分析如何做好歸檔文件的前端控制

文/山東省千佛山醫(yī)院 秦靜

文件在歸檔前是雜亂、無序、存放在各個部門的，比如收發(fā)文，比如工程在竣工前的基建歸檔文件，比如在結(jié)題前的科研課題文件、安裝驗收以前的設(shè)備歸檔文件等等，都是分別存放在各個相關(guān)人員處，而且也不可能保證他們都有很好的檔案意識，不可能考慮到文件的最終是要歸檔的。特別是重大活動，如新冠肺炎疫情防控工作的歸檔文件涉及各個部門，且包含紙質(zhì)文件材料、聲像文件材料、電子文件材料和實物等類別，若不及時做好歸檔前的控制，很容易造成文件的丟失，造成歸檔文件不齊全、不完整，從而降低了歸檔文件的價值，影響了歸檔文件的利用。

那么怎樣做才能保證文件在平時工作中既能正常運(yùn)行又能安全完好地歸檔呢？下面從收發(fā)文件、科技檔案、照片、重大活動、實物等方面，來談?wù)勎覀儦w檔文件的前端控制。

一、關(guān)于收文的歸檔前端控制

收文工作一般由綜合辦公室進(jìn)行，收文的運(yùn)行涉及各個部門。歸檔工作一般是來年初才進(jìn)行，在文件入檔案庫房前有較長的時間存放在各處，如果不考慮文件的專人專管，收文的歸檔率會不言而喻。多年前我單位的收文在管理上就不盡人意，每年歸檔時各部門總是有找不到的文件。

針對此問題，檔案科協(xié)調(diào)辦公室及各兼職檔案員制定了收文領(lǐng)取流程，即由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門收文的領(lǐng)取、保管。辦公室一名專職人員負(fù)責(zé)處理單位的收文，制定年度收文登記表格，在平時工作中，當(dāng)收文由分管領(lǐng)導(dǎo)閱完后，先將收文轉(zhuǎn)至相關(guān)部門的兼職檔案員（各部門兼職檔案員名單由檔案科提供），兼職檔案員在登記表上注明科室、簽名，然后轉(zhuǎn)交本部門辦理人員，完畢后再轉(zhuǎn)交到兼職檔案員保管歸檔。由于兼職檔案員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，這種收文工作程序運(yùn)行至今，基本上保證不丟失。

為了進(jìn)一步地做好收文及歸檔工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化平臺，檔案科建立了檔案管理工作微信群，專職及各部門的兼職檔案員、綜合辦公室負(fù)責(zé)處理收文的同事為微信群成員。為了方便領(lǐng)取文件，要求各位將本群昵稱改為部門+姓名，辦公室人員在本群@相關(guān)人員領(lǐng)取收文。為了不影響工作，要求兼職檔案員收到@后及時領(lǐng)取文件，并及時做好本部門的收文登記。各部門收文的運(yùn)行過程：兼職檔案員領(lǐng)取文件→做好本部門的收文登記→轉(zhuǎn)交給辦理工作人員→回到兼職檔案員保管歸檔。既保證了文件的正常運(yùn)行，也避免了文件的丟失，保障了歸檔文件的安全歸檔。

二、關(guān)于發(fā)文歸檔前端控制

例如，我們單位的發(fā)文分千醫(yī)黨字、行字、院字、人字、工字、團(tuán)字。行字、院字，由綜合辦公室統(tǒng)一簽發(fā)、核稿、打印、登記備案。黨字、人字、工字、團(tuán)字經(jīng)綜合辦公室秘書科審核后分別由相關(guān)部門按要求編號、登記、保管、歸檔（包括正式紅頭文件、簽發(fā)頭、底稿）。千醫(yī)行字、院字發(fā)文，一般由起草形成部門保管、歸檔，但必須在辦公室登記、備案。如千醫(yī)院字發(fā)文登記：

序號發(fā)文日期發(fā)文字號發(fā)文部門文件標(biāo)題(包括附件標(biāo)題)主送機(jī)關(guān)或部門打印份數(shù)備注1 3 2 0 1 8年2月9日千醫(yī)院字〔2 0 1 8〕1 3號 教育處 關(guān)于印發(fā)《山東省千佛山醫(yī)院住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)專業(yè)基地管理辦法》（修訂）等制度的通知各部門、科室 3 1 4 2 0 1 8年2月2 5日千醫(yī)院字〔2 0 1 8〕1 4號 財務(wù)處 山東省千佛山醫(yī)院財務(wù)收支情況審計整改工作方案 各部門、科室 5 1 5 2 0 1 8年2月2 6日千醫(yī)院字〔2 0 1 8〕1 5號 運(yùn)營辦 2 0 1 8年度綜合目標(biāo)管理修訂方案 各部門、科室 5

三、檔案科負(fù)責(zé)年度收發(fā)文登記的整理

每年底，年度工作結(jié)束后，檔案科負(fù)責(zé)將一年的收發(fā)文登記用Excel表格按部門順序排列整理，剔除不歸檔的文件，如會議、培訓(xùn)等通知，并將整理好的各部門的收發(fā)文登記表發(fā)給各部門兼職檔案員，以方便其對照本部門的收發(fā)文件，查全、補(bǔ)齊，以備文件的歸檔工作，而且此項工作也是責(zé)任到人，保證做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。如整理后的財務(wù)處部分收文登記：

