油田檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)與價(jià)值討論

李紅霞

摘 要：基于分析油田檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)與價(jià)值。首先分析出信息化檔案管理的重要價(jià)值，能夠適應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)展;拓展檔案工作服務(wù)領(lǐng)域;減少二次信息資源的加工。其次分析出通過加強(qiáng)數(shù)字化的檔案信息存儲;推進(jìn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè);引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理人才;加大軟硬件設(shè)施的投入力度四種途徑，真正實(shí)現(xiàn)油田檔案的信息化管理，增強(qiáng)檔案管理的效率和水平，并保障了檔案信息的安全性和完整性，有助于推動油田企業(yè)的良性健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：油田檔案 檔案管理 信息化管理 管理價(jià)值

對于當(dāng)前的現(xiàn)代信息化社會，意味著人類的生產(chǎn)生活水平的提高。與此同時(shí)，信息技術(shù)開始廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域之中，而檔案作為一種十分重要的信息資源，在油田企業(yè)的發(fā)展中，發(fā)揮著積極的推動作用。但傳統(tǒng)檔案管理，主要采取人工的管理方式，不僅會消耗大量的人力、物力和財(cái)力，還難以實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值，因此，油田企業(yè)也要與時(shí)俱進(jìn)，開展檔案的信息化管理，來增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，確保檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。從而，促使信息化的檔案管理，為油田的生產(chǎn)經(jīng)營等方面提供與之相適應(yīng)的檔案信息，進(jìn)一步推動油田企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。

一、油田檔案信息化管理的重要價(jià)值

1.適應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)展

由于科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)之中發(fā)揮出重大的作用，并獲得了良好的應(yīng)用效果。因此，可以說油田檔案信息化管理，已經(jīng)是大勢所趨，檔案的信息化和現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)，成為了必需且必然發(fā)展趨勢，有助于進(jìn)一步適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展形勢。同時(shí)，信息化的檔案管理，可以在很大程度上增強(qiáng)檔案管理的水平和質(zhì)量，更好的為油田企業(yè)所服務(wù)，提供具有參考性的信息，并且實(shí)現(xiàn)信息傳輸?shù)募皶r(shí)性和有效性，從而逐漸推動油田企業(yè)的高效持續(xù)發(fā)展。

2.拓展檔案工作服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理，實(shí)質(zhì)上就是管理信息資源。換句話說，信息資源在社會發(fā)展中的價(jià)值，主要是被開發(fā)和利用，而其開發(fā)和利用的效果，則是在于開發(fā)的時(shí)效性和利用的廣泛性。因此，信息化的檔案管理工作，能夠更為全面且完整的存儲信息，有助于信息資源得到良好的開發(fā)，不斷拓展資源利用的深度和廣度，促使其產(chǎn)生最大化的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。并且，油田檔案管理工作信息化，就會應(yīng)用到先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，比如掃描技術(shù)、光盤技術(shù)等等，用于增加檔案信息的儲存量，同時(shí)還需要記錄文字、圖片等相關(guān)信息。從而，這樣不僅能夠進(jìn)一步提升信息資源的開發(fā)速率，還確保了信息資源在開發(fā)利用時(shí)，更加具有選擇性和直觀性。

3.減少二次信息資源的加工

因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的檔案管理工作中，通常都是人工的信息加工工作模式，從文件的資料形成，到開發(fā)，都需要二次的加工，不僅時(shí)間較長，還容易導(dǎo)致信息失效，造成檔案信息難以發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。因此，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，能夠直接利用計(jì)算機(jī)讀取的形式，利用電腦的功能進(jìn)行信息的加工，保障了信息資源的快捷且完整。同時(shí)，檔案信息化管理工作，可以進(jìn)行一次的投入，多次的產(chǎn)出，在很大程度上減少了信息加工的成本和費(fèi)用。而且，檔案信息化的管理，能夠?qū)n案信息成果進(jìn)行多份的拷貝，并及時(shí)傳送到相關(guān)部門及其領(lǐng)導(dǎo)手中，從而增強(qiáng)了檔案信息管理的效率。

