對加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作相關(guān)研究

陶敏

摘要：文章論述了加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的意義，并分析這項(xiàng)工作在實(shí)踐中凸顯出的問題，最后提出加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的有效途徑

關(guān)鍵詞：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心;檔案管理工作

一、引言

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心是基層醫(yī)療工作的主體，負(fù)責(zé)為社區(qū)群眾提供健康醫(yī)療服務(wù)。因?yàn)樯鐓^(qū)中的人數(shù)很多，產(chǎn)生的檔案資料也很多，這給中心開展檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。尤其是信息技術(shù)普及應(yīng)用的形勢下，中心需要落實(shí)檔案信息化管理模式，以提高管理效率和質(zhì)量。

二、加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的意義

中心開展檔案管理工作，首先是衡量管理工作質(zhì)量的依據(jù)之一，檔案是中心重要的資料內(nèi)容，涵蓋很多方面的信息，對其進(jìn)行管理有十分積極的意義。經(jīng)過長期的工作實(shí)踐，中心積累了大量的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)了中心業(yè)務(wù)工作的開展，其管理工作也逐漸規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這提高了中心管理工作的水平。其次是可以充分發(fā)揮檔案的作用，為中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展提供服務(wù)。中心是基層醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著提供基本公共衛(wèi)生和基本醫(yī)療服務(wù)的重任，而中心獲得的檔案中，有明確的中心開展工作取得的醫(yī)療診治、疾病防控、健康教育等的詳細(xì)信息，屬于醫(yī)療資源重要數(shù)據(jù)庫之一。這些檔案資料是醫(yī)療信息共享的重要組成，所以借助檔案管理工作的開展，可以對中心的醫(yī)療信息有全面的了解，并對醫(yī)療服務(wù)的提供進(jìn)行考察，直接為醫(yī)療工作提供參考。另外，隨著社會的進(jìn)步以及城市化水平的提升，中心管理工作也取得顯著進(jìn)步，管理模式、管理內(nèi)容不斷革新，這給檔案工作開展，促使中心管理工作趨向體制化和系統(tǒng)化有積極意義。

三、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作存在的問題

（一）工作的規(guī)范性不足

中心落實(shí)檔案管理工作需要遵循較多的法律依據(jù)，相關(guān)文件對此有明確的規(guī)定，對其管理服務(wù)有詳細(xì)的要求。但是在具體實(shí)施過程中難免出現(xiàn)問題，導(dǎo)致規(guī)范性不足，對于法律依據(jù)的執(zhí)行存在漏洞。比如工作人員對于檔案資料的收集不夠全面，對此缺乏有效的重視，并不能充分了解到檔案的重要作用;缺乏相應(yīng)的支持和投入，使得相關(guān)的資料數(shù)據(jù)得不到全面的收集和科學(xué)的分析，無法形成準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析結(jié)果。同時(shí)由于中心對檔案工作的重視程度較低，使得各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)并不能得到有效的支持，導(dǎo)致檔案收集和整理過程較為混亂，嚴(yán)重影響資料的真實(shí)安全;同時(shí)隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體為主的資料呈現(xiàn)形式已經(jīng)不能適應(yīng)中心運(yùn)轉(zhuǎn)的需求，特別是信息技術(shù)的引進(jìn)，使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要檔案部門積極引進(jìn)先進(jìn)的思想和技術(shù)手段，提升檔案管理水平。

（二）信息化水平不足

隨著信息技術(shù)的高效和廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)隨之出現(xiàn)，檔案部門需要對數(shù)字化檔案進(jìn)行全面的收集和處理。同時(shí)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的業(yè)務(wù)范圍更加細(xì)致，建設(shè)規(guī)模也逐漸擴(kuò)大，業(yè)務(wù)工作逐漸規(guī)范化，產(chǎn)生的檔案資料也逐漸增加，使得以人工收集、整理為主的管理模式已經(jīng)不能滿足中心工作的實(shí)際需求，需要進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。但是當(dāng)前的檔案管理工作信息化程度相對較低，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相對落后，使得檔案信息收集不全面、不快速，信息化利用率不高，不能保證檔案管理的時(shí)效性。同時(shí)在實(shí)際的管理工作中，仍然存在大量的紙質(zhì)資料，需要進(jìn)行有效的管理和維護(hù)，提升管理成本，在數(shù)字化載體轉(zhuǎn)變過程中缺乏相應(yīng)的設(shè)備和技術(shù)支持，不能實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的數(shù)字形式呈現(xiàn)。

