基于內(nèi)控視角的經(jīng)濟(jì)合同管理問題探討

張艷茹

【摘? 要】經(jīng)濟(jì)合同是高校與社會(huì)關(guān)聯(lián)的重要紐帶。隨著國家對(duì)教育事業(yè)的重視，學(xué)校的教育經(jīng)費(fèi)投入逐漸增加，以學(xué)校為主體簽訂的經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量和金額每年呈大幅度遞增的趨勢(shì)。規(guī)范民辦高校經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)控管理、防范高校經(jīng)濟(jì)合同法律風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)民辦高校教育經(jīng)費(fèi)投入對(duì)于民辦高校而言，有著舉足輕重的意義。論文以X民辦大學(xué)為例，分析民辦高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問題以及出現(xiàn)該問題的原因，并提出相應(yīng)解決對(duì)策。

【Abstract】Economic contract is an important link between universities and society. With China's emphasis on the cause of education， the investment of education funds in universities is increasing gradually， and the number and amount of economic contract signed by the universities as the main body are greatly increasing year by year. For private universities， standardizing the internal control management of economic contract of private universities， preventing the legal risks of economic contract of universities， and maintaining the investment of education funds of private universities are of decisive significance. Taking X private university as an example， this paper analyzes the problems existing in the economic contract management of private universities and the reasons for the occurrence of the problems， and puts forward the corresponding solving countermeasures.

【關(guān)鍵詞】民辦高校;內(nèi)部控制;經(jīng)濟(jì)合同;現(xiàn)狀;舉措

【Keywords】private universities; internal control; economic contract; status quo; measures

【中圖分類號(hào)】G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）08-0014-02

1 引言

隨著國家對(duì)教育事業(yè)的重視，民辦高校教育經(jīng)費(fèi)的投入也越來越多，以學(xué)校為主體簽訂的經(jīng)濟(jì)合同金額大幅度增長。本文以X民辦大學(xué)為例，從學(xué)校內(nèi)部控制視角出發(fā)，分析其經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問題以及對(duì)策。

2 高校經(jīng)濟(jì)合同概念界定

高校經(jīng)濟(jì)合同是以學(xué)校為經(jīng)濟(jì)主體和另一方自然人、法人以及其他組織等主體本著平等、公平、自愿原則簽訂的具有法律意義的合同。高校經(jīng)濟(jì)合同具體指基本建設(shè)合同、采購合同、綠化養(yǎng)護(hù)合同、后勤維修合同等，本文所說的經(jīng)濟(jì)合同不包括人事合同以及科研合同。

3 民辦高校經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)狀

3.1 經(jīng)濟(jì)合同管理人員缺乏法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

任何組織或者主體簽訂合同均應(yīng)遵循《中華人民共和國合同法》，但是很多高校意識(shí)不到經(jīng)濟(jì)合同管理對(duì)于學(xué)校的重要性，潛意識(shí)中認(rèn)為經(jīng)濟(jì)合同只是我方與對(duì)方簽訂的一份書面證明，抱著應(yīng)付的心態(tài)草草簽訂經(jīng)濟(jì)合同，更有甚者認(rèn)為因我方與對(duì)方單位多年來一直有業(yè)務(wù)往來，出于對(duì)對(duì)方單位的信任不簽訂經(jīng)濟(jì)合同。民辦高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問題對(duì)于學(xué)校來說會(huì)為學(xué)校帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 經(jīng)濟(jì)合同歸口管理不明確，缺少合同管理部門

經(jīng)濟(jì)合同歸口管理就是將不同經(jīng)濟(jì)合同按業(yè)務(wù)類型歸屬于一個(gè)或者兩個(gè)部門管理，但現(xiàn)在高校經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)狀是物資采購合同由物資處簽訂、維修合同由后勤處簽訂、基建合同由基建處簽訂、圖書館保潔由圖書館簽訂、教學(xué)樓保潔由教務(wù)處簽訂等。民辦高校財(cái)務(wù)一般是每月由各部門申報(bào)經(jīng)濟(jì)合同付款計(jì)劃，待校長審批后統(tǒng)一進(jìn)行付款，在這種管理模式下，每月財(cái)務(wù)會(huì)接收各個(gè)部門送來的付款計(jì)劃。當(dāng)某個(gè)經(jīng)濟(jì)合同出現(xiàn)問題，如合同金額付超、合同發(fā)票問題等，產(chǎn)生糾紛時(shí)，容易出現(xiàn)互相推卸責(zé)任，無法及時(shí)、快速解決問題的情況。

3.3 經(jīng)濟(jì)合同簽訂內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)

