中小企業(yè)內(nèi)部控制流程再造

譚新艷（高級(jí)會(huì)計(jì)師）（廣西林業(yè)科學(xué)研究院 廣西南寧 530000）

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)之間的競爭愈加激烈，企業(yè)要想在這樣的環(huán)境下取得長足發(fā)展，就要有開闊的發(fā)展眼光，在確保企業(yè)順暢經(jīng)營的前提下，加強(qiáng)自身內(nèi)部控制管理。另外，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的弊端日益顯現(xiàn)，無法很好地為企業(yè)管理者提供決策以及管理上的支持。中小企業(yè)應(yīng)積極探索新的內(nèi)部控制管理流程，以降低企業(yè)在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的高額成本。本文基于用友U8系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制管理流程進(jìn)行再造，探索具體操作步驟，分析方案實(shí)施效果，對(duì)于保障該方案的更好執(zhí)行具有重要意義。

一、業(yè)務(wù)流程再造與內(nèi)部控制

（一）業(yè)務(wù)流程再造思路

業(yè)務(wù)流程再造是指對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本的再思考和徹底的再設(shè)計(jì)，并利用多種技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)技術(shù)功能及管理的有效集成，建立全新的組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的突破性改善。業(yè)務(wù)流程再造的基本思想是：首先，成立專門的研究小組，有針對(duì)性地對(duì)新業(yè)務(wù)內(nèi)容以及管理層結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。其次，結(jié)合企業(yè)具體情況對(duì)改造后的新流程與具體業(yè)務(wù)間的匹配程度進(jìn)行評(píng)估，并得出評(píng)估結(jié)果。最后，保留評(píng)估結(jié)果中相匹配的部分，將不匹配的部分進(jìn)行重新改造，直至所有流程和業(yè)務(wù)全部匹配。業(yè)務(wù)流程再造的核心思想是：找出企業(yè)經(jīng)營過程中的非增值項(xiàng)，在業(yè)務(wù)流程重組過程中將之剔除或者調(diào)整流程順序，使之優(yōu)化從而具有增值價(jià)值，最終提高企業(yè)經(jīng)營效益，擴(kuò)大利潤空間。

（二）業(yè)務(wù)流程再造與內(nèi)部控制的關(guān)系

1.業(yè)務(wù)流程再造與內(nèi)部控制的區(qū)別。首先，基本方法和工具不同，內(nèi)部控制是指通過風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，從而增強(qiáng)企業(yè)應(yīng)對(duì)目前及未來風(fēng)險(xiǎn)的能力。在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過程中需要考慮的因素有很多，如果評(píng)估中所需信息不能及時(shí)傳達(dá)或者考慮過細(xì)會(huì)導(dǎo)致無法及時(shí)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，最終無法達(dá)到抵御風(fēng)險(xiǎn)的目的。而在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造時(shí)，企業(yè)一般采用帕累托法則，即認(rèn)為產(chǎn)品或報(bào)酬是由少數(shù)關(guān)鍵部分所決定的，因此將業(yè)務(wù)活動(dòng)的增值項(xiàng)和非增值項(xiàng)作為改造的關(guān)鍵，最大程度地找到利潤來源點(diǎn)。其次，組織結(jié)構(gòu)要求不同，業(yè)務(wù)流程再造要求在明確各部門分工的前提下精簡管理層級(jí)，實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)扁平化，將關(guān)注點(diǎn)集中在業(yè)務(wù)流程上。最后，管理職能不同，業(yè)務(wù)流程再造改變了企業(yè)以往各自為政的職能型管理方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)流程為主的流程型管理。各部門分工更加明確，監(jiān)督管理更加科學(xué)，整個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可以形成完善的體系。

