圖書資料檔案實施信息化管理的優(yōu)勢分析討論

陳艷艷

摘 要：隨著生活水平的不斷提高，圖書資料已由原先的奢侈品升級為不可缺少的必需品。當(dāng)前社會是知識的時代、是人才的時代，人們?yōu)榱死鄯e足夠的知識就需要廣泛閱讀圖書資料。因此，廣大檔案管理者必須時刻保持與時俱進(jìn)的工作理念，借助信息化技術(shù)及時完善更新圖書資料數(shù)據(jù)庫，用全方位的信息化管理實現(xiàn)圖書資料的資源共享。以當(dāng)前圖書資料檔案管理的現(xiàn)狀為切入點，詳細(xì)分析信息化管理的優(yōu)勢并提出若干有助于信息化管理實現(xiàn)的路徑方法，力求為圖書資料檔案管理工作的提升增添助益。

關(guān)鍵詞：圖書資料檔案;信息化管理;優(yōu)勢分析;路徑方法

在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)在潛移默化中滲透至各行各業(yè)并取得了可喜的成果。信息化管理顛覆了原有的管理理念和工作方式。圖書資料檔案管理在信息化的推動下大大提升了工作效率，使得資料查找變得更加方便、快捷、準(zhǔn)確。圖書資料檔案信息化管理能大大節(jié)約原有的管理時間，減少對管理工作人員的使用，使圖書資料存儲更加科學(xué)、有序。信息化圖書資料檔案還能節(jié)省紙質(zhì)資料的存儲空間，避免因保存不當(dāng)而造成的珍貴資料損毀，是圖書資料檔案管理工作發(fā)展的大趨勢。

一、圖書資料檔案管理的現(xiàn)狀

1.圖書資料檔案使用不足

很多企業(yè)、高校圖書館都將圖書資料檔案管理的重心放在收集、整理、保管上，不重視圖書資料的使用，更不會對文獻(xiàn)的內(nèi)在價值進(jìn)行深層發(fā)掘，使得很多珍貴文獻(xiàn)的作用無法實現(xiàn)最大化，很多瑕疵點被掩埋。部分圖書資料檔案管理部門受各種因素影響還未能實現(xiàn)完全信息化。現(xiàn)代化設(shè)備的缺失使得很多管理工作還在由手工作業(yè)向智能化過度。受檔案性質(zhì)影響，很多部門嚴(yán)格自信封閉化管理，使得眾多檔案成為了管理員一人的財富，在一定程度上造成了檔案資源的閑置和浪費(fèi)。

2.檔案價值不清晰、數(shù)字化進(jìn)程緩慢

很多檔案管理部門沒有專職的檔案價值鑒定人員，收取圖書資料時不對內(nèi)容的真?zhèn)魏蛢r值進(jìn)行鑒定，只按性質(zhì)進(jìn)行分類存放。隨著資料的不斷增多，管理使用的難度越來越大。部分規(guī)模較大、資金充裕的檔案管理機(jī)構(gòu)引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，加快了檔案管理和利用的數(shù)字化進(jìn)程，但很難與檔案資源現(xiàn)代化開發(fā)保持步調(diào)一致，不利于檔案的程度開發(fā)。部分小型的檔案管理結(jié)構(gòu)還停留在紙質(zhì)化管理階段，用戶在查找信息時極度不便。

3.管理制度不完善

很多檔案負(fù)責(zé)人對檔案管理工作不夠重視，使得實際檔案管理工作缺少規(guī)范化和制度化，嚴(yán)重阻礙了資料收集工作的開展。圖書資料檔案管理是一項系統(tǒng)化的工作，需要多個部門相互配合完成。在實際工作中，很多部門對圖書資料的歸檔范圍模糊不清，常常造成資料收集不全和歸檔不及時的現(xiàn)象。圖書資料管理制度的不完善，使得對相關(guān)部門和個人的約束力嚴(yán)重不足，直接影響了檔案資料的完整性，降低了檔案的質(zhì)量。

4.管理觀念落后、檔案意識淡薄

圖書檔案管理觀念是圖書館未來發(fā)展方向的指引。受單位體制影響，部分管理人員的思想意識嚴(yán)重滯后，仍秉承傳統(tǒng)的管理理念。隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案資料數(shù)量大幅增加，管理工作的內(nèi)容和壓力不斷增大，老舊的管理觀念會給圖書館運(yùn)營增添額外的負(fù)擔(dān)。只有摒棄傳統(tǒng)的管理理念，保持與時俱進(jìn)，才能保證資料檔案管理工作與時代發(fā)展同步。

