航天企業(yè)檔案編研工作實(shí)踐新探索

靳婷婷

一、航天企業(yè)檔案編研工作思路與方法

1.明確航天企業(yè)檔案編研工作流程

筆者單位是對(duì)檔案開發(fā)和利用較早重視的航天企業(yè)之一，早在2002年檔案部門就發(fā)布了《檔案開發(fā)利用工作規(guī)定》，幾經(jīng)修訂最終形成了《檔案開發(fā)管理規(guī)定》，此規(guī)定嚴(yán)格制定了本單位檔案編研課題開發(fā)利用流程。檔案信息中心制訂檔案編研課題計(jì)劃，由課題負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)格的選題。成立編研課題評(píng)審組，組長(zhǎng)由主管檔案工作的所領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員由涉及編研內(nèi)容的部門領(lǐng)導(dǎo)及專家組成，對(duì)立題進(jìn)行評(píng)審，通過后成立編研課題組，確定編研課題組成員，對(duì)編研課題進(jìn)行選材和編輯加工、校對(duì)等工作。課題負(fù)責(zé)人對(duì)編研成果進(jìn)行初審，檔案信息中心領(lǐng)導(dǎo)對(duì)編研成果進(jìn)行復(fù)審，主管所領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行終審。最后由課題評(píng)審組對(duì)編研課題進(jìn)行結(jié)題鑒定，如有意見再由編研課題負(fù)責(zé)人對(duì)編研成果進(jìn)行修改、補(bǔ)充和完善，最終由編研課題組進(jìn)行印刷出版和歸檔（見下圖）。

2.牢抓科研生產(chǎn)主線，嚴(yán)格選題

編研課題選題伊始，明確編研課題的選題方向一定要具有前瞻性、指導(dǎo)性，要能服務(wù)科研生產(chǎn)。相信2017年發(fā)生的一件大事，對(duì)每一位航天人來說都是刻骨銘心的，2017年7月2日19點(diǎn)23分第二次發(fā)射試驗(yàn)的長(zhǎng)征5號(hào)重型運(yùn)載火箭發(fā)射失敗。大家在探討本次事件當(dāng)中就萌生了“何不做一個(gè)有關(guān)于企業(yè)航天產(chǎn)品歸零統(tǒng)計(jì)與分析的編研課題呢？”此課題不僅緊密靠近科研生產(chǎn)，而且站在所統(tǒng)一的高度，深挖館藏檔案資源，涉及的部門數(shù)量多產(chǎn)品覆蓋面大，打破以前車間分塊統(tǒng)計(jì)的分散格局。以此編研課題為契機(jī)，開創(chuàng)一種檔案人利用館藏檔案這塊璞玉，主動(dòng)進(jìn)行開采深挖的新局面，檔案人不再是深藏樓閣，而是以一種更加積極進(jìn)取的心態(tài)，想科研生產(chǎn)一線之所想，幫生產(chǎn)一線之所幫，通過精準(zhǔn)的統(tǒng)計(jì)和分析為未來科研生產(chǎn)出謀劃策，提供智慧儲(chǔ)備。

3.梳理館藏檔案，牢抓典型案例

由于各國(guó)對(duì)航天領(lǐng)域和地球外的探索越來越重視，都在不斷加大本國(guó)航天產(chǎn)業(yè)的投入，感受最深的就是筆者單位質(zhì)量檔案的接收已經(jīng)由十年前的每年兩千卷到2018年的八千多卷。基數(shù)大了即使管理水平不斷進(jìn)步和提升，但是問題肯定相較于之前數(shù)量上有所增加。因?yàn)楹教飚a(chǎn)品的特殊性，歸零問題還分為多種級(jí)別，有部門級(jí)、所級(jí)、院級(jí)和集團(tuán)級(jí)。有的歸零是在本部門自查中發(fā)現(xiàn)，也有在總體或外場(chǎng)調(diào)試中發(fā)現(xiàn)的問題，還有在軍方試驗(yàn)或使用期間出現(xiàn)故障而發(fā)現(xiàn)的。筆者在搜集整理和統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)，有些歸零問題是低層次的失誤或無心之過，這種無需去統(tǒng)計(jì)和分析。這就需要檔案人員依據(jù)館藏檔案，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)梳理，對(duì)浩瀚的館藏檔案有的放矢的進(jìn)行篩選，選出典型的具有可參考性、有后續(xù)價(jià)值意義的歸零事件，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。

