從這些簡單重復的工作中解放出來，從而有精力去完成那些需要更高創(chuàng)造性的高附加值的工作成為一個亟待解決的問題［4］。RPA技術(shù)正是為應對這個問題而生的。RPA機器人幫助企業(yè)完成那些機械的、高重復性、無創(chuàng)造力、低附加值的工作［5］，使員工集中精力完成高附加值的工作。以財務工作中的應收賬款管理為例，去財務系統(tǒng)中下載應收賬款賬齡并進行整理、分類，發(fā)送催收郵件，這些是重復性、低附加值的工作。策略性的催收、檢視和完善信用政策是高附加值的工作。前者可以使用機器人替代，從而使財務人員有精力分析業(yè)務類型和客戶情況，完成后者這些高附加值工作，助力公司業(yè)績達成，增強企業(yè)核心競爭力。

二、RPA適用的工作流程及優(yōu)勢

RPA是自主系統(tǒng)、機器學習、AI和機器人技術(shù)等一系列相關(guān)技術(shù)的組合。RPA可用于生成報告，方法是讓系統(tǒng)登錄各種內(nèi)部網(wǎng)站，下載信息，合并和刪除項目，然后將簡化的數(shù)據(jù)上傳到報告格式。RPA被認為是一種創(chuàng)新性的革命，因為機器人比人的效率和準確度更高。

RPA主要適用于以下五類情景：（1）簡單、重復、頻率高、數(shù)量大、復雜性低的場景；（2）手工密集、操作風險高的場景；（3）規(guī)則較為固定，需要人為判斷較少或者幾乎不需要人為判斷的場景；（4）數(shù)據(jù)需要切換多個系統(tǒng)的場景；（5）改造現(xiàn)有系統(tǒng)成本較高，或者由于業(yè)務變化快，改造不經(jīng)濟及無法在短期內(nèi)進行的場景。根據(jù)Axson的預測，到2020年高達80%的傳統(tǒng)交易性會計工作將由機器人完成，財務部門的成本將下降40%［6］。

相對于使用手工需進行大量簡單重復的操作，RPA技術(shù)有著非常明顯的優(yōu)勢，具體體現(xiàn)為以下六點：（1）成本低、效率高。RPA機器人不需要休假，可以7*24小時不間斷工作，并且更加準確和高效。和人工成本相比，實施RPA后，成本可降低25%-50%，并且沒有員工情緒。（2）非侵入性、實施速度快。RPA可以存在于企業(yè)現(xiàn)有IT架構(gòu)之上，因此實施該技術(shù)對企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)影響小，不需要改變現(xiàn)有的技術(shù)架構(gòu)和系統(tǒng)架構(gòu)。跟系統(tǒng)對接或改造相比，RPA基本不編碼，對非技術(shù)的業(yè)務人員友好，而且RPA實施周期也比其他軟件開發(fā)要短，見效更快。（3）安全性提升。RPA可以使軟件機器人按照預先的設定完成過程的執(zhí)行，而不會進行不適當?shù)臄?shù)據(jù)收集，保留完整、全面的審核記錄，保證了合規(guī)性，降低了欺詐性干預或偏離規(guī)定過程的可能性。（4）促進自助服務。RPA可用于提供部署新的自助服務解決方案，其中機器人可以簡單地模仿人類執(zhí)行后端轉(zhuǎn)錄或處理活動的行為。（5）提升對大數(shù)據(jù)的分析和使用。RPA軟件可用于收集和組織不同系統(tǒng)中的不一致數(shù)據(jù)，使其可供AI進行大數(shù)據(jù)分析。RPA技術(shù)大大提升了時效性，使得實時的分析和匯報成為可能。（6）克服地理障礙。RPA可以允許客戶通過定位服務器來根據(jù)需要在各國完成工作，它可以減少為了降低勞動力成本而改變業(yè)務地點的需要，例如因為勞動力成本的考量而需要對共享中心的相關(guān)業(yè)務重新安排工作地點。

