論用友U8基礎(chǔ)檔案的建立

黃輝+鄭毅

摘要：文章介紹了用友U8中總賬工具的使用步驟及注意事項，以幫助使用者提高基礎(chǔ)檔案的輸入效率。

關(guān)鍵詞：U8 總賬工具

中圖分類號：F233 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-5812（2017）11-0096-02

在使用用友U8的各項功能之前，首先需要建立賬套（含一個默認(rèn)的賬套庫），這是一項必不可少的操作。該項操作由系統(tǒng)管理員（Admin）使用“系統(tǒng)管理”功能可以很快地完成。然而，這個剛建好的賬套，實際上只是一個空容器，在計算機中是以數(shù)據(jù)庫文件的形式存在，它主要用來存放業(yè)務(wù)處理所需要的初始數(shù)據(jù)以及將來發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。此后，需要由具備“公用目錄設(shè)置”權(quán)限的操作員將事先整理好的基礎(chǔ)檔案輸入到賬套中，作為后續(xù)業(yè)務(wù)處理的起點。通常，基礎(chǔ)檔案包括部門檔案、職員檔案、會計科目、存貨檔案、往來單位檔案等，涉及的內(nèi)容較多?；A(chǔ)檔案的輸入是一項繁雜的工作，輸入的工作量很大。為了減輕該項工作的工作量，U8提供了一些基礎(chǔ)檔案設(shè)置的工具，如果能夠很好地利用這些工具，則可以大大減少該部分輸入的工作量，從而極大提高工作效率。

一、參照已有賬套建賬方式

系統(tǒng)提供建立全新空白賬套和參照已有賬套建賬兩種方式，滿足新用戶全新使用和老用戶擴展使用的要求。如果由于擴展分支機構(gòu)等其他原因，需要建立一個與已有賬套相似的賬套，包含相同的基礎(chǔ)檔案和某些期初數(shù)據(jù)，可以選擇“參照已有賬套”方式建賬。從而在建立賬套的同時順便完成基礎(chǔ)檔案的輸入。

具體操作如下：

1.選擇某個賬套作為本次建賬的來源賬套。系統(tǒng)將現(xiàn)有的賬套以下拉框的形式在此欄目中表示出來，只能選擇不能輸入或修改。

2.選擇所選來源賬套的所有會計年度，表示要參照這個賬套該年度的檔案和產(chǎn)品信息進行建賬。

3.結(jié)轉(zhuǎn)檔案必選，不可取消，表示參照建賬時來源賬套的基礎(chǔ)檔案自動復(fù)制到新建賬套中。

4.如果需要把來源賬套中某些模塊的期初數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到新賬套，勾選此項，后續(xù)還將選擇具體產(chǎn)品結(jié)轉(zhuǎn)；如果不勾選，新賬套中可以手工錄入各種業(yè)務(wù)期初數(shù)據(jù)。

5.在選擇結(jié)轉(zhuǎn)內(nèi)容時分別選擇需要結(jié)轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)產(chǎn)品，包括各子產(chǎn)品的產(chǎn)品檔案和期初數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將在建賬后按照勾選從來源賬套結(jié)轉(zhuǎn)相應(yīng)產(chǎn)品數(shù)據(jù)。

6.根據(jù)前面選擇的內(nèi)容進行建賬檢查，分別檢查來源賬套的數(shù)據(jù)是否滿足各項結(jié)轉(zhuǎn)要求，并列出詳細檢查結(jié)果。如果有產(chǎn)品不滿足結(jié)轉(zhuǎn)要求，則不允許繼續(xù)建賬。

參照已有賬套建賬方式如圖1。

二、利用總賬工具

利用總賬工具可以實現(xiàn)兩個賬套之間基礎(chǔ)檔案的快速復(fù)制，如果兩個賬套的會計年度一致，還可以實現(xiàn)賬套中記賬憑證的復(fù)制。

基本操作方法如下：

1.首先要準(zhǔn)備好一個提供基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的賬套，稱為數(shù)據(jù)源；還要新建一個賬套，稱為目的數(shù)據(jù)，以接收數(shù)據(jù)源提供的基礎(chǔ)檔案，要求新建賬套的相關(guān)檔案編碼方案與提供數(shù)據(jù)的賬套檔案編碼方案一致，并且新建的賬套中準(zhǔn)備接受的檔案內(nèi)容是空的。比如提供數(shù)據(jù)的賬套會計科目的編碼方案是4-2-2，則要求接收數(shù)據(jù)的賬套中會計科目的編碼方案也應(yīng)該是4-2-2，并且接收數(shù)據(jù)的賬套中會計科目庫應(yīng)該是空的。

2.啟動總賬工具，首先在數(shù)據(jù)源選項中注冊提供數(shù)據(jù)的賬套，可以有兩種數(shù)據(jù)源供選擇，一種是文本文件或者Access文件，另外一種是SQL Server數(shù)據(jù)庫文件，具體要看提供數(shù)據(jù)的賬套是用哪一種數(shù)據(jù)文件，用友U821以上的版本都是選擇SQL Server數(shù)據(jù)庫。如圖2所示。

3.注冊數(shù)據(jù)源時需要輸入SQL Server服務(wù)器名稱（默認(rèn)為本地計算機名），SQL Server服務(wù)器超級用戶名稱（默認(rèn)為sa），SQL Server服務(wù)器超級用戶密碼，提供數(shù)據(jù)的賬套號及會計年度。如圖3所示。

4.完成數(shù)據(jù)源注冊以后還需要注冊目的數(shù)據(jù)，與登錄系統(tǒng)的其他模塊一樣，輸入正確的賬套號、會計年度、操作日期等信息。如圖4所示。

5.數(shù)據(jù)源以及目的數(shù)據(jù)注冊成功以后，就可以開始基礎(chǔ)檔案的復(fù)制了。在需要復(fù)制的基礎(chǔ)檔案圖標(biāo)上雙擊即可完成。值得注意的是，基礎(chǔ)檔案的復(fù)制是有一定操作順序的，應(yīng)先從最基本信息開始，否則將無法正確完成。比如個人目錄復(fù)制應(yīng)在部門目錄復(fù)制完成以后才能開始，憑證的復(fù)制應(yīng)該在會計科目、憑證類別、外幣幣種等內(nèi)容復(fù)制完成以后才能開始。如圖5所示。

6.各部分檔案復(fù)制成功以后系統(tǒng)會有相應(yīng)的提示信息，例如會計科目復(fù)制成功以后的提示信息。如圖6所示。

參考文獻：

黃輝.會計信息系統(tǒng)理論與實踐[M].大連：東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2017.

作者簡介：

黃輝，男，華東交通大學(xué)經(jīng)管學(xué)院教師；研究方向：會計信息化。