數(shù)字化管理在自然資源和規(guī)劃檔案管理中的適用性探討

李晶

摘要：檔案管理數(shù)字化在國內(nèi)的發(fā)展風生水起，許多企業(yè)與機構(gòu)先后引進了檔案管理數(shù)字化，鑒于檔案管理數(shù)字化的方便快捷省人工的優(yōu)點，也同樣適用于自然資源的檔案管理建設(shè)。數(shù)字檔案室建設(shè)是自然資源部門相應(yīng)國家號召，對檔案室進行科學化建設(shè)的有效體現(xiàn)。鑒于此，文章就數(shù)字化管理在自然資源和規(guī)劃檔案管理中的適用性進行了探討。

關(guān)鍵詞：自然資源;檔案;數(shù)字化建設(shè)

一、自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)字化管理的意義

（一）有利于實現(xiàn)信息資源共享。自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)逐步改變了傳統(tǒng)的自然資源檔案管理方式，由以往注重實體資料管理向重視內(nèi)容轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)型的自然資源檔案資料管理向電子型的檔案資料管理轉(zhuǎn)變，通過建立互聯(lián)網(wǎng)檢索平臺，能夠為自然資源檔案資料的共享創(chuàng)造便利的條件。

（二）有利于提升自然資源檔案的利用效率。根據(jù)檔案資料統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，當前我國只有不足10%的自然資源檔案資料得到了利用，而強化自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)，讓以往的自然資源檔案資料管理載體和形態(tài)均得到一定程度的改變。數(shù)字化建設(shè)能夠讓自然資源檔案資料利用突破時空的限制，最大限度提升自然資源檔案資料的利用效率。

（三）有利于保護自然資源檔案資料。由于紙質(zhì)型的自然資源檔案資料在保管的過程中對外在的環(huán)境有著較高的要求，其不管是每一次查詢，還是資料復(fù)印都會對自然資源檔案資料產(chǎn)生不可逆的影響。通過強化自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)，在查詢的過程中不會對資料本身造成影響，所以能夠在一定程度上保證自然資源檔案資料的安全性。同時，自然資源檔案數(shù)字化管理能夠在保護自然資源檔案資料的基礎(chǔ)上滿足辦公自動化和電子政務(wù)建設(shè)的需要。

二、自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的問題分析

1.理論知識以及技術(shù)相對發(fā)展落后

在如今這個檔案管理數(shù)字化剛剛興起的時間段，尚且沒有大量有效的理論基礎(chǔ)的依據(jù)，如果想進行檔案管理數(shù)字化，是沒有充分的材料可以參考的，正處于剛剛嘗試吃螃蟹的階段。目前學術(shù)上發(fā)表或闡述的有關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的大部分屬于發(fā)展前景以及意義，缺乏完善的基礎(chǔ)知識、框架。并且在推行檔案管理數(shù)字化的建設(shè)中，人們相對重視借助實踐推動發(fā)展，忽略理論基礎(chǔ)的作用。理論知識的匱乏已經(jīng)嚴重阻礙了檔案管理數(shù)字化的建設(shè)。特別對于自然資源檔案管理數(shù)字化來說，各種物質(zhì)的結(jié)構(gòu)，形式都需要龐大的知識庫來承載，如果沒有一個完善的理論知識打基礎(chǔ)，很有可能造成信息的遺漏丟失。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)與實際應(yīng)用存在出入

數(shù)字檔案室建設(shè)與實際應(yīng)用屬于技術(shù)層面的問題，需要數(shù)字檔案室建設(shè)人員與自然資源部門進行溝通，讓自然資源部門工作人員對自己需要的數(shù)字檔案室內(nèi)容進行規(guī)劃并提供給技術(shù)人員進行數(shù)字檔案室建設(shè)調(diào)試。數(shù)字檔案室建設(shè)與實際應(yīng)用存在出入體現(xiàn)了技術(shù)人員與自然資源部門工作人員溝通上的問題，對數(shù)字檔案室建設(shè)中的內(nèi)容不全面，有的時候會缺少檔案種類，降低了工作人員調(diào)閱檔案的方便度和完整度。這也容易造成工作人員在實際應(yīng)用中的困擾，讓工作人員對數(shù)字檔案室建設(shè)存在疑惑，對其抱怨連連，降低工作效果。

