淺談高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用

[摘 要] 教學(xué)檔案是衡量教學(xué)水平和教學(xué)管理質(zhì)量的重要標(biāo)志，是高校各類(lèi)教學(xué)評(píng)估或認(rèn)證指標(biāo)體系的重要憑證。高校二級(jí)學(xué)院在教學(xué)檔案管理意識(shí)、管理制度、管理隊(duì)伍、開(kāi)發(fā)利用上，仍存在一些不足之處。針對(duì)這些問(wèn)題提出改進(jìn)意見(jiàn)，旨在提升二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理質(zhì)量和開(kāi)發(fā)利用水平。

[關(guān)鍵詞] 高校二級(jí)學(xué)院;教學(xué)檔案;管理

[基金項(xiàng)目] 2016年度寧德師范學(xué)院校級(jí)科研項(xiàng)目“系級(jí)教學(xué)檔案及其數(shù)字管理體系構(gòu)建”（2016Q31）

[作者簡(jiǎn)介] 周銀珠（1986—），女，福建寧德人，碩士，寧德師范學(xué)院生命科學(xué)學(xué)院助理研究員，主要從事高校教學(xué)管理工作。

[中圖分類(lèi)號(hào)] G472.4? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A? ? [文章編號(hào)] 1674-9324（2020）37-0021-02? ? [收稿日期] 2020-04-02

引言：教學(xué)檔案是指在教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理、教學(xué)改革與研究中，直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料的總和[1]。教學(xué)檔案是教學(xué)運(yùn)行、管理和建設(shè)的客觀記錄，真實(shí)地反映了二級(jí)學(xué)院教學(xué)的發(fā)展軌跡，是衡量教學(xué)水平和教學(xué)管理質(zhì)量的重要標(biāo)志;也是教育部普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作評(píng)估、學(xué)位點(diǎn)授權(quán)評(píng)估、中華工程教育學(xué)會(huì)（IEET）認(rèn)證、師范類(lèi)專(zhuān)業(yè)認(rèn)證等各類(lèi)評(píng)估認(rèn)證的重要憑證;管理好教學(xué)檔案還有助于二級(jí)學(xué)院從以往的教學(xué)工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有針對(duì)性地進(jìn)行教學(xué)監(jiān)控和改革，促進(jìn)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)和發(fā)展。高校實(shí)行二級(jí)管理后，教學(xué)檔案的管理重心放到了二級(jí)學(xué)院，教學(xué)檔案涉及環(huán)節(jié)多，來(lái)源分散，種類(lèi)繁雜，因此二級(jí)學(xué)院必須重視教學(xué)檔案建設(shè)，實(shí)行規(guī)范化管理，同時(shí)創(chuàng)新管理模式，促進(jìn)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用。

一、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）缺乏管理意識(shí)

隨著參與的評(píng)估、認(rèn)證的增加，二級(jí)學(xué)院對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)、利用在與日俱增。但從實(shí)際狀況來(lái)看，從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到教職員工普遍把教學(xué)工作放在第一位，忽略了日常工作中教學(xué)檔案的收集整理，檔案意識(shí)薄弱，規(guī)范管理教學(xué)檔案的概念很模糊，學(xué)院沒(méi)有專(zhuān)門(mén)教學(xué)檔案室或建設(shè)不全，日常教學(xué)工作產(chǎn)生的教學(xué)檔案沒(méi)能及時(shí)正確地進(jìn)行保存、收集，部分教學(xué)原始材料長(zhǎng)時(shí)間分散在一線教師、各專(zhuān)業(yè)教研室、相關(guān)科室辦公室中。此外，伴隨數(shù)字化校園的建設(shè)，大量的電子形式教學(xué)檔案，單個(gè)隨機(jī)地散存于辦公室或教師個(gè)人的電腦中，很容易隨著時(shí)間、人員調(diào)動(dòng)而導(dǎo)致資料丟失或不全。