4.做好歸零情況匯總一覽表，是初步匯編基礎(chǔ)

經(jīng)過努力，編研課題小組篩選十年時(shí)間提取近九十起具有價(jià)值的典型歸零事件數(shù)據(jù)。經(jīng)過小組成員商定，決定把零散存于質(zhì)量檔案中的歸零數(shù)據(jù)最先以表格條目的表現(xiàn)形式進(jìn)行初步匯編展示。表格中收集的信息有產(chǎn)品代號(hào)，產(chǎn)品名稱，歸零分類屬性，歸零發(fā)生地點(diǎn)，產(chǎn)品階段，分類編號(hào)和頁碼，并且按照歸零年份進(jìn)行了有序系統(tǒng)的排列。這種臺(tái)帳式的統(tǒng)計(jì)方式，方便查閱人根據(jù)歸零事件發(fā)生時(shí)間對(duì)我所的歸零情況有所基本了解，并且可以根據(jù)分類屬性、編號(hào)和頁碼，對(duì)自己感興趣需要詳細(xì)了解的歸零事件進(jìn)行迅速定位查找。

5.編研結(jié)合，深入分析與統(tǒng)計(jì)

（1）制作《2008年-2017年歸零分類圖》并進(jìn)行分析與統(tǒng)計(jì)

根據(jù)2008年-2017年航天產(chǎn)品（整機(jī)）歸零情況匯總一覽表統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)，制作《2008年-2017年歸零分類圖》，結(jié)合兩個(gè)圖表深入分析，2008年-2017年我所整機(jī)部分產(chǎn)生歸零質(zhì)量問題90個(gè)，其中操作問題9個(gè)，占問題總數(shù)的10%;工藝問題2個(gè)，占問題總數(shù)的2%;環(huán)境問題3個(gè)，占問題總數(shù)的3%;器材問題41個(gè)，占問題總數(shù)的46%;軟件問題6個(gè)，占問題總數(shù)的7%;設(shè)計(jì)問題26個(gè)，占問題總數(shù)的29%;其他問題3個(gè)，占問題總數(shù)的3%。

（2）制作《2008年-2017年（整機(jī)）同年歸零問題對(duì)比情況》并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析

通過分析發(fā)現(xiàn)，其中2008年、2011年發(fā)生的質(zhì)量問題較多，2015年為質(zhì)量問題控制最好一年，其中2008年、2011年最高發(fā)生質(zhì)量歸零問題13個(gè)，2015年歸零問題為5個(gè)，2015年此后逐年歸零問題數(shù)量有所增加，需要相關(guān)人員重點(diǎn)關(guān)注。

（3）根據(jù)歸零問題年度分類一覽表進(jìn)行深入分析

2008年-2017年我所在器材、設(shè)計(jì)和操作方面出現(xiàn)較多歸零問題，2008年器材9個(gè)，操作、工藝、設(shè)計(jì)、其他各1個(gè)歸零問題。2009年器材4個(gè)，設(shè)計(jì)1個(gè)，環(huán)境2個(gè)。2010年工藝1個(gè)，器材和設(shè)計(jì)各3個(gè)。2011年設(shè)計(jì)類歸零問題最多有5個(gè)，其次是器材有4個(gè)歸零問題，環(huán)境2個(gè)，操作和軟件各1個(gè)。2012年器材和設(shè)計(jì)類歸零問題各2個(gè)，操作和軟件歸零類問題各1個(gè)。2013年器材類歸零問題最多為6個(gè)，操作和設(shè)計(jì)類歸零問題各2個(gè)。2014年器材和設(shè)計(jì)類歸零問題最多各4個(gè)，操作類歸零問題為2個(gè)。2015年器材類歸零問題3個(gè)，設(shè)計(jì)類和其他類歸零問題各1個(gè)。2016年設(shè)計(jì)類歸零問題4個(gè)，器材類為2個(gè)，操作類歸零問題1個(gè)。2017年軟件類歸零問題為4個(gè)，器材和設(shè)計(jì)類歸零問題各3個(gè)，操作類歸零問題為1個(gè)。

