高校學(xué)生檔案管理的問題及發(fā)展方向

趙洪英

內(nèi)容摘要 在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，很多先進技術(shù)已融入高校學(xué)生檔案管理工作中，并對檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求。為了提升高校學(xué)生檔案管理工作效率，為學(xué)生提供準(zhǔn)確、全面的檔案資料，充分反映學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)、生活等情況，為用人單位提供獲取人才信息的便捷方式，高校管理部門必須強化學(xué)生檔案管理工作，并對其進行創(chuàng)新，提高高校學(xué)生檔案管理工作的整體水平。文章主要針對高校學(xué)生檔案管理的問題及發(fā)展方向進行了分析。

關(guān)鍵詞 高校 學(xué)生檔案 管理 問題 發(fā)展方向

1 引言

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，高校需要充分利用信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理模式，改變傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理工作模式的弊端，以滿足新時期教育教學(xué)改革的實際需求。目前，社會各界對學(xué)校檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求，高校檔案管理部門需要適應(yīng)新時期的發(fā)展需求，樹立現(xiàn)代化管理理念。基于此，文章闡述了高校學(xué)生檔案的相關(guān)內(nèi)容，分析了高校學(xué)生檔案管理中存在的問題，并采取相應(yīng)的優(yōu)化措施，促進高校檔案管理工作的有效實施。

2 高校學(xué)生檔案概述

在高校管理工作中，學(xué)生檔案管理工作是其中的關(guān)鍵內(nèi)容之一，直接記錄著大學(xué)生從高中到大學(xué)學(xué)習(xí)過程中的德、智、體、美、勞等情況，這屬于文件材料，主要是由學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、社會實踐活動中產(chǎn)生的，是高校檔案群中的關(guān)鍵內(nèi)容。高校學(xué)生檔案涉及多方面內(nèi)容，主要有簡歷、成績表、教師鑒定評語、黨團組織材料、獎懲材料、健康體檢表等[1]。從高校學(xué)生管理工作、學(xué)生指導(dǎo)就業(yè)、用人單位人才選拔角度進行分析，高校學(xué)生檔案提供了一定的參考價值，高校根據(jù)學(xué)生檔案，能夠全面掌握學(xué)生在學(xué)校中的實際表現(xiàn)情況、綜合素質(zhì)、家庭情況、社會關(guān)系和經(jīng)濟狀況等。因此，在現(xiàn)代化高校學(xué)生檔案管理工作中，管理部門必須予以重視，使學(xué)生更好地學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識，為學(xué)生的就業(yè)和發(fā)展提供大力支持。

3 高校學(xué)生檔案管理中存在的問題

3.1 學(xué)生不重視檔案管理工作

在新時期教育體制的影響下，高校教育工作者普遍注重學(xué)生的教育、管理工作，尤其重視人才培養(yǎng)。在新形勢下，學(xué)生無法認識到檔案管理工作的重要性，無法正確地認識檔案管理在學(xué)生發(fā)展中的作用，并存在一系列問題。第一，檔案材料填寫不規(guī)范。目前，很多大學(xué)生不注重歸檔檔案材料填寫，出現(xiàn)了書寫不規(guī)范、內(nèi)容隨意等問題，導(dǎo)致檔案材料不夠規(guī)范。第二，轉(zhuǎn)遞和接收檔案問題。在每年的畢業(yè)季，高校檔案室需要根據(jù)就業(yè)處的分配方案轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案，在校園網(wǎng)中公布郵寄單號及其信息，并由各個學(xué)院通知學(xué)生在校園網(wǎng)查詢檔案信息，確保檔案郵寄的準(zhǔn)確性。但由于學(xué)生缺乏對這一問題的重視，檔案管理工作遇到很多難題。

3.2 高校學(xué)生檔案管理技術(shù)有待提高

在新時期的社會發(fā)展中，管理技術(shù)發(fā)生了創(chuàng)新性變化。在高校學(xué)生檔案管理工作中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)揮著重要優(yōu)勢，為檔案管理工作提供了很大便利。在傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理過程中，主要是實行人為記錄方式，這種方式效率相對較低，無法全面體現(xiàn)出學(xué)生的檔案資料，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，可以將高校學(xué)生檔案信息以互聯(lián)網(wǎng)形式記錄，通過數(shù)據(jù)分析，可以全面掌握學(xué)生的實際情況，改變了傳統(tǒng)方式中資料記錄不全面等問題。但是，在實際的高校學(xué)生檔案管理過程中，很多人員還未全面應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作仍存在一系列問題。

3.3 高校學(xué)生檔案管理人員不足

在社會經(jīng)濟的快速發(fā)展中，高校學(xué)生數(shù)量日益增加，學(xué)生檔案信息內(nèi)容越來越豐富，導(dǎo)致檔案管理人員無法滿足日益提高的學(xué)生檔案管理要求。現(xiàn)階段，很多高校尚未建設(shè)完善的學(xué)生檔案管理隊伍，現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理人員相對較少，導(dǎo)致檔案管理人員的技術(shù)水平相對較低，無法在大數(shù)據(jù)時代確保檔案管理的有效性。并且，很多高校尚未建立完善的全員參與檔案管理體系，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理科學(xué)水平很難得以提升，無法在專業(yè)技術(shù)人才的技術(shù)上實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理。

