探析新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

楊帆

【摘? 要】當(dāng)下各個企業(yè)、單位在檔案管理工作中逐漸實現(xiàn)了信息化建設(shè)，醫(yī)院屬于重點社會單位，也應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加快信息化建設(shè)步伐。然而就當(dāng)下的情況來看，醫(yī)院要想全方位實現(xiàn)檔案管理信息化，還存在一定的阻礙，需要醫(yī)院意識到這些阻礙，及時創(chuàng)新管理體系、完善信息化設(shè)備，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化構(gòu)建。

【關(guān)鍵詞】新形勢;醫(yī)院檔案管理;信息化建設(shè);創(chuàng)新策略

引言

醫(yī)院檔案是在疾病治療和控制過程中形成的文字、圖像以及錄像等具備保存價值的原始憑證及真實信息記錄，是醫(yī)學(xué)領(lǐng)域中的重要信息資源。自從甲型H1N1流感、SARS以及當(dāng)下流行的新冠病毒等重大疫情傳播以來，檔案管理的重要性更加凸顯。因此，如何加強檔案管理，實現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)和信息資源共享，已成為醫(yī)院檔案管理部門的主要課題。

1.新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的制約因素

1.1醫(yī)院檔案種類繁多且歸檔復(fù)雜

醫(yī)院檔案眾多，涵蓋多個領(lǐng)域，既包含了流行病學(xué)調(diào)查報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)以及預(yù)防措施，還包含了疫情統(tǒng)計資料、實驗室原始數(shù)據(jù)以及免疫規(guī)范方案等，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，且沒有有效的檢索方法，難以實現(xiàn)其收集、整理以及歸檔處理。

1.2檔案管理不夠規(guī)范

部分醫(yī)院檔案管理人員沒有嚴(yán)格遵守“檔案管理材料收集歸檔規(guī)定”辦事，且一些管理部門缺乏具體的實施細(xì)則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過流于形式，檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關(guān)檔案材料沒有及時收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著情況為專題調(diào)查、工作總結(jié)以及醫(yī)療效果檢測資料的丟失。而在檔案的記錄當(dāng)中，存在填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過于隨意以及審核標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確等，直接導(dǎo)致醫(yī)學(xué)檔案的管理工作不夠嚴(yán)格和細(xì)致，存在一定的客觀隨意性，不利于為醫(yī)學(xué)治療提供第一手資料。

1.3醫(yī)院檔案管理較為分散

首先是由于近幾年來醫(yī)院內(nèi)部機構(gòu)改革導(dǎo)致出現(xiàn)的人員檔案管理較為分散，一些監(jiān)測數(shù)據(jù)、病情防治宣傳教育資料只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，達(dá)不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，管理手段和管理技術(shù)較為落后，不利于檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)。且部分醫(yī)院還存在選擇檔案管理設(shè)備時較為隨意，多數(shù)采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在醫(yī)院檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，極大的增加了工作量。

1.4檔案人員對于業(yè)務(wù)的操作不夠熟練

近些年來由于醫(yī)院單位制度的變革，導(dǎo)致檔案管理人員頻繁調(diào)動，再加上沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，檔案管理人員對于檔案管理業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，很難勝任當(dāng)下的檔案管理工作。而在對醫(yī)院檔案管理等情況中沒有按照手續(xù)辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實性和隱私性造成了較大的影響。

1.5現(xiàn)代化檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性

新時代下醫(yī)院檔案管理在很大程度上已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，但是由于其應(yīng)用的計算機型號不一、規(guī)格各異，各自開發(fā)的管理軟件并不能相互應(yīng)用，而且尚未開發(fā)出一個既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計算機管理系統(tǒng)，這在很大程度上制約了醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程。

