淺談新《條例》背景下的高校干部人事檔案信息化建設

程麗麗 程鵬 莊寧

摘 要：在網(wǎng)絡技術、計算機技術的快速發(fā)展，高校干部人事檔案管理工作迎來了信息化建設的熱潮。如何加快干部人事檔案信息化的進程，擴大人事檔案信息管理系統(tǒng)的服務范圍、提高服務水平，是現(xiàn)階段干部人事檔案管理部門需要思考的問題。在深入學習中共中央辦公廳于2018年11月頒發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，并結合我校干部人事檔案信息化實際的工作情況，進而提出提高檔案信息的準確性、建立數(shù)據(jù)維護制度，根據(jù)實際需求和本校工作流程而定制開發(fā)信息系統(tǒng)軟件，是本文要解決的問題。

關鍵詞：高校;干部人事檔案;信息化建設

2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，比較于1991年頒發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，此次新《條例》順應時代的發(fā)展要求，關注人事檔案的信息化，明確提出了對檔案信息化、信息資源開發(fā)利用的要求，提出了組織人事部門和干部人事檔案工作機構應當按照國家相關標準和要求，加強人事檔案信息資源的規(guī)劃、建設、開發(fā)、和管理，提升人事檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。目前，我校已基本完成了干部人事檔案數(shù)字化掃描工作，人事檔案信息化建設工作也在有條不紊的中進行，對于歸檔、查、借閱以及轉遞等日常工作已基本實現(xiàn)了信息化管理?，F(xiàn)結合我校干部人事檔案信息化建設實際工作，現(xiàn)對高校干部人事檔案信息化建設中的重點與難點談以下感想。

一、高校干部人事檔案信息化的意義

干部人事檔案記載了教職工的學歷學位、職稱、任免、工作經(jīng)歷、獎懲、考核等重要信息，記載了其一生的成長經(jīng)歷，為組織人事部門提拔任用、干部職稱晉升、人才的引進與教育培養(yǎng)提供了基本依據(jù)。同時，也為具有干部管理權限的黨委（黨組）撰寫大事記、人物傳記、校史資料、舉辦展覽等提供了重要信息資料?？梢姡訌姼刹咳耸聶n案保護和提高檔案利用效率是干部人事檔案管理部門工作中的主要內(nèi)容。

而信息化建設，正是順應了新時代的背景，一方面能為紙質檔案的保護提供了有力保障。傳統(tǒng)的干部人事檔案查詢利用，每次檢索、查詢都需要翻閱紙質檔案，需要大量的人力、物力，如果遇到大范圍的查檔，費事費力，而且有錯誤率，每次翻閱都在無形中加速了紙質檔案的損壞，不利于紙質檔案的長期保存。進行人事檔案信息化管理，在系統(tǒng)的維護檔案數(shù)據(jù)后，檢索、查詢都可以通過計算機來完成，大大降低了紙質檔案的利用頻率，為紙質檔案的長久保存提供了有利的條件和保障。另一方面也為提高查檔效率和查準率、方便查閱提供了有效的數(shù)據(jù)平臺。同時進行干部人事檔案信息化建設，提高了干部人事檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性，為審核干部的基本信息提供了有力的保障。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理，其管理對象是紙質檔案實體。其過程是收集、鑒別、整理、歸檔、入庫，然后提供查詢利用服務。每當查詢時，檔案管理人員通過檔案目錄中找到檔案號，然后將紙質檔案取出，查找信息，整個過程工作量大，效率低，比較浪費時間和人力。而人事檔案信息化管理，是人事檔案信息數(shù)據(jù)錄入一次后，根據(jù)檢索和查詢的權限，可以實現(xiàn)即時查詢，多次利用，提高了工作效率，同更加準確地為領導提供決策依據(jù)，體現(xiàn)了自動化、網(wǎng)絡化、實時化。

總之，新形勢下，從實際出發(fā)，以業(yè)務應用為導向，構建安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息系統(tǒng)，對不斷提高干部人事檔案的服務水平有著非凡的意義。

當下信息化時代，干部人事檔案要符合新時代要求。在過去，檔案都是紙質的，不少資料都沒有及時存入，存入資料的收集和審核也存在著標準不嚴、把關不嚴，甚至還存在檔案丟失的情形。比如，曾有學生到工作單位報到后，遲遲收不到人事檔案，使學生難以入職，所在學校也沒人解釋，單位還讓學生自己去找回來。檔案在流轉時的管理缺乏嚴格的流轉渠道，也沒有相關的簽收制度，也給追責帶來困難。干部人事檔案管理，要有科學的管理體系，需適應人們對檔案存入、查閱、借用等準確化、快捷快、方便化要求。