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，很多圖書資料檔案管理機(jī)構(gòu)都引進(jìn)了各種現(xiàn)代化設(shè)備。但總體來講，圖書資料的歸檔方式還不夠先進(jìn)，過于閉塞，創(chuàng)新意識和創(chuàng)新方式嚴(yán)重不足。檔案資料包括紙質(zhì)和數(shù)據(jù)信息等形式，其中以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案保存往往要占用大量的空間，還要保證良好的環(huán)境條件，無形中提升了檔案管理的成本，降低了檔案的使用效率。圖書檔案資料的重要性不言而喻，直接反映圖書管理工作的成果。檔案意識的淡薄使得很多相關(guān)工作人員工作意識存在偏差，對檔案管理的重要性體會不足，在資料收集的過程中缺少積極性和主動性。

5.工作人員信息化能力不足

由于長期從事高重復(fù)性的工作，圖書館工作人員在實施管理工作時崗位意識嚴(yán)重匱乏，僅按照國家的相關(guān)政策法規(guī)，不愿學(xué)習(xí)新理念和新技術(shù)。當(dāng)前，國內(nèi)圖書館多為事業(yè)單位，工作人員具有終身性，這使得工作意識懈怠嚴(yán)重，不求上進(jìn)，在學(xué)習(xí)信息化管理的有關(guān)內(nèi)容時敷衍塞責(zé)，專業(yè)技術(shù)掌握不牢，僅能滿足簡單的操作需求，限制了信息化技術(shù)功用的發(fā)揮。

二、圖書資料檔案實施信息化管理的必要性

檔案是第一手的信息資源，是龐大的信息庫存。圖書資料檔案將各種零散的信息碎片按相關(guān)需要整合到一起，能更好地發(fā)揮檔案信息的價值和作用。檔案信息化管理是檔案管理工作的重要構(gòu)成，是信息化背景下檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢，有助于降低圖書資料檔案保存和歸檔的難度，提升檔案資源的使用效率。當(dāng)前，數(shù)值化和共享是時代所提倡的發(fā)展理念，圖書資料檔案的信息化管理是實現(xiàn)館藏資源數(shù)字化和共享的基礎(chǔ)，能滿足更為廣泛的服務(wù)需求。相關(guān)部門應(yīng)積極制定完善圖書資料檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，積極開發(fā)相關(guān)軟件，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文件和電子檔案，保證電子檔案的完整、規(guī)范，提高保管的安全性，在全國范圍內(nèi)建立共享平臺，實現(xiàn)檔案資源互通。相關(guān)負(fù)責(zé)人要將檔案信息化管理看成一項長期性工作。為夯實管理基礎(chǔ)，要制定出臺科學(xué)合理的管理模式，提升檔案管理工作的有效性。此外，還要注意提升檔案的活性，充分發(fā)揮檔案信息的價值。

三、圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已嚴(yán)重制約檔案資源價值的發(fā)揮，正逐漸被時代拋棄。在信息化的背景下，圖書資料檔案管理必須實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。當(dāng)前，實施圖書資料檔案管理信息化的各項條件已相當(dāng)完備，主要優(yōu)勢體現(xiàn)在以下幾點：

1.有效提升圖書資料的利用效率

受傳統(tǒng)檔案管理體制和形式影響，一直以來，圖書檔案管理工作效率低下，全人工管理的工作模式已與時代發(fā)展脫節(jié)，無法滿足現(xiàn)代化工作需要。從一般意義的角度看待檔案管理，不利于檔案信息功能的發(fā)揮。當(dāng)前，多個領(lǐng)域都實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息共享，信息化建設(shè)和信息化管理都取得一定成績。用集成化管理的模式管理圖書資料檔案信息能有效提升文獻(xiàn)資源的使用效率，增加圖書檔案信息的活性，為檔案管理工作奠定夯實的基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案使用價值的最大化。截止目前，我國頗具規(guī)模的圖書館超過2000所，藏書量近10億，這些圖書館均配備了現(xiàn)代化設(shè)備。其中，高校圖書館往往藏書更多、數(shù)字化設(shè)備更先進(jìn)。在信息化管理出現(xiàn)之前，很多高價值的圖書資料因各種原因被冷落于倉庫，使用價值大大受限。信息化管理破除了圖書館封閉管理的狀態(tài)，擴(kuò)大了文獻(xiàn)資料的服務(wù)范圍，提高了圖書館資源的使用效率。

2.信息化管理能提升圖書館的自身建設(shè)