（4）按照年度制作歸零情況統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行深入分析

通過分析看出，除了2011年、2016年和2017年以外，器材類的歸零問題都是最多的，2010年器材類和設(shè)計(jì)類問題并列為最多，2012年器材和設(shè)計(jì)類歸零問題同樣并列最多，2014年器材和設(shè)計(jì)類并列最多，2016年設(shè)計(jì)類歸零問題最多為4個(gè)，2017年軟件類歸零問題最多為4個(gè)。各年圖表趨勢(shì)走向，設(shè)計(jì)類歸零問題是僅次于器材類歸零問題數(shù)目的類型，2017年軟件類歸零問題出現(xiàn)了十年數(shù)目最高峰值，這些重要信息，需要相關(guān)人員和部門進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。

6.根據(jù)問題分類進(jìn)一步匯編，濃縮精華

航天企業(yè)的歸零問題，分為操作類、工藝類、環(huán)境類、器材類、軟件類、設(shè)計(jì)類還有其他類型的歸零問題。經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)一般查閱者并不是對(duì)歸零報(bào)告進(jìn)行全文使用，多數(shù)情況僅需要利用報(bào)告中為數(shù)不多的重要信息，所以我們決定把每份歸零報(bào)告做成表格形式，重要信息以一種更加精簡(jiǎn)直觀的方式展現(xiàn)在利用這眼前。于是我們按照分類集中排列，通過首頁的《歸零情況匯總一覽表》可以迅速定位詳細(xì)數(shù)據(jù)信息，每頁展示一個(gè)歸零事件，按照編號(hào)，產(chǎn)品代號(hào)，名稱，階段，生產(chǎn)批次，發(fā)生地點(diǎn)，反饋日期，產(chǎn)品交付時(shí)間，問題分類，評(píng)審情況，問題概述，原因分析，糾正措施，舉一反三措施，把歸零報(bào)告的重要信息進(jìn)行摘要和濃縮，方便查閱者快速查考利用。

二、實(shí)踐檔案編研工作，創(chuàng)新發(fā)展與升級(jí)思路

1.加快檔案信息化建設(shè)，提升工作效率

由于檔案編研課題的編寫有別于一般檔案工作，剛開始在最初的收集整理階段，依據(jù)課題需要翻閱大量的庫存檔案，由于沒有實(shí)現(xiàn)全文檢索功能，大部分工作都是手工作業(yè)，工作量巨大，需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力和精力，才將企業(yè)的歸零數(shù)據(jù)得以收集和篩選，并進(jìn)行手工整理記錄。不僅是撰寫檔案編研課題，還是日常的檔案工作，信息化的落后已經(jīng)越來越制約企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展。只有加快企業(yè)信息化建設(shè)才是提高檔案工作效率的最好途徑。

2.專人專崗，加快人才培養(yǎng)

經(jīng)筆者查考我們單位只有在十多年前的檔案達(dá)標(biāo)評(píng)定期間，撰寫過檔案編研課題，之后由于事務(wù)性工作的逐年增加，專職航天產(chǎn)品檔案管理人員，每人都負(fù)責(zé)上百種國(guó)家重點(diǎn)型號(hào)航天產(chǎn)品檔案的收集整理工作。從圖紙入庫、分類、整理、建賬建卡到圖紙的分發(fā)、更改、組卷、錄入數(shù)據(jù)以及作廢圖紙的登記銷毀，保障單位的科研生產(chǎn)和部隊(duì)的大型試驗(yàn)、發(fā)射提供完整準(zhǔn)確的圖紙資料，日常檔案工作就已經(jīng)非常飽滿，如果還要分出精力去做編研課題，必然會(huì)苦不堪言，難以承受。檔案人員的新老更替，當(dāng)初編寫檔案編研課題的檔案員均已退休，現(xiàn)在新進(jìn)入檔案管理工作崗位的大學(xué)生，有些所學(xué)專業(yè)并不是對(duì)口專業(yè)，檔案編研理論知識(shí)和實(shí)踐積累的斷層不可避免的出現(xiàn)，今年真正想落地去實(shí)踐的時(shí)候卻有一種無從下手的無助感。由于航天企業(yè)的檔案人員與科研生產(chǎn)緊密結(jié)合，日常工作繁重，為保持此項(xiàng)工作可以有準(zhǔn)備、高質(zhì)量長(zhǎng)期開展，有必要設(shè)計(jì)專人專崗，進(jìn)行有計(jì)劃有目的專項(xiàng)培養(yǎng)，迅速提高檔案編研人員的專業(yè)素養(yǎng)，做好檔案開發(fā)利用工作這篇大文章。