二、油田檔案信息化管理建設(shè)的形式

1.檔案信息存儲

對于油田檔案信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。 這樣，不僅集中人力物力等資源，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理或?qū)嵨锏臋n案，合理的分類和整合，轉(zhuǎn)化為電腦中存儲，以及在網(wǎng)絡(luò)上流轉(zhuǎn)的數(shù)字信息。與此同時(shí)還可以在收集新的入檔資料時(shí)，能夠根據(jù)規(guī)范化的檔案管理方式，將其一并收集電子版檔案之中，并且進(jìn)一步準(zhǔn)確的核實(shí)，確認(rèn)后分類存儲。

2.檔案虛擬管理

因?yàn)槭菣n案信息化管理，所以就會融合最新的信息技術(shù)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新與企業(yè)的發(fā)展。所以，在當(dāng)前的信息時(shí)代下的相關(guān)行業(yè)，其虛擬技術(shù)日趨成熟，這樣虛擬化的檔案管理已經(jīng)是大勢所趨。

3.檔案網(wǎng)絡(luò)傳遞

在油田的檔案管理工作中，已經(jīng)從實(shí)物的提供借閱，轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程調(diào)用的，用數(shù)字化檔案的過渡過程。所以，油田檔案管理的信息化建設(shè)，需要具備一定的前瞻性，能夠考慮到網(wǎng)絡(luò)能否滿足應(yīng)用的需求，以及交換機(jī)的吞吐能力等，從而以便符合檔案的網(wǎng)絡(luò)化傳遞要求，從而逐漸推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息的升級與改造。

4.檔案安全應(yīng)用

在檔案管理的信息化中，最大的問題就是安全性問題。因?yàn)殡娮訖n案要考慮到保存材質(zhì)的有效期，所以應(yīng)將與存儲介質(zhì)與電子信息技術(shù)相結(jié)合，及時(shí)更新全新的存儲材質(zhì)，確保電子檔案的長久使用和保存，并且確保電子檔案的快速調(diào)用。這樣，才能進(jìn)一步完成信息化檔案資料的傳遞、提供和使用。同時(shí)，也需要一定的網(wǎng)絡(luò)安全措施作為保障，從互聯(lián)網(wǎng)或者局部網(wǎng)上，建立油田企業(yè)的安全防火墻，能夠保障企業(yè)內(nèi)部的檔案安全應(yīng)用，從而盡最大限度避免外來的侵入，以及檔案資料的泄露等事故發(fā)生。

5.知識型檔案內(nèi)容

當(dāng)前油田的檔案，大部分都是在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境中產(chǎn)生的，所以其類型和管理與傳統(tǒng)檔案有了明顯的變化。油田檔案的主體為數(shù)據(jù)型，主要是記錄原油生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，以及在時(shí)間坐標(biāo)軸上的過程相關(guān)數(shù)據(jù)，所以油田檔案信息化管理，是在于對數(shù)據(jù)的開發(fā)、集成和共享，屬于人機(jī)結(jié)合的系統(tǒng)工程，從而將勘探開發(fā)的檔案，從數(shù)據(jù)型轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑿秃椭R型。

三、油田檔案信息化管理存在的問題

1.缺乏信息化管理意識

油田企業(yè)，作為我國傳統(tǒng)發(fā)展的重要企業(yè)。但是在企業(yè)的內(nèi)部工作人員之中，卻缺少年輕的員工，這樣就會導(dǎo)致很多工齡較長的員工，過于習(xí)慣以往的管理模式，對信息化檔案管理的意識嚴(yán)重不夠，甚至部分的員工還會對信息化檔案管理認(rèn)識比較片面，缺乏明確的認(rèn)知。正因?yàn)檫@些原因，從而造成員工在具體的檔案管理工作中，不僅會排斥信息化的管理手段，還無法真正運(yùn)用信息化的管理方式，在很大程度上為油田檔案信息化管理的建設(shè)增添了難度，十分不利于油田企業(yè)的進(jìn)一步與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展。

2.缺少專業(yè)的操作人員

根據(jù)當(dāng)前的油田企業(yè)檔案管理的信息化工作之中，可以看出缺少大量的專業(yè)信息化操作人才。因?yàn)闄n案信息化的管理方式，需要應(yīng)用到相關(guān)的最新信息技術(shù)和科研成果，但是大部分的檔案管理人員仍然為老員工，不能熟練的應(yīng)用信息化計(jì)劃，不僅增加了信息化檔案管理的難度，還會導(dǎo)致信息化的檔案管理效率十分低下。并且，信息化檔案管理對信息技術(shù)操作的要求較高，即使會使用一些計(jì)算機(jī)技術(shù)的員工，卻也無法全面把握專業(yè)的信息化檔案管理技術(shù)。

