探究新時(shí)代如何做好檔案管理工作

趙瓊

摘?要： 伴隨著當(dāng)前新時(shí)代的快速發(fā)展，各行各業(yè)都迎來了新的發(fā)展階段。而對(duì)于檔案管理工作而言，不但要充分滿足當(dāng)前的工作需求，還要在很大程度上迎合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，只有這樣才能夠更好地促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展，最終我國綜合國力的有效提升。

關(guān)鍵詞： 新時(shí)代;檔案管理工作;互聯(lián)網(wǎng)

【中圖分類號(hào)】G271?????【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?????【文章編號(hào)】1674-3733（2020）23-0295-02

1?新時(shí)代檔案管理工作的重要性分析

一是，檔案是一種真實(shí)性憑證。檔案具有法律上的一個(gè)效力，記載著工作的歷程。檔案的類型很多，涵蓋紙質(zhì)版檔案、電子版文件以及視頻和影音等文件。其具有客觀性、公正性的特點(diǎn)，正因?yàn)樗且环N真實(shí)性的憑證，才能一直被保留下來。二是，檔案是具有重要參考性的資料。檔案由于是真實(shí)事件的反映，一般具有不可復(fù)制的特點(diǎn)，例如音頻、視頻以及簽字的文件，因此檔案是具有歷史參考價(jià)值的。比如煤礦行業(yè)中一些關(guān)于安全質(zhì)量問題的文件，具有非常重要的參考性意義，后期被用來作為員工培訓(xùn)的頻率非常的高，也可以為后期的相關(guān)政策的制定提供非常詳細(xì)的依據(jù)。三是，有利于保守秘密。很多單位技術(shù)秘密、薪酬秘密或者是其他涉密的事項(xiàng)均會(huì)存在一定的檔案，如果檔案管理工作不完善，就會(huì)導(dǎo)致涉密文件的缺失，甚至?xí)?dǎo)致涉密文件的丟失，造成工作上的秘密泄露，尤其是涉及財(cái)務(wù)、采購價(jià)格以及薪酬等方面的秘密泄露，會(huì)給各項(xiàng)工作的開展帶來不可估量的損失。

2?新時(shí)代下檔案管理工作存在不足

2.1?對(duì)檔案管理缺乏充分的重視

企業(yè)檔案主要是指以文字、圖像、聲音等形式表現(xiàn)出來的，記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中具有保存價(jià)值的信息材料，其對(duì)企業(yè)、個(gè)人的發(fā)展具有重要的借鑒參考作用。企業(yè)檔案是企業(yè)歷史沿革的記載，更是一些核心技術(shù)、重要管理經(jīng)驗(yàn)、成功之道的有效載體。在提高企業(yè)之間競爭力時(shí)期，這些信息都是企業(yè)成長發(fā)展的關(guān)鍵要素，一旦泄露對(duì)企業(yè)的打擊將是毀滅性的。很多企業(yè)對(duì)于檔案管理工作未能引起足夠的重視，將工作的重心都放于經(jīng)濟(jì)效益及其他方面。而且，一些檔案管理人員甚至是由其他人員兼任，在日常工作中不能利用有效的時(shí)間，檔案工作的各環(huán)節(jié)，不能達(dá)到預(yù)期的效果，因是兼職故對(duì)檔案管理工作的重視程度也不夠，致使企業(yè)很多的檔案資料未能及時(shí)收集，存在企業(yè)內(nèi)部的檔案資料不夠全面，在提供利用時(shí)無法查找相關(guān)資料，檔案的作用就不能很好地發(fā)揮，從一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展需求。