2.業(yè)務(wù)流程再造與內(nèi)部控制的聯(lián)系。首先，二者有著相同的控制目標(biāo)，內(nèi)部控制由追求業(yè)務(wù)效果轉(zhuǎn)變?yōu)樽非蟪杀拘б?。而業(yè)務(wù)流程再造通過對(duì)業(yè)務(wù)流程的重組改造，加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)的成本控制，提高了企業(yè)利潤，將成本效益理念真正落實(shí)到工作當(dāng)中，二者殊途同歸。其次，二者有著相同的控制對(duì)象。內(nèi)部控制主要是通過控制業(yè)務(wù)流程中影響企業(yè)發(fā)展的因素和流程來達(dá)到控制的目標(biāo)，而業(yè)務(wù)流程再造同樣是通過對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組或者調(diào)整來實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)利潤的目的，內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)流程再造的控制對(duì)象相同，使得二者有了交集。最后，在風(fēng)險(xiǎn)控制上，由于內(nèi)部控制采用了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的方法防控風(fēng)險(xiǎn)，但在評(píng)估過程中，由于多種因素的限制，容易導(dǎo)致評(píng)估結(jié)果和現(xiàn)實(shí)情況不符。而業(yè)務(wù)流程再造對(duì)信息技術(shù)的要求較高，更容易深入掌握風(fēng)險(xiǎn)信息，將業(yè)務(wù)流程再造的優(yōu)勢和內(nèi)部控制的不足相結(jié)合，可以為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。

由此可見，業(yè)務(wù)流程再造是內(nèi)部控制的前提保障，而內(nèi)部控制又是各個(gè)業(yè)務(wù)流程能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基石，二者相輔相成，互為依托，是提高企業(yè)價(jià)值的有效途徑。

二、基于用友U8系統(tǒng)的A公司內(nèi)部控制流程再造

（一）公司簡介

A公司是一家以新能源產(chǎn)業(yè)為戰(zhàn)略發(fā)展方向的民營企業(yè)，主營摩托車、汽車的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售，產(chǎn)品遠(yuǎn)銷100多個(gè)國家和地區(qū)。目前，公司已建成沖壓、焊接、涂裝、總裝四大生產(chǎn)線，設(shè)計(jì)產(chǎn)能15萬輛，現(xiàn)有員工一萬余名。

（二）A公司內(nèi)部控制管理流程現(xiàn)狀

A公司在創(chuàng)業(yè)初期企業(yè)規(guī)模較小，管理方式單一。經(jīng)過20多年的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模不斷壯大，部門越來越多，管理人員不斷增加，以往的管理方式已不再適應(yīng)公司的發(fā)展情況，內(nèi)部控制管理工作存在的問題最為突出，較為嚴(yán)重的問題有：財(cái)務(wù)管理無章可循，業(yè)務(wù)流程紕漏不斷，各部門間信息傳遞困難，制約了A公司的進(jìn)一步發(fā)展，公司急需尋找有效的辦法解決內(nèi)部控制中存在的難題。本文針對(duì)A公司內(nèi)部控制管理中最為重要的幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，其中，在財(cái)務(wù)管理上，對(duì)應(yīng)付賬款和應(yīng)收賬款進(jìn)行分析，在業(yè)務(wù)流程上，對(duì)采購流程和庫存管理環(huán)節(jié)進(jìn)行分析。

1.應(yīng)付賬款流程及問題分析。A公司應(yīng)付賬款流程的現(xiàn)狀是：采購部門將需要付款的供應(yīng)商的合同和發(fā)票交給財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門審核通過后交給總經(jīng)理再審理，最后由總經(jīng)理采取銀行轉(zhuǎn)賬的方式直接向供應(yīng)商付款，不經(jīng)過財(cái)務(wù)部門結(jié)算。若供應(yīng)商未將相應(yīng)票據(jù)交予公司，則進(jìn)行預(yù)計(jì)入賬處理，當(dāng)公司收到票據(jù)后再轉(zhuǎn)賬結(jié)算。在此過程中存在以下內(nèi)部控制管理問題：一方面，由于公司對(duì)資金安排不合理，導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)不靈，給公司帶來危機(jī)；另一方面，在對(duì)應(yīng)掛暫估科目進(jìn)行評(píng)估時(shí)，由于A公司是制造業(yè)企業(yè)，原材料價(jià)格變化幅度較大，財(cái)務(wù)人員很難進(jìn)行預(yù)估，這就導(dǎo)致暫估成本時(shí)高時(shí)低，直接影響到了A公司的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。

