論大數(shù)據(jù)時代背景下紙質(zhì)檔案的重要性

周亞君

縱觀歷史，古往今來，每一項新技術(shù)的產(chǎn)生都預(yù)示著一個新時代的到來。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)的不斷普及，信息時代洶涌而至，不同角色間輸入、輸出的海量信息，產(chǎn)生了巨大的數(shù)據(jù)量。據(jù)預(yù)計，2020年全球以電子文檔形式存儲的數(shù)據(jù)量將達(dá)到35ZB，是2009年全球存儲量的四十倍。數(shù)據(jù)爆炸式的增長，完全超乎了人們的想象，整個世界迎來了大數(shù)據(jù)時代。

為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，我國檔案數(shù)字化建設(shè)也全面提速，數(shù)字檔案庫、數(shù)字檔案館建設(shè)也全面鋪開。但隨之而來的關(guān)于電子檔案安全問題的討論也越來越熱烈。海量信息共享、檢索快捷便利是電子檔案的優(yōu)勢，但與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，其真實性、可靠性、安全性又不斷遭到人們的質(zhì)疑。原國家檔案局局長楊冬權(quán)曾在《電子檔案安全亟須警惕》一文中說“沒有攻不破的電子網(wǎng)絡(luò)”，“網(wǎng)絡(luò)攻防是長期而艱巨的斗爭”，“不要讓‘大數(shù)據(jù)時代變?yōu)椤髷?shù)據(jù)泄密時代”。確實，在電子檔案系統(tǒng)尚不完善，極易遭受“網(wǎng)絡(luò)黑客”和“網(wǎng)絡(luò)病毒”攻擊的情況下，盲目依賴電子檔案，鄙棄紙質(zhì)檔案是不明智的。

紙質(zhì)檔案作為一種原生的信息資源，誕生兩千多年來，對人類社會影響深遠(yuǎn)，在人們心目中的地位也是根深蒂固。紙質(zhì)檔案既有實物的真實感，又有歷史印證的滄桑感，還有無可比擬的文化價值和收藏價值。紙質(zhì)檔案作為事件記錄的唯一原始載體，是不可復(fù)制、不可涂改的，所以更真實、可靠，更具有參考價值、利用價值以及法律效力。因此，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)背景下，在電子檔案建設(shè)如火如荼之時，我們也必須清醒地認(rèn)識到紙質(zhì)檔案建設(shè)的重要性，不要一味的、盲目的推廣電子檔案，而忽略紙質(zhì)檔案的收集和保存，忽略以往紙質(zhì)檔案的維護(hù)和搶修，從而造成無法彌補(bǔ)的遺憾和損失。

一、紙質(zhì)檔案信息的真實性

管理完善保存完整的紙質(zhì)檔案，客觀地記載了歷史的真實情況，比如當(dāng)事人的親筆手稿、當(dāng)事人簽名、領(lǐng)導(dǎo)批示、單位蓋章等，年代越久遠(yuǎn)，紙張和墨跡的痕跡越明顯，越難被偽造和篡改，完美地體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的唯一性和真實性。所以紙質(zhì)檔案更真實，更容易讓人信服，更具有法律效力。

電子檔案，因計算機(jī)軟件系統(tǒng)及信息存儲本身存在的缺點(diǎn)和不足，容易被復(fù)制、修改和刪除，即便電子檔案進(jìn)行了加密，安裝了防火墻，也極易被攻破，現(xiàn)在有很多軟件都可以對電子檔案進(jìn)行修改，而被修改的電子檔案，幾乎不留痕跡，真假難辨。在網(wǎng)絡(luò)上通過郵箱、微信等媒介傳遞的電子檔案，也很容易被攔截或更改，這些都使得電子檔案的原始性和真實性難以判斷，因此電子檔案很難發(fā)揮它的原始憑證作用。檔案管理者對于一些重要的文件材料，在利用電子文檔進(jìn)行存檔的同時，必須加強(qiáng)保管其對應(yīng)的原始紙質(zhì)檔案，來佐證原始事件的真實性。

二、紙質(zhì)檔案信息的安全性

檔案記錄的許多信息，個人信息比如姓名、身份證號、電話號碼、家庭住址，或者房產(chǎn)、收入等，都屬于個人隱私，是不能隨便泄露的。紙質(zhì)檔案在查閱利用的過程中，有嚴(yán)密的程序，比如出示個人證件或者單位介紹信等，檔案管理人員決不會隨便泄露、隨便外流檔案信息，從而造成不良影響?？梢哉f紙質(zhì)檔案一旦形成，我們只要對紙張妥善保管，就達(dá)到了安全保管的目的，方法和形式都比較單一、也比較容易。