序號收文日期收文字號來文單位文件標(biāo)題分管領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)至部門簽收備注1 2 0 1 8年1月5日魯衛(wèi)函〔2 0 1 8〕2號山東省衛(wèi)計委（下載）關(guān)于政府采購、公開招標(biāo)、集體決策等規(guī)章制度落實情況督導(dǎo)檢查的通知 張某某 財務(wù)處 朱某某2 2 0 1 8年1月9日魯財會便〔2 0 1 8〕1號山東省財政廳關(guān)于上報2 0 1 7年度行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)工作總結(jié)的通知 張某某 財務(wù)處 朱某某3 2 0 1 8年1月1 7日山東省衛(wèi)計委（下載）關(guān)于請?zhí)峁? 0 1 7年省級對下專項績效考核評價結(jié)果的通知 張某某 財務(wù)處 朱某某

四、關(guān)于基建、科研、設(shè)備等科技檔案的前端控制

基建項目在竣工前形成了大量的文件資料，并且工期長，如果不及時收集、保管，極易造成文件的丟失。因此，在施工期間檔案科要經(jīng)常和基建科相關(guān)工作人員、兼檔員交流、溝通，制定相關(guān)措施、收集管理方法，嚴(yán)格按照基建檔案歸檔范圍收集。每個施工階段的歸檔文件責(zé)任到人，即在施工過程誰負(fù)責(zé)哪項基建工作誰就得保證所管工作的歸檔材料齊全完整，檔案科專職人員定期檢查督促，并不定時督促檢查基建兼檔員對文件的保管情況，如因工作需要借資料的，必需履行借閱登記。例如，立項的可行性研究報告、相關(guān)申請、批復(fù)等工程準(zhǔn)備階段的所有文件，均由基建兼職檔案員負(fù)責(zé)收集保管，工作需要借閱的，登記簽字，并負(fù)責(zé)催還。其他施工階段的歸檔文件，均由負(fù)責(zé)此階段工程的責(zé)任人負(fù)責(zé)收集保管，并按歸檔范圍、時間歸檔，保證齊全、完整。

科研成果的研究也是一個漫長的過程，兼職檔案員要及時跟進(jìn)文件的保管，比如任務(wù)書、研究計劃、變更課題負(fù)責(zé)人的發(fā)文等，及時歸入課題卷宗內(nèi)。根據(jù)研究進(jìn)度，兼職檔案員還要督促指導(dǎo)課題秘書整理、保管好歸檔文件，結(jié)題后及時收集、整理好相關(guān)資料。

設(shè)備檔案，也要充分發(fā)揮兼職檔案員完全負(fù)責(zé)的作用。在設(shè)備開箱安裝驗收前，歸檔文件完全按照歸檔范圍積極主動收集齊全完整，保證保管無缺。尤其是安裝驗收單的填寫，一定要按規(guī)定將設(shè)備名稱、金額、廠家、型號、合同號、進(jìn)貨單位、使用科室、驗收情況、說明書及保管人等內(nèi)容填寫完整。因此，設(shè)備檔案，要求兼職檔案員做個有心人，從設(shè)備申請、招標(biāo)材料、開箱、到安裝驗收，整個過程的文件都要收集齊全、完整，并保管好。

五、關(guān)于照片檔案

單位的拍照工作一般由宣傳部門的專人負(fù)責(zé)。并由拍照者按照歸檔范圍和要求負(fù)責(zé)照片的整理、歸檔工作。首先，要求對照片的有效性和完整性進(jìn)行審核，將反映事件全貌的或典型細(xì)節(jié)的圖像文件歸檔，對同一場景有多張圖像的，盡量只保留一至二張，對圖像不清晰、角度不佳的要剔出，以保證質(zhì)量，節(jié)省存儲空間。其次，要求每件事要保存一套完整的電子照片，并精選出有代表性的若干張沖洗以備插冊保存。最后，所拍事件結(jié)束一周內(nèi)必須完成電子照片的整理工作。

六、關(guān)于重大活動檔案

按照《山東省重大活動檔案管理辦法》，根據(jù)本單位的實際情況制定重大活動管理方案，保證按要求及時、完整地收集整理每一次重大活動檔案。如2019年的新冠肺炎疫情防控工作，檔案科在檔案管理工作微信群里，通知每一位兼職檔案員，要及時收集新冠肺炎疫情防控工作中形成的文件和收到的文件。檔案科按照上級關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的要求，根據(jù)本單位工作的實際情況，及時制定新冠肺炎疫情防控工作歸檔范圍，歸檔范圍包括在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存價值的各種門類和載體記錄的紙質(zhì)文件、聲像、電子文件和實物等。建議兼職檔案員單獨存放疫情防控工作文件，以方便整理，待疫情過后，按要求集中整理歸檔。

七、關(guān)于實物檔案

為確保實物檔案的安全，我們單位的實物檔案實行按月移交制度。各處、科室一般在每月的上旬將上月接收的實物檔案由兼職檔案員移交檔案科，并在OA系統(tǒng)辦理移交手續(xù)。為確保實物應(yīng)歸盡歸，檔案科工作人員會通過多種渠收集有保存價值的實物信息，如在醫(yī)院工作群、網(wǎng)站、院報等看到發(fā)表彰、獲獎的信息，檔案科工作人員會主動和相關(guān)部門聯(lián)系，提醒移交實物。

綜上所述，只要做好歸檔文件的前端控制環(huán)節(jié)，歸檔工作不可能做不到齊全完整；只要有兼職檔案員很好的前端參與，歸檔文件肯定會做到應(yīng)收盡收；只要檔案科工作人員積極主動與各部門配合、溝通，檔案工作一定能做到應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管。因此，做好歸檔文件的前端控制工作，是做好檔案工作的有力保障。