2.應(yīng)收賬款流程及問題分析。當(dāng)客戶存貨不足時(shí)，其與A公司營銷人員聯(lián)系，確定所需商品的種類及數(shù)量，訂立供銷合同并商議付款方式，打款時(shí)營銷人員會(huì)根據(jù)客戶的信譽(yù)度進(jìn)行分檔，對(duì)于打全款的訂單開具銷售發(fā)票，由財(cái)務(wù)部門確認(rèn)收款；對(duì)于先付定金和先生產(chǎn)后收款發(fā)貨的訂單，營銷人員在訂單生產(chǎn)期間進(jìn)行催款，等收到款后再開具發(fā)票并通知財(cái)務(wù)部門確認(rèn)。在收款流程中存在以下問題：一方面，目前A公司所處行業(yè)的現(xiàn)狀是屬于買方市場，一般的做法都是先打款后發(fā)貨，客戶信用評(píng)價(jià)機(jī)制不健全、商品積壓銷路不暢會(huì)給公司造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。另一方面，銷售部門和財(cái)務(wù)部門由于信息交換不暢，容易造成發(fā)貨不及時(shí)的問題，從而影響A公司的信譽(yù)和效益。

3.采購流程及問題分析。當(dāng)公司原材料不足時(shí)，庫存管理人員會(huì)向采購部門發(fā)送物資購買清單，由采購部門按規(guī)定編制采購計(jì)劃，及時(shí)與供貨商聯(lián)系，以保證生產(chǎn)活動(dòng)的持續(xù)開展；對(duì)研發(fā)和生產(chǎn)需要的新增物料，由采購人員在進(jìn)行市場調(diào)查后篩選出質(zhì)量價(jià)格合適的商品，并由質(zhì)檢部門對(duì)商品樣本進(jìn)行檢測，質(zhì)量合格后由采購部門與供應(yīng)商簽訂合同，送貨入庫。在采購流程中存在以下問題：一方面，由于沒有制定合理的采購計(jì)劃，當(dāng)物料單發(fā)生改變時(shí)容易造成庫存積壓或者缺料停工等情況，而且由于庫存管理人員工作量較大，一旦出現(xiàn)人員變動(dòng)，可能發(fā)生工人不能領(lǐng)料、采購人員不能及時(shí)掌握庫存等問題。另一方面，對(duì)物料質(zhì)檢把控不嚴(yán)，沒有建立科學(xué)的質(zhì)檢結(jié)果管理系統(tǒng)，缺乏通過質(zhì)量對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理的環(huán)節(jié)。

4.庫存管理流程及問題分析。A公司現(xiàn)行的庫存管理流程如下：入庫時(shí)，由質(zhì)檢人員負(fù)責(zé)對(duì)貨物進(jìn)行質(zhì)檢，若符合質(zhì)量要求則辦理接收手續(xù)，若不符合要求則由供貨商運(yùn)回；出庫時(shí)，領(lǐng)料部門根據(jù)自身需求填寫領(lǐng)料單，并交由采購部門審核，采購部門在對(duì)出入庫存貨進(jìn)行核對(duì)后，若有庫存則同意其出庫申請，領(lǐng)料部門憑出庫申請單向庫存管理部門領(lǐng)取物料，若沒庫存則上報(bào)采購計(jì)劃進(jìn)行采購。另外，庫存盤點(diǎn)工作采取手工記錄方式，而且沒有監(jiān)管環(huán)節(jié)。在此過程中存在以下幾個(gè)問題：入庫時(shí)，按照公司規(guī)定可以接收微瑕疵的產(chǎn)品，但由于沒有明確標(biāo)準(zhǔn)，存在制度漏洞。其次，人工記賬的方式存在弊端，不論是信息傳遞的及時(shí)性還是賬本的真實(shí)性都有待考量，領(lǐng)料時(shí)很可能會(huì)出現(xiàn)采購部門顯示有庫存而庫存管理部門卻無料可發(fā)的情況。最后，采購物料種類分工不明確，進(jìn)貨周期不確定，當(dāng)急需短缺物料時(shí)比較被動(dòng)。

