云辦公對檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)與機遇

邱巧艷

摘 要：云辦公的特點在于以云平臺為基礎，在平臺內(nèi)設置所有辦公軟件，使辦公人員可以在平臺內(nèi)進行工作，這種辦公模式被稱為“一站式辦公”，能夠讓辦公更有效率，但云辦公雖然功能強大能給工作發(fā)展帶來機遇，而面對一些傳統(tǒng)性較強的工作時，云辦公依舊存在缺陷，如檔案管理工作，這時云辦公就遇到了挑戰(zhàn)，需要進行調整。針對這一點本文將展開相關分析工作。

關鍵詞：云辦公;檔案管理工作;挑戰(zhàn)與機遇

引言

檔案管理工作是是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。要求管理人員將所屬機構的文件資料、各類載體檔案等進行保管，從表面上與普通文件管理工作一樣。但實際上，因為這些檔案中大部分信息都屬于機密信息或隱私信息，所以檔案管理是一項特殊工作，其不但要求管理人員規(guī)范地完成工作任務，還要注意對工作內(nèi)容信息的保密，這是檔案管理的一大特征。習近平總書記指出，大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異，我們應該審時度勢、精心謀劃、超前布局，力爭主動。檔案工作作為國家信息化工作的重要組成部分，在當下數(shù)字環(huán)境下也面臨著許多的困難和挑戰(zhàn)。通過“云辦公”來開展檔案管理工作能讓工作的效率、質量得到保障，進而對保密性提出了更高的要求。如何在檔案管理工作中正確使用“云辦公”，就成為了相關辦公人員需要思考的問題。本文將針對這一問題展開工作，旨在提出檔案管理云辦公化必要性與需要改進的地方，此舉具有一定現(xiàn)實意義。

一、云辦公給檔案管理工作帶來的機遇

1.提升辦公效率方面

云辦公的使用能夠讓檔案管理工作的效率大幅度特征，其作用主要體現(xiàn)在三個方面，分別為工作信息化帶來的改變、工作模式靈活性特征、工作準確性得到提升。下文將對三大體現(xiàn)的具體內(nèi)容進行分析。

（1）降低辦公成本

在傳統(tǒng)辦公模式中，為了支撐辦公運作需要引入大量的人工、設備資源，說明檔案管理辦公成本較高，但在“云辦公”條件下，可以加大檔案管理員協(xié)同辦公的效率，辦公成本將得到大幅降低。即“云辦公”可以以云平臺為基礎，將所有辦公設備、辦公業(yè)務、檔案信息等資源全部整合，同時保障各項資源的交互關系，這樣辦公人員只需要通過電腦登錄云平臺，就可以在云平臺資源池內(nèi)獲取辦公資源，此舉極大的降低了辦公的時間成本，同時數(shù)據(jù)化資源較于實體資源在經(jīng)濟支出上有巨大的差異（前者遠低于后者），因此即使在經(jīng)濟成本上云辦公依舊占據(jù)優(yōu)勢，說明其在檔案管理中的應用價值較高，可起到降低辦公成本的作用。

（2）工作模式靈活性特征

云辦公下檔案管理工作的工作模式就成為了“一站式辦公”，這種模式具有極高的靈活性，能夠避免很多對辦公存在阻礙的因素影響。該模式下，檔案管理辦公人員可以根據(jù)自身需求隨時更換資源類型，突破了傳統(tǒng)人工模式、辦公信息模式上的“場地限制”（即使在辦公信息模式中，某些重要檔案信息也會被保存在辦公室的某個電腦設備內(nèi)，如果人不再辦公室是無法獲取該信息的，但在云辦公中借助云平臺，用戶使用任意設備都可以獲取檔案信息，不受場地限制）。

（3）檔案管理辦公模式個性化設置

在以往檔案管理信息化模式當中，人工雖然可以通過信息技術來開展工作，讓工作效率、質量得到提升，但整體上所有人工的信息化辦公模式都是一樣的，這是辦公信息化模式的缺陷，即檔案管理人員在工作中的操作步驟完全相同。而在云辦公下，每個檔案管理人員的工作界面都是可調的，因此人工可以依照自身需求來進行調整，實現(xiàn)個性化辦公設置，這種方法可以消除辦公人員在辦公時的不適感，讓檔案管理工作與人工個人喜歡完美結合，這體現(xiàn)了“人性化”理念，有利于檔案管理質量。

