規(guī)范文書(shū)處理工作夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)研究

張麗偉

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，文書(shū)處理工作在傳統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)上已經(jīng)出現(xiàn)了效率低下和審查力度不夠高的現(xiàn)象，所以認(rèn)真做好文書(shū)處理工作，保證基層臺(tái)站文書(shū)檔案工作正常運(yùn)行顯得尤為重要。管理人員要開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)，積極吸收先進(jìn)的管理技術(shù)和先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)，打破傳統(tǒng)文書(shū)處理工作架構(gòu)僵局。本文經(jīng)研究將從檔案憑證的價(jià)值和如何進(jìn)行妥善的文書(shū)檔案管理上來(lái)討論在新時(shí)期如何做好文書(shū)處理工作。

關(guān)鍵詞：文書(shū)處理工作;檔案工作;策略

檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐和社會(huì)生活中形成的一系列信息，并通過(guò)合理有效的歸檔方式將其記錄下來(lái)，其記錄結(jié)果通常是音視頻文件、圖表、書(shū)面文字等。而文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂，其中包含了一些國(guó)家機(jī)密信息和政府機(jī)關(guān)指示等重要信息，所以對(duì)于文書(shū)檔案的保護(hù)是信息保護(hù)的重點(diǎn)之一。文書(shū)檔案的整理歸檔對(duì)于通用文書(shū)的要求比較高，如果能夠更高效的梳理和規(guī)范通用文書(shū)的處理，文書(shū)檔案整理將會(huì)更加的高效、便捷。

一、檔案憑證的價(jià)值

檔案憑證是檔案中判定檔案真?zhèn)魏蜁r(shí)間、檔案類別的重要工具，檔案工具對(duì)于文書(shū)檔案的真?zhèn)闻卸ň哂胁豢商娲膬r(jià)值，同時(shí)也節(jié)省了搜尋檔案信息的時(shí)間，傳統(tǒng)檔案憑證被電子憑證所取代，是因?yàn)樗鼡碛幸恍┍粫r(shí)代遺棄的弊端。

（一）一次性

當(dāng)權(quán)益受到不法侵害時(shí)，檔案的作用就體現(xiàn)了出來(lái)，因此檔案的憑證價(jià)值是一次性的，一旦消耗完就需要重新進(jìn)行檔案評(píng)定。

（二）差異性

每個(gè)地區(qū)的檔案歸納由于地區(qū)政策不同、地理形態(tài)不同等原因，早就出現(xiàn)每個(gè)地區(qū)的檔案憑證的規(guī)則和評(píng)定各不相同，一個(gè)地區(qū)的檔案憑證可能在別的地區(qū)無(wú)法發(fā)揮評(píng)定真?zhèn)蔚淖饔谩Ｒ虼嗽谛畔⒒瘲l件下，電子憑證成為了跨越地區(qū)的通用式憑證。

（三）時(shí)效性

由于傳統(tǒng)的檔案憑證通常由紙質(zhì)憑證為主，紙質(zhì)憑證往往具有一定的保質(zhì)期且安全性不高，很容易造成遺失遺漏的情況，往往只能夠保存數(shù)年隨即便失去了效用，即便是保存條件好的情況下，也會(huì)犧牲檔案憑證的便捷性。

（四）單一性

傳統(tǒng)的檔案文書(shū)的憑證與所指的實(shí)物或效力一一對(duì)應(yīng)，因此每個(gè)憑證所包含的信息十分有限，因此數(shù)據(jù)庫(kù)要存放大量的檔案信息來(lái)維持憑證的發(fā)放，但由于檔案憑證的單一性導(dǎo)致工作人員的工作量負(fù)擔(dān)加重，失去積極性，同時(shí)也會(huì)讓檔案憑證失去靈活性。