四、油田檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的有效策略

1.加強(qiáng)數(shù)字化的檔案信息存儲

由于目前油田檔案種類繁多，且信息化程度參差不齊，所以想要實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作，檔案管理部門需從數(shù)字化的檔案信息存儲入手。首先，建立油田全部檔案信息查詢的集中地，也就是檔案目錄中心，為檔案信息化創(chuàng)造有利的條件。并且將其作為油田檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。但與此同時(shí)，檔案目錄中心的建設(shè)要因勢而為，如若目錄中心的數(shù)據(jù)十分龐大，且檢索起到比較困難和復(fù)雜，就可以考慮按區(qū)域成立多個(gè)目錄中心，共同構(gòu)建成一個(gè)完整的目錄中心體系，終極目標(biāo)是在油田企業(yè)的全范圍內(nèi)，可以通過目錄中心，進(jìn)行任意一份油田檔案的快速且準(zhǔn)確查詢，精準(zhǔn)定位文件所在位置，遠(yuǎn)程查看所需內(nèi)容，對于一些檔案內(nèi)容包含關(guān)鍵信息的要處理成可實(shí)現(xiàn)全文檢索的格式面對利用者發(fā)布，從而為油田的生產(chǎn)建設(shè)和運(yùn)營等工作，提供及時(shí)有效的檔案信息服務(wù)。

其次，檔案管理部門可以開展檔案的編研成果數(shù)字化工作，有效的代替檔案原件，實(shí)現(xiàn)直接的利用。因?yàn)闄n案與圖書不同，不僅內(nèi)容比較分散，且雜亂無章，還容易出現(xiàn)實(shí)體的磨損、字跡的模糊等情況，為數(shù)字化的利用增添了難度。而對這些檔案按照一定的專題，進(jìn)行信息的加工，按照編研成果的形式數(shù)字化利用，可以迅速在網(wǎng)上閱覽，十分快捷，避免原件被損壞、信息遭涂改等不安全因素。

2.推進(jìn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

對于油田檔案的信息化管理，可以推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，利用現(xiàn)代的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、查找、咨詢和直接利用。因此，油田企業(yè)可以利用局域網(wǎng)，將原有的檔案管理系統(tǒng)納入到整體的規(guī)劃之中，確保文檔的一體化管理和利用，促使檔案信息化與油田信息化的同步發(fā)展。而在此之中，檔案管理部門要對密級不同檔案信息區(qū)別對待，及時(shí)將檔案信息一分為二，對密級要求高的檔案信息采取脫離局域網(wǎng)，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理過程中的安全與保密。

同時(shí)，油田企業(yè)應(yīng)建立現(xiàn)代化的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，保障檔案信息的收集、保管、檢索和利用。這樣檔案人員可以在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，進(jìn)行業(yè)務(wù)的操作，而檔案信息一旦接收或錄入，就可以自動按照具體的業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行管理。目前，大部分油田企業(yè)只實(shí)現(xiàn)了少數(shù)門類檔案的網(wǎng)上收集、歸檔、保管等工作，大多數(shù)檔案只實(shí)現(xiàn)了目錄的手工錄入和網(wǎng)格化檢索，今后不斷探索各類檔案從收集、歸檔、目錄等的全程網(wǎng)絡(luò)化自動完成。其次，油田企業(yè)要加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。因?yàn)橛吞餀n案信息的特殊性和海量性，所以只有標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)信息和體系，才能確保網(wǎng)絡(luò)信息的高效準(zhǔn)確的傳輸與利用，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)油田檔案信息的安全傳遞和高度集成。

3.引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理人才

油田檔案管理部門，普遍缺乏各類專業(yè)技術(shù)人員，其知識結(jié)構(gòu)與檔案門類不匹配，對信息化認(rèn)識不高，導(dǎo)致檔案管理部門缺少專業(yè)的信息化管理人才，嚴(yán)重影響了檔案信息化管理的建設(shè)。因此，油田企業(yè)要積極引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理人才，比如針對專業(yè)的院校招聘大批的畢業(yè)生，并對其進(jìn)行入職的培訓(xùn)，不斷豐富其檔案管理的經(jīng)驗(yàn);或者根據(jù)在企業(yè)中一些有發(fā)展前途的年輕干部，進(jìn)行檔案管理信息化業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，逐漸打造出一支能夠真正勝任信息化檔案管理工作的高素質(zhì)工作團(tuán)隊(duì)。