2.辦公質量增長方面

傳統(tǒng)檔案管理工作有“紙質化”特征，即所有檔案都是記錄在紙上的，隨后對紙張進行保存，但這種方法容易出現(xiàn)兩種對辦公質量有負面影響的現(xiàn)象，即紙張丟失、缺損，這兩種現(xiàn)象一旦出現(xiàn)就代表檔案管理工作不完整，存在質量上的缺陷，而事實上傳統(tǒng)檔案管理工作是很難完全避免這兩種現(xiàn)象發(fā)生的，因此當時的工作質量一直受人詬病。未來在數(shù)字環(huán)境下，人們對檔案信息需求將會發(fā)生很大的變化，比如說由于我們檔案數(shù)據(jù)的大量的形成以后，未來在管理和決策中間就會形成對檔案的數(shù)據(jù)到信息，甚至到知識的一些新的利用的需求。那么這種變化是傳統(tǒng)時代是不一樣的。在這一條件下，通過“云辦公”的幫助，檔案管理工作將越過“信息無紙化”階段，直接進入“云數(shù)據(jù)應用”階段，消除了“紙質化”中的兩個不利現(xiàn)象影響，所有檔案信息都是以電子檔可是保存在網(wǎng)絡環(huán)境中，不會隨時間流失而發(fā)生變化，說明辦公質量得到了增長。

3.突破傳統(tǒng)信息化辦公框架

事實上，信息化技術在很早就進入了檔案管理工作中，但早期工作對信息化技術的使用并不深入，多數(shù)情況下只是用來傳遞信息、保存信息，同時這些信息技術的使用非常依賴設備與環(huán)境，如電腦與網(wǎng)絡，使得辦公企業(yè)不得不在辦公設備與環(huán)境上進行限制，要求辦公人員只能使用企業(yè)配置的設備、網(wǎng)絡來進行辦公，此舉就代表檔案管理辦公人員依舊要定時、定點的前往公司辦公，如果因故不能滿足時間、地點上的要求，則辦公無法開展，這就是傳統(tǒng)信息化辦公框架，可知該框架中有諸多限制。而在云辦公模式中，辦公企業(yè)可以利用云平臺來保存信息、保護信息，不必擔心信息外泄，這樣辦公人員就可以使用多種設備來開展檔案管理工作，如智能手機等，而借助這些設備就成功打破了傳統(tǒng)辦公框架，辦公人員沒有必要再定時、定點的開展工作，只要保證自己處于網(wǎng)絡環(huán)境中即可，且現(xiàn)代網(wǎng)絡覆蓋面非常廣泛，因此要處于網(wǎng)絡環(huán)境是非常容易的。

二、云辦公給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)

1.對檔案工作保密性與安全性挑戰(zhàn)

檔案工作的保密性與安全性挑戰(zhàn)的成因一樣，因此下文將一同進行分析。

（1）檔案保密性挑戰(zhàn)

因為云辦公條件下檔案管理工作的高效率影響，導致檔案管理工作中所產(chǎn)生的檔案信息量大幅增長，這時檔案管理工作就面臨著檔案儲存空間上的問題，但云辦公的信息儲存庫多為“云數(shù)據(jù)庫”，這種數(shù)據(jù)庫在理論上近乎“無限”，說明其解決了檔案儲存空間上的問題，這使得大量檔案管理工作者開始將檔案資料存放在“云數(shù)據(jù)庫”中。而隨著應用的深入，廣大檔案管理者發(fā)現(xiàn)“云數(shù)據(jù)庫”的儲存位置是網(wǎng)絡環(huán)境，因此受網(wǎng)絡環(huán)境的開放性導致檔案信息的保密性下降。

（2）檔案息安全性挑戰(zhàn)