2.2?與實(shí)際的工作服務(wù)存在脫節(jié)問題

檔案管理工作，是為了讓其更好地為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展服務(wù)，如核查資料的準(zhǔn)確性，為企業(yè)發(fā)展提供可鑒的資料等作用。但當(dāng)前的檔案管理工作，未能將管理與實(shí)際的服務(wù)環(huán)節(jié)有效銜接起來。在企業(yè)員工中加大對(duì)企業(yè)檔案管理的宣傳力度，讓企業(yè)自己的員工了解自己企業(yè)檔案管理工作的細(xì)節(jié)，提升企業(yè)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部員工中的認(rèn)識(shí)度。一方面，部分檔案管理人員并未對(duì)檔案的利用價(jià)值引起重視，檔案資料的科學(xué)性、規(guī)范化、完整性等方面存在一定的問題，在工作中未能真正做到“想群眾之所想，急群眾之所急”，對(duì)企業(yè)員工、群眾的服務(wù)還需加強(qiáng)。檔案管理與服務(wù)相互滲透、密不可分，不能將其人為地割裂開來，而要將檔案管理與服務(wù)工作有機(jī)結(jié)合，才能最大程度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。另一方面，檔案資源的不夠完整。由于對(duì)檔案工作的重視度不夠，即便制定了檔案管理制度，企業(yè)各相關(guān)部門的人員，對(duì)日常資料的收集、整理工作也不重視，這就致使檔案工作人員，在向其他部門索要資料時(shí)，會(huì)被人為地設(shè)置障礙，以種種理由、借口阻礙歸檔資料的收集，造成檔案工作人員的被動(dòng)，以至于影響檔案工作按計(jì)劃整體推進(jìn)。

3?淺析新時(shí)代如何做好檔案管理工作

3.1?加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

各單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，要將檔案管理工作當(dāng)作重點(diǎn)工作來抓。通過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，帶動(dòng)基層的工作人員，形成合力，共同推進(jìn)單位檔案管理工作的開展。

3.2?注重相關(guān)管理機(jī)制的完善

建立健全檔案管理人員崗位職責(zé)和歸檔、查閱、借閱、保密、鑒定、銷毀、移交、音像及圖片、現(xiàn)代化設(shè)備管理使用等一系列管理制度，要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度，嚴(yán)加管理，防止丟失、泄密。單位來查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，需要摘抄和復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn);需要借用的檔案，要說明理由，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，履行登記手續(xù)，遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自抄錄、復(fù)制檔案，并限期歸還。個(gè)人查閱檔案，須憑單位介紹信、本人身份證、工作證等合法證明，嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，確保檔案安全完整。

3.3?不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作一般會(huì)涉及很多部門的各類文件材料，因而工作量較大，而且工作也比較繁雜瑣碎。同時(shí)檔案管理工作的專業(yè)性和技術(shù)性也很強(qiáng)，這就需要檔案管理人員，要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待檔案的資料收集、分類整理、歸檔保存以及外借使用等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作。進(jìn)而確保各個(gè)環(huán)節(jié)都能做到精準(zhǔn)，工作的質(zhì)量有保證，便于后期企業(yè)對(duì)檔案資料的查閱和利用。檔案管理人員要對(duì)工作具有責(zé)任心與敬業(yè)精神，對(duì)檔案要有一定的職業(yè)敏感度。除此之外，檔案管理人員還要不斷學(xué)習(xí)，可以身邊常備檔案業(yè)務(wù)相關(guān)書籍等資料便于及時(shí)查閱，不斷提升自己業(yè)務(wù)水平和競爭力，更好地服務(wù)與檔案管理事業(yè)。企業(yè)層面也要積極組織檔案工作者進(jìn)行培訓(xùn)和進(jìn)修，向兄弟單位參觀借鑒，相互交流學(xué)習(xí)，拓展知識(shí)層面，以提升其管理、服務(wù)的效率和業(yè)務(wù)水平，這對(duì)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展十分重要。建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓員工能夠自覺接受學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)技術(shù)，提升自己的業(yè)務(wù)能力。讓檔案管理人員要熟練掌握檔案管理工作的內(nèi)容、性質(zhì)，明晰自己的職責(zé)。同時(shí)企業(yè)還可以制定出自己企業(yè)的檔案管理文件的具體要求，如檔案材料歸檔范圍、保管期限等，便于檔案管理人員和相關(guān)部門明確工作職責(zé)，更好地進(jìn)行檔案管理工作。

