科研事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化信息化建設(shè)的探索

徐燕 宋敏

[摘 要] 人事檔案是考察和規(guī)范選拔使用干部的重要依據(jù)。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)大發(fā)展的背景下，如何提高人事檔案管理工作水平，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化信息化管理，在科研事業(yè)單位人力資源管理發(fā)揮重要作用，是當(dāng)前人力資源管理工作的一項(xiàng)重要課題。

[關(guān)鍵詞] 科研事業(yè)單位；人事檔案；人力資源管理；規(guī)范化；信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

人事檔案是指在人事管理活動(dòng)中直接形成的，記述和反映個(gè)人人生軌跡的載體。人事檔案是個(gè)人重要學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的全面記錄，包括了學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作狀態(tài)、政治思想、社會(huì)關(guān)系、勞動(dòng)關(guān)系、勞動(dòng)工資、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等方面的原始記錄。學(xué)校、工作單位對(duì)個(gè)人進(jìn)行客觀地記錄和評(píng)價(jià)，組織人事部門以此載體提供的信息為來(lái)源收集整理為人事檔案。按照國(guó)家《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》有關(guān)規(guī)定實(shí)施干部任前公示制度，組織部門嚴(yán)格核查人事檔案，個(gè)人信息通過(guò)報(bào)刊、出版物、電臺(tái)、電視臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)等媒介傳播給社會(huì)，接受公眾監(jiān)督，體現(xiàn)了人事檔案的歷史性和價(jià)值性，彰顯了組織工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性[1]。

在科研事業(yè)單位中，人事檔案除了學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷外，主要包括專業(yè)技術(shù)資格晉升、專業(yè)技術(shù)崗位聘用變動(dòng)、勞動(dòng)工資晉升、科研成果及獎(jiǎng)勵(lì)等方面證明材料。以廣西科技情報(bào)研究所人事檔案管理為例，通過(guò)收集、整理近300份干部人事檔案，進(jìn)行規(guī)范化信息化建設(shè)的應(yīng)用研究探索。通過(guò)分析人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，提出人事檔案規(guī)范化信息化的措施。從人力資源管理的角度，對(duì)單位合理規(guī)劃培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員、促進(jìn)科研人才團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)、優(yōu)化人力資源配置中發(fā)揮積極的作用[2]。

一、人事檔案規(guī)范化、信息化的重要意義

2019年，中共廣西壯族自治區(qū)委員會(huì)組織部印發(fā)了《關(guān)于持續(xù)深入開(kāi)展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的通知》，大部分區(qū)直機(jī)關(guān)單位公務(wù)員的人事檔案已完成專項(xiàng)審核，事業(yè)單位中的處科級(jí)以上干部人事檔案納入專項(xiàng)審核范圍?？蒲惺聵I(yè)單位中的專業(yè)技術(shù)人員人事檔案也要參照?qǐng)?zhí)行。人事檔案規(guī)范化、信息化既是組織人事工作的客觀要求，也是提升管理科學(xué)的必然要求。

人事檔案作為一種實(shí)物性材料，可為人力資源管理中選人、用人、育人、留人提供客觀依據(jù)，為管理人員科學(xué)決策提供有用參考。人事檔案信息化管理，是提高人事檔案利用效率的必然途徑。人事檔案建設(shè)記錄了干部工作的基本情況和成長(zhǎng)過(guò)程，必須實(shí)事求是，不容篡改。不論是在職還是退休、亡故后，都有歷史檔案，干部履歷在很多場(chǎng)合仍發(fā)揮著重要證明的作用。戶口本不一定能證明親屬關(guān)系，較早的干部履歷表可以證明家庭成員親屬關(guān)系為解決家庭財(cái)產(chǎn)糾紛提供有力佐證；個(gè)人專業(yè)技術(shù)資格證件丟失，可以用相關(guān)人事部門蓋章同意的個(gè)人專業(yè)資格申報(bào)資料來(lái)證明。個(gè)人工作任職經(jīng)歷和財(cái)產(chǎn)申報(bào)，可為紀(jì)檢監(jiān)察工作提供事實(shí)依據(jù)。間接提醒干部職工在工作中修身自律、心存敬畏，促進(jìn)形成風(fēng)清氣正、公正廉明、奮發(fā)向上、趕超學(xué)比的良好政治生態(tài)環(huán)境[3]。

二、人事檔案在規(guī)范化、信息化管理中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案紙質(zhì)老化、殘破，亟待修補(bǔ)

大部分離退休干部在1979年之前形成的人事檔案，紙張發(fā)霉、變黃、破損、脆化，字跡模糊。特別是1949年之前的檔案，是近代中國(guó)變遷與地方革命工作的珍貴歷史文獻(xiàn)。

（二）人事檔案缺漏、錯(cuò)誤，需要追溯

隨著我國(guó)人事制度和高等教育改革的進(jìn)展步伐，個(gè)人工作單位變動(dòng)和繼續(xù)教育機(jī)會(huì)增多，個(gè)人的學(xué)歷、資歷、獎(jiǎng)懲情況等資料同步增加。因工作人員失誤，在人員調(diào)動(dòng)過(guò)程中入黨入團(tuán)材料不及時(shí)隨人事檔案調(diào)動(dòng)，專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升申報(bào)材料、在職教育、年度考核、獎(jiǎng)勵(lì)等材料不及時(shí)歸檔造成材料缺失。個(gè)人填寫出生年月、參加工作時(shí)間不一致，個(gè)人信息不規(guī)范的情況時(shí)有發(fā)生。