（三）業(yè)務(wù)流程再造思路與方法

1.流程優(yōu)化思路。目前，A公司采取的信息化手段較少，各類信息在企業(yè)內(nèi)部傳遞的速度較為緩慢，導(dǎo)致各項(xiàng)工作效率低下，其中在成本核算、采購過程和庫存管理上存在的問題最為突出，因此，A公司需要加快內(nèi)部控制信息化體系建設(shè)。建議A公司引入用友U8系統(tǒng)，將公司業(yè)務(wù)通過各個(gè)模塊連接在一起，構(gòu)建一個(gè)完整的體系，業(yè)財(cái)融合，以實(shí)現(xiàn)信息在整個(gè)體系內(nèi)的快速流轉(zhuǎn)。系統(tǒng)的核心業(yè)務(wù)模塊由制造系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、物流系統(tǒng)、人力系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)等構(gòu)成，并且自帶供應(yīng)商和客戶管理模塊，可以使整個(gè)供應(yīng)鏈無縫銜接。

2.流程優(yōu)化方法。系統(tǒng)化改造法和全新設(shè)計(jì)法是最為常見的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方法，其中系統(tǒng)化改造法是對(duì)公司原有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改造和革新；全新設(shè)計(jì)法是在推翻原有業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上重新設(shè)計(jì)流程。就A公司現(xiàn)在的經(jīng)營情況來說，如果大規(guī)模地對(duì)公司業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改造，將嚴(yán)重影響公司正常的經(jīng)營活動(dòng)，而且管理層對(duì)改革意見各執(zhí)一詞，難以達(dá)成共識(shí)，不利于公司的整體運(yùn)行。所以，綜合考慮A公司經(jīng)營現(xiàn)狀后，本文采取系統(tǒng)化改造法對(duì)該公司業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。

（四）基于用友U8系統(tǒng)的內(nèi)部控制流程再造

1.應(yīng)付賬款流程優(yōu)化。如右上圖1所示。

（1）在系統(tǒng)中完善付款程序，財(cái)務(wù)部門在獲得物資入庫信息后進(jìn)行核查，核查通過后記錄相應(yīng)物資賬務(wù)信息，加強(qiáng)對(duì)付款的管理。還可以根據(jù)公司的資金周轉(zhuǎn)情況和經(jīng)營情況選擇多元化的付款方式，例如：采用分期付款的方式使付款時(shí)間延后，采用預(yù)付款的方式提前預(yù)定稀缺資源以防漲價(jià)，采用直接付款的方式維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)及形象等。

（2）在系統(tǒng)中對(duì)生產(chǎn)所需物資價(jià)格進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，利用系統(tǒng)將相應(yīng)信息反饋給財(cái)務(wù)部門，以保證公司在支付物資款項(xiàng)時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)由于信息傳遞不及時(shí)而造成付款錯(cuò)誤，也避免了在審核賬目時(shí)重復(fù)翻看合同的情況。與此同時(shí)，為了能夠便捷地查詢物料價(jià)格，可以在系統(tǒng)中設(shè)置輸入存貨編碼功能，每個(gè)編碼對(duì)應(yīng)獨(dú)一無二的物料，以防發(fā)生物料與價(jià)格不符的現(xiàn)象。另外，針對(duì)物料價(jià)格由采購主管還是財(cái)務(wù)人員更新的問題，可以采取在系統(tǒng)中設(shè)置供應(yīng)商存貨調(diào)價(jià)單權(quán)限、指定人員進(jìn)行調(diào)價(jià)的方式來解決。

圖1 應(yīng)付賬款流程優(yōu)化圖

（3）借助系統(tǒng)對(duì)物料相關(guān)信息進(jìn)行匯總和剖析，合理推斷物資價(jià)格，根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)估算預(yù)計(jì)入賬處理的票據(jù)，從而提升成本預(yù)算的準(zhǔn)確性，進(jìn)而形成合理的財(cái)務(wù)報(bào)表。

2.應(yīng)收賬款流程優(yōu)化。如圖2所示。

圖2 應(yīng)收賬款優(yōu)化流程圖

（1）借助系統(tǒng)進(jìn)行客戶信譽(yù)等級(jí)評(píng)定。利用在系統(tǒng)中所收集的客戶相關(guān)信息，對(duì)客戶信譽(yù)進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)級(jí)，對(duì)于信譽(yù)評(píng)級(jí)較高的客戶可以允許先交貨再收款，對(duì)于信譽(yù)評(píng)級(jí)較低的客戶，在繳納了一定貨款之后才能發(fā)貨，以減少或防止壞賬的產(chǎn)生。