信息化管理提升了圖書館的服務(wù)功能和自身建設(shè)，使其能夠發(fā)展壯大。信息化是當(dāng)代圖書館不可或缺的管理手段。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展進(jìn)入了5G時代，信號已覆蓋國內(nèi)的各個角落，計算機(jī)和各種移動設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)的融合能使圖書資料資源實現(xiàn)全面共享，進(jìn)而提升管理工作效率。檔案管理服務(wù)的是社會各個階層，資料共享能加強(qiáng)各界聯(lián)系，提升人們的素質(zhì)素養(yǎng)，推動整個社會的文明進(jìn)程。

3.更好地保存紙質(zhì)文獻(xiàn)

傳統(tǒng)的圖書資料管理工作主要是負(fù)責(zé)紙質(zhì)資料檔案的租借，其中很多紙質(zhì)檔案珍貴、稀有，在租借過程中難免出現(xiàn)損毀，不僅影響檔案資料的價值，還需要耗費(fèi)大量的人力、物力進(jìn)行修復(fù)、保養(yǎng)。為保障檔案資料的完整性，圖書館不得不將珍貴稀有的文獻(xiàn)資料封存，影響其價值發(fā)揮。借助信息技術(shù)管理圖書檔案資料能有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的漏洞，滿足社會公眾對珍貴文獻(xiàn)資源的需求，使原始圖書檔案得到妥善保管。信息化管理的實施讓人們只需通過網(wǎng)絡(luò)便可獲得所需資料，大大節(jié)省了資料查找的時間成本和空間成本。此外，人們還可以借助網(wǎng)絡(luò)分享交流自己對文獻(xiàn)的疑惑見解，增強(qiáng)圖書資料的影響力。網(wǎng)絡(luò)的使用大大節(jié)省了紙張的使用，既能做到節(jié)能減排，又能提高已有文獻(xiàn)的保管效率，與國家的綠色環(huán)保發(fā)展理念不謀而合。

4.實現(xiàn)資源共享、促進(jìn)公眾精神文明發(fā)展

當(dāng)人們離開學(xué)校后，圖書館便成為了獲取知識和信息的重要渠道。隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的普及，人們獲取知識的渠道更加豐富，圖書館的使用頻率逐漸降低。網(wǎng)絡(luò)信息具有種類多、渠道廣的特點，給傳統(tǒng)圖書館造成了巨大沖擊。圖書館要想在激烈的市場競爭中占據(jù)不敗之地，就必須與時代發(fā)展保持同步，用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)武裝管理工作，利用信息技術(shù)為圖書資料和讀者提創(chuàng)建有效的溝通平臺，全面實現(xiàn)信息互通，促進(jìn)公眾精神文明穩(wěn)定發(fā)展。信息化系統(tǒng)的建立，加大了圖書資料檔案信息的有效性和共享性，拓展了信息資源的服務(wù)范圍，圖書資料在網(wǎng)絡(luò)平臺上更易于需求者查找和使用，使需要者可快速在網(wǎng)上完成檢索、瀏覽。除服務(wù)使用者外，還方便工作人員按需瀏覽，可隨時調(diào)取存儲，大幅提升原件的使用效率，方便資源整合，實現(xiàn)圖書資料檔案信息的資源共享。

5.節(jié)約人工成本、提高服務(wù)質(zhì)量

圖書館具有館藏資源巨大、能滿足各階層社會公眾需求的特點，管理工作重復(fù)性高，單調(diào)乏味，工作效率難以提升，需要用到大量的管理人員。計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，不僅能提升管理工作的工作效率，還能有效改善管理人員的工作環(huán)境，減少對工作人員的需求，降低運(yùn)營成本。使用信息化手段處理圖書資料檔案后，圖書資料以電子目錄和文檔的形式歸檔，使用者只需輸入關(guān)鍵詞便可通過查詢系統(tǒng)找到所需資料，極大地縮短了信息獲取的時間，提升了信息查詢的準(zhǔn)確性。信息化管理完成后，能將檔案管理人員從繁瑣的高重復(fù)性勞動中解放出來，優(yōu)化了工作條件。工作人員在組建完善電子檔案信息時，只需輸入規(guī)定指令就能自動完成錄入，減少了人為操作的錯，大大提升了工作效率、節(jié)約了人力資源成本。信息化系統(tǒng)的建設(shè)方便工作人員自行查詢各種信息，并保持與使用者間的良好溝通，有助于為使用者提供更加方便快捷、個性化的服務(wù)。信息化還能加深工作人員對檔案信息的掌握，使用者會對服務(wù)更加滿意。