二、如何進(jìn)行妥善的文書(shū)檔案管理

（一）樹(shù)立正確的文書(shū)檔案觀念

檔案由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，文件辦理完畢，經(jīng)過(guò)鑒定、整理、歸檔后形成檔案。文件是對(duì)外喉舌，管理人員的文書(shū)素養(yǎng)的高低直接決定文件的質(zhì)量，所以在文書(shū)處理工作中要不斷加強(qiáng)文書(shū)質(zhì)量，要將黨和國(guó)家的政策方針、執(zhí)行方案恰當(dāng)融入其中。另一方面，文書(shū)的質(zhì)量也會(huì)影響到歸檔工作的執(zhí)行，一份格式鮮明，內(nèi)容清晰的文書(shū)能夠提升歸檔工作的效率。在文書(shū)處理工作中要注意以下幾點(diǎn)：1.要有文書(shū)檔案意識(shí)，該形成正式文件的就不要做為臨時(shí)文件，確保歸檔文件的及時(shí)性和完整性，做到應(yīng)歸盡歸。2.在文書(shū)起草方面，要嚴(yán)格進(jìn)行把關(guān)，在每份文書(shū)起草時(shí)要完善權(quán)責(zé)制度，明確宣發(fā)目的和寫(xiě)作內(nèi)容，按照黨的各項(xiàng)方針政策和領(lǐng)導(dǎo)的要求，對(duì)于民意民情要進(jìn)行充分而整體的把握，掌握第一手資料使自己草擬出來(lái)的文書(shū)更加的完善，權(quán)威，鮮明。3.在審核環(huán)節(jié)上要進(jìn)行嚴(yán)格的審查，在政治審查上要嚴(yán)格審查內(nèi)容是否符合黨政方針和有關(guān)規(guī)定，引用文獻(xiàn)和專有名詞是否清晰準(zhǔn)確，在格式審查上要明確文書(shū)格式，避免因?yàn)殄e(cuò)誤格式而影響閱讀和理解，也同樣要避免標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和語(yǔ)句的錯(cuò)用和漏用。4.要加強(qiáng)校對(duì)工作，校對(duì)工作對(duì)于文書(shū)處理過(guò)程中是十分重要的一環(huán)，在校對(duì)過(guò)程中需要進(jìn)行嚴(yán)格的審查，審查文書(shū)的各個(gè)環(huán)節(jié)是否規(guī)范正確，不能因?yàn)榫o急或圖省勁就省去校對(duì)環(huán)節(jié)。5.在印刷環(huán)節(jié)上要進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確定打印機(jī)是否正常運(yùn)行，確保規(guī)格正確，一份標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文件給人以美的享受。

（二）文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定檔案管理工作的效率和質(zhì)量，作為無(wú)線人，辦文必須講政治，業(yè)務(wù)精，有文化素養(yǎng)，有創(chuàng)新意識(shí)，有鉆研和埋頭苦干的干勁。在傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中，很多文書(shū)檔案管理人員實(shí)際上只起到“保管員”的角色，時(shí)代在進(jìn)步，要做好新時(shí)代檔案管理人員，必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，創(chuàng)新思維，創(chuàng)新工作方法，創(chuàng)新管理模式。

同時(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案的重視程度也嚴(yán)重影響文書(shū)管理方式是否高效。高科技手段和自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化在文書(shū)檔案中的運(yùn)用也離不開(kāi)局、臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，經(jīng)費(fèi)的保障、繼續(xù)再教育和檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)都需要及時(shí)給予安排和落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視，人員素質(zhì)高，文書(shū)檔案的收集、整理的質(zhì)量和效率就高。同時(shí)也要完善各部門之間協(xié)調(diào)和監(jiān)督體系，運(yùn)用科學(xué)有效的方法，使黨工團(tuán)、行政等各部門及時(shí)做好文書(shū)檔案歸檔的有關(guān)工作，避免各個(gè)部門的相互制肘，確保文書(shū)檔案管理工作做的更好。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代科技進(jìn)行文書(shū)處理工作

掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段勢(shì)在必行。為提升文書(shū)處理工作的效率，必須要吸收現(xiàn)代的管理制度和先進(jìn)的生產(chǎn)科技以及大數(shù)據(jù)，云平臺(tái)等作為支撐，將現(xiàn)代化信息管理技術(shù)運(yùn)用到文書(shū)處理工作當(dāng)中去，借助計(jì)算機(jī)和自動(dòng)化數(shù)控等手段開(kāi)展文書(shū)處理審批一體化進(jìn)而提升歸檔與草擬文書(shū)的效率，讓文書(shū)在傳遞過(guò)程中做到充分傳遞、快捷傳遞，并運(yùn)用5G計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存和云平臺(tái)能儲(chǔ)存手段進(jìn)一步完善歸檔過(guò)程，讓文書(shū)的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、結(jié)語(yǔ)

處理文書(shū)工作時(shí)一定要注重一體化的建設(shè)，將文書(shū)的草擬和宣發(fā)連通起來(lái)，體現(xiàn)出現(xiàn)代科技對(duì)于文書(shū)處理工作的促進(jìn)作用。盡管在信息化條件時(shí)代下的文書(shū)檔案工作仍舊有許多不科學(xué)的方面和低效率的做法，文書(shū)檔案管理方式要進(jìn)行積極的改革，如果被時(shí)代發(fā)展所倒逼轉(zhuǎn)型那么時(shí)代紅利將不會(huì)普及到文書(shū)檔案工作方面上，這就要要求管理人員要開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)積極吸收先進(jìn)的管理技術(shù)和先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)突破陳舊觀念讓文書(shū)處理工作得以高效運(yùn)行。

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