（2）通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享。傳統(tǒng)方式下，A公司以書面形式進(jìn)行信息互通，審批過程過于繁瑣，工作效率低下。系統(tǒng)通過與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，可以在網(wǎng)上對(duì)所要審批的事項(xiàng)進(jìn)行批量處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)部門，使各個(gè)部門能夠?qū)崟r(shí)掌握相關(guān)信息。

3.采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。如下頁圖3所示。

（1）設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)編制各類車輛生產(chǎn)所需物料表，并將相應(yīng)信息錄入系統(tǒng)，采購部門通過系統(tǒng)中生產(chǎn)模塊的MRP運(yùn)算，制作采購計(jì)劃單，并制定各種貨物合理的安全庫存，當(dāng)庫存中某種物料的可用量和庫存量達(dá)到安全警戒時(shí)，及時(shí)提醒采購部門進(jìn)行物料采購。另外，在系統(tǒng)中公司可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，自定義安全庫存，實(shí)行動(dòng)態(tài)和靜態(tài)兩種形式的安全庫存管理，其中安全庫存的計(jì)算有以下兩種方法：

圖3 采購流程優(yōu)化圖

（2）供應(yīng)商通過系統(tǒng)下達(dá)采購訂單。當(dāng)部門負(fù)責(zé)人審核通過采購價(jià)格后，采購人員要在系統(tǒng)中對(duì)該價(jià)格進(jìn)行維護(hù)，對(duì)于應(yīng)付賬款則由財(cái)務(wù)人員通過系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商價(jià)格表進(jìn)行審核。另外，每項(xiàng)物料的采購訂單都要在系統(tǒng)中留有記錄，當(dāng)采購部門向供應(yīng)商下達(dá)訂貨通知時(shí)，必須將采購訂單以截圖的方式傳遞給供應(yīng)商，以保證訂單數(shù)據(jù)的可靠性，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。

（3）利用系統(tǒng)中的質(zhì)量管理模塊對(duì)采購質(zhì)檢環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)。供應(yīng)商送達(dá)貨物后，由庫存管理人員收貨并開具到貨單，同時(shí)通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)貨，質(zhì)檢部門將檢驗(yàn)結(jié)果在系統(tǒng)中進(jìn)行勾選后將結(jié)果傳遞到財(cái)務(wù)部門，并由其根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果接收符合標(biāo)準(zhǔn)的物料，對(duì)于不符合標(biāo)準(zhǔn)的物料按照合同進(jìn)行處理，這樣整個(gè)質(zhì)檢過程都被記錄下來，以后在追查問題物料時(shí)就能有跡可循。

（4）利用系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用管理和單據(jù)審核，提高審核效率。在系統(tǒng)中記錄供應(yīng)商每次的供貨情況，對(duì)供應(yīng)商貨物退換情況如交貨時(shí)間、退換率等留有歷史記錄，從而對(duì)供應(yīng)商信用進(jìn)行有效管理。同時(shí)，在采購過程中，要利用系統(tǒng)對(duì)物料的出入庫以及質(zhì)量檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行單據(jù)審核，以提高審批效率。

4.庫存管理流程優(yōu)化。如圖4、圖5所示。

（1）接收微瑕產(chǎn)品入庫時(shí)，在系統(tǒng)中對(duì)此類產(chǎn)品的接收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，并在進(jìn)行質(zhì)檢時(shí)安排專門人員實(shí)施監(jiān)督，加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量檢測環(huán)節(jié)的管理，以防供應(yīng)商和質(zhì)檢人員聯(lián)手舞弊，給公司造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。出庫時(shí)，領(lǐng)料部門需要填寫領(lǐng)料單并提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核，審核通過后交庫存管理人員，并由其通過系統(tǒng)確定庫存物資是否充足，若物資充足則填寫出庫單，同時(shí)將相應(yīng)單據(jù)上報(bào)財(cái)務(wù)部門審批，審批完成后，庫存管理人員方可填寫物資出庫單，同時(shí)將相應(yīng)物資數(shù)量及領(lǐng)用部門等信息錄入系統(tǒng)并上報(bào)至財(cái)務(wù)部門，并由財(cái)務(wù)部門對(duì)最終信息進(jìn)行審核及記賬。

