大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理及信息化應(yīng)用途徑研究

李榮華

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步和提高，對于各機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，如何科學(xué)合理地利用信息技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理工作，已經(jīng)成為各單位檔案管理工作的重要方向。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);文書檔案管理;信息化應(yīng)用途徑

檔案管理的發(fā)展關(guān)系著國家人民的幸福與否，它是一項(xiàng)由國家大力支持發(fā)展的事業(yè)。其中，文書檔案管理是檔案管理中非常重要的一個(gè)組成部分。許多政府部門以及重要的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案都記載了許多重大事項(xiàng)、重要活動(dòng)以及重點(diǎn)服務(wù)信息。

一、文書檔案管理中存在的問題

1.缺少健全的管理制度。目前我國的文書檔案管理還沒有形成較完善的管理制度，沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以在登記、流轉(zhuǎn)、保存、查閱的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題，給后期整理歸檔帶來諸多不便，達(dá)不到預(yù)期要求。

2.對文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致文書檔案管理工作相對獨(dú)立，有很強(qiáng)的隨意性。實(shí)際上對于一個(gè)單位來說，檔案管理工作不僅是本部門自己的工作，更是整個(gè)單位的工作。在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，各部門應(yīng)該積極配合，相互協(xié)調(diào)，遇到有關(guān)專業(yè)知識(shí)，主動(dòng)為管理人員答疑解惑，協(xié)助管理人員快速及時(shí)地整理歸檔。

3.未發(fā)揮信息技術(shù)的作用。盡管大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，但對于文書檔案管理，信息化程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，很多單位依然采用半數(shù)字化半紙質(zhì)化檔案管理方式，甚至有些單位仍處在紙質(zhì)檔案管理時(shí)代。檔案資料不能合理運(yùn)用，部分資料年代久遠(yuǎn)，損壞現(xiàn)象較為嚴(yán)重。嚴(yán)重影響了文書檔案管理信息化進(jìn)程和管理質(zhì)量。

4.缺少統(tǒng)一的管理。很多單位并沒有考慮到對文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一化管理，自認(rèn)為完成檔案整理后，便將它束之高閣，檔案信息無法實(shí)現(xiàn)合理利用甚至共享。文書檔案需要定期完善與更新，更需要按照公開權(quán)限實(shí)現(xiàn)共享，提高利用率。

5.管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠。隨著文書檔案管理信息化的普及，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，管理中運(yùn)用的新技術(shù)新技能的需求尤為迫切，但文書檔案管理人員的素質(zhì)卻不能跟上技術(shù)前進(jìn)的步伐?；蛞?yàn)槟挲g整體偏大，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)十分困難，或因?yàn)椴糠止芾砣藛T只是兼職或臨時(shí)工作，管理工作能力不夠、態(tài)度敷衍，達(dá)不到規(guī)定要求。

二、如何在大數(shù)據(jù)背景下實(shí)施文書檔案信息化管理

1.引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，加強(qiáng)資金的投入

建立健全規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理機(jī)制，是促進(jìn)文書檔案管理步入正軌的必經(jīng)途徑。通過嚴(yán)格的制度規(guī)范檔案管理員的行為，從文書檔案管理的收入、錄入、流轉(zhuǎn)、分類到歸檔、查詢、借閱保密等，都需要有嚴(yán)格的制度規(guī)范，嚴(yán)格的監(jiān)督及把控機(jī)制，堅(jiān)決杜絕文書檔案管理過程中的違規(guī)操作，最大限度保證文書檔案管理的完整性，功能性。同時(shí)，加大資金投入。保障檔案管理工作得以順利展開的有效手段之一就是加大資金的投入，而資金的投入是優(yōu)化各種管理設(shè)備及技術(shù)的重要基礎(chǔ)條件之一。首先，想要順利開展文書檔案管理工作，需要更新相關(guān)設(shè)備?，F(xiàn)如今，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，將計(jì)算機(jī)具有的兼容性、可延伸性以及適用性等優(yōu)勢合理地與文書檔案管理工作相結(jié)合，使工作人員通過計(jì)算機(jī)使檔案管理工作的電子化以及高效化得以實(shí)現(xiàn)。其次，需要將多種管理手段進(jìn)行綜合運(yùn)用，比如可以考慮建立起一個(gè)電子文檔，同時(shí)做好電子文檔的封存工作，如果涉及的重要文檔可以采取手寫或電子等方式進(jìn)行備份。最后，需要在有效完成檔案管理工作的基礎(chǔ)上，逐漸對檔案管理的信息資源進(jìn)行有效開發(fā)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以檔案管理工作為主要核心，在工作過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，確保檔案信息的真實(shí)及準(zhǔn)確性。