當然RPA與會計人員并不是完全的替代關(guān)系，而是使得廣大會計人員可以從繁重的、重復的數(shù)據(jù)收集工作中解脫出來，從而能將時間和精力聚焦于更深入的分析工作中，提高價值貢獻。

三、RPA在信托公司財務領(lǐng)域的應用場景

程平等研究了基于RPA的財務共享服務中心的固定資產(chǎn)管理、費用報賬優(yōu)化及稅務管理優(yōu)化等［7-9］。通過財務共享服務中心引入RPA技術(shù)，優(yōu)化了固定資產(chǎn)相關(guān)的關(guān)鍵流程，包括固定資產(chǎn)的新增、維護、轉(zhuǎn)移以及處置的全生命周期流程，提高了固定資產(chǎn)管理的效率與質(zhì)量。將RPA技術(shù)應用于費用報賬、發(fā)票管理、稅務管理等環(huán)節(jié)，大大提升了工作效率，降低了差錯率。

信托公司的財務工作與普通工商企業(yè)有其共性的地方，也有一些不同之處。在一般共享中心可以應用RPA技術(shù)的流程和環(huán)節(jié)，金融企業(yè)一般也適用，此外亦存在一些個性化的應用場景。本文以某信托公司為例，探討可利用RPA進行流程優(yōu)化的場景，從而為銀行、券商、基金等相關(guān)金融機構(gòu)提供借鑒和參考。

（一）信托公司財務工作的特點

信托公司財務分為自營財務和項目財務。自營財務主要核算自營資金的資產(chǎn)狀況和財務成果，項目財務核算受托資金的資產(chǎn)狀況和財務成果。根據(jù)銀保監(jiān)會的監(jiān)管要求，自營財務與項目財務必須分開，且每個項目成立一個賬套，獨立核算。信托公司財務工作具有如下特點：

1.項目眾多，主營收入來源于各項目的計提手續(xù)費收入，收入計提及收款后的沖銷，工作量大，重復性高。截至2018年末，信托公司的受托資產(chǎn)規(guī)模高達23萬億，頭部信托公司運營的項目都在1 000個以上。每月會計人員需根據(jù)合同條款，對應收手續(xù)費進行計提。而季度或者半年度，收到相關(guān)款項，再進行沖銷。沖銷必須明細到每個項目，費時費力。

2.往來款對賬工作量大，及時性差。由于自營收入來自項目計提，并且還有其他的小額費用代墊等往來款，自營財務需要跟幾千個項目進行對賬，雖然考慮過系統(tǒng)對系統(tǒng)的解決方案，但需要手工干預的環(huán)節(jié)仍然較大，登錄不同的賬套，工作內(nèi)容重復度高，過大的工作量導致及時性差。

3.發(fā)票開具、納稅申報負擔沉重。目前某信托公司已上線發(fā)票管理系統(tǒng)，發(fā)票開具的流程為業(yè)務人員在發(fā)票系統(tǒng)內(nèi)進行開票申請，發(fā)票管理人員對開票信息和合同要素進行核對，核對無誤便點擊開票。由于資管產(chǎn)品還可以使用合伙企業(yè)等各類主體開展業(yè)務，因此納稅申報涉及的主體較多，并且可能涉及不同地區(qū)的稅務局，目前納稅申報環(huán)節(jié)手工工作占比較高，數(shù)據(jù)處理、報表編制效率較低。

4.大額資金收付多，需要實時對賬，監(jiān)控風險，并編制每日資金報表。大型金融服務公司，尤其是有債券、逆回購等交易業(yè)務的公司，由于資金收付金額大，需要每天追蹤資金敞口和風險暴露，需要資金管理人員每天登錄中債系統(tǒng)、各大銀行的網(wǎng)上銀行等，并依靠excel手工來完成這些報告。這類工作的工作量大，且時效性和準確性要求高，亟待突破手工瓶頸。