（2）公司可以利用系統(tǒng)先行對(duì)物資進(jìn)行分類，按照不同類別對(duì)物料進(jìn)行編碼，實(shí)行一碼一料。一方面，在出入庫時(shí)庫存管理人員能夠根據(jù)物料編碼掌握物資的實(shí)時(shí)狀況，防止某些物料被遺漏。另一方面，當(dāng)發(fā)生退換貨時(shí)，工作人員便能根據(jù)物料編碼，準(zhǔn)確地將貨物退還給相應(yīng)的供應(yīng)商，防止發(fā)生與其他供應(yīng)商供應(yīng)貨物相混淆的情況。另外，工作人員在查詢某些產(chǎn)品的在檢數(shù)量、到貨數(shù)量、待發(fā)數(shù)量、凍結(jié)數(shù)量以及預(yù)計(jì)入庫數(shù)量時(shí)，只需輸入編碼就能快速查詢到結(jié)果，從而準(zhǔn)確地掌握庫存使用情況，更好地管理庫存。除此之外，為了防止發(fā)生物料缺失造成產(chǎn)品生產(chǎn)延遲問題，可以在系統(tǒng)中設(shè)置最低和最高安全庫存，當(dāng)庫存數(shù)量超過警戒線時(shí)，由系統(tǒng)提醒采購人員及時(shí)補(bǔ)貨。

圖4 再造后的入庫程序示意圖

圖5 再造后的出庫程序示意圖

三、方案執(zhí)行過程與保障措施

（一）業(yè)務(wù)流程優(yōu)化執(zhí)行過程

1.初期籌備階段。A公司可成立專業(yè)小組，小組成員可涵蓋使用系統(tǒng)的所有部門，并聘請專業(yè)人員做技術(shù)顧問。由公司高管做小組組長，每個(gè)部門都有專門的負(fù)責(zé)人參與，其中財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供相關(guān)的理論支持，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)做好整個(gè)流程的優(yōu)化實(shí)施工作。

2.系統(tǒng)運(yùn)行階段。小組在方案實(shí)施的過程中要持續(xù)跟進(jìn)，不斷根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況提出改進(jìn)建議，及時(shí)調(diào)整優(yōu)化方案，使之與業(yè)務(wù)實(shí)際情況相匹配，從而達(dá)到優(yōu)化效果。一方面，在A公司內(nèi)部選拔有能力操作系統(tǒng)的技術(shù)人員，在系統(tǒng)實(shí)施期間，技術(shù)人員要不斷學(xué)習(xí)掌握操作系統(tǒng)的各項(xiàng)技能，做好后期維護(hù)和二次開發(fā)工作。另一方面，A公司應(yīng)加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，如配備小型發(fā)電機(jī)，做好服務(wù)器的維護(hù)工作。

（二）流程優(yōu)化后的效果評(píng)價(jià)

1.應(yīng)付賬款流程優(yōu)化后的效果。系統(tǒng)實(shí)施之后，公司可以選擇最適合自身經(jīng)營情況的付款方式付款給供應(yīng)商，不會(huì)對(duì)公司的資金鏈造成負(fù)擔(dān)，通過對(duì)系統(tǒng)內(nèi)付款信息的共享可以使公司更加合理有效地分配資金。其中，財(cái)務(wù)部門在整個(gè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化后將受益匪淺。通過在系統(tǒng)中錄入供應(yīng)商和采購部門之間所簽訂合同的金額、簽訂時(shí)間和付款期限等信息，當(dāng)付款期限臨近時(shí)可以收到系統(tǒng)提醒，避免因延時(shí)付款造成公司信譽(yù)受損的情況。

2.應(yīng)收賬款流程優(yōu)化后的效果。系統(tǒng)實(shí)施之后，財(cái)務(wù)部門在對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行審批時(shí)可以通過系統(tǒng)直接審批，不同部門之間無需再使用紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行信息傳遞，可以減少很多不必要的步驟，縮短應(yīng)收賬款的審批時(shí)間。另外，發(fā)貨程序和收款程序可以在系統(tǒng)上同時(shí)進(jìn)行，避免因信息傳遞不及時(shí)導(dǎo)致的財(cái)務(wù)信息出現(xiàn)差錯(cuò)。