在以上對檔案保密性影響的挑戰(zhàn)下，云辦公條件下檔案管理工作還會面臨信息安全挑戰(zhàn)，即“云數(shù)據(jù)庫”的開放性除了會導致檔案保密性下降以外，還可能引來外部惡意攻擊，導致信息可能丟失、篡改等，這對于檔案管理工作質量有巨大的威脅。而“云辦公”本身防護外部惡意攻擊的能力比較弱，因此信息安全的挑戰(zhàn)始終存在。

2.檔案管理模式過渡挑戰(zhàn)

以信息化為核心來促進檔案管理現(xiàn)代化，是我們國家檔案局、中央檔案館的近些年的最主要的一個政策導向。傳統(tǒng)人工與信息化模式在檔案管理工作中應用已久，很多檔案管理工作者對這兩個模式比較熟悉，而面對比較新穎的云辦公模式則很陌生，因此如果直接將云辦公應用于檔案管理中，則很多辦公人員都會感到不適應，需要長時間來過渡。對于企業(yè)而言，其自然希望過渡的時間越短越好，因此如何縮短傳統(tǒng)模式到“云辦公”模式的過渡時間，是“云辦公”檔案管理發(fā)展中需要面對的挑戰(zhàn)。

3.人員素質挑戰(zhàn)

人員素質挑戰(zhàn)分為兩種形式，即人員云辦公認知素質挑戰(zhàn)、人員云辦公操守素質挑戰(zhàn)，下文將對兩種挑戰(zhàn)形式的具體內(nèi)容進行分析。

（1）人員云辦公認知素質挑戰(zhàn)

云辦公模式的落實會對傳統(tǒng)檔案管理辦公模式進行改革，是辦公模式發(fā)生巨大大變化，這時辦公人員就不能再采用傳統(tǒng)方式進行辦公，需要對云辦公模式有充足的認知，掌握相關技術，這樣才能在工作中充分發(fā)揮云技術的作用。而事實上，云辦公模式帶來的改變非常迅速，導致很多功辦公人員很難在短時間內(nèi)完成認知上的改變，由此帶來了人員云辦公認知素質挑戰(zhàn)，即當前很多檔案管理辦公人員對云辦公模式的認知比較淺薄，只知道在該模式中可以通過云技術來開展工作，但不知道具體要怎樣使用云技術，也不知道辦公需要哪些云技術，這些問題都對云辦公模式落實造成了阻礙。此外值得注意的是，如果我們不采用相關策略去推動人員云辦公認知素質發(fā)展，則這項挑戰(zhàn)會長期存在，這對于檔案管理工作乃至相關社會領域都會造成一定的阻礙，使社會發(fā)展速度延緩，因此必須得到治理。

（2）人員云辦公操守素質挑戰(zhàn)

檔案管理工作中辦公人員的職業(yè)操守是非常重要的，即檔案信息多屬于機密信息，不可輕易外泄，因此為了避免人工造成的檔案信息泄露問題，在傳統(tǒng)檔案管理工作崗位任職人員選擇中，企業(yè)就非常重視任職人員的職業(yè)操守，并設立了嚴厲的管理體制，此舉確實起到了控制效果。但在云辦公條件下，因為檔案信息被遷移至云平臺中，所以檔案管理人員可以通過網(wǎng)絡進入云平臺，再將平臺內(nèi)的某些信息傳輸出去的，此舉具有一定的隱蔽性，使原有管理體制的有效性被削弱，可能動搖辦公人員的職業(yè)操守，隨之出現(xiàn)一系列的問題，對此如何讓檔案管理人員在云辦公模式中依舊保有堅定職業(yè)操守，是云辦公模式落實中面臨的挑戰(zhàn)。

三、應對云辦公對檔案管理工作挑戰(zhàn)的策略

1.利用大數(shù)據(jù)技術構建“封閉式云辦公”環(huán)境

面對檔案保密性與安全性挑戰(zhàn)，建議在檔案管理工作中引入大數(shù)據(jù)技術，利用該項技術的功能來構建“封閉式云辦公”環(huán)境，可以越過兩項挑戰(zhàn)。具體構建步驟見下文。