（二）缺失管理制度

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定教學(xué)類(lèi)檔案按《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》[（87）教辦字016號(hào)]的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，而《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》中某些小類(lèi)存在著指代不明、相對(duì)比較籠統(tǒng)、沒(méi)有明確規(guī)定到具體名稱(chēng)等現(xiàn)象[2]。部分二級(jí)學(xué)院是通過(guò)教學(xué)評(píng)估或認(rèn)證來(lái)集中整理檔案資料，在實(shí)際管理中，對(duì)教學(xué)檔案的重要性、檔案管理人員的職責(zé)沒(méi)有明確的規(guī)定，同時(shí)對(duì)教學(xué)檔案管理工作怎樣開(kāi)展，如何積累與收集，如何規(guī)范化分類(lèi)與保存，如何管理與使用等缺乏相應(yīng)的制度做指導(dǎo)和保障。

（三）缺乏專(zhuān)業(yè)管理人員

受人員編制所限，二級(jí)學(xué)院大多沒(méi)有配備專(zhuān)職的教學(xué)檔案管理人員，教學(xué)檔案管理工作多由學(xué)院教學(xué)秘書(shū)兼任，教學(xué)檔案管理人員很少屬于檔案學(xué)或文秘專(zhuān)業(yè)，缺乏檔案管理的培訓(xùn)，隊(duì)伍不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)水平低，加之本職工作任務(wù)繁重，工作比較被動(dòng)，從而嚴(yán)重地影響了教學(xué)檔案收集與管理質(zhì)量。

（四）開(kāi)發(fā)利用不足

教學(xué)檔案真實(shí)客觀地反映了教學(xué)情況，是以往教學(xué)和管理工作的重要憑證，它有助于了解二級(jí)學(xué)院的歷史，是二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作及各項(xiàng)決策的重要參考。目前多數(shù)二級(jí)學(xué)院僅將教學(xué)檔案作為一種資料保存，除教學(xué)評(píng)估外，僅為學(xué)生就業(yè)、留學(xué)，教師職稱(chēng)晉升等提供憑證，教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)處于原始狀態(tài)，利用率很低;且檔案查找、數(shù)據(jù)檢索主要靠人工進(jìn)行，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，教學(xué)檔案管理和開(kāi)發(fā)利用數(shù)字化建設(shè)意識(shí)淡薄。

二、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，配齊設(shè)備及管理人員

為了確保二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作有效開(kāi)展，首要的就是強(qiáng)化全體教職員工檔案意識(shí)，提升管理能力，在全體教師和工作人員中開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和交流活動(dòng)，加強(qiáng)理論水平和實(shí)踐能力。此外，建議學(xué)院加大經(jīng)費(fèi)投入，依據(jù)相關(guān)檔案管理要求，如檔案室要防止日光直射，溫度保持在14℃—24℃，濕度保持在45%RH—60%RH之間等[3]，配齊設(shè)施設(shè)備，成立專(zhuān)門(mén)教學(xué)檔案室;盡可能配備專(zhuān)職教學(xué)檔案管理人員，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、整理及管理工作，并多渠道提升教學(xué)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)施規(guī)范化管理

二級(jí)學(xué)院需要結(jié)合自身實(shí)際情況，建立教學(xué)檔案管理制度，使教學(xué)檔案管理工作有章可循。建立二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的實(shí)體分類(lèi)，科學(xué)地對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理、立卷歸檔;建立教學(xué)檔案管理辦法，明確責(zé)任分工，建立健全二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制。

1.教學(xué)檔案實(shí)體分類(lèi)。確定二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案范圍，建立教學(xué)檔案分類(lèi)目錄是二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案制度建設(shè)的第一步。可通過(guò)簡(jiǎn)單易懂、指向明確的詞匯建立教學(xué)檔案分類(lèi)目錄，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行的標(biāo)簽化、規(guī)范化管理，以寧德師范學(xué)院為例，采用三級(jí)分類(lèi)編目，分類(lèi)編號(hào)采用四層隸屬編號(hào)法，并劃分不同的保存時(shí)間。