（二）基于RPA的相關(guān)流程優(yōu)化

1.手續(xù)費收入計提及收現(xiàn)沖銷的流程優(yōu)化

目前信托會計需要依據(jù)信托合同中的規(guī)模、收益率等要素逐筆計提應收手續(xù)費收入，待收款時需要依據(jù)進賬賬號或備注等信息與核算系統(tǒng)中的輔助核算進行核對，再進行應收款的沖銷。一般信托公司的受托資產(chǎn)都高達幾千億，合同數(shù)量高達幾千個。手工處理重復量大，并且簡單、枯燥。針對上述信托公司手續(xù)費收入計提及收現(xiàn)沖銷的問題，結(jié)合RPA的應用優(yōu)勢，可以做如下優(yōu)化與改進：即通過OCR技術(shù)（掃描及文字識別技術(shù)）抓取信托合同中與手續(xù)費計提相關(guān)的關(guān)鍵要素，RPA機器人根據(jù)提取的要素進行收入計提，并自動登錄核算系統(tǒng)完成相關(guān)的制單工作。制單完成后由機器人導出全部項目的計提表，并與估值核算系統(tǒng)里相應的手續(xù)費支出進行核對，對于核對不一致的項目由機器人通過郵件發(fā)送差異表給項目的運營人員，查找差異原因并進行處理?；赗PA的信托公司手續(xù)費收入計提流程優(yōu)化如圖1所示。

2.利用RPA技術(shù)進行多賬套的自動對賬

圖1 基于RPA的信托公司手續(xù)費收入計提流程優(yōu)化圖

自營賬套和幾千個項目賬套之間多賬套，每月需要進行應收應付款的往來款對賬，工作量大、重復度高，而解決此問題正是RPA技術(shù)的優(yōu)勢所在。利用RPA技術(shù)解決多賬套自動對賬的優(yōu)化方案，即每月由RPA機器人從自營賬套中導出帶輔助核算的往來款余額表，再由機器人依次登錄項目賬套，導出項目賬套中的往來款余額表。機器人將兩張表通過賬套號、科目名等關(guān)鍵字進行核對，對于核對不一致的項目由機器人通過郵件發(fā)送差異表給項目的運營人員，查找差異原因并進行處理?；赗PA的信托公司多賬套對賬流程優(yōu)化如圖2所示。

圖2 基于RPA的信托公司多賬套對賬流程優(yōu)化圖

3.RPA機器人復核開票要素并開票，且實現(xiàn)自動納稅申報

從目前信托公司信息化實踐來看，基本還沒有實現(xiàn)核心系統(tǒng)與稅務管理系統(tǒng)的直接對接。開具信托項目層面的發(fā)票需要手工核對項目合同要素，費時費力。RPA機器人可以通過OCR技術(shù)抓取合同關(guān)鍵信息匹配開票申請進行驗證，驗證一致則自動開票。目前稅款計提由稅務人員每月根據(jù)賬務處理情況計算計提增值稅、企業(yè)所得稅、房產(chǎn)稅、印花稅等，并且基金類項目還存在合伙企業(yè)、一般合伙人等多個主體，需要多次登錄申報系統(tǒng)進行申報。通過使用RPA機器人，在納稅申報環(huán)節(jié)抓取財務系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，生成納稅申報底稿，登錄稅務系統(tǒng)并提交納稅申報表，實現(xiàn)自動報稅并付款，報稅后進行自動賬務處理，提高納稅流程的自動化水平?；赗PA的稅務管理流程優(yōu)化如圖3所示。