3.采購流程優(yōu)化后的效果。系統(tǒng)實(shí)施之后，采購部門可以隨時(shí)掌握公司生產(chǎn)所需各項(xiàng)物資的品質(zhì)及相應(yīng)價(jià)格，以最快的速度選擇最佳供應(yīng)商，減少因所獲取信息不及時(shí)或不全面導(dǎo)致的購料成本增加情況。而且隨著財(cái)務(wù)部門和采購部門之間實(shí)現(xiàn)信息共享，采購部門在遞交審批事項(xiàng)時(shí)，也能夠很快地得到審批結(jié)果，避免了重復(fù)審批問題的發(fā)生。

4.庫存管理流程優(yōu)化后的效果。系統(tǒng)實(shí)施之后，公司采用一碼一料的庫存管理方式，避免了因物料分類不清，在出入庫時(shí)庫存管理人員需要對(duì)庫存進(jìn)行多次盤點(diǎn)的問題，進(jìn)而提高庫存周轉(zhuǎn)率。此外，物料在出入庫環(huán)節(jié)的所有單據(jù)憑證都有跡可循，庫存盤點(diǎn)方式更加規(guī)范，能夠確保倉庫中庫存登記數(shù)量的準(zhǔn)確性，從而減少盤存不符現(xiàn)象。

（三）保障內(nèi)部控制管理流程優(yōu)化方案的措施

1.實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)扁平化。系統(tǒng)實(shí)施之后，A公司的業(yè)務(wù)流程得到了優(yōu)化，信息傳遞更加迅速。為了實(shí)現(xiàn)更好的管理效果，A公司的組織結(jié)構(gòu)需向扁平化方向發(fā)展。其中，組織結(jié)構(gòu)扁平化是指通過減少行政管理層次，裁減冗余人員，從而建立一種緊湊、干練的扁平化組織結(jié)構(gòu)。在以往的組織結(jié)構(gòu)中，管理者的命令需要自上而下層層下達(dá)方能得到執(zhí)行，命令傳達(dá)速度慢，員工執(zhí)行效率低，執(zhí)行效果往往達(dá)不到預(yù)期。為了改善這種現(xiàn)象，需要公司精簡組織機(jī)構(gòu)，管理者通過系統(tǒng)直接向相關(guān)工作人員下發(fā)任務(wù)命令，能夠隨時(shí)介入到工作流程中，從而提高公司運(yùn)營效率。

2.加強(qiáng)對(duì)員工的綜合素質(zhì)培訓(xùn)。內(nèi)部控制管理流程優(yōu)化的具體實(shí)施需要公司員工的共同參與，而且業(yè)務(wù)流程再造需要高素質(zhì)的人才加入，方能達(dá)到理想的執(zhí)行效果。因此，公司必須加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。一方面，要做好員工的思想工作。在日常工作中，管理者要樹立良好的管理意識(shí)和思維，通過企業(yè)文化建設(shè)，使員工了解并認(rèn)識(shí)到業(yè)務(wù)流程再造的意義和作用，使員工自覺地參與到系統(tǒng)運(yùn)營維護(hù)的工作中。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)員工的專業(yè)技能培訓(xùn)，定期組織對(duì)系統(tǒng)技術(shù)維護(hù)人員的培訓(xùn)，聘請外部專業(yè)人員對(duì)公司內(nèi)部員工進(jìn)行操作指導(dǎo)。另外，未來為了更好地維護(hù)系統(tǒng)，公司還需要培養(yǎng)二級(jí)開發(fā)人才，以確保系統(tǒng)能夠具備公司所需的其他性能。

3.加強(qiáng)系統(tǒng)相關(guān)制度建設(shè)。為了幫助員工加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的了解并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造優(yōu)化，公司應(yīng)將關(guān)于系統(tǒng)應(yīng)用的注意事項(xiàng)以及原則盡可能詳細(xì)地錄入到員工手冊當(dāng)中，建立與系統(tǒng)應(yīng)用相符合的公司制度。另外，在具體的系統(tǒng)應(yīng)用操作細(xì)則中，應(yīng)明確操作人員的使用權(quán)限，并建立授權(quán)審批制度，確保員工能夠正確地應(yīng)用和操作系統(tǒng)，充分發(fā)揮系統(tǒng)的作用，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致信息外泄，給公司造成財(cái)產(chǎn)損失。