3.4?促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展

3.4.1?提高檔案的信息化管理水平

一方面，建立檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫。在落實(shí)檔案信息化管理的過程當(dāng)中，首要步驟便是建立與完善檔案信息目錄，把完整的信息目錄錄入內(nèi)部電子系統(tǒng)當(dāng)中。檔案目錄作為內(nèi)部檔案管理的基礎(chǔ)條件，亦是實(shí)施檔案信息化管理的前提

條件。管理工作者應(yīng)以制作詳細(xì)、具體的檔案目錄為著眼點(diǎn)，使信息化目錄支撐檔案高效、便捷的查詢檢索。經(jīng)過持續(xù)完善與健全目錄數(shù)據(jù)庫，同時(shí)把所有館內(nèi)檔案數(shù)據(jù)整合到儲(chǔ)存媒介中，經(jīng)由客戶端與網(wǎng)絡(luò)等介體展開傳播，從而為廣大受眾群體提供更為便利的信息查閱服務(wù)。在構(gòu)建目錄數(shù)據(jù)庫時(shí)，要以自身特征為依托，建設(shè)相對(duì)完善和健全的檢索框架，可實(shí)現(xiàn)分類別的信息檢索，從而提升受眾檢索效率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理。另一方面，建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。檔案應(yīng)在目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)且完善后，進(jìn)一步構(gòu)建完備的全文數(shù)據(jù)庫，把目錄數(shù)據(jù)庫指向的資料全文錄入數(shù)據(jù)庫內(nèi)。如此一來，把檔案原文數(shù)據(jù)實(shí)施精益化錄入后，使內(nèi)部整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫所涵蓋的內(nèi)容更具層次化，亦更為完善。建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫，不但可便于受眾群體引用內(nèi)部檔案資料，而且還可提升檔案資料信息關(guān)注度，強(qiáng)化館內(nèi)特色檔案數(shù)據(jù)的建立，從而真正展現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)特色。

3.4.2?注重信息化復(fù)合型人才的引進(jìn)

在我國科技迅速發(fā)展的大環(huán)境下，內(nèi)部檔案管理逐漸趨于信息化與數(shù)字化發(fā)展態(tài)勢。在此形勢下，若想確保檔案管理工作質(zhì)效與水平，必須加大引進(jìn)復(fù)合型人才的力度。具體而言，一方面應(yīng)對(duì)于內(nèi)部檔案管理工作者展開專業(yè)化培訓(xùn)，強(qiáng)化內(nèi)部檔案管理工作者信息技術(shù)相關(guān)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)實(shí)操能力等層面的培訓(xùn)，令檔案管理工作者專業(yè)素養(yǎng)得以提高，充分順應(yīng)信息化與數(shù)字化檔案管理工作。另一方面，應(yīng)引進(jìn)社會(huì)復(fù)合型檔案管理人才，并建立完善健全的激勵(lì)制度，使這些人才能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成檔案管理工作。同時(shí)，還應(yīng)針對(duì)這部分管理人才展開培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)后實(shí)施專業(yè)化考評(píng)，所有考評(píng)工作全部結(jié)束并合格后方可上崗，針對(duì)考評(píng)不理想或不合格的管理人才展開二次培訓(xùn)，相關(guān)培訓(xùn)考評(píng)完全合格后準(zhǔn)許其上崗工作，令管理人才可切實(shí)順應(yīng)信息化檔案管理的崗位工作任務(wù)。除此之外，在實(shí)施檔案管理當(dāng)中，應(yīng)對(duì)于信息化檔案管理設(shè)備設(shè)施展開定期檢查與維修等工作，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，防止檔案被不法人士侵權(quán)的現(xiàn)象發(fā)生，真正提高檔案管理水平與質(zhì)量。

4?結(jié)束語

綜上所述，為了在新時(shí)代做好檔案管理工作既要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，又要注重相關(guān)管理機(jī)制的完善;既要不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，又要促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。

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