圖3 基于RPA的稅務管理流程優(yōu)化圖

4.資金對賬及日報編制流程優(yōu)化

目前，債券承銷、逆回購交易情況需要手工核對網(wǎng)銀與銀行間交易系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，以確定成交情況以及資金結(jié)余情況。核對一致后需要生成憑證，并且編制每日的資金報表，便于資金經(jīng)理了解資金頭寸情況，確保資金的安全性和收益性。而網(wǎng)銀系統(tǒng)與銀行間交易系統(tǒng)目前不太可能實現(xiàn)系統(tǒng)之間的互聯(lián)，這正好發(fā)揮RPA非侵入性的優(yōu)勢。通過使用RPA機器人，可以每日由機器人登錄網(wǎng)銀及銀行間交易系統(tǒng)，下載相關(guān)流水，并進行核對。核對一致后自動編制大額資金日報表，并自動發(fā)送郵件給資金管理人員，方便其及時對大額資金情況進行監(jiān)控?；赗PA的資金管理流程優(yōu)化如圖4所示。

圖4 基于RPA的資金管理流程優(yōu)化圖

四、RPA技術(shù)在信托公司財務領(lǐng)域應用的基礎(chǔ)保障

RPA技術(shù)要在信托公司順利實施并且發(fā)揮功效，至少需要以下兩個方面的基礎(chǔ)保障：

（一）理念上，解放思想，擁抱變革

新技術(shù)的落地，首先需要理念層面的充分認識。首先財務人員自身需要了解和專研RPA、智能財務等相關(guān)的新技術(shù)，不能談機器人“色變”，而是要認識到機器人帶來的效率提升和操作風險的降低。同時要做好自身的提升，從日常簡單、重復的事項抽離后如何發(fā)揮財務人員的價值，如何建立一整套管理標準和規(guī)則來管理機器人。其次要獲得領(lǐng)導的支持。不僅財務人員要了解相關(guān)技術(shù)，更要讓領(lǐng)導充分了解RPA技術(shù)的優(yōu)勢、成本效益情況，為項目落地奠定基礎(chǔ)。最后，要主動關(guān)注新技術(shù)的最新發(fā)展狀況，不斷優(yōu)化機器人的使用，實現(xiàn)高效運營。

（二）行動上，理清需求，動態(tài)調(diào)整

RPA技術(shù)是否能順利落地，以及落地的效果如何，關(guān)鍵在于財務人員是否對相關(guān)業(yè)務的流程進行了系統(tǒng)梳理和優(yōu)化。首先需要對各類財務數(shù)據(jù)進行標準化，便于機器人確認，減少誤差和后期核對工作。其次，要對各項流程進行充分的梳理和優(yōu)化，根據(jù)自身企業(yè)的發(fā)展階段和需要識別出真正適合RPA機器人替代的流程。最后，機器人也不是一成不變的，根據(jù)自身業(yè)務發(fā)展狀況，不斷動態(tài)調(diào)整和優(yōu)化。

五、結(jié)論和未來展望

隨著人工智能技術(shù)的進一步發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代，越來越多的重復性、流程化的工作將由機器人完成，未來RPA不僅可以模擬人類，而且可以充分利用和融合現(xiàn)有各項先進技術(shù)，例如規(guī)則引擎、OCR識別、語音識別在很多流程中已有應用，而機器學習、AI等前沿技術(shù)也正在逐步融合［10］，相信用好這些技術(shù)能夠為信托公司乃至各行各業(yè)降低成本，并將員工從簡單、重復的工作中釋放出來，助力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

面對互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)飛速發(fā)展的時代，數(shù)據(jù)作為有價值的資產(chǎn)，如何盤活使用，使其真正為單位帶來巨大價值增長，是大數(shù)據(jù)時代帶給財務會計的機會和挑戰(zhàn)。財務會計人員要盡快完成從數(shù)據(jù)的提供者向利用財務數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)、深入挖掘其背后涉及的管理問題、達到業(yè)財?shù)纳疃热诤稀⑼苿涌冃Ц倪M的業(yè)務財務以及逐漸向洞察業(yè)務方向、推動戰(zhàn)略落地的戰(zhàn)略財務轉(zhuǎn)型。