3.4 服務(wù)育人理念有待更新

為了滿足高校立德樹人的預(yù)期目標(biāo)，高校管理部門必須強化學(xué)生檔案管理工作，樹立現(xiàn)代化育人理念，為高校各項管理工作的有序進行提供支持[2]。但是，在現(xiàn)代高校學(xué)生檔案管理工作中，很多管理人員未樹立服務(wù)育人理念，與立德樹人的預(yù)期目標(biāo)仍有很大差距，在很大程度上阻礙了高校學(xué)生檔案管理工作的有序進行。

4 高校學(xué)生檔案管理問題的優(yōu)化及發(fā)展策略

4.1 引導(dǎo)學(xué)生認識到檔案管理的重要性

在高校學(xué)生讀研、就業(yè)、職稱評定、出國深造過程中，檔案管理工作發(fā)揮著重要作用。在高校學(xué)生畢業(yè)時，學(xué)生需要落實好自己的檔案資料，這樣在使用檔案的過程中，可以方便地進行查找。另外，學(xué)生在找工作簽署就業(yè)協(xié)議時，還需要確保協(xié)議的法律效力，明確就業(yè)單位是否可以有效地保存檔案，并做好檔案接收工作，避免出現(xiàn)檔案丟失的問題。

4.2 應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)記錄高校學(xué)生檔案

在現(xiàn)代社會的發(fā)展中，傳統(tǒng)的檔案記錄工作已無法滿足新時期的發(fā)展要求，高校學(xué)生檔案管理必須跟上社會發(fā)展的步伐。在記錄高校學(xué)生檔案的過程中，檔案管理人員需要充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)學(xué)生檔案資料的信息化，有效地提升高校學(xué)生檔案管理工作的整體效率。并且，高?？梢越W(xué)生個人電子檔案，發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，全面展現(xiàn)高校學(xué)生的檔案資料，為分析和了解學(xué)校、用人單位提供便利。除此之外，高校檔案管理人員可以將信息技術(shù)滲透到檔案資料記錄過程中，可以以圖片、音頻方式記錄學(xué)生的資料，并將學(xué)生檔案資料生成便于分析的對比圖，更好地掌握學(xué)生的發(fā)展情況。

4.3 加強檔案管理專業(yè)人員培訓(xùn)

首先，建立專業(yè)的學(xué)生檔案管理中心，明確工作人員的責(zé)任權(quán)限，嚴(yán)格按照崗位職責(zé)要求，引進專業(yè)的學(xué)生檔案管理人員。其次，強化檔案管理人員培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握信息檔案管理方法，在大數(shù)據(jù)時代做好專業(yè)的學(xué)生檔案信息錄入、檢索工作。最后，強化檔案管理人員績效考核，促使檔案管理人員的個性化發(fā)展，通過實行全面的績效考評方式，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，并實行有針對性的檔案技術(shù)培訓(xùn)方式，提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，以組建團隊方式開發(fā)學(xué)生檔案管理技術(shù)，提高高校學(xué)生檔案管理工作的整體質(zhì)量。

4.4 更新檔案管理人員理念

為了滿足新時期社會發(fā)展要求，檔案管理人員需要及時更新自身的工作理念，積極參與各項培訓(xùn)活動，為高校學(xué)生檔案管理改革工作的有效性提供支持。另外，為了提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，高校需要對其進行關(guān)注，鼓勵檔案管理人員更新工作理念，全心全意為學(xué)生發(fā)展進行謀劃，強化檔案應(yīng)用價值，進一步提升檔案管理服務(wù)的整體水平。并且，檔案管理人員需要根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、生活情況，有效地開展檔案工作，以滿足“工匠學(xué)堂”育人模式的要求，實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的有序進行。

4.5 加快學(xué)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代，學(xué)生檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要根據(jù)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺，做好學(xué)生基本信息登記、錄入等工作，針對大學(xué)生在大學(xué)期間的各項信息進行數(shù)字化處理，并及時更新和補充，還需要針對學(xué)生紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化建設(shè)，突出數(shù)字檔案查詢、檢索的便利性，提升畢業(yè)生電子檔案的傳遞效率[3]。除此之外，學(xué)生可以通過設(shè)定名稱、登錄密碼等，利用校園網(wǎng)查詢到自己的檔案信息，學(xué)校也可以利用學(xué)生的電子檔案和用人單位進行溝通，充分發(fā)揮畢業(yè)生檔案資源的作用。

5 結(jié)語

綜上所述，在新時期的高校學(xué)生檔案管理工作中，仍存在一系列問題，尤其在大數(shù)據(jù)時代，很多高校檔案管理工作仍比較注重紙質(zhì)檔案管理工作，未完全將信息技術(shù)應(yīng)用到實際管理工作中，無法有效地解決各項檔案管理問題。為了有效地改善這一現(xiàn)狀，高校管理部門需要引導(dǎo)檔案管理人員樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，將學(xué)生檔案管理提升到信息化管理層面，實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的有效性。

【參考文獻】

[1]寇冰.高校學(xué)生檔案信息管理平臺的建設(shè)與思考[J].城建檔案，2020（3）：18-19.

[2]王海燕.高校學(xué)生檔案管理存在的問題及發(fā)展方向研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：152.

[3]李瑋，莫麗彬，陳玉峰，等.淺談高校學(xué)生檔案管理主要問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（28）：19-20.