6.激發(fā)潛在的社會效益

要想實現(xiàn)圖書資料集成管理，就必建立圖書資料檔案的信息化。讓各種圖書資料通過網(wǎng)絡(luò)平臺集成電子信息。信息通道的形成，能讓具有不同功能的部門、環(huán)節(jié)突破時間、空間和環(huán)境的限制，使信息資源實現(xiàn)自由流通。圖書資料檔案管理的信息化，能有效提升檔案管理工作的整體水平，激發(fā)出潛在的社會效益。

四、提升圖書資料檔案信息化管理的策略

1.加強(qiáng)信息化意識培養(yǎng)、提高信息技術(shù)水平

只有提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能為檔案管理工作提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。信息化管理離不開人的因素，各相關(guān)管理人員要摒棄原有的管理理念，建立正確的信息化認(rèn)知，推廣普及信息化操作技能，爭取打造一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊伍。檔案管理人員只有掌握了最為先進(jìn)的管理技術(shù)，了解與檔案管理相關(guān)設(shè)備的性能和使用方法，才能提升圖書資料管理工作的水平。用不斷提升的信息化意識和信息技術(shù)水平擴(kuò)大圖書資料檔案管理的深度和廣度。提升工作人員信息化管理水平的方法主要有以下幾點：一是定期開展工作檢查，加大考核力度，迫使工作人員提升責(zé)任感。二是通過摸底考核發(fā)現(xiàn)當(dāng)前工作中存在的問題，積極制定應(yīng)對策略，幫助工作人員查找自身不足，方便日后改進(jìn)。三是定期組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，幫助工作人員樹立正確的工作認(rèn)知，自覺地提升業(yè)務(wù)能力，掌握各項規(guī)章制度，更好地提升服務(wù)質(zhì)量。

2.提升圖書檔案管理的信息化

當(dāng)前，國內(nèi)各級圖書館都在積極開展信息化建設(shè)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化與檔案管理工作的滲透融合。但受技術(shù)局限，多數(shù)圖書館的信息化管理僅停留在資料掃描、登記、上傳，維持信息化管理的初始局面，降低了館藏資源的功效性。圖書館的領(lǐng)導(dǎo)層要對信息化建立正確的認(rèn)知，將信息化工作內(nèi)容由資料上傳、管理延伸至利用動畫技術(shù)對檔案資料進(jìn)行加工修復(fù)，使其成為符合信息化管理需求的格式，實現(xiàn)圖文結(jié)合的新狀態(tài)，使圖書資料檔案管理工作保持與時俱進(jìn)。

3.加速圖書館的信息化建設(shè)

前面提到國內(nèi)的圖書館多為事業(yè)單位，其生存、發(fā)展主要依賴地方財政支持。要想加快圖書館的信息化進(jìn)程，地方財政就要加大投入，通過資金扶持全力支援信息化建設(shè)。中央財政的統(tǒng)一劃撥制度為地方圖書館的建設(shè)提供了良好的契機(jī)，各圖書館應(yīng)對自身條件進(jìn)行科學(xué)評估，按實際需求申報建設(shè)資金，積極開展信息化建設(shè)。

4.提高文獻(xiàn)資料的共享性

資源共享是我國重要的戰(zhàn)略發(fā)展理念，也應(yīng)是檔案管理未來的發(fā)展方向。我國圖書管理形成的時間悠久，在漫長的歲月中逐漸細(xì)化為兒童圖書館、科技圖書管等模式，不同的圖書館間交流溝通較少，很多重要資源長期處于閑置狀態(tài)，不便于使用者選擇。信息化管理后，各類圖書館可通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行資源共享，讓各種圖書資料相互傳遞。此外，還應(yīng)建立使用者數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)個性化定制，提供按需服務(wù)。

5.資源信息社區(qū)化

我國公民享有平等的接受教育的權(quán)利，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對知識的極為需求，圖書館應(yīng)發(fā)揮其公益性的功能，滿足各階層的需求。館藏資源的信息化能讓各項文獻(xiàn)資源進(jìn)入社區(qū)，為社區(qū)百姓直接提供知識服務(wù)。圖書資料資源的社區(qū)化有助于地方精神文明的建設(shè)。在政府加大公共投入的同時，也可鼓勵社區(qū)群眾捐贈，在豐富社區(qū)群眾的業(yè)余生活的同時滿足社區(qū)群眾的知識需求。

五、結(jié)束語

終上所述，圖書資料檔案是城市發(fā)展、知識傳承的載體，是增加人們知識儲備的重要工具。信息化管理的實施能增強(qiáng)圖書資料的活性，全面實現(xiàn)資源共享，更好地發(fā)揮其功用，為國家精神文明建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

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（作者單位：福建平潭綜合實驗區(qū)圖書館）