3.主動(dòng)爭(zhēng)取支持，增加各項(xiàng)投入

由于檔案編研課題的撰寫不僅僅只是把庫存檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的堆砌，涉及到前期調(diào)研，資料的查考，以及會(huì)議的組織，審稿、編輯、校對(duì)、錄排版、印刷和課題評(píng)審等環(huán)節(jié)，這么多的工作，必然會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。面對(duì)檔案開發(fā)和利用這么大工程量的工作，如果再不轉(zhuǎn)變思想，開啟積極主動(dòng)爭(zhēng)取新模式，必然會(huì)困難重重。在制訂計(jì)劃開始我們就把主管所領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)作主要宣傳對(duì)象，主管檔案的所領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任編研工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，做到及時(shí)溝通和匯報(bào)工作，讓領(lǐng)導(dǎo)明白檔案編研工作的意義和重要性，在所領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷和重視下不斷加大物質(zhì)投入，創(chuàng)造良好的檔案編研基礎(chǔ)條件。

4.多部門相融合，攜手共進(jìn)

由于筆者此次檔案編研課題的選題是航天產(chǎn)品歸零問題的統(tǒng)計(jì)與分析，航天產(chǎn)品本身科技含量多屬于高精尖產(chǎn)品，僅憑檔案員自身去翻閱館藏質(zhì)量檔案進(jìn)行匯總和分析，缺乏相關(guān)設(shè)計(jì)理論以及質(zhì)量管理知識(shí)儲(chǔ)備，必然在撰寫期間就會(huì)出現(xiàn)很多不確定因素和難以把握的情況，又由于此成果緊靠科研生產(chǎn)，對(duì)未來企業(yè)發(fā)展具有極強(qiáng)的指導(dǎo)作用，就必需要做到專業(yè)和嚴(yán)慎細(xì)實(shí)。為此，編研課題組成員的組成上，就顛覆以前全是檔案員的組成方式，采取多部門相融合的方式，檔案員做為編寫人主筆，讓單位質(zhì)量技術(shù)部的質(zhì)量主管，還有各事業(yè)部的質(zhì)量員一同參與本次課題的編寫，架起一條檔案編研課題組人員的高配置之路，一起編寫，一起校對(duì)，一起審核，緊密增加部門之間的業(yè)務(wù)來往，共同付出，共同進(jìn)步，才能共同獲益，最終將各自精通領(lǐng)域的知識(shí)轉(zhuǎn)化為檔案編研成果。

5.做好安全保密和成果推送的平衡

檔案編研工作不僅可以保護(hù)檔案原件，還可以大大提高利用效率。立題初期，檔案人員就深入生產(chǎn)一線咨詢車間相關(guān)人員，大家都一致認(rèn)為此課題的必要性，強(qiáng)烈提出要快點(diǎn)看到成果的迫切心情。由于航天企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品，除了商業(yè)秘密以外還大量涉及到國(guó)家大型重點(diǎn)秘密型號(hào)，成果盡可能的展示和做好檔案安全保密工作之間的鴻溝，我們采取將經(jīng)過脫密處理的編研課題成果，在本所的檔案綜合信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立歸零查詢數(shù)據(jù)庫，供全體設(shè)計(jì)師和質(zhì)量人員進(jìn)行查用。需要利用未經(jīng)脫密處理的編研成果，經(jīng)過審批就能查、借閱利用。想出兩條路行走的方法，最大限度的擴(kuò)大編研成果影響和方便查閱者使用。

參考文獻(xiàn)：

1.《檔案開發(fā)利用管理規(guī)定》

2.《挖掘工傷檔案庫藏，拓展檔案編研思路 服務(wù)安全生產(chǎn)》

3.《長(zhǎng)征五號(hào)發(fā)射失敗原因查明，只因一細(xì)節(jié)，問題不大》

作者單位：西安微電子技術(shù)研究所