民辦高校合同簽訂部門對(duì)于經(jīng)濟(jì)合同的簽訂不夠重視，隨意而為。對(duì)于經(jīng)濟(jì)合同簽訂的條款、內(nèi)容不明確、不準(zhǔn)確、不進(jìn)行審核。例如，有些經(jīng)濟(jì)合同出現(xiàn)合同的真實(shí)業(yè)務(wù)與合同內(nèi)容不符，經(jīng)查證才了解到因?yàn)楹炗喓贤瑫r(shí)未更改合同模板內(nèi)容，只改變了對(duì)方單位名稱;有些經(jīng)濟(jì)合同對(duì)于合同付款方式、日期作了規(guī)定，但未考慮到學(xué)校申請(qǐng)付款流程復(fù)雜，極易到付款日期無法付款等。在這種情況下簽訂的經(jīng)濟(jì)合同容易產(chǎn)生糾紛，導(dǎo)致合同難以履行或者在后續(xù)合同執(zhí)行中造成雙方合作不愉快，為學(xué)校帶來財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失等。

3.4 經(jīng)濟(jì)合同預(yù)算管控不到位

大部分民辦高校的預(yù)算管理不完善，民辦高校上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)預(yù)算不夠重視，認(rèn)為自身不是公辦學(xué)院完全不需要預(yù)算管理，著重體現(xiàn)在基建合同、維修合同預(yù)算管理方面。在領(lǐng)導(dǎo)眼中學(xué)校預(yù)算形同虛設(shè)，預(yù)算金額可以隨意調(diào)整，預(yù)算項(xiàng)目可以隨意增加。這造成學(xué)校預(yù)算管理部門很難對(duì)基建、維修等合同進(jìn)行監(jiān)管，導(dǎo)致學(xué)校預(yù)算每年進(jìn)行多次調(diào)整，且學(xué)校預(yù)算報(bào)告與年終決算報(bào)告金額出現(xiàn)巨大偏差，增加預(yù)算管理部門工作量，使學(xué)校本科合格評(píng)估、審核評(píng)估存在風(fēng)險(xiǎn)。

3.5 相關(guān)部門經(jīng)濟(jì)合同信息不統(tǒng)一

目前，民辦高校還存在一個(gè)很嚴(yán)重的問題就是經(jīng)濟(jì)合同管理軟件不統(tǒng)一，物資處有本部門的經(jīng)濟(jì)合同管理軟件、基建處有其他的合同管理軟件等。學(xué)校合同信息無法進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)于經(jīng)濟(jì)合同管理而言，合同簽訂部門無法準(zhǔn)確掌握該合同的發(fā)票、付款情況，每次付款前還需財(cái)務(wù)處對(duì)每一個(gè)合同付款項(xiàng)目進(jìn)行金額審核，增加財(cái)務(wù)處工作量的同時(shí)，增加了經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行過程中潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，容易出現(xiàn)同一個(gè)合同重復(fù)付款或者合同金額付超現(xiàn)象。

4 規(guī)范民辦高校經(jīng)濟(jì)合同管理的重要措施

高校要將經(jīng)濟(jì)合同管理當(dāng)作學(xué)校內(nèi)控建設(shè)的重點(diǎn)工作，并且經(jīng)濟(jì)合同管理是自上而下的過程。要從頂層做起，增強(qiáng)法律意識(shí)，提升工作業(yè)務(wù)能力，營造良好的管理氛圍。高校應(yīng)遵循內(nèi)部控制的全面性、制衡性、適應(yīng)性和創(chuàng)新性原則，按照不相容崗位相分離、歸口管理、預(yù)算控制、會(huì)計(jì)控制、保護(hù)學(xué)校財(cái)產(chǎn)安全等控制辦法，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校經(jīng)濟(jì)合同的管理[1]。

4.1 明確經(jīng)濟(jì)合同歸口管理

按照高校內(nèi)部控制要求，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，將經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行分類，確定經(jīng)濟(jì)合同歸口部門。歸口管理部門負(fù)責(zé)對(duì)對(duì)方單位資格審查、合同內(nèi)容條款審核、經(jīng)濟(jì)合同簽訂等工作，如學(xué)校所有的采購業(yè)務(wù)全部由物資處負(fù)責(zé)，基建處負(fù)責(zé)全部的基建、維修類合同等。實(shí)現(xiàn)歸口管理后，學(xué)校可以對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌安排，明確工作職責(zé)、減少主體雙方糾紛。

4.2 加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理人才隊(duì)伍建設(shè)