而電子檔案在形成、傳輸、存儲、處理的過程中，不穩(wěn)定因素太多，安全性難以保證。近年來不法分子篡改、竊取電子檔案的例子不勝枚舉。2016年，山東接連發(fā)生了兩起篡改高考志愿事件，給考生帶來了嚴(yán)重的損失。其實不但高考志愿系統(tǒng)，很多單位，甚至檔案館，其網(wǎng)絡(luò)安全措施都并不牢靠，許多重要信息，一旦丟失，牽扯的可能是國家利益、單位聲譽(yù)和個人前途。雖然目前建立的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻和病毒查殺系統(tǒng)能夠在一定程度上起到安全防護(hù)作用，但軟件缺陷和互聯(lián)網(wǎng)漏洞以及黑客技術(shù)、計算機(jī)病毒種類日益翻新，都難以保障電子檔案的絕對安全。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式方法和利用經(jīng)驗都非常成熟，我們只要提高紙質(zhì)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，紙質(zhì)檔案被盜取或者被篡改的可能性微乎其微。因此我們在努力確保信息安全為電子檔案提供強(qiáng)有力保護(hù)的同時，更要看到紙質(zhì)檔案為其安全保障發(fā)揮的重要作用。

三、紙質(zhì)檔案信息的耐久性

紙質(zhì)檔案的載體是紙張，紙張的使用壽命，就是檔案的使用壽命。而造紙術(shù)是中國四大發(fā)明之一，中國人在紙張的使用上也積累了豐富的經(jīng)驗，前輩們流傳下來了防老化，防潮、防蟲、防洇等各方面的技術(shù)。只要我們?yōu)榧堎|(zhì)檔案提供干濕適宜的環(huán)境并且遠(yuǎn)離自然災(zāi)害和人為盜取破壞，紙質(zhì)檔案就可以有著超過一千年以上的壽命。

而電子檔案必須依托光盤、U盤、硬盤等電子介質(zhì)存儲，這些電子介質(zhì)的材料極不穩(wěn)定，很容易因為摩擦、強(qiáng)烈的震動、電流的變化、磁場的變化或者溫度濕度的變化，而發(fā)生消磁、老化、線路燒毀等現(xiàn)象，從而造成電子檔案無法讀取的現(xiàn)象，造成無法挽回的損失。同時，電子檔案的使用壽命不僅和存儲介質(zhì)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)有關(guān)，還和信息技術(shù)的更新息息相關(guān)。我們都知道，電子時代，信息技術(shù)更新?lián)Q代的太快，往往一種新的技術(shù)還沒有使用熟練，或者單位剛剛購買的電子設(shè)備才剛剛投入使用，就會發(fā)現(xiàn)另一種新技術(shù)已經(jīng)產(chǎn)生了，或者剛剛購買的電子設(shè)備已經(jīng)落后了。最重要的是，會發(fā)現(xiàn)這些技術(shù)之間或者這些設(shè)備之間，無法升級更新，無法通用或者兼容，那么之前的努力就都白費(fèi)了。檔案數(shù)字化建設(shè)也是一樣的道理，技術(shù)更新?lián)Q代太快，軟硬件技術(shù)易過時，后續(xù)技術(shù)支持難以支撐，數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)使舊的數(shù)字信息數(shù)據(jù)很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)還原讀出，所以說電子檔案的使用年限，在一定程度上只取決于讀取它的軟件的使用期限，而這個期限誰也無法保證。

四、紙質(zhì)檔案歸檔的規(guī)范性

因為紙質(zhì)檔案的長期存在，紙質(zhì)檔案在收集、鑒定、整理、立卷、保管、利用等工作中形成了一系列的規(guī)范準(zhǔn)則。檔案管理人員依靠這些準(zhǔn)則、經(jīng)驗按時進(jìn)行檔案工作分類、編目、歸檔，操作起來駕輕就熟，經(jīng)過整理的檔案查閱利用非常便利。

跟紙質(zhì)檔案相比，電子檔案歸檔，是一項更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作。為了保證電子檔案安全，目前主要有簽署技術(shù)、身份驗證、數(shù)字水印、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，但是具體操作起來，往往沒有那么嚴(yán)密，移交、登記、管理也不夠規(guī)范。多數(shù)檔案員也不具備較高的信息技術(shù)應(yīng)用能力，所以，目前電子檔案的歸檔管理，還有較多需要規(guī)范提高的地方。

五、紙質(zhì)檔案的歷史價值

紙質(zhì)檔案是國家和人民的財富，是人類記憶悠久歷史的載體，是國家文明程度的重要標(biāo)志，從某種意義上講，紙質(zhì)檔案本身不僅承載著歷史，也代表著一段歷史，這一點(diǎn)是電子檔案無法替代的，相比較電子檔案來說，也顯得尤其珍貴。人們對傳統(tǒng)文化的自信來源于對傳統(tǒng)文化的學(xué)習(xí)和繼承，檔案部門積極傳承檔案文化和檔案的歷史價值，為增強(qiáng)中華民族的文化自信將發(fā)揮積極的作用。

作者單位：河北省平泉市檔案史志館