（1）步驟一

面對檔案保密性挑戰(zhàn)，可利用大數(shù)據(jù)技術將檔案信息儲存環(huán)境封閉起來，這樣在正常條件下，任何人都無法對檔案信息進行查閱或操作，使檔案信息在“云數(shù)據(jù)庫”中的保密性得到保障，同時為了滿足檔案管理辦公人員的正常工作需要，需要在封閉環(huán)境中設置一個加密接口，該接口需要接收正確密鑰才會打開，而正確密鑰掌握在檔案管理辦公人員手上，這樣就兼顧了檔案保密性與正常工作需要。

（2）步驟二

面對檔案安全性挑戰(zhàn)，可利用大數(shù)據(jù)技術的深度分析功能來設置“惡意攻擊防護”系統(tǒng)，該系統(tǒng)在深度分析功能下可以對外部訪問進行識別，如果識別發(fā)現(xiàn)外部訪問特征符合惡意供給特征，則杜絕該訪問請求通過，確保檔案安全。

2.紙質與云數(shù)據(jù)并行

針對檔案管理模式過渡帶來的挑戰(zhàn)，在云辦公條件下相關辦公人員應當對紙質檔案進行規(guī)整，并逐漸將其轉化為云數(shù)據(jù)，做到紙質與云數(shù)據(jù)并行，在辦公人員不適應“云辦公”時，可以繼續(xù)依靠紙質檔案來完成工作，這樣就可以讓檔案管理工作平穩(wěn)過渡到“云辦公”模式中。數(shù)字化只是解決了一個可讀，但是沒有把數(shù)字化中間那些檔案里邊的數(shù)據(jù)提取出來，如果把文件和檔案的數(shù)據(jù)提取出來，把現(xiàn)存的檔案的數(shù)據(jù)都做出來，這將是一個龐大的數(shù)據(jù)量。待此過渡完成，企業(yè)可以停止傳統(tǒng)紙質工作模式，全面落實“云辦公”模式。

3.做好人員素質培訓，建立網(wǎng)絡管理體制

針對人員素質的兩個挑戰(zhàn)形式，需要采用相關策略來應對，具體見下文。

（1）做好人員素質培訓

為了提高檔案管理辦公人員的云辦公認知素質，辦公企業(yè)應當定期組織相關辦公人員參與培訓工作，通過培訓幫助相關人員樹立正確認知、掌握正確操作技巧，盡可能快的實現(xiàn)觀念轉變，由此可以讓云辦公模式落實于檔案管理工作中，成功越過人員認知素質挑戰(zhàn)。

（2）建立網(wǎng)絡管理體制

因為云辦公模式的落實，辦公人員可以在線上進行辦公操作，所以傳統(tǒng)線下管理體制不再適用，對此建議辦公企業(yè)建立網(wǎng)絡管理體制，前面對辦公人員線上操作行為進行監(jiān)管。如建立“痕跡化”網(wǎng)絡監(jiān)管體制，企業(yè)云平臺中辦公人員的所有操作行為都會被記錄，這樣當發(fā)現(xiàn)信息泄露之后，可以根據(jù)記錄信息“順藤摸瓜”，找到涉事人員，再對此進行處理即可。

四、結語

綜上，云辦公的應用能夠給檔案管理工作帶來發(fā)展機遇，檔案管理工作向其靠攏是勢在必行的。在未來要用大數(shù)據(jù)技術來挖掘檔案的價值，這一點是檔案部門未來一個成長點，或者是未來的一個立足重要的一點。檔案的價值并不僅僅在于保管好了，沒丟，也沒損壞，這只是檔案工作的一個基礎部分，未來檔案部門最大的價值更應該在于擁有大量數(shù)據(jù)，開發(fā)數(shù)據(jù)。滿足管理過程中間的各項業(yè)務需求。通過檔案數(shù)據(jù)的分析，提供技術支撐。本文對此進行了分析，并提出了應對挑戰(zhàn)的策略，策略的使用能夠起到越過挑戰(zhàn)，更好助力云辦公條件下檔案管理工作順利發(fā)揮的作用。

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（作者單位：紫金礦業(yè)集團股份有限公司）