一級(jí)類(lèi)目為基本框架，用三個(gè)簡(jiǎn)稱(chēng)字母表示，可分為師資隊(duì)伍建設(shè)（JXT）、專(zhuān)業(yè)建設(shè)（JXS）、課程建設(shè)（JXC）、教材建設(shè)和選用（JXM）、實(shí)踐教學(xué)（JXP）、圖書(shū)資料建設(shè)（JXB）、教學(xué)管理（JXA）、教學(xué)評(píng)價(jià)和質(zhì)量監(jiān)控（JXE）、教學(xué)研究與教學(xué)改革（JXR）、學(xué)風(fēng)建設(shè)（JXL）;第二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目可結(jié)合學(xué)院及專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)依次展開(kāi)設(shè)置，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí);并用1位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)盒號(hào)。例如，某一教學(xué)檔案盒編號(hào)為JXA0102-3，其中“JXA”為一級(jí)類(lèi)目代號(hào)（如教學(xué)管理），“01”為二級(jí)類(lèi)目流水號(hào)（如教學(xué)運(yùn)行管理），“02”為三級(jí)類(lèi)目流水號(hào)（如授課計(jì)劃），“3”為盒號(hào)流水號(hào)（范圍為1-N）。

教學(xué)檔案的保存期限按檔案材料的利用價(jià)值來(lái)界定，分為永久保存和定期保存，定期保存分為長(zhǎng)期和短期。有長(zhǎng)期利用價(jià)值的如學(xué)院發(fā)展建設(shè)、師生名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)、學(xué)位授予等應(yīng)永久保存;在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的如學(xué)院重大實(shí)踐成果、人才培養(yǎng)等應(yīng)長(zhǎng)期保存;在現(xiàn)階段內(nèi)具有利用價(jià)值的如試卷、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)報(bào)告、課程表等作短期保存。

2.教學(xué)檔案的收集、整理及規(guī)范化管理。為防止檔案資料的流失，保證教學(xué)檔案的完整、有效，二級(jí)學(xué)院要將教學(xué)檔案建設(shè)列入教學(xué)日常管理工作中，教學(xué)檔案的收集、整理做到“三納入”，即納入教師、工作人員的職責(zé)范圍，納入學(xué)院的規(guī)劃和計(jì)劃，納入管理制度;教學(xué)檔案的管理實(shí)行“四同步”，即開(kāi)展教學(xué)安排、檢查、分析及驗(yàn)收相關(guān)工作時(shí)同步開(kāi)展安排、檢查、分析及驗(yàn)收教學(xué)檔案工作[4];并建立管理人員的考核評(píng)價(jià)制度和激勵(lì)機(jī)制。

3.加快信息化進(jìn)程，加強(qiáng)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用。教學(xué)檔案工作的目的是開(kāi)發(fā)、利用檔案，以便更好地服務(wù)于師生員工，服務(wù)于教學(xué)活動(dòng)和人才培養(yǎng)。隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校的教育和管理技術(shù)也隨之不斷提升和創(chuàng)新，這就要求二級(jí)學(xué)院不斷創(chuàng)新教學(xué)檔案管理模式，重視數(shù)字化教學(xué)檔案的收集，建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，引入教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，且可與學(xué)校其他教學(xué)信息管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)多種信息資源共建共享，進(jìn)一步提升教學(xué)檔案的檢索和有效利用[5]。

教學(xué)檔案在提升高校二級(jí)學(xué)院管理水平、教學(xué)質(zhì)量中有著不可或缺的重要作用，是二級(jí)學(xué)院建設(shè)的重要內(nèi)容。二級(jí)學(xué)院應(yīng)不斷創(chuàng)新教學(xué)檔案管理理念，引進(jìn)先進(jìn)管理模式，采取各種措施，提高教學(xué)檔案的管理水平和利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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