嚴格執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》，貫徹全國干部人事檔案工作會議精神。實現(xiàn)信息化建設，有利于打造一支高素質、堅持原則、政治堅定、甘于奉獻、忠于職守、嚴守紀律檔案管理人才隊伍。要關心他們的成長，加強隊伍培訓工作，抓好軟硬件建設工作，以出色干部檔案工作推進干部工作。

二、干部人事檔案信息化要加強信息的準確性

2018年中央發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案工作的管理體制和工作職責、內(nèi)容，檔案的分類、日常管理、利用和審核、紀律和監(jiān)督等工作，進行了規(guī)范完善。其中，第五章“利用和審核”，將“利用”和黨的十八大以來發(fā)揮了極其重要作用的“審核”內(nèi)容獨立成章。提出干部人事檔案利用工作要求、范圍和程序，對檔案審核內(nèi)容、范圍和問題處理等進行規(guī)范。

1. 嚴格審核、把好“入口”關

干部人事檔案信息化，首先要確保檔案材料的完整性，提高檔案的質量。為此，把好“入口”尤為重要。對新歸檔的檔案和檔案材料，要嚴格按照中組部對檔案材料的完整性的要求來審核。對于缺少的檔案材料，我校人事檔案部門及時聯(lián)系相關單位及個人，根據(jù)實際情況及時補缺和進行完善。如若，材料達不到要求，不得進行歸檔入庫，也不能進行人員信息采集、更新和檔案掃描。待檔案材料完全符合標準后，才能按歸檔入庫、信息采集、圖像掃描、高清處理、裝訂的程序進行處理。這對于提高檔案準確、完整性，以及便于后期的檢查、審核都是及其重要的一個過程。由此，入庫前的檔案審核，尤為重要，必不可少。

檔案歸檔入庫流程如下圖所示。

2. 統(tǒng)一標準、精準采集

采集信息的準確性，依靠檔案工作者對歸檔范圍、要求以及對政策的理解程度的高低。所以，對于檔案工作者的自身素質有一定的要求。建立健全干部人事檔案信息化管理體系是一項長期而系統(tǒng)的工程，準確的數(shù)據(jù)源是基礎。正所謂是基礎不牢，地動山搖，所以必須精準采集，嚴格審核。一方面要嚴格采集程序，確保錄入干部的基本信息準確，同時將現(xiàn)有紙質檔案轉化為電子圖片文件。另一方面，進行嚴格的材料真實性的鑒定審核，對涂改、造假去偽存真，查漏補缺，對不實材料務必不予歸檔，以確保干部人事檔案的真實性、權威性。

首先，對于干部人事檔案的學歷學位、工作經(jīng)歷、職稱評審等重要信息的檔案材料，對于全國大多數(shù)高校、企事業(yè)單位來說，基本上一樣，但是也不盡完全相同，對于檔案工作者，在接收干部人事檔案，進行審核的時，既要了解中組部對干部人事檔案全套的歸檔范圍要求，也要了解關鍵性的檔案材料歸檔范圍。哪些材料缺少是必須查找補缺的，哪些材料缺少可以用其他材料替代的。以及如何查找補缺，查找補缺的手續(xù)有哪些，都需要檔案工作者明確掌握。

第二，要明確各類材料，是否手續(xù)完備，是否符合中組部對干部人事檔案材料的要求。對于缺、錯蓋章和文號的材料不予以接收。

第三，要精準知曉關于學歷學位、工作經(jīng)歷相關政策，比如研究生班、碩博連讀、各類黨校、成人教育、國外教育等的學歷學位認定及關鍵性材料的歸檔范圍，以及對工齡計算的政策把握。

第四、注意審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷，即“三齡兩歷”等基本信息，嚴格遵守中央組織部的相關政策。涉及到干部個人的切身利益，需嚴格遵守不重復得利和公平公正的原則。

綜于以上幾點，均要求干部人事檔案工作者在平時的工作中，多學習、多積累經(jīng)驗，深入學習干部人事檔案專項審核的具體文件內(nèi)容。以至能真正做到“去偽存真、差缺補漏”，確保干部人事檔案的權威性、采集的信息準確性。

3.干部人事檔案信息化后期長期的數(shù)據(jù)維護需形成制度化

以我校干部人事檔案信息化工作為例，人事檔案數(shù)字化是由北京航星永志科技有限公司外包完成，前期干部人事檔案工作者首要完成的是鑒定、整理、歸檔，然后由該公司進行數(shù)字化掃描、高清處理、裝訂，一次數(shù)字化過程完成。但是，因為干部人事檔案的特殊性，每年都有不斷生成新的材料待歸檔。這就意味著，每年每本檔案都有材料需要掃描、高清處理以及數(shù)據(jù)采集、更新，否則前期工作也就沒有了意義，不具備和紙質檔案的一致性和實時性。故此，為了保證干部人事檔案信息的準確完整，檔案信息的數(shù)據(jù)維護尤其的重要。