另外，油田企業(yè)要加強(qiáng)對檔案人員的思想政治培養(yǎng)，引導(dǎo)其樹立正確的工作觀和價(jià)值觀，以便其在實(shí)際的工作中，具備高度的責(zé)任感，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，促使檔案信息資源充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，來進(jìn)一步推動油田企業(yè)的高效發(fā)展。而且，油田檔案管理人員，要同時(shí)具有扎實(shí)的信息理論基礎(chǔ)和過硬的信息專業(yè)技能，鼓勵其不斷的創(chuàng)新，更好的滿足現(xiàn)代化發(fā)展的變化和現(xiàn)階段的檔案信息化管理需求。

4.加大軟硬件設(shè)施的投入力度

在當(dāng)前的油田檔案信息化管理工作中，其信息軟硬件設(shè)備的建設(shè)，是保障信息化檔案管理工作效果的前提。因此，油田企業(yè)要加大對軟硬件設(shè)施的投入力度，購買相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，確保檔案信息的傳輸、交換和共享的正常運(yùn)行，為檔案信息化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，在軟硬件的購置時(shí)，需要軟件開發(fā)者，能夠結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，以及研發(fā)專用的管理軟件，去選取滿足日常管理工作所需的特定軟件和硬件，能夠進(jìn)一步保證檔案管理信息化的長久穩(wěn)定發(fā)展。并且，油田企業(yè)要擬定嚴(yán)格的部門責(zé)任制度，還有設(shè)備使用的管理制度，能夠?qū)⒇?zé)任細(xì)化到個(gè)人，不斷加強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識，定期為檔案管理的設(shè)備進(jìn)行檢修和維護(hù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的信息化工作正常順利運(yùn)行。

另外，信息化的檔案管理，就需要具有統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，包括對電子文件的歸檔、檔案信息資源的存儲、標(biāo)識、查找和使用等，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的管理。而且，油田檔案管理工作的信息化，其實(shí)就是對傳統(tǒng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，所以油田企業(yè)的檔案管理工作，為了保障正常的運(yùn)轉(zhuǎn)，可以采取雙向制的管理模式，讓傳統(tǒng)管理與信息化管理相輔相成，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的順利過渡。從而，促使信息化的檔案管理真正發(fā)揮強(qiáng)大的推動作用，最大化服務(wù)于油田企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作。

5.強(qiáng)化信息化檔案管理意識

為了真正將油田檔案信息化管理有效落實(shí)，就需要強(qiáng)化油田企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層的信息化檔案管理意識，讓其認(rèn)識到從人工檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理的重要性，以及所具有的積極促進(jìn)作用。這樣，各級的領(lǐng)導(dǎo)者就會具備一定的信息化知識儲備，不斷增強(qiáng)自身的綜合管理能力，進(jìn)一步了解信息化檔案管理具有的價(jià)值和功能，從而全面支持檔案管理的信息化建設(shè)，這也是作為推動檔案信息化管理的的第一步，更是關(guān)鍵的一步。

只有領(lǐng)導(dǎo)階層對信息化的檔案管理高度重視，才會讓企業(yè)的內(nèi)部員工更加注重對信息化檔案管理的建設(shè)，并且培訓(xùn)出更多專業(yè)優(yōu)秀的信息化檔案管理人才，促使其熟練的運(yùn)用信息技術(shù)技能，實(shí)現(xiàn)油田檔案信息化管理的穩(wěn)定高效發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，油田檔案信息化管理，能夠增強(qiáng)檔案管理的效率和水平，并保障了檔案信息的安全性和完整性，有助于推動油田企業(yè)的良性健康發(fā)展。通過油田企業(yè)實(shí)施信息化的檔案管理工作模式，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的加工和存儲，不斷提升檔案資源的開發(fā)和利用價(jià)值，促使其產(chǎn)生最大化的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，為油田的生產(chǎn)建設(shè)和運(yùn)營等工作，提供及時(shí)有效的檔案信息服務(wù)。從而，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了信息傳輸?shù)募皶r(shí)性和有效性，進(jìn)一步發(fā)揮了信息化檔案管理的強(qiáng)大促進(jìn)作用和價(jià)值。

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（作者單位：中石油長慶油田分公司檔案館）