經(jīng)濟(jì)合同需要專業(yè)人員去管理，其是一個(gè)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，涉及會(huì)計(jì)、審計(jì)、建筑、法律等方面的知識(shí)，經(jīng)濟(jì)合同簽訂內(nèi)容需要由具有法律知識(shí)的人員審核，經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行完畢后工程驗(yàn)收需要專業(yè)人員去現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行審計(jì)驗(yàn)收等[2]。所以各個(gè)高校應(yīng)重視經(jīng)濟(jì)合同管理人員招聘，定期組織現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)合同管理人員參加校內(nèi)外培訓(xùn)，同時(shí)，重視經(jīng)濟(jì)合同管理人員思想政治教育，樹立合同管理人員愛崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法、清正廉潔的理念，提升民辦高校經(jīng)濟(jì)合同管理水平。

4.3 加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)合同信息互傳

在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，民辦高校應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，尤其是經(jīng)濟(jì)合同信息化管理建設(shè)。各高校要建立屬于自己的經(jīng)濟(jì)合同管理平臺(tái)，將從合同會(huì)簽、掛賬、付款到經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行完畢歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)納入經(jīng)濟(jì)合同管理平臺(tái)，棄用其他部門的合同管理軟件。在經(jīng)濟(jì)合同管理平臺(tái)上給予合同歸口部門權(quán)限，使從學(xué)校各部門申購到歸口部門合同會(huì)簽、合同執(zhí)行過程進(jìn)度付款、合同發(fā)票開具、執(zhí)行完畢后各部門對(duì)合同進(jìn)行驗(yàn)收審計(jì)到最后學(xué)校經(jīng)濟(jì)合同歸檔工作管理都在線上進(jìn)行。經(jīng)濟(jì)合同歸口管理部門在簽訂合同時(shí)應(yīng)對(duì)每個(gè)合同按照本部門所簽訂合同的順序進(jìn)行編號(hào)，以確保經(jīng)濟(jì)合同管理平臺(tái)與紙制合同信息一致，防止合同丟失、重簽，方便查閱。財(cái)務(wù)處按月對(duì)財(cái)務(wù)軟件與經(jīng)濟(jì)合同管理平臺(tái)合同已付金額、未付金額進(jìn)行對(duì)賬，檢查是否存在各個(gè)部門已經(jīng)申請(qǐng)付款，但是財(cái)務(wù)未付款的情況。

4.4 加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同預(yù)算管控，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同實(shí)行全過程管理

各民辦高校內(nèi)部控制的首要環(huán)節(jié)就是預(yù)算管理，合理編制經(jīng)濟(jì)合同項(xiàng)目預(yù)算，在編制預(yù)算時(shí)要求各歸口管理部門在申報(bào)預(yù)算時(shí)精細(xì)化編制每一筆經(jīng)濟(jì)合同項(xiàng)目預(yù)算，嚴(yán)禁隨意填報(bào)預(yù)算金額。在經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行過程中，以預(yù)算為抓手對(duì)合同實(shí)行全方位、全過程管理。在合同執(zhí)行過程中嚴(yán)格按照其申報(bào)的預(yù)算執(zhí)行，確保?？顚Ｓ?，嚴(yán)禁挪作他用。在執(zhí)行過程中預(yù)算項(xiàng)目確需更改預(yù)算金額的，按照學(xué)校預(yù)算變更流程出具審批手續(xù)。歸口部門要定期對(duì)經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行情況形成報(bào)告，提交財(cái)務(wù)處和審計(jì)處，財(cái)務(wù)部門會(huì)同審計(jì)部門對(duì)執(zhí)行情況提出建設(shè)性意見，保證合同項(xiàng)目預(yù)算科學(xué)合理。

4.5 建立經(jīng)濟(jì)合同管理工作績效獎(jiǎng)懲制度

“又要馬兒跑得快，又要馬兒不吃草”是行不通的，這句話強(qiáng)調(diào)的是獎(jiǎng)勵(lì)制度，高校應(yīng)當(dāng)建立經(jīng)濟(jì)合同管理人員獎(jiǎng)懲制度，對(duì)合同管理人員業(yè)務(wù)進(jìn)行考核。將考核結(jié)果作為其年終獎(jiǎng)金、個(gè)人升職的重要參考依據(jù)。對(duì)于經(jīng)常出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤問題（如合同大小寫金額錯(cuò)誤、金額多寫一個(gè)“0”）的人員進(jìn)行嚴(yán)懲，并追究責(zé)任;對(duì)于認(rèn)真仔細(xì)、創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)合同管理的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，提高合同管理人員工作的積極性、創(chuàng)新性和主動(dòng)性。

【參考文獻(xiàn)】

【1】王春暉，曹越.內(nèi)部控制視角下對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理的思考[J].會(huì)計(jì)之友，2016（19）：87-89.

【2】吳旻昊.基于內(nèi)部控制視角對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同管理的思考[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2019（19）：255-256.