可見，建設干部人事檔案信息化系統(tǒng)是一場“持久戰(zhàn)”，需全程跟蹤，不斷更新維護。注重檔案信息的資源整合，實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)計功能與干部數(shù)據(jù)庫的實時聯(lián)動，實現(xiàn)檔案信息在選拔任用過程中的利用最大化，為做出科學合理的決策提供最真實的數(shù)據(jù)支持。同時，及時錄入、隨時更新干部的職務變動、工作履歷、繼續(xù)教育、獎懲情況等動態(tài)基礎信息，多方位反映干部“德能勤績廉”情況。

無規(guī)矩不成方圓，干部人事檔案的信息化的數(shù)據(jù)維護工作，需立規(guī)矩，重落實。對于干部人事檔案信息化這項工作來說，對于每冊的干部人事檔案數(shù)據(jù)維護，都是一項長期的工作，需形成相應的制度，從而有條不紊的進行。

首先，要形成歸檔的制度化，對于每份材料，要在材料形成后的規(guī)定時間內(nèi)歸檔，不能影響數(shù)字化工作進程，以免因未歸檔而再次掃描而產(chǎn)生額外的費用，逾期未歸檔，需發(fā)催要函向相關部門索要材料。

第二，干部人事檔案工作者依然要把好“入口關”，去偽存真，精準采集信息，不符合要求的檔案及材料要及時處理，或不予歸檔。

第三，每年的材料歸檔、鑒定、掃描、數(shù)據(jù)更新，均有時間結點，形成一定的制度，以免產(chǎn)生檔案材料堆積，致使檔案信息不能及時更新。

第四， 嚴明紀律，加強監(jiān)管。一是嚴設查閱權限。通過專人負責，授權開放，在保證信息安全的同時，杜絕有篡改與偽造的機會;二是堅持組織人事部門的“凡提必審”、“凡進必審”、“凡轉必審”，;三是強化日常監(jiān)督。構建科學、規(guī)范、嚴密的督查制度來保證系統(tǒng)的可靠運行。總之，要從根本上鏟除干部人事檔案造假滋生的土壤。

三、根據(jù)本校的實際需求及工作流程對干部人事檔案信息化系統(tǒng)進行定制開發(fā)

目前，我校人事檔案信息化使用的是北京航星公司開的“人事檔案信息管理系統(tǒng)”，已完成全部檔案的掃描、高清處理，日常生成的檔案材料也按規(guī)定定期掃描、高清處理、歸檔入庫。該系統(tǒng)實現(xiàn)了干部人事檔案的數(shù)字化掃描、高清處理，主要側重于圖像的處理和查閱，相對于原來的紙質檔案，使用該系統(tǒng)更加方便快捷。能應對大突發(fā)的大量的查檔任務，有效提高了查準率和查檔效率。例如2019年初的 “不忘初心、牢記使命”專題教育活動中，對全校1200余人的入黨志愿書的復印任務中，因事先已經(jīng)掃描高清處理，不需要查找紙質檔案，可以直接電腦上查詢，所以能在幾天之內(nèi)，兩個人就能圓滿完成任務，將1200余人的入黨志愿書全部打印好。平時的查檔，也可以在電腦上查詢圖片，不需要翻閱紙質檔案，節(jié)省了時間，也保護了紙質檔案。

但是，該系統(tǒng)對于檔案信息的處理和日常業(yè)務等功能，還需結合我校實際需求定制開發(fā)。

第一，干部人事檔案信息化系統(tǒng)的定制開發(fā)，需與我校的數(shù)字化信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，這樣減少人事檔案工作人員的工作量，維護其中一個，另一個可以進行數(shù)據(jù)采集，避免重復勞動，浪費人力。

第二，干部人事檔案信息化的一個重要的意義就是能夠為組織人事部門提供高效而準確的信息，為其決策提供服務。對于組織、人事部門常用的字段，如學歷學位信息、個人基本信息、黨建信息、任免情況、職稱等數(shù)據(jù)，這些在在日常查檔中需要的字段，可以在定制開發(fā)的過程中，加進相關字段，實現(xiàn)高級檢索。

第三，結合干部人事檔案日常管理工作，比如接收、查、借閱、轉遞等日常管理工作和統(tǒng)計功能，根據(jù)干部管理權限，制定符合我校工作流程的程序，以至簡化工作流程、保護紙質檔案。

綜上，結合我校干部人事檔案信息化建設的實際工作，對干部人事檔案信息化建設做如上心得，簡單而淺顯。隨著信息化工作的深入，干部人事檔案管理工作要跟上時代的步伐，我們?nèi)耸聶n案工作著仍需不斷思考、在實際工作中摸索、探討，使人事檔案管理工作更上一層樓。

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（作者單位：1.南京醫(yī)科大學檔案館;2.中國人民解放軍92283部隊;3.河海大學）