2.加強(qiáng)對文書檔案管理的重視程度

想要有效地對文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，首先需要具有重視文書檔案管理工作的意識(shí)。針對這一問題，可以專門建立一個(gè)文書檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對文書檔案管理制度進(jìn)行監(jiān)督檢查，實(shí)時(shí)監(jiān)督檔案管理人員的工作，除此之外，可以將考核制度進(jìn)一步完善。對于各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層來說，需要提高對文書檔案管理的重視程度，加大宣傳力度，制定獎(jiǎng)懲措施，以此提高工作人員對此項(xiàng)工作的重視程度，增加工作人員的工作積極性，從根本上有效開展文書檔案管理工作。

3.構(gòu)建信息化推廣平臺(tái)

各單位之所以需要大力推廣文書檔案管理信息化建設(shè)，根本目的是為文書檔案的使用者提供更加方便快捷的服務(wù)。因此在單位的信息管理系統(tǒng)中建立文書檔案管理系統(tǒng)，使其成為一個(gè)一體化系統(tǒng)是非常有必要的，通過資源的共享，可以使文書檔案管理系統(tǒng)獲得綜合效益。將信息化技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理系統(tǒng)中，可以使其具有強(qiáng)大的檢索功能，這樣可以將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所具有的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。值得注意的是，建設(shè)信息化平臺(tái)時(shí)，一定要選用標(biāo)準(zhǔn)的信息化設(shè)備，最好選用一些主流產(chǎn)品，以免由于升級(jí)換代等原因而增加重新開發(fā)的成本。設(shè)置設(shè)備時(shí)需要盡量合理化，要將網(wǎng)絡(luò)的響應(yīng)時(shí)間、吞吐能力以及傳遞速度等因素綜合進(jìn)行考慮。

4.提高員工綜合素質(zhì)，加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)

可以通過定期組織員工進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)共享以及深造等方式提高人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)逐漸加強(qiáng)人員的服務(wù)意識(shí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的信息化建設(shè)并非一朝一夕就能夠?qū)崿F(xiàn)的，由于其涉及的問題比較廣泛，因此可能會(huì)對單位的各部分工作產(chǎn)生不同程度的影響，屬于一項(xiàng)比較系統(tǒng)的工作，需要加大對員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)的力度。對于新員工要做好崗前培訓(xùn)工作，有助于其對工作流程及內(nèi)容盡快了解，對于老員工則需要結(jié)合工作中存在的不足，進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)水平。

5.對信息化管理設(shè)備進(jìn)行全面優(yōu)化

要想構(gòu)建一個(gè)性能較好且較為穩(wěn)定的信息化系統(tǒng)，首先需要在資金上能夠支持配置一些性能較好的軟硬件設(shè)備。其次需要建立一個(gè)紙質(zhì)化的常態(tài)機(jī)制，以保障這些設(shè)備不只是一種擺設(shè)。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，檔案的信息資源是一個(gè)最為重要的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)也是保護(hù)檔案原件的重要方式之一。要想實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，需要通過先進(jìn)的信息手段將其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，再建立本單位專屬的檔案目錄以及檔案全文數(shù)據(jù)庫，這樣就可以使檔案的管理及查閱更加方便快捷。

三、結(jié)語

綜上所述。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，要想使文書檔案管理工作更好的為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，首先要求各部門各單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加大資金投入，充分發(fā)揮資源優(yōu)勢，有效利用信息化技術(shù)成果;其次，要加大培訓(xùn)力度，全面提高檔案管理人員的專業(yè)化水平及職業(yè)操守，只有這樣，文書檔案管理才能發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

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