3.電子文件在線歸檔存在兩方面問題

自然資源部的電子政務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)是相對獨立的兩套系統(tǒng)，為實現(xiàn)電子文件在線歸檔，自然資源部開展了文檔一體化建設(shè)工作，通過編制歸檔模板、開發(fā)系統(tǒng)之間的歸檔接口，在系統(tǒng)功能上實現(xiàn)了電子文件的在線歸檔，但由于部機關(guān)政務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用的不全面，目前仍然有多數(shù)業(yè)務(wù)未在政務(wù)系統(tǒng)上開展，特別是部里有關(guān)司局開發(fā)運行的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，導(dǎo)致在線歸檔電子文件不完整。電子文件在線歸檔難以全部實現(xiàn)，這是一方面問題。另一方面，部機關(guān)政務(wù)系統(tǒng)仍未實現(xiàn)電子簽章的認證，在線歸檔電子文件的法律效力問題仍待解決。

三、數(shù)字化管理在自然資源和規(guī)劃檔案管理中的適用性策略

1.創(chuàng)新自然資源檔案數(shù)字化技術(shù)

在自然資源檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)該根據(jù)自然資源檔案管理的要求，注重自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的整體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入和光盤備份、設(shè)備選型和檔案資料查詢等建設(shè)，打造先進的自然資源檔案管理平臺。同時，應(yīng)該構(gòu)建完善的自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)，充分利用光纖、磁盤陣列，以此來突出自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)的可擴展性，從而更好地滿足自然資源檔案存儲容量的需求。通過全面應(yīng)用各類PAID保護級別，強化自然資源檔案的數(shù)字化鏈路控制、雙口光纖硬盤和陣列控制建設(shè)，切實保證數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)用的可靠性，從而為強化自然資源的檔案數(shù)字化建設(shè)水平提供重要的技術(shù)支持，有效提升自然資源檔案的數(shù)字化建設(shè)水平。

2.在數(shù)字檔案室建設(shè)中設(shè)計好各科室之間的鏈接和權(quán)限

在數(shù)字檔案室建設(shè)中設(shè)計好各科室之間的鏈接和權(quán)限是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的一個有效措施。方便自然資源部門各科室間的協(xié)作，也讓各科室對彼此之間檔案調(diào)閱有所約束。這些都是自然資源部門在進行數(shù)字檔案室建設(shè)中要商定的，確保各科室檔案內(nèi)容的實踐性。在數(shù)字檔案室建設(shè)中設(shè)計好各科室之間的鏈接和權(quán)限是對工作人員調(diào)用檔案的一種保護，分清工作人員職責，讓各科室進行檔案調(diào)閱、整理的時候溝通效果保持在一個良性進行的方面上，降低各科室間溝通有誤的情況。這種措施下可以幫助工作人員看到自己科室的問題，對其他科室優(yōu)秀的地方進行學習，讓自然資源部門檔案管理被很好的利用，讓自然資源部門文件在數(shù)字檔案室建設(shè)中合理規(guī)劃，類別更清晰。

3.積極運用新技術(shù)，重點打造“檔案云”

自然資源部數(shù)字檔案室在建設(shè)之初就提出了要在云框架體系下構(gòu)建“自然資源部檔案云”的設(shè)計思想，在建設(shè)過程中也是按照“云服務(wù)”模式進行開發(fā)。實際應(yīng)用效果證明，“云服務(wù)”模式確實可以實現(xiàn)檔案管理的科學規(guī)范，并大幅度提高資源利用效率，降低系統(tǒng)開發(fā)成本。因此，自然資源部數(shù)字檔案室應(yīng)進一步擴大應(yīng)用范圍，為更多的系統(tǒng)內(nèi)部單位提供“檔案云”服務(wù)，參考自然資源部信息中心模式，在有條件的單位增加內(nèi)網(wǎng)終端，接入數(shù)字檔案室系統(tǒng)。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字檔案室建設(shè)為自然資源部門提供了很好的檔案管理方式，與傳統(tǒng)檔案管理形成了明顯對比，規(guī)范了檔案管理中的內(nèi)容，增加了檔案的類別，讓更多科室的檔案資料在數(shù)字檔案室中得到很好的儲存。自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)是科學技術(shù)的體現(xiàn)，充滿了現(xiàn)代感，也讓自然資源部門對檔案管理增加了比重，讓工作人員對數(shù)字檔案室建設(shè)有進一步了解，掌握其應(yīng)用方法，給工作帶來更大的便利。

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（作者單位：重慶市規(guī)劃和自然資源信息中心）