（三）人事檔案管理軟件應(yīng)用水平不高

對(duì)干部人事檔案信息資料未進(jìn)行完善的歸檔，未及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)，查詢個(gè)人檔案信息有限，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案的全部資料進(jìn)行精準(zhǔn)查閱，生成相關(guān)表格、發(fā)揮電子檔案管理信息化的作用[4]。

（四）人事檔案管理工作不規(guī)范

專職工作人員培訓(xùn)教育不及時(shí)、相關(guān)部門監(jiān)督不到位，人事檔案管理工作偏松散。檔案管理人員收集歸檔工作被動(dòng)，未完全按照相關(guān)文件要求執(zhí)行。比如，歸檔材料信息不全、質(zhì)量不高；歸檔整理資料不規(guī)范，歸類、目錄不統(tǒng)一；不注重核查檔案信息的有效性和完整性，收集不及時(shí)、記錄不準(zhǔn)確、保管不科學(xué)等情況。

三、開(kāi)展科研事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化、信息化研究的路徑

（一）收集職工個(gè)人人事檔案，對(duì)照人事檔案卷宗目錄進(jìn)行分類、整理

重點(diǎn)收集齊全涉及“三齡兩歷一身份”，家庭主要成員及主要社會(huì)關(guān)系，專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、崗位聘用變動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等基本信息。對(duì)殘缺老化頁(yè)面進(jìn)行修補(bǔ)或者拍照掃描保存。

（二）鑒別歸檔材料

比如，初步判斷入黨（入團(tuán)）申請(qǐng)書、高中以上學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，專業(yè)技術(shù)資格申報(bào)表、職務(wù)變動(dòng)登記表、崗位聘用變動(dòng)登記表、工資變動(dòng)登記表等材料是否客觀真實(shí)、關(guān)聯(lián)合理，去偽存真、查缺補(bǔ)漏，確保材料齊全完整。對(duì)檔案材料進(jìn)行有效細(xì)致地鑒別。

（三）整理加工裝訂成冊(cè)

全部按照A4紙大小，統(tǒng)一檔案盒、目錄等檔案用品，分類編號(hào)，整理目錄，裝訂成冊(cè)。按照名字首字母的順序進(jìn)行存放，為檔案的查閱、調(diào)取提供方便。

（四）人事檔案信息錄入

運(yùn)用“組織、人事信息自動(dòng)化系統(tǒng)”建立起規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足人事檔案管理工作的基本需要，能夠?qū)崿F(xiàn)關(guān)鍵詞智能檢索，自動(dòng)生成相關(guān)統(tǒng)計(jì)表格、形成匯總數(shù)據(jù)，發(fā)揮人事檔案人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)的作用。

（五）研究制定人事檔案管理辦法

印發(fā)人事檔案規(guī)章制度，約束相關(guān)部門、個(gè)人主動(dòng)及時(shí)提交檔案材料，配備必要的檔案管理人員、場(chǎng)地、設(shè)備與工作經(jīng)費(fèi)，持續(xù)加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。

四、加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）以提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力為出發(fā)點(diǎn)，提升人事檔案的科學(xué)管理水平

以人為本，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力水平、加強(qiáng)黨性修養(yǎng)十分重要。檔案管理人員要做好檔案的整理、審查以及認(rèn)定工作，要求既要熟悉相關(guān)的法律法規(guī)要求，更要求堅(jiān)持原則、堅(jiān)守初心，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)，增強(qiáng)人事檔案管理工作的光榮感、使命感。杜絕弄虛作假、濫竽充數(shù)，確保人事檔案管理工作嚴(yán)肅性和紀(jì)律性。加強(qiáng)檔案保密意識(shí)，對(duì)于個(gè)人隱私和重要信息，不該說(shuō)、不能說(shuō)的堅(jiān)決不說(shuō)，不當(dāng)路邊八卦新聞的制造者和傳播者。切實(shí)做到為科研事業(yè)單位提供有參考利用價(jià)值的人事檔案信息，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)反映科研人員專業(yè)技術(shù)能力水平、職業(yè)道德等材料的收集利用。同時(shí)，轉(zhuǎn)化思想觀念，把被動(dòng)工作轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù)，深入挖掘人事檔案信息資源，為本人專業(yè)技術(shù)職業(yè)生涯規(guī)劃提供合理化建議，主動(dòng)為單位人力資源管理提供服務(wù)。

（二）以提高人事檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)應(yīng)用水平為根本點(diǎn)，提升人事檔案綜合開(kāi)發(fā)利用水平

利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化，是提高干部人事檔案管理有效年限的最有效方法。提取基本人事檔案信息形成電子花名冊(cè)、個(gè)人基本履歷表，工資和退休、檔案提交等業(yè)務(wù)提醒，便于日常管理工作的查詢和使用。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，多途徑開(kāi)發(fā)檔案信息，滿足人員調(diào)動(dòng)、崗位變動(dòng)、工資變動(dòng)等變動(dòng)引起的數(shù)據(jù)更新需要。將干部的人事檔案資料詳細(xì)錄入到電腦系統(tǒng)的同時(shí)，保證其檔案真實(shí)性和存儲(chǔ)多樣化，人事檔案的管理形成動(dòng)態(tài)管理與長(zhǎng)期保存相互補(bǔ)充，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施，有效提高科研事業(yè)單位人事檔案使用率和利用效果[5]。

五、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的浪潮中，科研事業(yè)單位要加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化信息化建設(shè)，持續(xù)完善人事檔案的內(nèi)容，健全人事檔案管理制度，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案的管理、開(kāi)發(fā)與利用，使人事檔案在科技干部隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

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[5]孫毅然，淺析事業(yè)單位人事檔案信息化管理問(wèn)題[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（5）：11-12.