（三）檔案利用率不高

借助檔案管理工作，中心可以結(jié)合其中的資料內(nèi)容對衛(wèi)生服務(wù)事項(xiàng)、工作情況進(jìn)行總結(jié)和分析，監(jiān)督醫(yī)療服務(wù)工作進(jìn)展，評估干預(yù)各位職工的履職情況，為上級衛(wèi)生部門的工作開展提供參考以及監(jiān)督依據(jù)。但在實(shí)際意義上說，中心對于檔案的利用率并不高，一般只是收集業(yè)務(wù)工作的資料，對檔案資料的利用很少，無法為中心評估和發(fā)揮職工的價(jià)值等工作提供依據(jù)。還有的中心遵循傳統(tǒng)模式，單純記錄和總結(jié)工作實(shí)情，沒有進(jìn)行全面分析，很少進(jìn)行查閱和利用，所以利用率很低，存在資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

四、加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的有效途徑

（一）規(guī)范檔案管理機(jī)制

中心要充分結(jié)合工作開展需求，完善現(xiàn)行的檔案管理機(jī)制，對各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，對檔案資料的收集、整理、存儲、利用環(huán)節(jié)制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理活動(dòng)能夠嚴(yán)格按照政策制度的規(guī)范進(jìn)行高效執(zhí)行。中心要落實(shí)管理責(zé)任制，明確權(quán)責(zé)劃分，針對檔案管理崗位的工作內(nèi)容，編制合理的工作程序，并保證各項(xiàng)制度和環(huán)節(jié)的高效落實(shí)。同時(shí)要健全監(jiān)管機(jī)制，對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，找到現(xiàn)狀根源，對管理制度進(jìn)行針對性的完善。檔案管理工作要充分結(jié)合中心的管理要求，將之納入日常工作事項(xiàng)中，對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行全面收集和科學(xué)分析，并對管理環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，保證這項(xiàng)工作的徹底落實(shí)，推動(dòng)檔案管理體系的高效建設(shè)。同時(shí)檔案管理部門要考慮中心檔案資料的多樣化特征，思考新的檔案管理模式，提高信息化工作水平。

（二）完善檔案資料

中心進(jìn)行檔案管理工作的前提就是有完善的檔案資料，所以要做好檔案資料的完善工作。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心要積極借助信息技術(shù)和軟件的使用，提高檔案資料的收集速度和全面性，將中心每天工作的內(nèi)容都匯總成檔案，錄入到檔案資料庫中，進(jìn)行處理和分析。比如可以借助“八爪魚”等軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)收集和錄入，并定期導(dǎo)出到數(shù)據(jù)庫中。檔案人員還要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案形式，對于其中價(jià)值較高、類型多樣的檔案，轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫形式，然后進(jìn)行聚合、分類、分析和處理，檢索數(shù)據(jù)之間的相關(guān)性，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效整合、分析應(yīng)用和資源共享;保證收集到的檔案資料的真實(shí)性，提高其利用價(jià)值。

（三）進(jìn)行挖掘分析和利用

中心要注重對檔案進(jìn)行挖掘分析和利用，對檔案的巨量原始資料進(jìn)行分類整理、綜合挖掘、深度整合和數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)其中隱藏的價(jià)值內(nèi)容，找出數(shù)據(jù)間的潛在聯(lián)系，解除中心運(yùn)行期間存在的信息孤島問題，促進(jìn)內(nèi)部干部個(gè)人信息的傳遞和共享，展現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。中心的檔案部門可以積極利用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如聲像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等建立檔案數(shù)據(jù)庫、檔案管理系統(tǒng)、檔案檢索系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行處理，形成不同范圍、不同層次、不同區(qū)域的檔案資料，然后經(jīng)過細(xì)化分類、組織、整合等操作，逐漸落實(shí)信息化管理，將對檔案的管理從面向檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資源管理，這樣可以提高對檔案的提供效率和利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的增值。

（四）強(qiáng)化人員培訓(xùn)

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心要注意加強(qiáng)人才培訓(xùn)工作，針對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織他們參與定期的學(xué)習(xí)活動(dòng)，針對檔案管理工作的重要性、意義、問題等進(jìn)行分析，引進(jìn)最新的檔案管理理念、方法等，提升檔案管理理論知識水平;還要注意在每次學(xué)習(xí)和培訓(xùn)之后組織考核工作，定期對檔案管理人員進(jìn)行考察，并將考核結(jié)果與績效、晉升等相掛鉤。另外，中心要適當(dāng)提高人才招聘的門檻，真正招收到檔案管理理論知識豐富，技能熟練，并且信息化水平高的人才。

五、結(jié)語

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心要針對當(dāng)前檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，制定針對性的措施，提高工作質(zhì)量與效率，從而有效促進(jìn)中心業(yè)務(wù)工作的開展。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：豐都縣三合街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心