2.新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

新時代的到來對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，不僅需要醫(yī)院相關(guān)工作人員在工作實踐中實現(xiàn)創(chuàng)新，同樣需要相應(yīng)的信息技術(shù)創(chuàng)新，以此來探索出一條新的的發(fā)展路徑，全面提升檔案管理工作的效率。新形勢下醫(yī)院管理部門的檔案管理事務(wù)不斷增多，亟待構(gòu)建出新的管理體系實現(xiàn)檔案的信息化管理，并在此過程中加強改革創(chuàng)新，在降低人力、物力財力消耗的同時，提升醫(yī)院檔案管理水平。

2.1整理醫(yī)學(xué)檔案內(nèi)容，提升檔案利用率

醫(yī)院檔案管理部門首先要充實檔案庫，在信息化的新形勢下，需要采用相應(yīng)的檔案管理措施來提升醫(yī)院檔案的利用價值。管理部門需要根據(jù)醫(yī)院檔案管理特點進(jìn)行改革，具有針對性和創(chuàng)造性的展開管理工作，有選擇性的進(jìn)行檔案材料當(dāng)中內(nèi)容和項目的開發(fā)，不斷擴大檔案的收集內(nèi)容，這些內(nèi)容不僅包免疫規(guī)劃方案、醫(yī)療報告，還包括質(zhì)量控制及效果評價資料，能夠真實且全面的反映出醫(yī)院的真實醫(yī)療情況，將其作為其日后治療的依據(jù)。

2.2確保檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性

醫(yī)院檔案人員一定要遵守相關(guān)規(guī)定，實事求是的對檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，不斷提升檔案的真實性以及價值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的敏感度以及較高的責(zé)任意識，要對每一手資料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件進(jìn)入，保證醫(yī)學(xué)檔案的準(zhǔn)確性和真實性。

2.3規(guī)范管理制度

規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大硬件方面的投入力度。根據(jù)“醫(yī)院檔案工作條例”中的規(guī)定，要建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，并且檔案庫中要按照每20平米一千卷的規(guī)格進(jìn)行資料擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理條例的明文規(guī)定，需要進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱進(jìn)行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內(nèi)還有必要配置計算機或者打印機等辦公設(shè)備，以解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現(xiàn)多部門多人員監(jiān)管卻無人看管的情況出現(xiàn)，管理的錯位或者交叉也會極大的影響到醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，醫(yī)院檔案管理部門需要建立一個醫(yī)學(xué)檔案歸檔整理及檢查核對制度，并將這些制度落實到實處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為四不查，即沒有依據(jù)相關(guān)報表不查，不在本院的范圍內(nèi)不查，沒有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

2.4提升人員的管理意識

醫(yī)院檔案管理的專職人員一定要具備一定的管理經(jīng)驗或者專業(yè)知識。首先，醫(yī)院需要大力進(jìn)行對預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理工作的宣傳，提升管理人員對檔案的管理的認(rèn)識，讓其意識到檔案管理的重要性。其次就是設(shè)備的現(xiàn)代化，當(dāng)今是信息時代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要醫(yī)院管理部門引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，讓在職員工具備一定的計算機操作能力，讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要，此外，還可以通過培訓(xùn)的方式不斷提升管理人員的管理素質(zhì)和專業(yè)水平，保證其崗位的穩(wěn)定性。

2.5注重醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

隨著當(dāng)今社會的快速發(fā)展，利用計算機和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必然經(jīng)歷的道路。首先，醫(yī)院管理部門可以利用掃描儀或者計算機能現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計算機當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次是對檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立出一個巨大的數(shù)據(jù)庫，采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對于提升醫(yī)院檔案信息管理的實效性有重大意義。

3.總結(jié)

綜上，新時期給醫(yī)院檔案管理帶來了一定的機遇，同時也帶來了較大的挑戰(zhàn)，需要醫(yī)院管理部門抓住這些機遇，從制度改革出發(fā)，對管理人員進(jìn)行觀念上的更新，根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展趨勢，積極采取相關(guān)措施，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，全面提升檔案管理效率。

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